1、,流 程 说 明,Ogilvy & Mather,时间: 2003年8月30日地点: 北京奥美会议室准备: 张雪梅,北京奥美组织架构图,Managing Director总经理,Mindshare传立(媒介),Production Department制作部,Administration Department行政部,Finance Department财务部,Account Department客户部,Creative Department创意部,Research Department调研部,流程人员工作分配,韩立IBM TEAM& Interactive,李艳玲,王健其它 TEAM,曹静,T
2、raffic,Filing,指导Traffic工作开PE,档案管理,张雪梅,流程扮演的角色,流程好比机场的塔台管制，负责监控代理商的工作进度，时间表和交件期限及成本。流程扮演的角色就像业务人员在客户与代理商之间一样；是协调创意部、制作部与业务部的纽带，使各项工作在规定的期限内顺利进行。,流程的工作内容,开工作卡并分发给相关人员建立工作卡档案跟催每项工作进度成本控制了解并掌握工作报价创意作品存档,流程的工作目标,由工作卡开始起，跟进每项工作进度，使各有关部门协力合作，保证每项工作在规定时间内顺利完成。在成本控制上掌握外发的费用及时间，确保在整个过程中达到最佳成本效益。,流程的意义,流程工作就是全
3、面的监控工作进度，保证时间和质量，将工作有计划的顺利进行，并掌控一切所产生的成本。,最重要的是每个部门必须在这个过程中通力合作，否则必定失败！,如何完成工作,过程控制通过掌握工作卡成本控制制作估价单订购单档案管理,6. 流程交客户部给客户确认,1.客户部开工作卡并向创意部简报,2. 创意完成工作后交流程归档,3. 流程将工作交客户部提案,4. 客户部开修正卡给创意,5. 完成修正交流程归档,8.工作完成收回工作袋,7. 打样交流程流底后交客户,*听简报, 了解工作内容及进度1.检查工作卡的签名及相关资料是否齐全? (客户部AD以上, 创意部GH以上)2.将卡号, 工作描述, 开卡时间, 交件时
4、间录入电脑3.将各联单在当天分发相关人员或存档,1.跟催时间进度, 督促按时交件2.拿到设计后检查工作内容与签字.3.留2份复印件, 1份在工作袋内(表明日期, 卡号, 第几次提案) 另1份随工作给AE.4.将交件时间录入电脑5. 工作修正卡分发相关人员并存档6.提供支援(发完稿,发摄影师, 谈价钱),1.PO单录入电脑2.开PE3.催促PE的确认4.重复步骤,1.MO归档.2.将确认的PE录入电脑并检查 是否有遗漏.3.收回工作袋存档, 检查PE是否 齐全,PO是否请款,5,3,1,2,4,3,2,3,2,1.与创意人员一起听工作简报, 了解工作内容及进度2.确认所有相关的签字后, 归档,
5、并分发相关人员3.掌握工作进度,保证按时交件 4.工作进行过程中, 遇到任何问题, 流程要协助创意与业务人员的沟通5.工作完成后, 流程检查品管贴纸及签字, 复印归档, 注明日期后, 才将作品交客户部(若有夜间紧急情况, AE负责复印给流程及检查GH签字 每件工作都必须贴上品管贴纸,相关人员签字)6.开PE, 交客户部确认7.修正卡的执行与工作卡相同.如有额外费用, 需追加PO,PE.工作进行中8.流程要掌握工作进行中的一切费用, 并保证每笔费用都有收费9.接到AE的确认的PE及开发票申请后, 归档并送财务部开发票.,流程每日工作描述,1.开PE (在发出前Account必须检查!)2.PO单
6、归档(结卡时可对照PE检查),请款.3.跟催工作进度,检查品管签字并复印留档4.Filing.,流程将接手的工作,1).母带/VHS2).DAT3).正片4).MO-CD,5).印刷品6).工具书7).作品拍照存档8).工作袋(修正卡/Layout/完稿/PE),PE及开发票流程,ACCOUNT提醒流程开PE,ACCOUNT将草稿交流程,流程打出Adept形式交ACCOUNT,流程录入存档并交财务开发票,PE以Adept形式发出后开始实施,ACCOUNT将客户签字确认的PE复印2份, 连同开发票申请交流程,希望客户部同事协助:1.详细解释合约及收费标准2.及时提醒并协助流程开PE3.严格检查开
7、出的PE4.督促客户签回PE* 9月6日开始: IBM TEAM及郭芒TEAM* 9月27日开始: 其它TEAM,有关 PE,9月6日开始, 所有PE都必须以Adept格式开出 !,结卡流程,接到未结卡清单,将签字后的Job Details Report交财务部,交AD签字,AE在Job Details Report上将可结卡检核,打印, 签字,9月开始实行 !,1.PE须以Adept格式开出(通知客户PE格式的变化), 发出前AM检查2.500元以上PO单AE需签字.3.不得直接从创意部拿走完成的工作! (若有夜间紧急情况, AE负责检查品管贴纸签字并复印给流程留底)4.没有工作卡就没有工作
8、!5.一个工作一个卡!6.在Adept上结卡, 并请AD签字,客户部注意!,Where is “Job Detail Report”,Adept,Job Detail Report,Report,Production Traffic,使用自己的代码进入Adept, 依次打开以下窗口:,PO,PE,简报:,从客户处接受简报 当客户向我们简报新的工作项目时，客户部必须清楚合理的工作时间表，并以此作参考，不能擅自承诺客户。 客户部须教育和培养客户有合理的时间概念。 客户部在拿到客户的简报后，会同创意部讨论创意策略，流程部将参加有关时间安排部分的讨论，如有必要，制作人员将会参加。,简报:,填写工作简报
9、；经AD/以上，CD/GH等相关主管签字；交给流程部。简报必须明了，不要把简报变成大杂烩（即把TVC，Radio, NP, POP, 包装等放在一起）必须注明细节客户部人员须保证相关资料齐全，详细记录创意，制作时间预算等情况，并在简报上注明手绘还是电脑L/O。,简报：,签发工作卡号，把工作简报分发给相关人员，开工作袋，告知时间安排。检查所有细节和时间，清楚简报之要求后才签发工作卡号；流程部收到完整的并经签字确认的简报后，须在24小时内签发工作卡号；超过5:30PM，流程部不接受新的工作简报，如有特别案例或特殊情况，必须提前预报；客户部简报决定后，流程部和CD/GH讨论确定时间和人力资源，创意部工作日从客户部简报决定并由CD/GH签字交给流程部开始。,1.工作内容填写完整. 包括: 工作时间, 工作背景, 工作内容, 工作要求. 同时, 最好有执行预算2.工作卡创意组及业务组签字齐全.业务部要求AAD以上人员认可签字, 创意部必须有GH以上人员认可签字3.相关资料齐全.在发工作卡时, 应连附件资料一起提供给创意人员. (标准字, 标准色, 产品照, 条形码等)4.一张工作卡只能有一个工作(提案卡例外)!*没有工作卡(包括修正卡)就没有工作!,工作卡的基本要求,
