1、1罗盘 IPMS用户手册USER GUIDER北京万维罗盘信息技术有限公司北京市海淀区知春路 56 号中航科技大厦 6001 室电话：（8610）82139949 传真：（8610）82133391网址：http:/2序言罗盘公司推出的全互联网酒店管理系统 iPMS，可以基于 SaaS 模式运行（既根据使用需要付费） ，酒店无需硬件投入，无需软件投入，甚至无需人员投入，就可以通过互联网使用专业的酒店管理软件，而且完全规避了使用盗版商业软件的风险。据专家估计，比起传统的酒店管理系统，罗盘的解决方案可以节省酒店 80% 以上运行及管理成本。罗盘 iPMS 同时具备强大的连锁管理、会员管理、中央预订
2、系统、网站在线预订等功能，支持电话、公安和门锁接口等服务。使用罗盘 iPMS，酒店（或连锁集团）的网络营销也将易如反掌。同时，由于 B/S 架构中央化的特点，酒店管理方可以随时随地在任何一台有上网条件的电脑或手机上查看酒店的实时运营情况，真正做到运筹帷幄之中，决胜千里之外。计算机管理系统的重要意义首先，无论是对于新上电脑系统还是更换旧的电脑系统，都代表一种新的管理模式介入，代表一种新的变化甚至是变革，当然这种变革，是在融合酒店自身管理特点的基础上，给酒店带来更先进更高效率的运作模式，可以最大限度地节省人力物力，优化企业资源配置。这就是本系统在酒店应用的重要意义所在。相反，如果一个新的电脑系统不
3、能给整个业务流程和管理带来好的变化，只在一定程度上，满足了部分以前需要手工制作的报表，满足原有的习惯，那么很显然这不是一次成功的应用。以下具体阐述： 规范业务流程，提高操作速度手工时期接待工作中所需要制作报表，在这里将不复存在。只要输入规范正确，电脑系统中将自动提供大量的报表。电脑系统的使用，使得业务的分工变得很明确，间又相互关联相互约束。规范的数据录入，也将直接保证夜审及结帐时的数据准确，并在夜审时得到更多的统计分析数据。 当然相对与手工来说，使用电脑系统最直观的好处体现，就是业务操作速度的大幅度提高。 速度提高最明显的是结帐操作，因为结帐时，大部分的帐务电脑已经自动产生，例如房费、电话费等
4、等，同时所有消费的合计与应收应退，都已有最清晰直观的体现，无须收银员再拿着计算器去计算，因此可以大大提高操作的速度，并最大限度减少发生意外差错的可能。3 加强审核控制，杜绝作弊在电脑系统的控制审核模式下，以往在手工方法下容易发生的错误甚至作弊现象，将变得没有可能。因为电脑的大部分重要操作，都是不可逆的，也就是不可随便删除或者修改，或者会留下每一步的操作痕迹。当然，电脑不是万能的，它提供的只是完整的手段与途径。因此最重要的事情，是必须存在与系统模式相适应的，最严格的管理制度，才能构成最完善的控制与审核体系，从根本上杜绝各种人为的错误与作弊现象。 为决策分析提供强大的统计数据系统每天基于各种预先设
5、置的代码，产生大量的统计数据与报表，从不同的角度，覆盖酒店业务的每个方面，供财务以及各级经理做决策分析之用。从某种意义上说，这才是基于电脑系统，给酒店带来的最重要的东西！ 当然，数据内容与报表格式的产生，是否符合酒店的管理特色与习惯，是系统在应用中一个很重要的问题。酒店各部门经理一般均有着丰富的酒店经验，而电脑系统也是经历过大量酒店的实践，不断吸收各酒店好的经验与管理理念逐步发展而来。因此，我们需要相互融合，取长补短，并在工作中及时地交流沟通，使基于罗盘系统的管理模式，在酒店发挥最大的综合效益。4一、基本操作1.1、系统登录操作用户选择系统快捷方式，双击图标。弹出如图 1 所示的登陆界面，输入
6、用户帐号，密码以及对应班次登陆系统。图 1下面介绍如何正确输入【用户帐号】 、 【密码】 、 【班次】 。【用户帐号】：与用户一一对应，由指定系统管理员设置。一般设置后不得删除【密码】：用户登录密码，由管理员初始化后，在系统【登录密码修改】自行修改【配置班次】：根据酒店自身实际操作的班次数及命名做初始化设置【班次号码】：根据上班情况输入相对应的班次号码【强制断网】：由于系统支持断网操作，所以在酒店网络出现异常，或不稳定的情况的下，可以在此按钮前选钩，完全进入离线操作状态，等网络稳定之后，在去掉此钩，重新登陆，上传所有断网操作的数据，断网的情况下请不要在多个机器上同时操作。【系统设置】：服务器配
7、置，功能选项以及调试选项。【程序在线】：表示系统联网状态。注意：只有曾经登录成功的用户才能在断网情况下登录。罗盘建议：系统保持在线是常态，断网是非常态。注意：系统夜审之前登陆一个班次，夜审之后注销，登陆另一班次。5 温馨提示：第一次安装系统登陆时，系统在下载数据，速度会相对较慢。系统登陆时候同时显示加载速度以及进程，请耐心等待。在输入以上三项内容时，可以使用回车或者键盘左上方的 TAB 键来移动光标。正确输入帐号、密码、班次后，登录系统成功。1.2、房态图界面说明【标题栏】：显示酒店名称，营业时间，班次，操作人姓名及帐号。【菜单栏】：管理系统的所有功能可以在菜单中实现，进入不同的选项时菜单的功
8、能是不同的，会自动根据你所使用的功能调出相应的菜单，【当前状态栏】：显示当前的操作界面，包括了今日房态，今日预抵，在住客人，今日离店，本班收银界面。【工具栏】：包括当前经营状态统计 房态图显示过滤设置；以及房态图符号及颜色说明。【房态图】：显示全部房间当前客房的使用和清洁及维护状况，一目了然。【隐藏右边栏】：点击此按钮可以可以把右边工具栏收起，房态图变宽，需要时在打开。图 261.2.1、房态图说明工具栏上点击房态图颜色及颜色说明，如图 3 所示：工具栏上点击房态图显示过滤设置，如图 4 所示：【建 筑】：根据酒店实际物理区域划分。【楼 层】：显示每个楼层的房间数量。【房 型】：根据客房的自然
9、类型将客房分成若干类来管理，通常同一类房的不同的房间其标准房价是相同的如：标准间，套房等【风 格】：定义出房间一种特有的格调和特点图 3 图 471.3、菜单栏说明每个主菜单都有自己的子菜单，子菜单中的每一项都和操作功能紧密相连，因此熟悉菜单是掌握预订接待系统操作的基础。操作者可以单击主菜单，打开相应子菜单，浏览熟悉这些子菜单。1.3.1、散客管理“散客管理菜单”如图 5 所示，主要包括以下命令：图 5【散客步入】：散客步入的操作【散客客房预订】：散客预订的操作【待入住散客订单】：所有待入住的散客订单【查询全部散客订单】：全部的散客订单，包括入住前，入住中，取消，Noshow 的订单【查询全部
10、登记单】：所有在酒店住过的登记单列表1.3.2、团队管理“团队管理菜单”如图 6 所示，主要包括以下命令：8图 6【团体客房预订】：团队预订的操作【在住团队列表】：所有在住的团队【待入住团队列表】：所有待入住的团队【今日预计离店团队列表】：登记单上离店日期为今日的团队【查询全部团队】：所有团队的列表1.3.3、收银管理“收银管理菜单”如图 7 所示，主要包括以下命令：图 7【临时挂账登记单列表】：所有挂账的客人列表【临时挂账团队列表】：所遇挂账的团队列表【历史账务查询】：酒店历史账务查询，查询后，可以查看账务的详细信息，并且可以跟踪到所属的登记单、团队等【发票管理】：所有账务的已开及未开发票的
11、查询【佣金层次设置】：设定协议客人的返佣的公式【历史佣金查询】：所有返佣单位的列表以及查询各个单位佣金的情况【中介单位列表】：设置的佣金的单位查询，同时可编辑修改以及查看此单位的详细情况91.3.4、客户管理“客户管理菜单”如图 8 所示，主要包括以下命令：图 8【酒店协议客户查询】：和酒店在业务上有某种约定而在书面上有成文的单位。通常这种单位在饭店享有某种程度的优惠。这里包括协议单位的详情和账务，也可添加和编辑【酒店常客查询】：客人入住酒店后，住店的资料上传至服务器，其信息将被系统完全并且永久保存，便于今后的查询、统计和分析【会员卡类别列表】：酒店所能使用的会员卡类别列表，包括查看已售卡和卖
12、新卡【会员卡搜索】：根据提供的资料搜索匹配的会员卡，查看会员卡详情【会员卡快速查找】：根据会员卡号快速查看会员卡详情【会员卡销售明细】：酒店员工通过前台卖会员卡的一个统计【电子折扣卷管理】：酒店发行的电子卷，代金卷等【积分奖品管理】：根据积分领取奖品【奖品申请管理】：根据积分申请奖品【酒店黑名单列表】：主要用来记录在酒店有不良住客记录的住客。这种住客可能是对酒店的硬件设施有破坏性，也可能是公安部通缉的要犯。酒店可自行添加和删除，被添加黑名单在登记时系统会有提示。1.3.5、房态管理“房态管理菜单”如图 9 所示，主要包括以下命令：10图 9【批量修改房态】：选择可批量修改房态，如：脏房批量改成
13、干净房等【打印房态表】：点击可打印当前的房态，系统中不同符号表示不同房态VC 干净的空房（可卖房） OD 住客脏房VD 脏的空房（走房） OC 干净住客房【打印早餐表】：点击显示在住客人所需的早餐列表，可打印【快速制作门卡】：填写房间号，客人姓名，制作门卡【读取门卡信息】：把门卡放读卡器上 点击 能看到门卡的信息【远期房态】：从房间角度观察的每天客房使用情况，预测未来某天房间使用情况的工具按全部客房的房号，列出每一间客房从当天到第 30 天之间的使用情况。【房类预测表】：从房类角度观察的每天客房预订情况，预测未来房类使用情况的工具当天到第 30 天期间每一天，每一类房的预订情况，包括预订数剩余
14、数及维修自留数，预计平均房价和总收入【房间维修记录】：查看房间的维修记录，可输入房号查询【房间自留记录】：查看房间的自留记录，可输入房号查询【放盘管理】：指给酒店的房间设置时间段内的房价【查看价格】：根据需求查询房价1.3.6、夜审“夜审菜单”开始夜审，如图 10 所示11图 10【营业日】：是系统自动产生和维护的一个营业日历，每天夜审结束后该营业日并将营业日历翻到下一页， 即开启下一个营业日。【夜 审】：审核并汇总当前营业日所发生的全部业务，打印出相关的统计报表，结束当前的营业日并开启下一个营业日的全部过程。夜审注意项及操作系统都会一一提示【夜审前必须处理事项】：提示点击进入界面可提示酒店夜
15、审之前的处理工作【操作日志查询】：所有操作的一个记录，可以查看到每一步操作【未记账话单查询】：做了计费软件的接口，则计费软件中未计费的话单会体现在此1.3.7、POS“POS”如图 11 所示：图 1112【POS 点消费】：点击可消费 POS 点【POS 点设置】：点击可设置 POS 点，包括新增 POS 和新增商品【客房用品物品设置】：设置客房用品的类型，名称及价格，方便查看。设置成功，在客房账务新增客房用品消费中会有体现【损物赔偿物品设置】：设置损物赔偿的类型，名称及价格，方便查看。设置成功同上【哑房帐号列表】：设置补录消费的营业点。同时漏收费用可以从哑房录入。1.3.8、报表“报表”如
16、图 12 所示：图 12【报表中心】：报表是酒店管理中最重要的一个环节，在系统中设计的报表主要包括班结账报表，收入报表，客人报表，预订报表，登记报表，账务报表，房间报表，公司报表。系统提供的报表非常丰富，酒店可根据需要查看并打印1.3.9、酒店设置“酒店设置”如图 13 所示：图 13【房间建筑列表】：酒店实际建筑列表，可新建编辑【房间楼层列表】：建筑的楼层列表，可新建编辑【房间风格列表】：房间特有的格调和特点的列表，可新建编辑13【房间类型列表】：可编辑，设置超预定数量以及钟点房房价【房间列表】：酒店所有的房间，可编辑操作，这里不涉及修改房型【酒店全局设置】：酒店全局设置的修改【外币汇率设置
17、】：设置外币的汇率1.3.10、系统“系统菜单”如图 14 所示：图 14【手动更新 PMS 及 CRS 设置】：点击更新设置【手动更新房态图（F5） 】：点击更新房态图，快捷操作 F5【国际化配置】：编辑外语，体现外文账单【接口配置】：电话计费，公安系统，门锁系统与 IPMS 的接口【键盘快捷键设置】：设置快捷键操作【单据号生成器】：可设置自动生成押金单据号【自定义登记单图标】：根据登记类型选择图标 即可，完成后更新，登记时以设置的登记类型登记，房态图上就会显示所选中的图标【IPMS 软件说明】：罗盘前台系统所需安装程序下载地址，常见问题解答，最近版本更新的主要功能【断网数据维护】：如果系统
18、曾经断网操作过，那么可点此完成数据维护【登录密码修改】：为防止泄密，操作员应该经常修改自己的口令（因为口令泄密可能造成一定的经济后果） 。该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功【退出系统】：点击退出 IPMS 系统14二、系统操作2.1、预订该节所讨论的内容覆盖整个酒店的预定业务2.1.1、散客预订1、点击房类预测表，如图所示，查看预订时间内的房型剩余量房类预测表从房类的角度分析并呈现从当天起到未来的某一天之间该酒店的客房预订情况。该表参考的信息由未来的客人订房信息及预订团队的订房信息构成，因此尚有不确定性因素。但在房间资源非常紧张的情况下，此表提供的信息可以作为超预订依据之一。可选择
19、日历起始时间查看剩余房间数，确定之后，关闭窗口。【日历起始时间】：点击日历图标可选择【已预订总数】：所选时间内的所有预订的总数量【房间余量】：所有时间内酒店所有房型的剩余数量，公式（可预订数+已预定数+不不用数量）我们主要通过这个数据来观察是否还有房可订【平均房价】：预订的所有房间预订价格的平均值【总收入】：预订的所有房间预订价格的总和152、点击系统散客管理，单击散客客房预订，弹出预订界面，如下图所示【预订期间房态维护】：列表方式显示同时间内预订留房情况【入住日期】：用鼠标左键单击入住日期右侧日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期。【离店日期】：用鼠标左键单击离店日期右侧
20、日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期。【预订房型、数量】：该位客人预定的房间数，按钮选择；单击右侧下拉按钮并选择相应的预定类型【订单来源】：用鼠标左键单击按钮选择渠道【价格类别】：用鼠标左键单击按钮选择【协议单位】：只有协议单位客人住店时才需要选择协议单位，同样协议单位也是选择的而不允许直接输入协议单位名称，如果是非协议单位客人则不需要填写。协议单位的选择方法：用鼠标左键单击按钮选择，协议单位较多，可选搜索按钮选择，当选择了协议单位后，协议单位的价格类别及所需返佣的单位，佣金的类别都会自动导入到预订单【自定义房价】：前面方框选上勾，输入价格，注：当自定义了房价后需备注标明
21、为何使用了这个价格以便查询，定义完成后房价就会是这个自定义的价格而非我们选的价格类别中的价。【会员类别、卡号】：需手工输入会员卡号，选择类别，当选择了会员后，会员的基本信息16也会被导入。【返佣单位，佣金类别】：用鼠标左键单击按钮选择【客源】：系统默认或设置好的客源分析，单击按钮选择【销售员】：酒店销售，打击按钮选择【预订人】：需要手工录入，如果是会员，系统会导入信息【联系方式】：包括手机，传真，电子邮箱，座机，邮编，通讯地址，可选择录入，但至少提供一项，方便酒店与客人能联系上。【付款方式】：用鼠标左键单击预付方式右侧下拉按钮，在弹出的窗口中选择。【到达人数】：用鼠标左键单击按钮选择，包括成人
22、和小孩数。【到达方式】：需手工录入【到达时间】：用鼠标左键单击按钮选择【预订备注】：用于详细说明客人的情况或需求的补充说明。【订单预付款】：填写客人预先支付的款项，打印收据交由客人签字确认。在输入预订金时单据号必须输入，单据号输入是为了方便财务审核及收银员查账、对帐。【入住人信息】：客房入住人的资料，可提前录入，登记时会自动转入登记单，姓名，证件号码手工录入，其他由下拉菜单选择。【录入常客】：常客概念参考 1.3.3。点击录入常客，输入姓名或证件号码点击查询即可找到该客人，查看客史，可查询到客人入住的相关历史资料。在查询结果中双击要选择的常客，则会导入进预订单。搜索常客查看客史3、选择性填写资
23、料，点击确定提交，订单生成。4 订单修改及取消首先在散客管理菜单，待入住的散客订单中找到订单，点击详情进入订单17查找订单订单详情点击订单修改按钮，进入修改界面，这里可对预订基本信息，附加资料，预订人信息进行修改。完成点击确定修改即可，如下图：18订单取消只需在订单详情上选择订单取消按钮，输入取消原因（对有预付款的订单需对预付款进行处理）确定取消即可。从菜单查询所有散客订单可找到被取消的订单5、给客人分配房间，查看订单详情中客房分配列表，订单生成时自动带入了未指定房间号的预留房，这里点击指定房间，选择一个房间确定，为客房预留房间成功。19预留房间成功房态图上预留房态发生变化：（8422 为预留
24、房）如取消了待指定的预留房我们需点击 进行操作，这可预留待指定和指定房间号的房间，如下图：2.1.2、团队预订1、同散客预订查看房类预测表。2、点击团队管理菜单团队客房预定，进入预订界面，如下图：20【团队名称】：旅行团队的名称，手工录入。【房态图代码】：显示在房态图上的团队名称以区分不同的团队，手工录入【联系人姓名】：主要负责人，例如团队的领队等。【酒店销售】：针对客人的酒店销售人员【价格类别】：用鼠标左键单击按钮选择【客源类别】：用鼠标左键单击按钮选择【预抵店时间】：用鼠标左键单击入住日期右侧日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期。【预离店时间】：用鼠标左键单击入住日期
25、右侧日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期。【协议单位】：只有协议单位客人住店时才需要选择协议单位，同样协议单位也是选择的而不允许直接输入协议单位名称，如果是非协议单位客人则不需要填写。协议单位的选择方法：用鼠标左键单击按钮选择，协议单位较多，可选搜索按钮选择，当选择了协议单位后，协议单位的价格类别及所需返佣的单位，佣金的类别都会自动导入到预订单【返佣单位 佣金类别】：用鼠标左键单击按钮选择【联系方式】：联系人的联系方式包括电子邮件，手机，座机，传真【业务来源】：相当于客源，鼠标点击选择【抵达时刻】：用鼠标左键单击按钮选择【团队成员数】：团队实际到达人数，包括成人男性成人女
26、性和小孩，用鼠标左键单击按钮选择【挂账额度】：酒店给团队设定的可欠费额度，一般在创建协议公司是建立，当选择协议21公司时，如该协议公司允许挂账，则挂账额度会导入。【预订备注】：用于详细说明客人的情况或需求的补充说明。【团队预付押金】：需手工录入【团队负责费用】：在酒店的业务中，团队主帐与团队成员帐之间常常有许多约定的付费关系。当团队主帐一旦设定了某种费的转帐路径后，其成员在发生该种费用的帐时，该费用将被自动转到团队主帐中去。在上面窗口，勾选该团队需支付其成员的相关费用码；如完全支付，点击全选按钮即可。【团队房价 特殊价】：团队享用的所有房型的房价，团队享用的更实惠的价格为特殊价，需手工录入，一
27、旦录入特殊价 则此团队入住时房间价格就会是这个录入的特殊价，不设置则取系统价格。3、选择性填写资料，点击确定提交，订单生成。4、订单的修改及取消首先在团队管理菜单，待入住团队列表中找到订单，点击详情进入订单这一界面可修改 如下图：22修改团队费用界面修改团队价格界面如有需要添加附加费用则点击 如下图：23订单详情上点击 ，进入修改界面如图所示：可修改基本信息，联系信息，备注，完成后确定修改即可。订单取消只需在订单详情上选择 ，弹出对话框，与散客订单取消情况一致5、为团队留房排房，点击 ，如下图：可根据房型预留未指定房间号和指定房间号的房间，预留完成，确定提交即可24预留完成之后，未指定房间从
28、指定房间也可通过 来完成，如下图：酒店房间很多的情况下，可以选择 按钮，自动排房也是批量排房的一种，按照空余房间数从上自下排出给团队预留的房间25根据提示信息选择房间，点击确定排房即可。同散客预订，预留房之后，房态图发生变化（8226 为团队预留房）2.2、入住2.2.1、散客入住从酒店业务出发，散客的入住分为两种情况，预订客人步入和直接步入1、 预订客人步入状态栏上点击今日预抵，可以看到所有的预抵订单，根据姓名或订单号找到订单，查看订单详情26确定后直接点击入住，弹出如下界面：【登记完毕自动打印登记单】：选上则确认提交此页面会自动打印出登记单，不选反之【入住日期】 【离店日期】：为订单上填写
29、的时间【入住房间】：为预订预留的房间【价格类别】：预订时选择的价格【登记类型】：预订转入【电话等级】：鼠标点击选择【酒店销售】：鼠标点击选择【VIP 保密】：显示在房态图上左下角的代码，可进行勾选【入住备注】：客人的特殊需求【入住人信息】：预订客人自动导入，可手工录入，如是常客，可录入常客【预订房价】：预订时选择或自定义的房价27【房间押金】：客人入住时支付的费用在这填写，包括现金，刷卡，刷预授权选择填写，确定提交，预订客人入住成功今日预抵房间在房态图上有提示，也可以从房态图上找到此房间，在房态图上右键选择预订客人抵达，同样进入上面的界面2、 散客直接步入房态图上空/净房鼠标右键点击散客步入，
30、进入下图所示界面：根据客人的实际情况填写完成，确定提交即可散客步入的另一方式：系统菜单散客管理散客步入点击进入，与上图界面基本一致，入住的房间需选择 ，这里需查找空房，选择之后其他操作与上述方法一致。登记完成后会弹出界面如下：点击制作门卡，发卡完成，打印登记单，给客人签字确认注意：如果是一个客人开多个房，相当于是添加同住联房，在步入框的顶上有按钮，点一下加一间房，会在中间客人列表中显示下属房客人情况以及房型房价中显示其房价。【读取公安】：针对酒店有自己的扫描仪而非公安提供的扫描仪，做了接口后可点击此按钮将资料直接写入 PMS 对应的此房间283、会员步入进入此界面，根据查询条件查找会员资料，在
31、下面出现的列表中选中卡号对应的客人，点击后面的操作（不积分表示此会员入住成功后会员卡上不会产生积分） ，进入到散客步入相同的界面，只不过这个界面的会员资料已经完善。4、钟点客人步入房态图上空/净房鼠标右键点击钟点客人步入，进入下图所示界面：29由于钟点客人房费按小时计算，所以登记时需要手工录入房费，其它操作跟上述一致5、联房操作预订客人的多间房入住时会自动变为联房，直接步入的联房，登记完成后，从某一登记房间上鼠标右键 选择房间和账务类型，确定提交即可，联房成功，房态图制左小角会显示主房房号30联房的主房设置，联房的取消，从房上点击鼠标右键完成操作2.2.2、团队入住状态栏上点击今日预抵，可以看到所有的预抵订单，根据姓名或订单号/团名找到订单，查看团队详情，为团队批量排房，之后点击入住，房间较多，批量登记，如团队已排房，只需登记即可
