1、文员文员是公司的基层职员,一般从事文件处理工作,也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别,但有些公司对文员的要求很高,也赋予一些权力。也有可能是踏入管理阶层的第一步。文 员 定 义在不同的公司,文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下,文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务(接待客人、清洁卫生、购买办公用品等)之类的工作。总之都比较繁琐的事。另外,有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。 一般要求会基本的电脑操作(公司不同会有具体的要求:就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同,当然少数公司可能也不需要电脑的) ,一些大的公司对语言也有所要求的(普 通
2、话 ,英 语 之类的) ,另外就是当事人本身所具备的一些综合素质(工作态度、思想品德、工作能力等) 。文 员 分 类主 要 分 : 行 政 文 员 、 人 事 文 员 、 文 案 文 员 、 档 案 文 员 。 行 政 文 员 主 要 负 责 办 公 室 日 常 事 务 。 人 事 文 员 主 要 负 责 人 事 考 勤 、 人 员 招 聘 、 薪 酬 计 算 、 社 保 办 理 及 后 勤 的 管 理 。 文 案 文 员 主 要 负 现 起 草 文 件 合 同 等 文 件 。 档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。销 售 文 员 职 责(1) 行 政 隶 属 上 级 主 管 : 企
3、 划 部 经 理 工 作 对 象 : 各 办 事 处 ( 区 域 ) 相 关 业 务 人 员 (2) 主 要 职 责 A. 在 企 划 部 经 理 的 领 导 下 , 负 责 公 司 促 销 活 动 方 案 的 设 计 、 策 划 、 实 施 与 业 务管 理 。 B. 负 责 编 制 公 司 年 度 促 销 活 动 预 算 , 提 交 年 度 促 销 方 案 , 制 定 与 协 调 各 区 域 促 销活 动 推 进 时 间 与 方 案 选 择 。 C. 负 责 各 区 域 促 销 活 动 的 工 作 指 导 与 审 批 管 理 , 协 助 各 区 域 市 场 开 展 促 销 活 动 。 D.
4、 负 责 制 定 公 司 公 共 关 系 计 划 与 实 施 方 案 , 策 划 与 组 织 实 施 公 关 活 动 。 E. 负 责 促 销 活 动 的 方 案 管 理 与 文 档 备 案 , 评 估 活 动 效 果 , 提 交 季 度 促 销 活 动 分 析报 告 。 F. 完成企划部经理交办的其他任务。 文 员 的 职 业 要 求1. 首 先 要 有 一 个 很 好 文 字 功 底 , 因 为 你 要 靠 这 个 吃 饭 , 无 论 是 写 “实 心 ”的 东 西还 是 写 “空 心 ”的 东 西 , 另 外 还 有 能 领 会 领 导 的 意 图 ( 可 能 有 的 时 候 , 他 不
5、 一 定 能 很 好的 表 达 出 来 他 要 说 的 意 思 , 但 是 你 要 能 设 身 处 地 的 替 他 想 到 , 写 出 来 , 这 个 比 较 难 ) 。2. 工 作 效 率 要 高 , 记 忆 力 要 超 强 , 因 为 你 要 处 理 很 多 琐 碎 的 事 情 和 突 发 事 件 , 有的 时 候 会 有 一 些 很 小 、 时 间 周 期 很 长 的 事 情 需 要 你 去 做 , 如 果 你 把 这 件 事 忘 得 一 干 二 净 ,到 领 导 、 单 位 需 要 答 案 、 结 果 的 时 候 , 你 会 知 道 后 果 的 。 3.如 果 是 领 导 的 跟 班
6、秘 书 , 你 还 要 照 顾 好 领 导 的 饮 食 起 居 , 替 他 想 到 、 照 顾 到 , 做好 这 一 点 是 很 重 要 的 , 对 你 也 有 很 好 的 帮 助 的 。 4. 文 员 的 工 作 是 比 较 繁 杂 的 , 有 的 小 公 司 文 员 根 本 就 是 杂 工 , 平 时 扫 扫 地 , 擦 擦桌 子 , 而 且 有 人 来 的 时 候 要 倒 倒 水 , 最 重 要 的 是 文 员 要 会 思 与 想 , 知 道 什 么 事 情 该 做 ,什 么 不 该 做 。 5. 对 于 文 员 的 计 算 机 水 平 一 般 只 要 达 到 会 操 作 “office
7、”办 公 软 件 就 可 以 了 。办公室文员工作职责主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发,具体是:1. 接听、转接电话;接待来访人员。2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。3. 负责总经理办公室的清洁卫生。4. 负责公司资质文件的申报。5. 负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订等。6. 做好会议纪要。7. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。8. 负责传真件的收发工作。9. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。10. 做好公司宣传专栏的组稿。11. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。12. 做好
8、公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。13. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。14. 保管使用公司公章,并对其负责。开具介绍信,收发报刊函件及整理保管报纸。15. 管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。16. 公司招聘信息的发布联系及现有人员社保的缴费。17. 社会保险的投保、申领。18. 统计每月考勤并交财务做帐,留底。19. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。20. 接受其他临时工作。21. 负责做好公司文件打印、复印,文件收发、资料整理、文档的归类、印章的使用和保管等行政工作。22. 负责公司办公设备的管理,
9、计算机、传真机、电话、复印机的具体使用和登记,名片印制等工作。23. 负责办理员工的入职、请假、调动、辞职手续;员工的档案资料建立,全面负责员工考勤工作,统计每月考勤并交财务做账、留底。24. 社会保险的投保、申领。负责员工的就医和简单医疗应急处理,。25. 负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。26. 负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实相符。按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又是不长期积存。27. 管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。28. 完成各项勤杂、采购工作
10、。29. 负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。30. 完成行政部经理或者上级领导临时交办的其他任务。文员职责1. 负责综合部日常事务性工作:负责中心各种文稿的打印、发送,负责中心文件材料的领取;2. 认真贯彻执行党和国家各项法规、政策及中心各项规章制度;3. 负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作;4. 负责办公室的日常管理工作,负责受理投诉和来访接待、收发传真、考勤登记、接听电话等工作;5. 负责中心会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作,负责会议记录和文字材料的整理;6. 负责收集和撰写有关信息,及时向领导提供信息参考和建设意见,
11、提醒力道应尽快办理的有关工作;7. 负责人事、劳资、仓库管理等工作;8. 完成领导交办的其他工作。行 政 隶 属 :直属部门:店内各部门 直属上级:各部门经理或主管适用范围:店内各部门文员、一般工作人员工作职责:1. 打字处理工作 2. 信息的上传下达 3. 文件归档、保管4. 工作记录 5. 来访客人通报及接待 6. 本工作区域清洁主要工作:1. 完成公司、部门交办的事项,追踪结果及时汇报2. 完成日常的正常管辖范围内的工作3. 接听电话做留言记录、讯息处理4. 工作资料的保存、分类、归档、保管辅助工作:1. 顾客服务:解答顾客咨询,在不影响本职工作的情况下,带顾客到其要求的地点。对顾客询问
12、不知的内容,主动帮助咨询相关的其它工作人员,直到问题解决2. 节假日协助销售服务3. 协助库存盘点工作4. 与内外联络部门维持友好联系行政文员工作内容1. 协助主管对人员的招聘。(按招聘流程)2. 新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。3. 协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。4. 全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)5. 对试用人员之试工与考核调查。6. 负责全厂人事异动工作。(转正/升职/ 调动/降职等手续之办理)7. 全厂奖惩手续之办理。8. 对各类资料进行签收,整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资
13、料等分类整理)9. 每日/月对全厂职员工的考勤工作。 (每日/ 月之考勤日报表/每月人力流动统计表/ 请假、放假手续办理/平时查卡、监卡 /加班申请手续等)10. 月底对相关报表的整理并交于财务。11. 月底新工卡及饭卡的发放,月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。12. 对全厂钥匙之管理。13. 配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。14. 职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。15. 完成主管临时交付的任务。人事文员岗位职责1. 行政隶属a) 上级主管:行政部经理b) 工作对象:各办事处(区域 )相关业务人员2. 主要职责a) 协助主管组织月度和季度考评,并及时完成统计、整
14、理和发布工作。b) 负责营销系统员工的薪酬计算与统计工作,并将考评和薪酬调整结果记入档案。c) 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。d) 协助主管解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷。e) 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。f) 部门经理交办的其他事宜。行政前台文员工作职责1. 接待工作,访客进入接待厅,应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”并请访客入座,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸;2. 卫生清洁工作:烟缸不得超过五个眼底,访客离去后,三分钟内清洗好烟缸、茶杯;3. 总机服务工作:铃响三声内必须接听, “您好,XX 公司。 ”若
15、自动转拨,三分钟内必须转为人工;老店找“总经理”,判定是广告类,不应直接转入,应问清何事后转接相关部门;4. 传真信息必须在五分钟内送达相关人员;5. 负责收发管理报纸、信函;6. 安全工作:下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责管好门窗;7. 接受行政助理安排的其他工作。行政助理工作职责1. 负责办公室日常管理工作; 2. 负责办理公司各项规定发放,员工签收;3. 检查领导前台工作; 4. 督促行政档案工作;5. 组织优化统一办公文件排版;6. 管理使用复印机、传真机及耗材,建立设备检查清洁制度,掌握各种器材功能使用,确保故障 24 小时内修复;7. 接受领导安排的其他工作。财务出纳岗位职
16、责1. 认真执行国家财经法规、现金管理制度,遵守本公司的财务管理制度。2. 遵守财务人员职业道德,坚持实事求是、廉洁奉公的工作原则。3. 保守本公司商业机密,不经过领导同意,不许泄露公司的会计信息。4. 负责货币资金的收付和管理工作。5. 负责每天办理各项经营收入的收款工作,每日逐笔核对收入款的到账情况,收到款在第一时间开出收据并交会计开送货单。6. 出纳员直接收到的现金销售款,要在第一时间存入公司制定账户,不能挪用公款和私自外借,如有以上问题公司将严惩不怠。7. 每日根据凭证逐笔登记现金、银行存款日记账,账簿一律采用订本式,做到记账准确、整洁、日清月结。不得随意更换、涂改账簿。8. 支出报销、借款时,要对原始单据进行审核,符合报销程序和管理制度,金额准确后才能付款,不见会计、经历的签字,出纳不得付款。无论经理是否签字同意,借款要本着前帐不清、后账不借的原则。9. 负责每日清点库存现金,核对现金日记账,保证账实相符,保证现金安全。如出现现金长短款要及时查明原因,原因不明出纳要负责赔偿。10. 服从领导安排,及时配合会计做好其他日常工作。