1、 1 / 5 QHSE-SP-01 1. 目的 为使本公司 QHSE 管理体系相关文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等相关过程得到规范与管理，特制定本程序。 2. 范围 适用于本公司 QHSE 管理 体系所需 文件 和外来文件 的管制， 图纸及 技术资料 的管理 不在此管控范围内 。 3. 定义 3.1 管理 手册：规定组织架构、职责与权限、界定范围和质量管理体系的总要求，向组织内部和外部提供 QHSE 管理体系的一致信息的文件。 3.2 程序文件：规定过程的职责、使用资源、运作的方法和衡量指标的信息的文件。 3.3 作业指导文件：规范具体作业活动的文件 3.
2、4 记录 表单 ：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 3.5 外来文件：与 QHSE 体系 和产品 有关的 法律法规、标准、规范、手册、 客户提供的标准等文件。 4 过程乌龟图 资源配置： 1.办公设备、用品 2.计算机网络 3.资料柜 过程所有者 (责任者 )及其要求： 1.文控中心 ：其能力和资格见岗位职务说明书 过程 KPI： 1.文件发行错误 0 次 方法 /程序 /技术 ： 1. 体系 文件 管 理 程序 过程输入： 1.QHSE 标准要求 2.外来文件 3.管理体系运行信息 4.客户、法律法规对记录保存的要求 过程输出： 1.公司质量管理体系的各阶层文件 2.文件管制的记
3、录 SP-01 体系 文件 管理 过程 控制过程 (接口 ) 支持过程 (无 ) 输入部门：各部门 过程客户：各部门、客户 支持部门：各部门 2 / 5 QHSE-SP-01 5 作业内容 序号 作业流程 权责部 门 作业要求 参考文 件 / 相关 表单 5.1 申请部门 5.1.1 文件制定提出：公司质量管理体系建立时所需的文件由管理代表和推行小组统一策划制定，当体系运行后因产品或作业控制需要新增文件时由需求部门提出文件制订 /修订 /废止申请单。 5.1.2 文件修订提出：当出现下列情形时，文件可能需要提出修订： a) 在质量管理体系运行过程中，某个文件不充分或不适宜而需要增删内容时； b
4、) 外部要求变更时； c) 当现有作业流程或方式变更时； d) 纠正预防措施提出修订时； e) 专案改善或持续改进提出修订时： 由申请部门提出文件制订 /修订 /废止申请单。 5.1.3 文件废止提出：由于产品或过程的更改，文件若不再使用需废止时，由现有权责单位提出文件制订 /修订 /废止申请单，注明废止原因。 文件制定 /修订 /废止 申请单 5.2 管理者代表 总经理 5.2.1 申请部门提出的文件制订 /修订 /废止申请单 统一交给文控中心，由文控中心交予 文件运行相关的部门进行评审，评审通过则呈管理代表批准。评审不通过则退回给申请部门。 文件制定 /修订 /废止 申请单 5.3 相关部
5、门 文控中心 经评审和批准通过后，按以下进行作业： 5.3.1 文件制定作业：文件制定由申请部门负责，程序文件按公司标准格式编制，三阶作业指导类文件和表单可根据实际使用情况不拘格式。 5.3.2 文件修订作业：文件修订作业由原文件制定部门负责，通常在原有文件上进行增修，必要时也可改变格式 (程序文件除外 )。 5.3.3 文件废止作业：文件废止由文控中心将废止文件统一收回。文件废止后，原文件之编号不再重复使用。 5.4 文控中心 5.4.1 各部门将新制定或修订的文件电子档提交给文控中心，按本程序附加说明的规定对新增或修订文件进行编号和版本控制。 5.5 部门负责人 管理者代表 总经理 5.5
6、.1 文控中心将文件按附加说明“ 6.1 文件制定、审查、核准权责表”执行审批，若审批发现不符合要求时返回责任部门重新制定、修订，直至通过。 NO 文件制定 /修订 /废止申请提出 申请 批准 文件制定 /修订 /废止执行 文件编号 /版本变更 文件审批 NO OK A OK 3 / 5 QHSE-SP-01 5.6 文控中心 5.6.1 审批通过的文件交给文控中心，原稿由文控保存，不需作任何标记。 5.6.2 文控在副本上加盖“ COPY”和“受控文件”印章，将受控后的文件登记在文件清单表上。 文件 清单 5.7 相关部门 文控中心 5.7.1 将受控后的文件，存放在公司服务器公共盘指定位置
7、，并用邮件将相关的变更信息通知大家。 5.7.2 如果需要阅读纸质档文件，请填写文件借阅登记表，注明归还日期。 文件 借阅登记 表 5.8 相关部门 文控中心 5.8.1 公司文件未经批准不得擅自打印、复印。 5.8.2 文件应保持清晰易读，不可涂改、遗失或损坏。 5.9 文控中心 5.9.1 作废文件，文控中心根据获批准的废止申请表，在已作废文件上加盖“作废”印章，正本予以保存，其余副本予以销毁。 5.9.2 作废文件回用经管代同意后，文控加盖“参考”印章再流入回用环节。 文件制定 /修订 / 废止 申请单 A 文件受控 文件发放 文件使用与保存 文件 作废 4 / 5 QHSE-SP-01
8、 6 附加说明 6.1 文件的制定 /修订 /审核 /批准权责 6.1.1 内部文件制定 /修订 /审核 /批准权责 文件阶层 文件 名称 制定 /修订 审核 批准 收发管制单位 一阶 质量手册 QHSE 组长 管理者代表 总经理 文控中心 二阶 程序文件 各部门 QHSE 组长 管理者代表 文控中心 三阶 作业指导书 各部门 QHSE 组长 管理者代表 文控中心 四阶 表单 各部门 QHSE 组长 管理者代表 文控中心 6.1.2 外来文件制定 /修订 /审核 /批准权责： 6.1.2.1 外来文件的主要分类： A 类：相关政策、法规类，包括：国家、部委、省委、省府、市委、市府、相关职能部门
9、的政策、法规等，； B 类：相关标准 /规范类， ,包括：国际标准、国家标准、行业标准等； C 类：客户图纸及客户规范类，包括客户图纸及技术规范，按照技术文件管理程序和顾客财产管理程序 D 类：图书类， ,包括工程图书、行业杂志、技术资料等； F 类：其他类，包括除上述而且对管理体系必不可少的文件； 6.1.2.2 外来文件的接收、购入视同制订，更新视同修订，废止为不再使用。 6.1.2.3 各部门在接收到个来文件时，原稿不作任何修改，统一交由文控中心编号登记并保存，文控中心制作副本再加盖“外来文件”章。外来文件亦须登入文件清单，并按使用部门需要分发，分发时填写文件发放 /回收记录表 。 6.
10、1.2.4 类文件按法律法规管理程序管理， C 类文件按照技术文件管理程序和顾客财产管理程序管理。 6.2 文件格式 6.2.1 程序文件撰写格式 6.2.1.1 内页格式要求 :1.目的； 2.范围； 3.定义； 4.过程乌龟图； 5.作业内容及附加说明； 6.相关文件； 7.相关表单。 6.2.1.2 流程图的表示：开始和结束用“ ”、作业步骤用“ ”、审核、核准、判定用“ ”、流程方向用“ ”、通过用“ OK ”、未通过用“ NO ”。 6.2.2 程序文件首页及内页格式以本文件格式为准。 6.2.3 管理手册、作业指导书 /标准书、表 单类文件依实际需要确定格式。 6.2.4 图纸和技
11、术类文件按技术文件管理程序进行相应的管理。 6.3 文件编号 6.3.1 内部文件编号： 管理手册和程序文件编号方式： - 文件流水号，用二 码， 文件类别： MM 管理手册； COP 顾客导向过程； SP 支持过程； MP 管理过程； 体系代号 : QHSE 作业指导性文件编号： WI+二阶程序文件代码及流水号 +流水号 (用二码 )+版本号 记录表单编号： FO+二阶程序文件代码及流水号 +流水号 (用二码 )+版本号 文件版本：文件版本号顺序为 REV+001、 002、 003，每次修改一次后均需要换版本号 6.3.2 外来文件的编号规则为 EX+外来文件类型 + 流水号 (3 码 )
12、组成，注意外来文件无版本号。 - 外来文 件流水号： 001,002,003 . 外来文件类别： FG 法律、法规类； GF 标准、规范类； KH:客户类； TS 图书类； QT 其他类。 外来文件代码： EX 6.4 文件的保存形式，以纸质档和电子档形式进行保存，防止文件遗失，图书除外，纸质档只保存原件和副本两份，原件用于备案，副本供借阅使用。 6.5 电子媒体文件的控制要求 ： 6.5.1 内部体系文件存放在公司服务器公共盘指定位置 Z:QHSE 管理体系 ， 外来文件（除 C 类文件），对所有员工开5 / 5 QHSE-SP-01 放 . 6.5.2 外来文件的 C 类文件按技术文件管理
13、程序和顾客财产管理程序来执行。 6.5.3 电子档文件在使用过程中，员工只有阅读权限不得私自影印、修改、删除文件，一经发现有上述行为，按员工手册有关规定处理。 6.5.4 文件的更新，版本的升级则由文控中心统一处理。 6.6 本程序 KPI 的计算方式： NO. 过程绩效指标 计算方法 统计周期 分析方法 统计部门 1 文件发行错误 0 次 统计文件发行错误项数 内部审核时 数据表 行政部 7 相关 文件 7.1 法律法规管理程序 7.2 技术文件管理程序 7.3 顾客财产管理程序 8 相关表单 8.1 文件制定 /变更 /废止 申请单 (FO-SP01-01) 8.2 文件清单 (FO-SP01-02) 8.3 文件借阅登记表 (FO-SP01-03)
