1、 文件与资料管理程序制 订： 文件编号：ZXW-QP-001文件版本：A/0 版文件页数：共 10 页 制订单位：文控中心批 准： 制订日期：2013-3-8文件编号 ZXW-QP-001版本/次 A/0 版页 码 2 OF 09深 圳 市 中 欣 望 机 电 有 限 公 司制订日期 2013-3-8文件名称 文件与资料管理程序 文件类别 程序文件/21总则确保公司管理体系在运作中能够有效落实，对公司管理体系之所有文件予以控制；通过相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件非预期使用，保持在现场操作中的文件版本是最新、最有效的。2范围适用于公司所有与管理体
2、系有关文件（包括适当范围的外来文件）的管理与控制 。3权责3.1 内部文件与资料之制订，废止与收发管制权责表：文件阶层 核准 制订 收发管制单位一阶文件 总经理 管理代表 文控中心二阶文件 管理代表 部门主管 文控中心三阶文件 管理代表 部门主管 文控中心四阶文件 管理代表 部门主管 文控中心3.2 外部文件资料,由文控中心收集,经管理代表审查,核准后由文控中心收发管制.3.3 文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4定义4.1 一阶文件：品质手册：说明品质系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2 二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3 三阶文件
3、：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4 四阶文件：品质记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5 外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。 文件编号 ZXW-QP-001版本/次 A/0 版页 码 3 OF 09深 圳 市 中 欣 望 机 电 有 限 公 司制订日期 2013-3-8文件名称 文 件与资料控制程序 文件类别 程序文件/25.3 文件制订、修订、作废作业5.3.1 文件制订作业文件需要制订时,由制订权责部门填写“文件制作、修订及废止申请单”进行文件制订、修订，经相关部门会审，权责主管核准，文控中心按文件编号原则对新文件进行编号
4、。5.3.2 文件修订作业A 若文件不符合现实要求需修订时,由权责部门提出修订原因 ,填写“文件制订、修订及废止申请单”交原制订部门研议修订，修订内容填写于“文件修订记录表”中，并附于修订后之文件后面。B 修订后之文件经审查与核准后由文控中心发行。5.3.3 文件废止作业：文件废止作业时,需由提出部门填写“文件制订、修订及废止申请单”交原制订部门废止，原编号列入管制，不得重复使用。5.3.4 工程图面制订,修订及废止作业按工程图面管制办法执行。5.4 文件审核与核准作业：文件制订、修订及废止之审查及核准作业依照 3.1 作业。5.5 文件编号原则ZXW- -文件流水号文件类别/代码公司代码5.
5、5.1 公司代码：公司代码用大写英文字母“ZXW”表示深圳市中欣望机电有限公司。5.5.2 文件类别：序号 文件类别 文件代码 序号 文件类别 文件代码1 质量手册 QM2 程序文件 QP3 检验标准、作业指导书 WI4 品质记录 QF文件编号 ZXW-QP-001版本/次 A/0 版页 码 4 OF 09深 圳 市 中 欣 望 机 电 有 限 公 司制订日期 2013-3-8文件名称 文 件与资料管理程序 文件类别 程序文件 /25.6 一二三阶文件版本/版次及页次管理5.6.1 第一次制订之原版以 A/0 表示,A/0 版第一次修订为 A/1 版, 经过 5 次修订后改为B/0， 单页修订
6、抽换为准，不必整本改版。依此类推 .5.6.2 一二三阶文件总页次数包括正文和附件两部分,表单不计入总页数,由该文件引出之表单附于后面, 以表单编号管制，由其余文件引出之表单而该文件也用到者,不再附于文件后面。5.7 文件发行、回收管制作业5.7.1 一二三阶文件收发管制,由文控中心按“文件制订，修订及废止申请单”注明之各部门需求份额，填写“文件分发回收记录表”，并在发行文件封页及正文和附件上加盖发行章（如附件四）。5.7.2 修订及废止时,旧版本失效之文件于新文件发行时回收,回收份额与发行份额数量一致,内容完整,若有遗失,记录于“文件分发回收记录表”备注栏。5.7.3 对外发行文件,由适当对
7、外单位签收,回收亦由签收单位负责,并交文控中心统一处理。5.8 文件保存、销毁作业5.8.1 文件保存作业A、 现场使用之文件须置于现场场所,非现场使用之文件由各部门自行集中管理。B、使用部门不得影印正式发行之文件(四阶文件不限制影印)。C、文控中心须在增加新文件或文件有修订版本版次后 3 日内发行“文件最新版本一览表”，供使用部门核对其文件资料是否为最新版本，如有文件变动时，请使用部门在“文件最新版本一览表”上自行做好记录。D、文件若发现有遗失、破损、字迹模糊、份数不足等需要补发时，由需求部门填写“文件补发申请单”注明申请原因，经单位主管审查，经理核准后由文控中心予以补发，损坏文件回收并记录
8、于“文件分发回收记录表”上。E、任何人不得于一二三阶文件上加标记或书写任何字符。F、文控中心由专人管理，文件管制须纳入内部品质稽核项目中以确保文件资料之正确使用。G、各单位看板需引用文件时，在看板上标明文件编号及版本版次，文件修订时应随文件而改变。H、文件之借阅，填写“文件借阅申请单”经权责部门主管审查，管理代表核准后交文控中心办理。文件编号 ZXW-QP-001版本/次 A/0 版页 码 5 OF 09深 圳 市 中 欣 望 机 电 有 限 公 司制订日期 2013-3-8文件名称 文 件与资料管理程序 文件类别 程序文件/25.8.2 文件销毁作业由各部门回收旧版本文件,统一交文控中心销毁
9、,文控中心保留一份原版文件并加盖“作废章”（如附件四）存档。5.9 外部文件资料5.9.1 外部文件资料由文控中心收存并加盖“外来文件章”（附件四）经管理代表审核后予以保存。5.9.2 对外文件发行对需发行之外部文件资料,文控中心填写“文件分发回收记录表”经管理代表审核后进行发行，发行需加盖红色发行章，并做发行记录。5.9.3 外部文件资料版本管制A、外部文件资料有版本标识者,以外部文件资料版本管制 .B、 外部文件资料无版本标识者,无修订日期有制订日期者,以制订日期作版本管制.例：某文件无版本标识,有制订日期为 09 年 8 月 16 日,其版本为“090816”C、外部文件资料无版本标识，
10、有修订日期，有制订日期，以修订日期进行版本管制.例：某文件无版本标识，有制订日期，有修订日期为 09 年 8 月 16 日，其版本为“090816”D、外部文件资料无版本标识，无制订日期，无修订日期，以收文日期进行版本管制。例：某文件无版本标识，无制订日期，无修订日期收文日期为 09 年 8 月 16 日，其版本为“090816”E、每半年由文控中心向相关机构询问国家，国际标准文件版本状况，以保证文件为最新版本。5.9.4 外部文件资料之编号管制外部文件资料编号经文件来源，收文年份及收文顺序流水编号： 文件流水号年 份文件来源A、文件来源：文件来源按以下代码编号：a-公司购买之图书，杂志b-客
11、户提供之承认书c-客户提供样品资料d-厂商介绍、广告资料e-工程图纸f-其它资料B、年 份：以最后两位阿拉伯数字表示：如 2010 年用“10”表示。C、文件流水编号：从 001 开始流水编号。 文件编号 ZXW-QP-001版本/次 A/0 版页 码 6 OF 09深 圳 市 中 欣 望 机 电 有 限 公 司制订日期 2013-3-8文件名称 文 件与资料管理程序 文件类别 程序文件 /25.9.5 外部文件资料之回收收至最新版本之外部文件时,由文控中心将旧版本文件资料回收,除文控中心保留一份存档外,其余全部销毁。5.9.6 外部文件资料保存，销毁作业依“5.8 文件保存、销毁作业”进行。
12、相关文件/资料6.1 品质记录管制程序-( ZXW-QP-002)6.2 内部审核程序 -( ZXW-QP-20)使用表单7.1文件修改记录表7.2外来文件清单7.3文件（发放、回收）记录表7.4文件清单7.5文件借阅、更改、补发、报废、申请单附件8.1 附件一 (文件制作流程)8.2 附件二 (文件封面制作式样)8.3 附件三 (文件内页制作式样)8.4 附件四 (文件受控章) (文件作废章)（外来文件章）文件编号 ZXW-QP-001版本/次 A/0 版页 码 7 OF 09深 圳 市 中 欣 望 机 电 有 限 公 司制订日期 2013-3-8文件名称 文 件与资料管理程序 文件类别 程
13、序文件 /2附件一：文件管制流程图文件管制流程图文件制订/修订/废止申请编 号NOYES审 核YESNO核 准颁 布 （作废）（制订、修订）（修订）分 发 回 收 旧 记 录（制订、修订）记录 、 管制 销 毁文件编号 ZXW-QP-001版本/次 A/0 版页 码 8 OF 09深 圳 市 中 欣 望 机 电 有 限 公 司制订日期 2013-3-8文件名称 文 件与资料管理程序 文件类别 程序文件/2附件二：文件封面制作式样：制订： 文件编号：-文件版本：文件页数：共页制订单位：批准： 制订日期：-外框线距 A4 纸边距 20MM文件名称 字号文件编号 ZXW-QP-001版本/次 A/0 版页 码 9 OF 09深 圳 市 中 欣 望 机 电 有 限 公 司制订日期 2013-3-8文件名称 文 件 与资料管理程序 文件类别 程序文件/2附件三：文件内页制作式样：文件编号版 本/次页 码深 圳 市 中 欣 望 机 电 有 限 公 司制订日期文件名称 文件类别(空一行)1.1.11.1.1(空一行)空 1.5 个字空一个字
