1、第三章,会计电算化的基础要求,按照会计法规定，财政部制定并发布了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范、会计电算化工作规范、会计基础工作规范和会计档案管理办法等一系列相关国家统一的会计制度。对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等会计电算化工作做出了具体规范。,3.1 会计电算化法规制度,会计电算化既然是一场技术革命，就应该 是有领导、有目标、有计划、有组织地推进，也就是说要管理。 管理分微观和宏观。 微观管理是指单位自身对会计电算化所制定的管理办法、措施和制度； 宏观管理是指国家或地区为保证会计电算化的顺利开展所制订的办法、措施和制度
2、。,3.1.1 会计法以及其他会计制度,1.中华人民共和国会计法 1999年10月31日通过的中华人民共和国会计法规定，使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定;会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。 2.会计基础工作规范 1996年6月17日由财政部发布的会计基础工作规范,3.会计档案管理办法 1998年8月21日财政部制定的会计档案管理办法的第十二条规定：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管
3、部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。,第二节 会计核算软件的要求,【学习目的与要求】,要求了解会计核算软件设计、应用、维护等方面的基本要求,一、会计核算软件的基本要求,根据会计法和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：1、会计核算软件设计应当符合我国法律、 法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。 2、会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。 3、会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。,4、会计核算软件必
4、须提供人员岗位及操作权限设置的功能。 5、会计核算软件应当符合GB/T 19581信息技术会计核算软件数据接口国家标准的要求。 6、会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。 7、会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。 8、单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。 9、会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。,二、会计数据输入功能的基本要求,（一）对初始数据输入的基本要求 1、输入会计核算
5、所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等; 2、输入需要在本期进行对账的未达账项; 3、选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录; 4、定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等; 5、用户设置。应根据内部控制的要求，合理进行岗位分工，并且合理分配权限。用户设置的内容应包括操作岗位的设置，各类输入操作人员的姓名、操作权限、操作密码等。 6、提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验;,（二）对记账凭证输入的基本要
6、求 会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能，输入的项目包括：填制凭证的日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额、辅助核算信息等。会计软件对记账凭证编号的连续性应当进行控制。 （三）对记账凭证的控制功能： 输入控制包括： 1、正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复; 2、以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称; 3、正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以提示并拒绝执行; 4、正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行; 5、正在输入的收款凭证借
7、方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。,6、会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账薄的机内记账凭证进行修改和审核的功能，但对于审核通过后的记账凭证，应当不能再对机内凭证进行修改；对于已经记账的记账凭证，应当不再允许撤销审核。发现已经输入并审核通过或者记账凭证有错误的，应当不能再对机内凭证进行修改在修改过程中同样应给出上述的各项提示，而应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“-”显示。 7、对同一张记账凭证，应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。,8.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动
8、生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。 9.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。,（四）对原始凭证输入的基本要求 1、输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证； 输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过； 在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核； 输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。 2、记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证； 会计核算软件应当提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的
9、功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证； 记账凭证审核通过或者登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。,3.在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登帐后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。 4.由账务处理模块以外的其它业务模块根据原始凭证生成记账凭证后，再传输到账务处理模块的，如要修改其记账凭证，必须到其它模块去修改原始凭证后才可以修改记账凭证，在账务处理模块中不能直接修改这张传入的记账凭证。,三、会计数据输出功能的基本要求 输出包括屏幕查询输出、打印输出、保存到存储介质以及利用
10、网络传输输出等几种形式。其中查询和打印是最基本的输出形式。 输出要求是：内容完整可靠、格式符合规范。 （一）会计核算软件提供查询的相关要求 1.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目； 2.查询本期输入并记账和未记账的机内记账凭证、原始凭证； 3.查询机内本期和以前各期的总账、日记账和明细账； 4.查询往来账款项目的结算情况；5.查询到期票据的结算情况；6.查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。 7.查询本期和以前各期的会计报表。,（二）打印输出的基本要求 1、应当提供打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明
11、细账、总账和会计报表的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。 2、在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。 3、在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。 4、对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。 5、打印输出的机内会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上做一个特殊标记，以示区别。6、根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。 7、会计年度终了进行结账时，会
12、计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。,四、会计数据处理功能的基本要求 （一）对会计核算软件记账功能的基本要求 1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账； 2.根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账； 3.总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记； 4.会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接记账或成批记账的功能； 5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。 （二）对会计核算软件应当提供自动进行银
13、行对账功能的基本要求 1.会计核算软件应当根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单自动对账,由用户加以适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。,（三）会计核算软件应当提供按规定的会计期间结账功能的基本要求 1、会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能 2、结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，确认已全部登记入账后才能结账。 3、机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。 4、机内总分类账结账之前，应当与机内明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。 5、结账后，不
14、允许再输入上一会计期间的会计凭证。 （四）会计核算软件生成报表的相关要求 会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。 （五）会计核算软件提供的安全保密功能的基本要求 会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改和删除。,例单选题会计数据输出主要有屏幕查询、打印输出、向磁盘输出以及通过网络传输输出等形式，其中（ ）是最基本的输出形式。 A查询与网络传输 B查询与打印 C打印与网络传输 D向磁盘输出与网络传输,例单选题会计数据输出主要有屏幕查询、打印输出、向磁盘输出以及通过网络传输输出等形式，其中（ B ）是最
15、基本的输出形式。 A查询与网络传输 B查询与打印 C打印与网络传输 D向磁盘输出与网络传输,例多选题 、在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供提示功能，其中包括（ ）。 A正在输入的会计科目是否有余额 B正在输入的凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复 C以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称 D记账凭证借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以提示并拒绝执行,例多选题 、在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供提示功能，其中包括（BCD ）。 A正在输入的会计科目是否有余额 B正在输入的凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复 C以编号形式输入会计科目的，应
16、当提示该编号所对应的会计科目名称 D记账凭证借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以提示并拒绝执行,例单选题 对会计软件的( )要求是指会计软件提供的数据输入项目、科目编码方案、计算结账功能符合会计制度规定。A.安全性 B.合法性 C.系统实施 D.系统维护,例单选题 、 对会计软件的( B )要求是指会计软件提供的数据输入项目、科目编码方案、计算结账功能符合会计制度规定。A.安全性 B.合法性 C.系统实施 D.系统维护,例单选题 、会计核算单位对会计软件的基本要求为( )。 A.简单 B.符合国家统一的会计制度 C.功能强大 D.够用,例单选题 、会计核算单位对会计软件的基本要求为( B
17、 )。 A.简单 B.符合国家统一的会计制度 C.功能强大 D.够用,例单选题 、会计核算软件应当具有在机内（ ）的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。 A会计数据被破坏 B会计报表被破坏 C会计软件被破坏 D会计制度被破坏,例单选题 、会计核算软件应当具有在机内（ A ）的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。 A会计数据被破坏 B会计报表被破坏 C会计软件被破坏 D会计制度被破坏,例单选题 、会计法规定，“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的（ ）、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定国家统一的会计制定规定。” A记账凭证 B会计凭证 C会计
18、报表 D会计档案,例单选题 、会计法规定，“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的（ B ）、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定国家统一的会计制定规定。” A记账凭证 B会计凭证 C会计报表 D会计档案,例多选题会计电算化条件下，会计数据输出包括( )等几种形式。 A.查询输出 B.打印输出 C.通过软盘输出 D.利用网络传输输出,例多选题会计电算化条件下，会计数据输出包括( ABCD )等几种形式。 A.查询输出 B.打印输出 C.通过软盘输出 D.利用网络传输输出,例单选题在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供提示功能，但其中不包括（ ）。 A记账
19、凭证有借方科目而无贷方科目，或者有贷方科目而无借方科目 B转账凭证借贷双方没有“现金”或“银行借款”科目 C收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目 D付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目,例单选题在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供提示功能，但其中不包括（ B ）。 A记账凭证有借方科目而无贷方科目，或者有贷方科目而无借方科目 B转账凭证借贷双方没有“现金”或“银行存款”科目 C收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目 D付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目,例单选题总分类账可以用总分类账户本期（ ）对照表代替。 A借方与贷方发生额 B借方与贷方余额 C
20、发生额、余额 D期初与期末余额,例单选题总分类账可以用总分类账户本期（ C ）对照表代替。 A借方与贷方发生额 B借方与贷方余额 C发生额、余额 D期初与期末余额,例多选题会计核算软件应提供对机内会计资料的下列( )查询功能。 A.查询序时账 B.查询科目余额表 C.查询各期总分类账、明细分类账 D.查询记账凭证,例多选题会计核算软件应提供对机内会计资料的下列( ABCD )查询功能。 A.查询序时账 B.查询科目余额表 C.查询各期总分类账、明细分类账 D.查询记账凭证,例多选题会计核算软件应能打印下列( )资料。 A.日常会计报表 B.科目余额表和明细账 C.现金、银行存款日记账 D.各期
21、机内记账凭证,例多选题会计核算软件应能打印下列( ABCD )资料。 A.日常会计报表 B.科目余额表和明细账 C.现金、银行存款日记账 D.各期机内记账凭证,例判断题机内总分类账的结账只有在明细分类账结账后才能进行。( ),例判断题机内总分类账的结账只有在明细分类账结账后才能进行。( N ),例判断题结账后不能再输入上一个会计期间的会计凭证，但年底可以例外。( ),例判断题结账后不能再输入上一个会计期间的会计凭证，但年底可以例外。(X ),例多选题发现已经登帐的记账凭证有错误的，应当采用（ ）进行更正。 A删除凭证法 B反过账后修改 C补充凭证法 D红字凭证冲销法,例多选题发现已经登帐的记账
22、凭证有错误的，应当采用（ CD ）进行更正。 A删除凭证法 B反过账后修改 C补充凭证法 D红字凭证冲销法,第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,【学习目的与要求】通过本节的学习，要求了解要求掌握会计电算化岗位的划分及其岗位责任制的基本内容，了解中小企业实行会计电算化后的岗位设置。,【内容讲解】,一、会计电算化岗位的分类 实行会计电算化的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。 基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。 （一）电算主管 电算化主管可由会计主管兼任。（二）软件操作 负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报
23、表和进行部分会计数据处理工作，达到会计电算化初级知识水平。,（三）审核记账 负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。具体要求： 1、对操作员输入的凭证进行审核并及时记账，并打印出有关账表。 2、对不符合要求的凭证和账表不予签章确认。 3、对不真实、不合法、不完整和不规范的凭证退还经各有关人员更正后，再进行审核。 4、审核人员不得兼任出纳和填制记账凭证工作。 （四）电算维护 负责保证计算机硬件、软件的正常运行。经过会计电算化中级知识培训。维护人员一般不对会计数据进行操作。 （五）电算审查 负责监督计算机及会计软件系统的
24、运行，防止利用计算机进行舞弊。达到会计电算化中级知识培训的水平。此岗位可由会计稽核人员兼任。 （六）数据分析 达到会计电算化中级知识培训的水平。由主管会计兼任。 （七）会计档案保管 上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。,二、中小企业实行会计电算化后的岗位设置 绝大多数是中小企事业单位，这些单位会计部门的人数常常不足l0人，会计业务比较简单，实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要对电算化岗位进行适当合并，设置一些必需的岗位，一人可以兼任多个工作岗位。 但即使是在中小企事业单位，实行会计电算化后的电算化会计岗位设置也应该注意满足内部牵制制度的要求，
25、如： 出纳和记账审核不应是同一人， 软件开发人员不能操作软件处理会计业务。 较小单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设置出纳员岗位。 三、会计电算化岗位权限的设置 电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限,【练习题】 1、下列( )人员负责规定会计软件系统各类使用人员的操作权限。(单选)A.系统维护员 B.系统操作员C.软件编程人员 D.电算主管,【练习题】 1、下列( D )人员负责规定会计软件系统各类使用人员的操作权限。(单选)A.系统维护员 B.系统操作员C.软件
26、编程人员 D.电算主管,2、小规模单位会计人员可以同时担任操作员、电算维护员和出纳员。(判断)( ),2、小规模单位会计人员可以同时担任操作员、电算维护员和出纳员。(判断)( N ),【练习题】 3、操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循( )的要求。(单选)A.操作制度 B.机房管理制度C.会计制度和会计准则 D.会计电算化,【练习题】 3、操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循( C )的要求。(单选)A.操作制度 B.机房管理制度C.会计制度和会计准则 D.会计电算化,第四节 计算机代替手工记账的基本要求,【学习目的与要求】通过本节的学习，了解计算机替代手工账的任务和基本要求，掌
27、握企业替代手工账的方法和应该注意的问题，了解计算机与手工并行期间应注意的问题。掌握会计电算化档案的相关知识以及保管时应注意的问题。,【内容讲解】,一、替代手工记账的任务和条件 （一）替代手工记账是会计电算化的目标之一。 替代手工记账是会计电算化的阶段性目标。计算机替代手工记账俗称甩账，即系统的正式运行，是指从手工会计数据处理方式正式转为计算机会计数据处理方式。即正式采用电子计算机替代手工记账、算账和报账。,（二）计算机替代手工账的基本条件 1、配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备。2、配备相应的会计电算化工作人员。其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发
28、的有关培训合格证书 目前开展会计电算化岗位培训主要有三种形式： 一是财政部组织开展的会计人员后续教育。二是企业自己组织的培训。三是普及型培训。它属于会计从业资格培训。3、建立健全内部管理制度。 会计电算化内部管理制度包括：会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、会计电算化机房管理制度、会计电算化档案管理制度、计算机软件与硬件系统维护制度等等。,二、替代手工记账的过程计算机与手工进行会计核算双轨运行至少3个月（一般不超过6个月），计算机与手工核算的数据相一致。且软件运行安全可靠后，甩掉手工账。 具体实施时，单位要制定总体的方案，包括：（一）整理手工会计业务数据 （二）建立会计账户体系并确
29、定编码 应收账款1122-北京01-张三01 -北京01-李四02 -上海02-王五01 一级 1122 应收账款 二级112201 北京 三级11220101 张三 一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案； 即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。 编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行； 明细科目编码按照具体编码规则设置。,三、规范各类账证表格式和会计核算方法与过程 （一）会计核算程序变更 1、要求会计部门预先确定各项工作的数据传递次序，以充分发挥计算机的优势 2、应重新确定各种会计核算方法，如成本计算方法、折旧计提方法、工资分类汇总口径等。 3、信息输入量增大
30、。 （二）凭证账簿格式变更电算化采用的是统一的记账格式和编码。在应用会计软件之前，应当明确哪些明细账为数量金额式、哪些是三栏式、哪些是多栏式。 四、会计核算软件初始化 五、计算机与手工并行并行期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证。试运行的时间，应选在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期。 要进行以下工作检查：1、检查各种核算方法2、检查会计科目体系的有效性3、考察操作准确性4、纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误,会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息，包括记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等，以及会计软
31、件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。 一、应当保存打印出的纸质会计档案采用电子计算机进行会计核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质的形式按会计档案管理办法的规定进行保管。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存缩介质保存会计档案条件，由国务院主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。 1、日记账要求每天打印输出，做到日清月结。 2、明细分类账要求每年打印一次或在需要时进行打印。 3、总分类账一般用“总分类科目发生额、余额对照表”替代， “总分类科目发生额、余额对照表”一般要求每月打印一次。 4、会计报表每月打印一次进行保管。,第五节 会计电算化档案的基本要求,二、系统开发资
32、料和会计软件系统也应视同会计档案保管 对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。 三、制定与实施档案管理制度 四、安全和保密措施对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管1年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。 各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。,
