1、基本建设项目档案管理办法,何晓琦 高级工程师,（林业重大项目）解读,主要内容,一、概 述二、文件材料的整理和归档三、档案整理方法,一、概 述,（一）基本建设项目档案的定义 根据基本建设项目档案资料管理暂行规定的规定，基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从立项到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体不同的文件材料。,（二）基本建设项目档案的特点,根据国家标准GBT 11822-2000科学技术档案
2、案卷构成的一般要求规定，科学技术档案是指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 基本建设项目档案是科技档案的一个门类。,基本建设档案特性1、专业技术性；（按专业特点整理）2、成套性；（文字材料和图纸不分开）3、现实性；（边形成边利用，准确性）4、复用性 ；（建设过程中重复利用）5、多样性和数量大; （档案工作与工程建设同步进行）,（三）基本建设项目档案的作用,1、建设项目档案既是项目建设的真实历史记录，也是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。 2、建设项目档案工作是项目建设基
3、础工作的重要组成部分，各有关单位应当将其纳入项目建设的全过程，做到建设项目档案工作与项目建设进程同步，按照统一领导、统一管理档案的原则，管理好建设项目档案。 3、确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。,（四）国家有关基建项目档案工作规定,1、国家档案局、国家计委联合发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19884号）2、国家档案局发布的建设项目（工程）档案验收办法（国档发19928号）3、国家档案局印发的国家重点建设项目档案管理登记办法（档发字199715号）4、国标国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（2003年4月1日实施）5、国标科学技术档案案卷构成的一般要求（2000
4、年实施）,（五）基建档案工作的内容,1、档案形成管理指对基建项目文件材料转化为档案的管理，包括检查和协助文件材料的形成、积累、整理、归档工作和档案收集工作。2、案卷实体管理是指对档案所进行的各项业务建设，包括档案的整理、鉴定、保管、统计等项工作。,3、档案信息资源开发利用 是指对档案中存储的信息进行发掘和提供服务的工作，包括档案的检索、编研和提供多次服务。,（六）科技档案管理的几个基本概念,1、科学技术文件材料：记录和反映科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。2、科学技术档案：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及其管理活动形成的对国家和社
5、会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料的总称。但必须是经过整理、立卷的。3、项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、监理文件、施工文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。,4、项目档案：指经过鉴定、整理并已立卷归档的项目文件。包括：（1）项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。（2）项目监理文件：项目施工中监理工作形成的文件。（3）项目施工文件：项目施工过程中形成的文字材料和蓝图。（4）项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工过程中单项竣工验收的
6、各类文件。（5）项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中及项目竣工验收时形成的文件。,5、案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。6、立卷（组卷）：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。7、卷内目录：记录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。,8、卷内备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。9、档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。10、项目文件归档：建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时间向建设单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机
7、构。,11、项目档案移交：项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。12、建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式（法人单位）、实行统一管理的单位。,13、单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。14、分部工程（子项目）：单位工程中可以独立组织施工的工程。15、保管期限：对档案划定的存留年限。永久：50年以上长期：16年-50年短期：15年以下（含15年）,二、文件材料的整理
8、与归档,基建项目文件是项目活动中产生的，是项目档案的前身，项目档案是由项目文件有机转化来的。项目文件和项目档案是同一事物的两个不同发展阶段。项目文件工作是项目档案工作的基础，要做好项目档案工作，就必须了解和掌握项目文件工作。,(一）文件材料的类型,1、图样文件是指（蓝图、底图、计算机出图）；2、文字材料；3、其它形式的文件（表格、卡片、记录单、验收单、实验单等）；4、非纸质载体的文件（电子文件、声像文件、实物文件等）,（二）文件收集归档的分工,1 、基本建设项目文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或工程建设项目完成进展情况及时收集、整理。 2、项目法人或建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机
9、构、勘察设计单位、施工单位、监理单位应完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。 3、属于项目法人或建设单位归档范围的档案资料，勘察、设计单位、施工单位和监理单位应按规范进行整理并及时移交项目法人单位或建设单位。,（三）归档时间,工程验收前，项目法人应组织有关单位完成工程竣工档案目录的编制工作。完成工程竣工档案目录要求的全部文件编制工作。建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时间，应按合同协议规定的要求向建设单位移交经整理、编目后的全部相应文件；项目建设单位将项目各阶段形成并经过整理的文件定期向档案管理机构归档。,（四）归档要求,1、归档文件必须完整、准确、系统。应
10、记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。2、归档的基建文件材料必须书写工整，字迹、线条清楚，图样清晰，图表整洁，格式统一，签字认可手续完备。竣工图编制要符合规范。,3、归档文件禁止使用易褪色的书写材料（如园珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等）书写、绘制。凡由易褪色书写材料制成的文件材料（如复写纸、热敏纸）应复印保存，并加盖复印单位公章才生效。4、录音、录像文件应保证载体的有效性；电子文件应以光盘为长期储存介质。,5、归档文件一律是原件，不能交复印件。竣工图一般编制两套。一套交建设单位，
11、一套交项目主管部门，省重点建设项目要增加一套交省档案馆。在大中城市规划内的增加一套，交城建档案馆。6、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。,准确性鉴别,一是文件应该同它所反映的生产活动的对象一致，工程文件与工程量相符； 二是同一个项目的文件之间在内容上应该一致，如底图和蓝图保持一致，实物与图纸一致。准确率达标准要求。,（五）归档手续：,1、编写归档情况简要说明2、填写归档文件移交清单（移交目录） 归档时，交接双方按清单核查清楚，双方 签字盖章，各留一份。3、编制“项目档案分类目录” 同时移交内容相 同的电子文件。4、电子文件包括档案
12、分类目录和卷内目录。,（六）竣工图的编制要求,1、项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。2、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，能全面、准确反映全部施工实际工作和特征。,3、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡是一般性图纸变更，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；4、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。,5、建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。6、编制竣工
13、图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。7、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号。8、有关建设项目的电子文件要同时归档。9、所有的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容要填写齐全、清楚，不得代签。,竣工图章格式,10、竣工图采用A0图纸，并折叠成 A4纸装订，规格必须符合国家标准，用纸优良。11、竣工图章应使用红色印泥，盖在图示附近空白处。,（七）归档范围（基本建设文件材料的形成）,基本建设项目文件，是指建设项目在审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、蓝图、声象等形式的以纸质、胶片、磁介、光
14、介等载体形式存在的全部文件。,(八）移交范围要求,包括文字材料、图表、图纸、照片、音像材料、电子文件等。,三、档案整理方法,根据基建文件材料的形成规律和成套性特点,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理。做到分类科学，组卷合理；法律文件手续完备，符合档案管理要求。,整理步骤：分类-立卷-卷内文件排列-案卷编目（编页号、编制卷内目录、编制案卷封面、编制卷内备考表）-装订-装盒-案卷排列-编制检索工具,分 类,以单项工程为单位进行分类。建设项目大，形成案卷数量多的工程，按照项目建设的不同阶段，结合单位工程和单项工程的划分进一步细化。1、前期
15、文件2、监理文件3、施工文件4、竣工文件5、竣工验收文件,归档范围（分类或立卷参考）,第一部分 前期文件,建设项目依据及上级有关指示1.项目建议书及批准文件2.可行性研究报告及批准文件3.初步设计文件及审批文件4.水土保持批准文件5.环境影响评价及批准文件,6.设计基础材料（包括：勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明等其它设计基础材料）7.文物调查、保护等文件8.征地拆迁、补偿合同、协议9.征地批文、占地图(红线图）及土地使用证10.征用土地数量11.山林地界划分，双方、多方签字合同、协议书等12.林权证13.基本建设投资计划（年度、跨年度、追加）,一、监理管理文件（监理规划、监理大纲、工作报告
16、、监理日志、监理月报、会议记录、纪要等） 二、工程质量控制文件 1.质量控制措施、规定及往来文件 2.材料试验、检测资料 3.监理独立抽检资料 4.交工验收工程质量评定资料,第二部分 监理文件,三、工程进度计划管理文件四、工程合同管理文件五、其他文件（电子文件） 工程照片，音像资料六、监理机构及人员情况，各级监理人员的工 作范围、责任划分、工作制度。七、监理过程中形成的各类文字材料,一、工程管理文件（文字材料部分）,1、招标文件发标书2、投标文件、评标报告（全过程文件）3、合同书、协议书（包括勘察设计合同、监理合同、施工承包合同、材料设备采购合同）4、技术文件及补充文件,第三部分 施工文件,5
17、、建设单位往来文件（包括项目建设单位关于项目建设有关文件、宣传报道材料、安全工作文件、领导讲话、会议纪要、大事记等）6、其它文件及资料（包括施工执照、环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件、电、水等供应协议书）,二、财务决算和审计文件,1、支付报表（最终支付证书、中期支付证书、工程量清单）2、财务决算文件3、工程决算文件4、项目审计文件5、其他文件,三、 施工质量控制文件,1 、文字材料（1）工程质量往来文件（2）工程质量自检报告及工程质量检验评定资料（3）安全质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件,（4）施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工
18、程质量影响分析； （5）交工验收施工单位的试验、检测、评定资料。2、工程管理文件（承包商发文、会议记录、专题报告等）,四、试验、检测报告,1、各种原材料试验报告；2、混凝土、砂浆配合比试验报告；3、原材料、外购成品、半成品抽检、试验资料;4、实试验报告;5、外购材料(产品)合格证书及检验报告、质量鉴定报告；6、机电设备、监控设备成品合格证、试验、调试记录。,五、施工安全及文明施工文件,1、安全生产的有关文件2、安全事故的调查处理文件3、文明施工的有关文件,1、进度计划（文件、图表）、批准文件2、进度执行情况（文件、图表）3、有关进度的往来文件,六、进度控制文件,七、合同管理文件,项目实施过程中
19、全部合同文件，包括：招投标、设计、施工、监理、设备购置等等。,八、施工原始记录,1、施工日志2、测量原始记录3、各工序施工原始记录（未汇入施工质量控制文件的部分）4、会议记录、纪要5、施工照片、音像资料,6、其它原始记录7、施工图设计文件及审批文件8、设计变更文件及批准文件9、设计中重大技术问题来往文件、会议纪要10、上级单位有关指示,第四部分 竣工文件,1、竣工验收文件（包括工程竣工申请报告、验收报告、竣工验收鉴定书、验收委员会名册等）2、交工验收文件（包括交工验收报告、附件，附件包括质量监督部门关于工程质量鉴定书、质量监督部门对工程质量的检查材料。,3、单项工程验收文件（1）环保验收文件（
20、2）人防验收文件（3）污水处理验收文件（4）避雷验收文件（5）防火验收文件（6）白蚁防治验收文件（7）单项工程备案表,4、竣工图表（1）变更设计一览表（2）变更图纸（3）工程交接表（4）工程竣工图5、各参建单位总结报告（建设单位总结、监理总结、设计单位总结、质量监督单位总结等）,第五部分 竣工验收文件,1建设单位的项目建设情况总结报告2设计单位的设计总结报告3主要施工单位的施工总结报告4监理单位的监理总结报告5调试单位的调试报告,6质量监督部门的质量鉴定报告7财务决算报表、财务决算说明以及财务投资分析报告（有国债资金的要包括国债资金的使用情况）8竣工决算审计报告,9环保、消防、劳动、工业、卫生
21、、档案专项验收报告或纪要10遗留问题（包括未完成工程和质量缺陷）处理意见11建设过程中的主要文件资料汇编12其他应提交的有关材料,组卷,组卷是在分类的基础上进行。在同一类目下，根据文件、图纸数量的多少，按一定规律组成若干卷。,案卷的特征：,（1）案卷是一组具有有机联系的文件。（2）案卷内的文件有一个相对的数量界限。（3）一个案卷内文件的保存价值大体相同。（4）根据国家标准规定，案卷采用卷夹、卷盒两种形式的装具。,组卷方法：,1、管理性文件按问题、时间组卷。2、项目竣工图按专业组卷。建安工程竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业组卷。3、监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段，
22、分问题组卷。相同文种的可集中组卷。,4、项目施工文件按单项工程按阶段、结构、专业组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、监理工作记录结合单位工程及不同专业，分别整理组卷。5、设计变更文件、工程联系单按不同分部工程要分开组卷。,6、试验检测报告组卷方法：如：钢筋、水泥等原材料检验可按规范规定按批抽检，出厂合格证按材料种类、时间顺序编制。7、组卷时同一事项的请示与批复不能分开。同一文件的正文与附件不能分开，正文与底稿、文件处理单不分开。,8、案卷内不应有重复文件。不同载体的文件一般应分别组卷。（1）与基建项目关系密切的管理性文件，应列
23、入基建项目类中组卷；（2）底图以张为单位单独保存和管理；（3）技术设备文件可以不拆散组卷。（4）案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷相互之间有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。,卷内文件排列,1、卷内文件一般文字在前，图样在后。文字材料译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。 2、管理性文件材料按问题、时间、重要程度排列。,3、施工文件按管理、依据、建筑、安装、监测实验记录、评定、验收排列。 4、竣工图纸按专业、图的类别序号排列。同一专业图纸按图的类别序号排列。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。,5
24、、图样材料，原来有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系顺序排列。6、小的基建项目档案，图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。,案卷编目,1、编页号 无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷单独编号，页号均从1开始。页号编写位置：正面右下角，背面在左下角。（远离装订线一头） 页号采用页码机打号形式较好，如采用手编要用钢笔，填写工整、清楚。（不能用铅笔或圆珠笔编）,2、编制卷内目录。主要项目有序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等。（1）序号：
25、以件为单位登记，从1开始（2）责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者的通用标准简称。以公章为准。（3）文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。无文件编号的可不填写。,（4）页号：每件文件材料上标注的页号。（5）日期：填写文件形成日期。以落款为准。（6）文件题名：填写文件标题全称。原文上的标题太简单或没有标题的，应重新拟写一个符合文件内容的标题。,3、填写卷内备考表。备考表是用来记载和说明卷内文件基本情况及其变化情况的一种表格。主要标明卷内总张数、总页数及对案卷情况的说明。 例：本卷文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。立卷人：各单位具体立卷人，谁立卷谁负责。检查人
26、：一般由项目办的专职档案人员检查，谁检查谁负责。,卷内文件目录,填制案卷封面,案卷封面以标准格式揭示出案卷内文件的内容，同时也对案卷起保护作用。案卷封面的编制质量直接影响档案检索工具的编制，以及应用计算机输入档案信息等工作，关系能否、准确地查找所需要的档案材料。,案卷封面的项目有：,案卷题名;立卷单位，填写负责文件组卷的部门或项目负责部门。起止日期：指卷内文件形成的起止日期。,保管期限：填写组卷时划定的档案保管期限。（永久、长期、短期）密级：填写卷内文件的最高密级。（绝密、机密、秘密）档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。,案卷题名（即案卷标题),是案卷内文件的综
27、合性名称，主要应概括案卷内文件的内容和成分。文字应简练、准确、完整、全面。一般由三部分组成：第一，工程项目的名称；第二，文件的内容，如工程的某组成部分、专业、工序等；第三，文件的文种。,案卷脊背项目的填写,档 号：横排填写，可分两行或三行。 案卷题名：自右至左竖写，项目名称不能省略。 脊背内容可打印在牛皮纸上，再贴在盒子上，也可用钢笔黑墨水直接书写在盒子上。,案卷保管,1、基建项目文件材料采用卷皮、卷盒方式保管。案卷可采用装订和不装订两种形式。装订、装盒前文件要剔除金属物。装订不得使用浆糊和普通胶水。2、案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用A四号图纸的规格，以
28、手风琴式折叠成。底图采用卷筒或平放两种方式保管。,3、装订采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订时靠装订边和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。装订孔距为80mm，装订线距左边为10mm。4、不装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章。,案卷排列,按分类方案排列。按项目工程前期文件、工程监理文件、工程施工文件、工程竣工文件、工程竣工验收等排列。,编制检索工具,1、档案总目录：按照接收归档的先后顺序，以案卷为对象进行登记著录的一种目录。主要起库藏管理作用。 2、分类目录：按照档案实体分类、排列的次序
29、，以案卷为对象登记著录的一种目录。它起固定档案分类排列的次序，揭示档案内容与成分。是按类别查找档案的检索工具。,问题解答,1、档案装具：一律采用国家标准规定的档案盒(无酸牛皮纸板卷盒），封面、封底格式统一（格式要按照国家标准）。2、装盒问题：所有档案（包括竣工图）要装盒，选择不同厚度的盒子，20、30、40、50mm，案卷厚度不超过20mm，可以少于20mm。,3、卷盒填写问题： 可以用打印好内容的牛皮纸（不能用白纸）粘贴。4、卷内目录、封面填写： 表格与内容要打印，不能手抄，打印格式按国标。5、备考表填写： 表格要打印，除签名外，其它内容可打印，也可手工填写。,6、竣工文件份数： 一般情况下
30、，竣工图编制两套，竣工文件一套，重要的两套。文件只保留一份，在备考表上注明档号相互参见。7、两套如何处理： 两套单独装盒、编号、排列，分别移交不同单位。不能三套装入一盒内。8、竣工图编制： 竣工图上要加盖竣工图章，不能只将设计图图框改为竣工图图框进行复印就为竣工图。竣工图章格式按国标。,9、立卷方法： 在分类的基础上，文件一般按问题立卷，文件少，相同或相近问题可合并组卷；图表按工序，结合文件名称组卷；竣工图按工程组卷。 项目上的收发文属于归档范围内的，要按档案立卷方法立卷，和其它项目文件一起统一编号，不能单独作为文书档案看待。,10、卷号编写： 在最低一级分类类目下，案卷号从1开始为一个流水号。11、页号编写： 每一卷从001开始为一个连续页号，各卷之间不连续编页号。成套图样或原已装订成册的文件，有完整页号的，可不打页号，没有页号，或页号缺损的，要重打页号。用页号机打，不用铅笔。 12、装订问题： 装订时文件、图纸上不能有金属物，一律用棉线装订，不能用装订针、胶带纸、胶水。装订时三孔距离要匀称、各卷保持一致。,谢谢 !,
