1、东莞培训网 兽医实验室文件控制程序修订日期修订单号 修订内容摘要页次版次 修订 审核 批准2011/03/30 / 系统文件新制定 4 A/0 / / /更多免费资料下载请进： http:/ 好好学习社区批准： 审核： 编制：东莞培训网 兽医实验室文件控制程序1 目 的 和 适 用 范 围 本 程 序 是 为 了 确 保 在 用 文 件 和 资 料 是 最 新 版 本 或 现 行 有 效 。本 程 序 适 用 于 本 实 验 室 所 有 质 量 体 系 文 件 和 资 料 的 控 制 。2 职 责2.1 档 案 资 料 管 理 员 负 责 实 验 室 体 系 文 件 及 其 它 文 件 资
2、 料 的 登 记 、 发 放 、 监 督 、 回 收 和处 理 。2.2 档 案 资 料 管 理 员 负 责 质 量 体 系 文 件 和 专 用 文 件 、 技 术 文 件 的 控 制 和 管 理 。2.3 本 程 序 涉 及 到 的 相 关 人 员 ， 对 正 确 执 行 本 程 序 负 直 接 责 任 。3 程 序 与 要 求 3.1 文 件 和 资 料 的 分 类3.1.1 文 件 和 资 料 分 为 如 下 几 类 ：A.质 量 手 册 ；B.程 序 文 件 ；C.规 章 制 度 ， 作 业 指 导 书 ， 检 验 标 准 和 方 法 、 仪 器 设 备 校 准 规 程 和 仪 器 设
3、 备 操 作规 程 、 非 标 方 法 及 其 他 有 关 作 业 文 件 、 技 术 文 件 和 资 料 及 计 算 机 文 件 等 。D.检 验 原 始 记 录 、 质 量 记 录 档 案 、 检 验 报 告 及 记 录 格 式3.1.2 文 件 和 资 料 分 为 受 控 文 件 和 非 受 控 文 件 。 受 控 文 件 加 盖 “受 控 ”印 章 并 注 明 发放 序 号 ， 非 受 控 文 件 只 进 行 编 号 。3.2 文 件 的 编 写各 类 文 件 均 应 由 具 备 资 格 的 部 门 或 人 员 起 草 编 写 。3.2.1 实 验 室 质 量 负 责 人 ， 负 责
4、组 织 编 写 质 量 手 册 和 程 序 文 件 ， 并 组 织 汇 编 第 三 层 有 关文 件 。3.2.2 各 岗 位 负 责 编 写 与 本 岗 位 相 关 的 技 术 文 件 ， 包 括 仪 器 设 备 维 护 和操 作 规 程 、 非 强 制 检 定 仪 器 设 备 的 校 验 规 程 、 非 标 准 检 验 方 法 等 。 各 岗 位 负 责 设 计 有 关检 验 原 始 记 录 表 格 ， 整 理 和 保 管 有 关 检 验 标 准 、 技 术 资 料 及 档 案 资 料 等 。3.2.3 其 他 文 件 和 资 料 由 实 验 室 主 任 委 托 或 指 定 有 关 人 员
5、 编 写 和 收 集 。3.3 文 件 和 资 料 的 审 核 、 批 准 和 发 布3.3.1 质 量 手 册 、 程 序 文 件 和 第 三 层 文 件 中 有 关 质 量 管 理 的 文 件 由 质 量 负 责 人 审 核 ， 实东莞培训网 验 室 主 任 批 准 发 布 。3.3.2 第 三 层 文 件 中 有 关 技 术 管 理 的 文 件 由 技 术 负 责 人 审 核 ， 实 验 室 主 任 批 准 发 布 。3.3.3 其 它 文 件 和 资 料 由 实 验 室 主 任 指 定 人 员 审 核 ， 实 验 室 主 任 批 准 发 布 。 3.3.4 实 验 室 编 制 的 体
6、 系 文 件 应 有 唯 一 性 标 识 ， 该 标 识 包 括 发 布 日 期 。 3.4 文 件 和 资 料 的 发 放 、 回 收 和 销 毁3.4.1 档 案 资 料 管 理 员 负 责 建 立 受 控 文 件 一 览 表 ， 负 责 发 放 经 批 准 后 的 质 量 手 册 、 程 序文 件 及 其 它 文 件 和 资 料 ， 并 建 立 相 应 的 文 件 和 资 料 发 放 登 记 簿 。3.4.2 文 件 发 放 前 ， 应 在 受 控 文 件 的 封 面 上 加 盖 “受 控 ”字 样 印 章 ， 所 有 文 件 发 布 实施 前 必 须 经 室 主 任 审 批 。3.4.
7、3 各 种 质 量 记 录 表 格 经 审 核 批 准 后 ， 由 档 案 资 料 管 理 员 负 责 印 制 、 编 号 和 管 理 。3.4.4 发 放 文 件 和 资 料 时 必 须 由 接 收 人 在 文 件 和 资 料 发 放 / 回 收 登 记 本 上 签 字 ；档 案 资 料 管 理 员 负 责 收 回 作 废 文 件 ， 并 由 回 收 人 在 文 件 和 资 料 发 放 /回 收 登 记 本 上 签 字 。3.4.5 档 案 资 料 管 理 员 将 回 收 的 作 废 文 件 和 资 料 统 一 进 行 销 毁 ， 并 做 好 销 毁 记 录 ； 存 档或 因 故 留 存 的
8、 作 废 文 件 和 资 料 ， 必 须 在 其 封 面 加 盖 “作 废 ”印 章 ， 并 注 明 作 废 日 期 。3.5 文 件 和 资 料 的 更 改3.5.1 文 件 和 资 料 的 更 改 一 般 可 由 文 件 和 资 料 使 用 人 员 提 出 ， 并 填 写 文 件 和 资 料 更改 申 请 单 ， 经 原 审 核 批 准 方 或 室 主 任 审 批 后 ， 由 原 编 写 人 进 行 更 改 ； 若 其 他 人 审 批 ，须 获 得 原 审 批 和 编 写 时 所 依 据 的 背 景 材 料 。 更 改 的 内 容 由 档 案 资 料 管 理 员 填 写 文件 和 资 料
9、更 改 通 知 单 ， 经 室 主 任 再 次 审 核 签 字 后 ， 递 交 给 使 用 部 门 或 个 人 实 施 更 改 。3.5.2 手 写 更 改 仅 限 于 更 改 内 容 不 大 的 情 况 ， 更 改 时 ， 在 更 改 处 用 横 线 划 去 ,在 其 上方 填 写 更 改 后 的 内 容 ,并 加 盖 更 改 者 印 章 和 日 期 。 换 页 更 改 需 将 更 改 后 的 页 次 输 入 文 件并 把 作 废 页 取 出 收 回 ， 由 档 案 资 料 管 理 员 统 一 处 理 。3.5.3 应 在 更 改 页 或 附 页 上 注 明 更 改 人 、 更 改 日 期
10、、 审 批 人 、 更 改 状 态 、 更 改 条 款 等 。3.5.4 保 证 在 对 质 量 体 系 运 行 起 重 要 作 用 的 场 所 ， 必 须 使 用 相 应 文 件 的 有 效 版 本 。3.6 质 量 体 系 文 件 出 现 下 述 情 况 时 须 换 版 ：a.编 制 体 系 文 件 的 依 据 发 生 了 重 大 变 化 ；b.检 验 项 目 发 生 重 大 改 变 ；c.质 量 体 系 发 生 重 大 变 化 ； 东莞培训网 3.8 仅 存 于 软 盘 的 文 件 由 档 案 资 料 管 理 员 进 行 归 档 登 记 ， 为 防 止 文 件 的 丢 失 ， 仅 存 于 软盘 的 文 件 应 有 备 份 ， 并 进 行 标 识 。 详 见 计 算 机 文 件 和 数 据 管 理 程 序 。3.9 文 件 和 资 料 的 借 阅 ， 须 经 有 关 管 理 部 门 或 人 员 批 准 ， 由 借 阅 人 办 理 借 阅 手 续 。
