1、Xx 集团发文管理规定第一章 总 则第一条 为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，参照国家相关行文发文管理办法及结合本集团的实际需要，特制定本规定。第二条 集团各事业部及各职能部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。第三条 集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。集团对外的公文由行政办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第二章 公文格式第一
2、条 外形格式一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。（一） 公司文件用纸统一使用国际标准 A4 型 (长 297 毫米，宽 210 毫米)公文用纸；（二） 公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可根据需要放大或缩小。二、页边与图文区（一） 公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（二） 根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁；（三） 图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文文字的每行长度与图文区宽度相等；（四） 字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；（五） 公
3、文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。二、装订（一）装订要求：1公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订；2装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；3装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边 12mm 左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜；4装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；5凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。第二条 文头格式一、份号：（一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序
4、号，用 3 位数字码标识；（二）份号印制在版头纸图文区第二行左起 13 字位置；（三）一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时予以登记。二、秘密等级：秘密的密级分为“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件（或普通件） ；三、发文字号：（一）发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号；（二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成；（三）发文号字体大小与正文字体大小相同；（四）发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号；（
5、五）公司发文字号规定为：1、董事会下发文件文字号为“大 x 集董字” ，主要为董事会会议名义下发的文件；2、集团下发文件文字号为“大 x 集字” ，主要为集团总裁会议名义下发的文件；3、事业部下发文件文字号为“大 XXX 字” ，主要为事业部会议名义下发的文件。四、签发：（一）所有下发的文件均需注明“签发人 XXX”,董事会文件由集团董事长签发，集团文件由集团总裁签发，事业部文件由各事业部总裁签发。（二）标注格式为：在发文字号右，打印“签发人：“，字体与正文相同，发文字号相应适当左移。第三条 主文格式一、 标题：（一）标题应当准确，能正确地表达正文的主要内容，简短、扼要，一般不宜超过 30 个
6、字；（二）标题在某些公文的标题中，发文机关、事由可以省略，但在任何情况下文种不能省略；（三）标题中一般不加书名号或其它标点符号；（四）为了使标题突出鲜明，大标题一般用小二号或三号黑体字，小标题一般用三号或小三号黑体字。标题与间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行的距离；（五）标题的排列：1 标题居中排列，字数较多的标题可分成两行或三行；两行标题一般有三种排法：齐行，上短下长，上长下短；三行标题一般有两种排法：短长短，倒梯形；2 标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵循阅读习惯及版面美观的原则。二、正文：（一）正文起段空两个字，回行时要顶格书写。最后一页如果只有一行字，则字一般不应少于五个；
7、（二）正文一般用宋体四号或小四号字；1 公文中字号的选用一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用；2 文件标题一般用黑体、粗宋体小二号或三号字体，一般公文的正文、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用四号或小四号宋体字。（三）正文中用数字表示多层次结构时，其方法如下：第一级用：一、二、三，序次语后面用顿号；第二级用：(一) 、(二)、(三 )，序次语后面不加标点符号；第三级用：1.、2.、3. ，序次语后面用圆点（ ） ；第四级用：、，序次语后面不加标点符号；第五级用：、，序次语后面不加标点符号。（四）用于章程
8、、合同及规章制度的序次语第一级一律条用第一条、第二条、第三条的书写格式，序次语顶格书写，序次语后空一个字符的位置，采取正文字符提行时上下行左对齐的格式；或空二个字的位置书写序次语，正文提行顶格书写的格式。（五）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字标识。在同一公文中，数字的使用应保持前后一致。（六）公文中正确书写标点符号，其方法如下：1不能把括号写成单书名号。如不能把“（一） ”写成“” ；2 横线分半字线(-)占半个字，一字线()占一个字，双连线()占两个字；3 由低限到高限的范围号应用“” ，如“510 年” ；4 七种点号：句号、问号
9、、叹号、冒号、分号、逗号、顿号，一律不能用在一行的开头。三种标号前半边不能放在一行的末尾，后半边不能放在一行的开头，包括：引号（单引号、双引号） 、括号（圆括号、方括号、六角括号） 、书名号（单书名号、双书名号） 。省略号、破折号占两格，行首或行末都可放置，但不能分成两半而将一半置于一行的末尾，另一半置于下行开头；5间隔号() 不能写在行首第一格。间隔号在一格的正中央，不能写成数学上的小数点(.)；6 用阿拉伯字表示的“年、月、日”数码在其下方用一个圆点，一位数的月、日前加“0” ，如：1999.05.04。7关于数据的不能拆排两行：8 夹杂在文中的分数或分式，尽量不要用叠式，改用斜式，以免多
10、占一行位置。如写成 1/2，同时，也不可写成 2 分之一。三、附件：附件是附在正文之后的文件、材料。（一）附件名称写在正文之后（不留空行） 、生效日期之前，另起一行，空两格书写；（二）必须把附件的具体名称和件数写明，如附件种类较多，应设序码分别依次标明，附件名称不加书名号，末尾不用标点符号；（三）附件上应标明是第几个附件与附件名称，每一个附件的页码应单独编排；（四）在发文时，一定要将附件随正文一起发出。如因某种原因附件不能随正文一起发出时，必须在附件名称后面用圆括号注明“另发”字样；四、 发文机关（一）发文机关即公文的成文单位，写在正文的下面偏右，一般又称“落款” 。（二）落款在隔离正文一定距
11、离的右下方，字距要比正文字距稍大，落款最末一字与图文区右边沿相差四个字的距离；（三）文件在排版时，应尽量避免出现“（此页无正文） ”的情况。若文件正文占满了页面，则应在另页空白纸上落款，但落款要在空页的适当位置，不宜靠近顶端，宜在下半页，并在空白页第一行位置用圆括号注明“此页无正文” ，顶格书写；五、 印章印章是行文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。印章必须清晰端正地盖在年、月、日的中间，骑年盖月。集团所有下发公文必须加盖印章，否则视为无效。六、成文日期成文日期即公文形成的日期。（一）会议通过的公文，如决议等的成文日期为会议通过的日期；（二）一般文件用领导人在“文稿的发文签”上签发的具体
12、日期；（三）一般性公文材料，如涉及具体事宜的通知、函等的成文时间，通常用它的印发的时间；（四）会议通过的公文，其成文日期加圆括号在标题下方，与标题之间不空行；其它公文的成文日期打印在落款的下方偏右一点，成文日期中的数字用汉字小写，成文日期必须年月日齐全。第四条 文尾格式一、注释：注释位于公文生效标识以下、主题词之上，用以说明在公文中的其他区域不便说明的各种事项；二、主题词：主题词用以表示公文中心内容的词，作为公文主题标引和检索使用。主题词位于公文注释或特殊要求域以下，抄送机关标识域之上。按主题词构成因素顺序标识，每个主题词之间空一个字。主题词用黑体字，字号同正文。三、抄报、抄送机关：（一）抄报、抄送机关，位于主题词以下，印发说明之上。字体同正文。整个区域用两条等宽的平行细线作为界限；（二）对需要了解公文内容的其他机关用“抄送” ，并按机关性质、职权、隶属关系及其逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范简称。最末一个抄报、抄送机关的后面不加标点符号；（四）在抄送栏的尾部打印存档份数。四、印发机关与印发日期：印发机关一般是发文机关的办公部门，印发日期是办公部门接到定稿后起印的时间。一般写成办公室，年月日印发。印发机关与印发日期在文尾的下部。五、份数：按分发范围包括上报、下发、抄送、留用、存档计算文件印制的总数。印制份数一般在文尾印发日期的下方。文尾放在图文区的底部。
