1、实验四 凭证管理【实验目的】掌握用友财务软件中总账系统日常业务处理的相关内容，熟悉总账系统日常业务处理的各种操作，掌握凭证管理的具体内容和操作方法。【实验内容】凭证管理：填制凭证、审核凭证、凭证记账【实验资料】见教材 P222（三）总账日常操作资料。【实验要求】以会计“刘勇”的身份登录企业应用平台。【操作指导】以“刘勇（会计） ”的身份注册进入企业应用平台。单击“业务工作”|“财务会计”|“总帐” 。凭证管理填制凭证增加凭证_输入一张完整的凭证（业务 1）(1) 执行“凭证”|“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。(2) 单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。(3) 选择凭证类型“付款凭证”
2、；输入制单日期“2008/01/03。(4) 输入摘要“提取现金” ；输入科目名称“1001” ，借方金额“10000” ，回车；摘要自动带到下一行，输入科目名称“100201” ，贷方金额“10000” 。(5) 单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框，单击“确定”按钮。注意： 采用序时控制时，凭证日期 应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 凭证一旦保存，其凭证类别 、凭证编号不能修改。 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能 为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。 科目编码必须是末级的科目编码。 金额不能为“ 零”; 红字以“”号表示。 可按“=”键
3、取当前凭证借贷 方金额的差额到当前光标位置。增加凭证_输入凭证的辅助核算信息（业务 2业务 13）在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目” 、 “外币科目” 、 “数量科目” 、 “辅助核算科目” ，输完科目名称后，则须继续输入该科目的辅助核算信息。辅 助核算科目 _部 门 核算（ 业务 2）(1) 在填制凭证过程中，输完部门往来科目“660209” ，弹出“辅助项”对话框。(2) 选择输入部门“总经理办公室” ，单击“确认”按钮。辅 助核算科目 _个人往来（ 业务 2）(3) 输完个人往来科目“1133” ，弹出“辅助项”对话框。(4) 选择输入部门“总经理办公室” ，个人“肖剑” ，发生日
4、期“2008/01/05” 。(5) 单击“确认”按钮。注意： 在输入个人信息时，若不输“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输个人名称自动输入其所属的部门。 辅 助核算科目 _银 行科目（ 业务 3）(1) 在填制凭证过程中，输完银行科目“100201” ，弹出“辅助项”对话框。(2) 输入结算方式“转账支票” ，票号“205” ，发生日期“2008/01/19” ，单击“确认”按钮。(3) 凭证输完后，单击“保存”按钮，若此张支票未登记，则弹出“此支票尚未登记，是否登记？”对话框。(4) 单击“是”按钮，弹出“票号登记”对话框。(5) 输入领用日期“2008/01/03 ”，领用部门
5、“财务部” ，姓名“王晓” ，限额“10000” ，用途“备用金” ， 单击“确定”按钮。注意： 选择支票控制，即 该结算方式设为支票管理，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。辅 助核算科目 _客 户 往来（ 业务 4）(1) 在填制凭证过程中，输完银行科目“100201” ，弹出“辅助项”对话框。(2) 输入结算方式“转账支票” ，票号“301” ，发生日期“2008/01/19” ，单击“确认”按钮。(3) 在填制凭证过程中，输完客户往来科目“1131” ，弹出“辅助项”对话框。(4) 选择输入客户“北京实验学校” ，业务员“宋佳” ，发生日期“2008/01/
6、19” 。(5) 单击“确认”按钮。注意： 如果往来单位不属于已定义的往来单位,则要正确输入新往来单位的辅助信息, 系统会自动追加到往来单位目录中。辅 助核算科目 _供 应 商往来（ 业务 5）(1) 在填制凭证过程中，输完供应商往来科目“2121” ，弹出“辅助项”对话框。(2) 选择输入供应商“万科公司” ，业务员“宋佳” ，结算方式“转账支票” ，票号“201”，发生日期“2008/01/19” 。(3) 单击“确认”按钮，若此张支票未登记，则弹出“此支票尚未登记，是否登记？”对话框。(4) 单击“是”按钮，弹出“票号登记”对话框。(5) 输入领用日期“2008/01/19 ”，领用部门
7、“财务部” ，姓名“王晓” ，限额“100000” ，用途“货款” ， 单击“确定”按钮。辅 助核算科目 _数量科目（ 业务 6）(1) 在填制凭证过程中，输完数量科目“600101” ，弹出“辅助项”对话框。(2) 输入数量“600” ，单价“32” ， 单击“确认”按钮。单击空格将金额由借方转入贷方。辅 助核算科目 _数量科目（ 业务 7）(3) 在填制凭证过程中，输完数量科目“124302” ，弹出“辅助项”对话框。(4) 输入数量“3000” ，单价“35” ， 单击“确认”按钮。辅 助核算科目 _外 币 科目（ 业务 8）(1) 在填制凭证过程中，输完外币科目“100202” ，输入
8、外币金额“10 000”，根据自动显示的外币汇率“6.875” ，自动算出并显示本币金额“68 750” 。(2) 全输完后，单击“保存”按钮，保存凭证。注意： 汇率栏中内容是固定的，不能输入或修改。如使用变动汇率，汇率栏中显示最近一次汇率，可以直接在汇率栏中修改。按以上方法将业务 9-业务 14 的凭证填制完成。查询凭证(1) 执行“凭证”|“查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。(2) 选择输入查询条件，单击“辅助条件”按扭，可输入更多查询条件。(3) 单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。(4) 双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。修改凭证（可选做）(1) 执行“凭证”|“填制凭
9、证”命令，进入“填制凭证”窗口。(2) 单击“查询”按钮，输入查询条件，找到要修改的凭证。(3) 对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。(4) 单击“保存”按钮，保存相关信息。注意： 未经审核的错误凭证可通过“填制凭证” 功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。 若已采用制单序时控制，则 在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。 若选择“不允许修改或作废 他人填制的凭证” 权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证
10、。 如果涉及银 行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记 簿” 中的内容。 外部系统传过 来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。冲销凭证（可选做）(1) 在“填制凭证”窗口，执行“制单”|“冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框。(2) 输入条件：选择“月份” 、 “凭证类别” ；输入“凭证号”等信息。(3) 单击“确定”按扭，系统自动生成一张红字冲销凭证。注意： 通过红字冲销法增加的凭证， 应视同正常凭证进行保存和管理。 制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再 编制正确的 兰字凭证进行补充。删除凭证（删除 3 号凭证）1作
11、 废 凭 证(1) 先查询到要作废的凭证。(2) 在“填制凭证”窗口中，找到要删除的凭证，执行“制单”| “作废/恢复”命令。(3) 凭证的左上角显示“作废” ，表示该凭证已作废。注意： 作废凭证仍保留凭证内容及编号，只 显示“作废”字样。 作废凭证不能修改，不能审 核。 在记账时，已作 废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。 账簿查询时，查不到作废凭 证的数据。 若当前凭证已作废，可执行“编辑”|“ 作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。2整理凭 证(1) 在“填制凭证”窗口中，执行“制单”|“整理凭证”命令，打开“选择凭证期
12、间”对话框。(2) 选择要整理的“月份” 。(3) 单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框。(4) 选择真正要删除的作废凭证。(5) 单击“确定”按钮，在随后弹出的“是否还需整理凭证断号”对话框中选择“否”即彻底删除凭证并对凭证号进行了整理。注意： 如果作废凭证不想保留时，则可以通过“ 凭证删除/整理”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。 只能对未记账凭证作凭证整理。 已记账凭证作凭证整理，应 先恢复本月月初的记账前状 态，再作凭证整理。出纳签字更换操作员(1) 在“企业应用平台”的初始窗口，执行 “重注册”命令，进入“注册企业应用平台”窗口。(2) 以出纳“王晓”的身份重新注册企
13、业应用平台，单击“确定”按钮。注意： 凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人，也可以 为同一个人。 按照会计制度规定，凭证的填制与 审核不能是同一个人。 在进行出纳签字和审核之前，通常需先更 换操作员。出纳签字(1) 执行“凭证”|“出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。 (2) 输入查询条件：单击“全部”单选按钮，输入月份“2008.1” 。(3) 单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。(4) 双击某一要签字的凭证或者单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的签字窗口。(5) 单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。(6) 单击“下张”按钮，对其他凭证签字，最
14、后单击“退出”按钮。注意： 涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。 凭证签字并非审核凭证的必要步骤。若在 设置总账参数时，不 选择“ 出纳凭证必须经由出纳签字”， 则可以不执行“出纳签字”功能。 可以执行“签 字”|“ 成批出纳签字”功能对所有凭证进行出纳签字。审核凭证以账套主管“张红”的身份重新注册企业应用平台，进入“业务工作”|“财务会计”|“总账” 。(1) 执行“凭证”|“审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。(2) 输入查询条件，单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭
15、证列表窗口。(3) 双击要审核的凭证或单击“确定”按按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。(4) 检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。(5) 单击“下张”按钮，对其他凭证签字，最后单击“退出”按钮。注意： 审核人必须具有审核权。当通 过“凭证审核权限” 设置了明细审核权限时，还需要有对制单人所制凭证的审核权。 作废凭证不能被审核，也不能被 标错。 审核人和制单人不能是同一个人，凭 证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记 作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。主管签字以账套主管“张红”的身份重新注册企业应
16、用平台，进入“业务工作”|“财务会计”|“总账” 。(1) 执行“凭证”|“主管签字”命令，打开“主管签字”查询条件对话框。(2) 输入查询条件，单击“确认”按钮，进入“主管签字”的凭证列表窗口。(3) 双击要签字的凭证或单击“确定”按钮，进入“主管签字”的凭证签字窗口。(4) 检查要签字的凭证，无误后，单击“签字”按钮，凭证右上部自动签上主管姓名。(5) 单击“下张”按钮，对其他凭证签字，最后单击“退出”按钮。注意：签字人不能与制单人相同。已签字凭证不能再签字。未经授权的凭证不能签字。取消签字必须由签字人本人取消。签字前先对凭证进行合法性检查（有错凭证不能签字），未通过的凭证不能签字。凭证记
17、账以会计“刘勇”的身份重新注册企业应用平台，进入“业务工作”|“财务会计”|“总账” 。记账(1) 执行“凭证”|“记账”命令，进入“记账”窗口。(2) 第一步选择要进行记账的凭证范围。例如，在付款凭证的“记账范围”栏中输入“1-4”， 单击“下一步”按钮。(3) 第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。(4) 第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框，单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。(5) 单击“确定” ，记账完毕。注意： 第一次记账时，若期初余额试
18、 算不平衡，不能记账。 上月未记账，本月不能记账 。 上月未结账，本月不能记账 。 未审核凭证不能记账，记账 范围应小于等于已审核范围 。 记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系 统将自动调 用“恢复记账前状态” 恢复数据，然后再重新记账。取消记账以账套主管“张红”的身份重新注册企业应用平台，进入“业务工作”|“财务会计”|“总账” 。激活 “恢复 记账 前状 态 ”菜 单(1) 执行“期末”|“对账”命令，进入“对账”窗口。(2) 按 Ctrl+H 键，弹出“恢复记账前状态功能已被激活”信息提示框。(3) 单击“确定”按钮，单击“退出”按钮。注意： 如果退出系统后又重新进 入系统或在“对账”中按“Ctrl+H”键将重新隐藏“ 恢复记账前状态”功能。取消 记账(1) 执行“凭证”|“恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框。(2) 单击“最近一次记账前状态”单选按钮。(3) 单击“确定”按钮，弹出“恢复记账完毕”信息提示对话框，单击“确定”按钮。注意： 己结账月份的数据不能取消记账。 取消记账后，一定要重新记账 。
