1、Principles of Good Communication,Consideration. Courtesy. Clarity. Conciseness. Concreteness. Correctness. Completeness.,Parts of the business letter,The letterhead. The date. Inside name and address. Attention line The salutation. The subject line. The body. The complimentary close. The signature.
2、Copy notation. Enclosure notation. Postscript.,书信基本知识有关词汇,letter head 信头 date 日期 inside name and address信内名称和地址 salutation 称呼语 subject 主题 complimentary close 结尾敬语 signature 签名 attention 请某人亲阅/办理 enclosure 附件 postscript 附言 carbon copy 副本抄送 references 查阅编号 mailing notation 邮寄说明,BUSINESS LETTERS 商务信函,商
3、务信函（business letters）是国际商务活动总书面交流信息的主要手段之一，它代表公司形象，是企业对外公共宣传关系中重要的手段。商务信函涉及到商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内容广泛，通常包括 建立业务关系(establish business relationship)、 询盘(inquiry)、 发盘(offer)、 还盘(counter-offer)、 受盘(acceptance)、 订立合同(placing order)、 保险(insurance)、 装运(shipment)、 索赔(claim)等各个方面。,Forms of business communicat
4、ion- Internal Communication,Memo Report Staff newsletter Minutes Notice Circular E-mail Questionnaires,Forms of business communication- External Communication,Letter Telex Fax Telegram Leaflet Press release Invitation E-mail,Formats of the Business Letter,Full block form. Modified block form with in
5、dented paragraphs.,商务信函的具体要求,一、在语气上，要以收函人为中心，应该礼貌而且友好。 要经常使用一些第一、二人称的代词，诸如I 、We、 You等；尽量多用一些直接和肯定的语气而避免使用否定句等，这都体现了其语言追求礼貌、尊敬的特点。例如： Please let us know 胜过You fail to tell us。,二、在选词上力求准确清楚，避免使用一些陈词、长词及词义重复。 例如： We regret to advise you that we can not accept your offer 就应该改为：We are sorry to tell you t
6、hat we can not accept your offer。,三、在内容表达上要直接简练，能够传达足够信息且能够做到机智的表达。 一般要根据写信者所要表达的中心思想分段。正文每段的文字不宜过长，尤其是开头和结尾两段，更要以简短为宜。例如： Please let us know whenever we can be helpful 则比whenever there is any way in which we can be of assistance, please feel free to contact us表达好一些。,四、商务书信的语言须准确、完整，包含一切必要的信息，对重要信息遗
7、漏会损害公司形象，同时对于另对方不悦的事情，也应该婉转地表达出来，而不能直接地陈述。例如：,Thank you very much for your inviting me to speak at your annual get-together of your staff members and friends in the business circle. Much to my regret, I can not go because at that time I will be on a business trip in Europe. 此处，作者就把自己不能参加对方的邀请说的非常机智且有礼貌，使邀请人读上去感到很自然，全然没有不悦的感觉。,
