1、秘密文件、资料管理制度第 一 章 秘 密 文 件 、资 料 的 收 发第 一 条 秘 密 文 件 、资 料 的 收 发 应 由 保 密 员 负 责 。因 特殊 情 况 ,保 密 员 不 在 单 位 时 ,由 分 管 领 导 指 定 专 人 负 责 。第 二 条 秘 密 文 件 、资 料 的 收 发 应 采 用 保 密 部 门 统 一 印制 的 收 (发 )文 登 记 簿 进 行 登 记 ,以 规 范 管 理 。登 记 的 项 目 一般 包 括 收 (发 )文 时 间 、收 (发 )文 单 位 、文 件 字 号 、文 件 标 题 、秘 密 等 级 、文 件 份 数 、收 (发 )文 编 号 (即
2、 按 年 度 编 排 顺 序 号 )等 。各 项 登 记 均 应 准 确 ,无 误 。第 三 条 收 发 秘 密 文 件 、资 料 ,必 须 履 行 签 收 手 续 ,明 确交 接 双 方 的 责 任 。第 四 条 接 收 秘 密 文 件 、资 料 的 程 序 如 下 :（一 ）首 先 要 检 查 包 装 是 否 完 整 ,并 将 件 数 、发 送 编 号 、密 级 、收 件 单 位 与 送 件 单 位 进 行 认 真 对 照 ,核 实 无 误 后 ,在回 执 清 单 上 签 上 姓 名 、日 期 和 加 盖 文 件 收 发 专 用 印 章 ,证 明已 经 收 到 。（二 ）签 收 后 即 打
3、 开 包 装 ,检 查 是 否 存 在 错 发 或 数 量 不 对等 现 象 。如 发 现 问 题 ,要 及 时 向 发 出 单 位 查 询 ,防 止 漏 失 。如无 差 错 ,应 随 即 在 收 文 登 记 簿 上 进 行 登 记 ,并 在 文 件 、资 料的 首 页 上 方 加 盖 本 单 位 的 收 (发 )文 印 章 ,并 填 上 收 文 编 号 和日 期 。第 五 条 对 外 发 出 秘 密 文 件 、资 料 ,必 须 严 格 按 照 规 定的 范 围 发 放 ,不 得 擅 自 扩 大 范 围 。程 序 如 下 :（一 ）按 照 确 定 的 发 放 范 围 ,在 发 文 登 记 簿
4、上 按 对 应 的 栏目 要 求 进 行 登 记 。（二 ）在 文 件 、资 料 首 页 上 方 盖 上 单 位 的 收 (发 )文 印 章 ,用 号 码 机 打 上 发 文 编 号 。（三 ）在 信 封 面 左 上 方 标 志 好 秘 密 等 级 及 发 文 编 号 ,并 准确 书 写 收 件 单 位 的 地 址 和 名 称 。（四 ）核 点 数 量 并 进 行 封 装 。如 果 在 同 一 信 封 内 装 几 份或 几 个 不 同 内 容 的 秘 密 文 件 时 ,要 在 发 文 登 记 簿 上 记 录 清楚 ,信 封 面 上 要 标 明 其 中 的 最 高 密 级 。（五 ）秘 密 文
5、件 发 出 前 ,要 认 真 清 点 核 对 ,确 保 收 件 单 位 、发 文 编 号 、密 级 准 确 。（六 ）由 单 位 保 密 员 按 发 放 范 围 发 放 。 第 二 章 秘 密 文 件 、资 料 的 传 阅第 一 条 传 阅 秘 密 文 件 、资 料 应 由 保 密 员 专 人 负 责 。先由 单 位 主 管 领 导 根 据 文 件 、资 料 的 密 级 和 制 发 机 关 、单 位的 要 求 ,以 及 工 作 实 际 ,确 定 知 悉 的 范 围 ,然 后 由 保 密 员 负 责传 阅 ;任 何 机 关 、单 位 和 个 人 不 得 擅 自 扩 大 国 家 秘 密 的 知 悉
6、范 围 。对 绝 密 级 的 ,保 密 员 必 须 对 接 触 和 知 悉 内 容 的 人 员 做出 文 字 记 录 ,记 录 内 容 包 括 接 触 人 员 姓 名 、文 件 编 号 、签 领时 间 、退 回 时 间 等 。第 二 条 阅 读 绝 密 级 文 件 、资 料 必 须 在 保 密 室 或 符 合 保密 要 求 的 阅 文 室 进 行 。阅 读 其 它 密 级 的 要 在 符 合 保 密 要 求的 其 它 办 公 场 所 内 进 行 。如 因 确 工 作 需 要 在 办 公 场 所 以 外阅 读 和 使 用 的 ,必 须 经 有 关 领 导 批 准 。阅 读 和 使 用 时 必 须
7、 遵守 有 关 保 密 规 定 ,确 保 秘 密 文 件 、资 料 的 安 全 。第 三 条 传 阅 秘 密 文 件 、资 料 ,应 当 办 理 登 记 、签 收 手 续 。传 -阅 时 必 须 采 取 直 传 方 式 ,不 得 在 阅 读 人 之 间 自 由 传 阅 ,保密 员 要 随 时 掌 握 文 件 、资 料 的 去 向 。第 四 条 阅 读 人 不 得 擅 自 留 存 、摘 抄 传 阅 的 秘 密 文 件 、资 料 。第 五 条 传 达 秘 密 文 件 、资 料 时 ,凡 不 准 记 录 、录 音 、录像 的 ,传 达 者 应 当 事 先 申 明 。第 三 章 秘 密 文 件 、资
8、料 的 复 印第 一 条 绝 密 级 文 件 、资 料 原 则 上 不 得 复 印 ,如 确 因 工作 需 要 复 印 的 ,应 当 经 密 级 确 定 机 关 、单 位 或 上 级 机 关 批 准 。第 二 条 复 印 制 发 机 关 、单 位 允 许 复 制 的 机 密 、秘 密 级文 件 、资 料 ,应 当 经 本 机 关 、单 位 的 主 管 领 导 批 准 。第 三 条 密 码 电 报 严 禁 复 印 。第 四 条 复 印 秘 密 文 件 、资 料 ,不 得 改 变 其 密 级 、保 密 期限 和 知 悉 范 围 。第 五 条 复 印 秘 密 文 件 、资 料 ,应 当 履 行 审
9、批 、登 记 手 续 ;复印 件 应 当 标 明 复 印 的 机 关 、单 位 、份 数 和 日 期 及 编 号 ,并 视同 原 件 一 样 管 理 。第 六 条 汇 编 秘 密 文 件 、资 料 ,要 请 示 原 制 发 单 位 ,经 批准 后 方 可 汇 编 。汇 编 时 ,不 得 改 变 原 件 的 密 级 、保 密 期 限 和知 悉 范 围 ,并 且 要 按 照 其 中 的 最 高 密 级 和 最 长 保 密 期 限 进行 标 志 和 管 理 。第 七 条 摘 录 、引 用 国 家 秘 密 内 容 形 成 的 秘 密 文 件 、资料 ,应 当 按 原 件 的 密 级 、保 密 期 限
10、和 知 悉 范 围 进 行 管 理 。第 四 章 秘 密 文 件 、资 料 的 清 退 销 毁 制 度第 一 条 秘 密 文 件 、资 料 必 须 采 用 保 密 部 门 监 制 的 电 脑密 码 文 件 柜 存 放 ,并 单 独 设 置 保 密 室 ,由 保 密 员 统 一 管 理 。存 放 秘 密 文 件 、资 料 的 场 所 ,必 须 配 备 防 盗 铁 门 、铁 窗 。第 二 条 秘 密 文 件 、资 料 原 则 上 要 退 回 原 制 发 的 机 关 、单 位 。特 殊 情 况 的 ,可 咨 询 保 密 部 门 清 退 办 法 。第 三 条 保 密 员 要 定 期 核 查 、清 退
11、所 经 管 的 秘 密 文 件 、资 料 。除 制 发 机 关 规 定 清 退 时 间 的 须 按 时 清 退 外 ,一 般 情 况下 ,保 密 员 每 月 要 进 行 清 点 ,每 季 度 核 查 、清 退 一 次 ,当 年 的秘 密 文 件 、资 料 必 须 在 次 年 第 一 季 度 全 部 清 退 完 毕 。如 确需 立 卷 归 档 或 需 延 长 使 用 时 间 的 ,应 当 向 发 文 机 关 说 明 情况 ,并 办 理 有 关 手 续 。第 四 条 涉 密 人 员 、保 密 员 离 岗 、离 职 前 ,应 当 按 有 关 规定 将 所 保 存 的 秘 密 文 件 、资 料 进 行
12、 清 退 ,并 办 理 移 交 手 续 。第 五 条 需 要 归 档 的 秘 密 文 件 、资 料 ,应 当 按 照 国 家 有关 档 案 法 律 规 定 归 档 。第 六 条 如 果 单 位 被 撤 销 或 合 并 的 ,应 当 将 秘 密 文 件 、资 料 移 交 给 承 担 其 原 职 能 的 机 关 、单 位 或 上 级 机 关 ,并 办 理好 登 记 、签 收 等 移 交 手 续 。第 七 条 与 会 人 员 带 回 的 秘 密 文 件 、资 料 要 及 时 交 给 保密 员 登 记 、保 管 。保 密 员 要 主 动 跟 踪 会 议 文 件 、资 料 的 管理 ,防 止 有 关 文 件 、资 料 丢 失 。第 八 条 要建立定期的文件清理制度，定期做好文件的清退和销毁工作。按政府有关要求集中清退和销毁文件，文件的清退与销毁必须严格履行登记手续。文件销毁时需经主管领导批准同意。个人不得擅自销毁文件。第 九 条 秘 密 文 件 、资 料 的 销 毁 ，由 单 位 保 密 员 按 国 家保 密 部 门 指 定 的 销 毁 地 点 进 行 销 毁 ，并 须 单 位 主 要 领 导 同意 。
