1、 第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 1 页第十四篇后勤物资管理系统部门： 拟定： 核对： 审核： 日期： 第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 2 页目 录第一章 系统登陆 61.1 功能 .61.2 操作步骤 .61.3 注意事项 .7第二章 字典维护 92.1 物资类别字典 .92.1.1 功能 92.1.2 操作步骤 92.1.3 按钮功能 102.2 物资代码 .112.2.1 功能 112.2.2 操作步骤 112.2
2、.3 按钮功能 122.2.4 注意事项 132.3 物会对照 .132.3.1 功能 132.3.2 操作步骤 132.3.3 按钮功能 142.4 基本数据维护 .152.4.1 功能 152.4.2 操作步骤 152.4.3 按钮功能 162.4.4 注意事项 .162.5 存储仓库和存储库位 .172.5.1 功能 172.5.2 操作步骤 172.5.3 按钮功能 192.5.4 注意事项 192.6 仓库品类 .192.6.1 功能 192.6.2 操作步骤 192.6.3 按钮功能 212.6.4 注意事项 212.7 用户仓库和用户科室 .212.7.1 功能 212.7.2
3、操作步骤 212.7.3 按钮功能 232.7.4 注意事项 23第三章 管理操作 243.1 出入操作 .243.1.1 功能 24第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 3 页3.1.2 操作步骤 253.1.3 按钮功能 273.1.4 注意事项 283.2 领用申请 .283.2.1 功能 283.2.2 操作步骤 293.3 采购计划 .343.3.1 功能 343.3.2 操作步骤 343.4 物资月末盘点 .383.4.1 功能 383.4.2 操作步骤 393.4.3 按钮功能 403.4.4 注意
4、事项 403.5 库存批次维护 .413.5.1 功能 413.5.2 操作步骤 413.5.3 按钮功能 423.6 采购付款 .423.6.1 功能 423.6.2 操作步骤 423.6.3 注意事项 433.7 借款管理 .433.7.1 功能 433.7.2 操作步骤 443.8 费用管理 .453.8.1 功能 453.8.2 操作步骤 453.9 水电煤管理 .463.9.1 功能 463.9.2 操作步骤 463.10 三证管理注册登记 .473.10.1 功能 473.10.2 操作步骤 473.10.3 注意事项 503.11 一次性物资回收录入 .503.11.1 功能 5
5、03.11.2 操作步骤 503.11.3 注意事项 513.12 一次性物资销毁录入 .513.12.1 功能 513.12.2 操作步骤 513.12.3 注意事项 523.13 植入性材料使用登记 .52第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 4 页3.13.1 功能 523.13.2 操作步骤 523.13.3 注意事项 53第四章 统计报表 554.1 功能 .554.2 操作步骤 .554.3 按钮功能 .584.4 注意事项 .59第五章 消息管理 605.1 发送消息 .605.2 发送文件 .60
6、5.3 留言本 .615.4 发送史 .61第六章 实用工具 636.1 计算器 .636.2 数据备份 .636.3 放大镜 .63第七章 系统维护 657.1 系统设置 .657.1.1 功能 657.1.2 操作步骤 657.1.3 管理设置 1.677.1.4 管理设置 697.1.5 征付设置 707.1.6 报表设置 707.1.7 高级设置 717.2 用户组定义 .717.2.1 功能 717.2.1 操作步骤 717.2.3 按钮功能 727.3 用户定义 .727.3.1 功能 727.3.2 操作步骤 727.3.3 按钮功能 737.3.4 如何添加一个完整的用户 73
7、7.4 权限配置 .747.4.1 功能 747.4.2 操作步骤 747.4.3 按钮功能 757.4.4 注意事项 757.5 其他操作 .757.5.1 修改口令 757.5.2 打印机设置 767.5.3 重新登录 76第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 5 页第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 6 页第一章 系统登陆1.1 功能登录是指在使用本系统前必须通过系统的合法身份检查，如若登录人员为非法( 是指未经允许或是无权
8、利使用本系统 )人员，本系统将拒绝该登录人员的访问和使用。登录将检查登录人员所录入的操作员代码和口令是否正确，若正确则允许该操作员使用本系统，否则拒绝其访问和使用。这样能够使系统安全、有效的运行，保障系统数据库不会因受非法人员的入侵而使数据遭到破坏。请向系统管理员申请一个用户名，以取得使用该系统的权限。成功登录后，才可使用该系统。1.2 操作步骤 鼠标双击桌面“后勤物资管理”图标，弹出如图 15-1 所示窗口。图 15-1这是系统的启动界面，当系统完成装载后自动切换到系统登录界面如图 15-2 所示。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36
9、173337-203 第 7 页图 15-2选择服务器数据库（除特殊用情况下一般只有一个可用） ，并输入操作员的用户编号和密码；按 Enter 键或鼠标点击“确定”按钮。按“取消”按钮则退出登录。登录之后出现如图 15-3 的主窗口。图 15-31.3 注意事项提供给用户的系统默认的操作员和密码在登录之后请尽快改掉，并添加新的用户到系统中去。在第一次登录之后需要用户先对字典进行维护输入（具体请参照字典维护章节） ，只有字典数据输入完成之后对系统其他部分的操作才有意义。系统登录密码区分大小写，登录时请注意 Caps Lock 键是否按下。提示：如果你是安装以后的第一次运行或选中了程序启动时运行，
10、则系统会弹出日积月累窗口，该窗口显示了使用本系统的一些技巧，特别是对一些常见的疑点问题进行了解答，所以用户应该仔细阅读。如果你关闭后该第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 8 页窗口，则可以通过点击菜单中“帮助说明日积月累”来打开。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 9 页第二章 字典维护2.1 物资类别字典2.1.1 功能在进行业务操作之前用户必须进行字典的设置和用户管理权限的设置，只有先完成了这方面的操作。才能顺利的进行系统的
11、其他操作。物资类别字典是为后勤管理的物资进行分类定义的字典，不同医院有不同的分类方法，具体的定义可由医院自己维护。物资类别字典的代码可由用户自由多级分层，并且每层代码长度也不作限制，但同一层代码长度要相同且最底层总长度不能超过最大长度（8 位）。系统缺省每层代码长度取 2 位，并初始化编号。2.1.2 操作步骤在主界面中选择菜单“字典数据物资类别”出现如（图 15-4）所示的操作界面图 15-4它的上半部分是系统物资类别的树型结构。用户可以自行定义，黑色字体的记录表示它是下面记录的父类，点击它可以对它的子类进行修改，在第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- F
12、AX:201-36173337-203 第 10 页图的下方所显示的就是该父类的所有字类，用户可以对其进行修改添加删除等一系列的操作。粉红色字体代表子类，点击它可以为其添加子类使其成为父类。（a）添加一个子类：首先选择需要添加子类的父类，在下方的记录类表框中列出该父类中的子类。用户按下“添加”按钮，则在该列表框添加一行记录。供用户进录入。做完操作按保存确认。（b）删除一个子类：选择要删除子类的父类，在先面的类表框中选择子类记录，按“删除”按钮。做完操作按保存确认2.1.3 按钮功能添加（F2）在父类中添加一个子类删除（F3）在父类中删除一个子类保存（F4）保存刚才的操作回复（F5）取消没保存前
13、的操作退出（F4）退出物资类别字典维护操作2.1.1 注意事项如果系统已经为该子类添加了物品代码，用户就不能再为其添加子类了。如果启用管理权限，当用用户定义完物资类别后，并不能直接在物资代码维护中管理该类。用户必须对用户仓库和仓库品类进行设置才能从物资代码中看到该类别。系统中的父类是不能直接被删除的只有先删除了它下面的所有子类，才能把该父类删除。如果用户删除类别时提示输入的数据代码表中不存在，则表示在某些表中引用了你要删除的数据，你只有先删除那些引用的数据才能删除该类别。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 11
14、 页2.2 物资代码2.2.1 功能物资代码字典是对后勤管理的物资进行定义的字典，这些字典应该定义在指定的底层类别下。物资代码字典的代码由其类别代码加上序号代码组合，序号代码可修改、长度也不限制。系统缺省序号长度为 4 位，并初始化编号。选择计量单位时，如果需要的计量单位不存在，系统会询问并自动添加到计量单位字典数据表中。当一个物资单码有两个以上的单位时（比如铅笔一盒等于十支） ，用户可以选择单位对照来进行维护，让系统自行帮我们换算。如图 15-5。图 15-52.2.2 操作步骤在主界面中选择菜单“字典数据物资代码”出现如（图 15-6）所示的操作界面。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计
15、算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 12 页图 15-6该操作界面的上半部分的左侧是用户刚才定义的物资类别，显示的内容受用户的数据权限限制，只有在用户数据权限以内的类别才能显示。上半部分的右侧出现了物资的基本信息供用户填写和修改。在界面的下半部分是该子类中的所有物资记录，用户可以点选它并在基本信息栏中对其进行修改和删除。用户还可以通过定位输入代码直接找到该条记录。（a）添加一条物资代码：首先选择物资代码的物资类别，按“添加”按钮，右侧出现一条空白的记录，当用户填写完内容之后按“保存”确认。（b）删除一条物资代码：首先选择该物资代码的物资类别，按“删
16、除”按钮，当用户填写完内容之后按“保存”确认。（c）修改一条物资代码：首先选择该物资代码的物资类别，可以在右侧的记录栏中直接进行修改，改完后按保存确认。2.2.3 按钮功能添加（F2）在该类中添加一条记录删除（F3）在该类中删除当前记录保存（F4）保存刚才的操作回复（F5）取消刚才的操作打印（F9）打印该条物资代码的单据单位对照（F7 ）定义换算单位第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 13 页退出（F4）退出物资管理字典的操作2.2.4 注意事项用户只能为最底层的类添加物资代码。用户只能操作他所能管理的仓库中所
17、包含的那些物资，这些物资可以通过先为仓库设置管理的物资类别，然后再为用户选择管理的仓库来调整。2.3 物会对照2.3.1 功能物会对照用于定义一些特殊的物资与会计条目对应情况。一般情况下物资与会计条目的对照是通过物资类别时指定的，但如果用户定义物资类别时没有充分考虑到这个问题则可能在以后的使用中会碰到某类别下的某一物资其对应的会计条目不能使用该类别上的定义，则就必须通过物会对照来特别指定该对照。物会对照中定义的关系优先级最高。即如果某一物品的类别上定义了对应的会计条目，但物会对照中又单独为该物品定义了不同的会计条目，则按物会对照中定义的为准；而如果物会对照中没有定义，但该物品不同层的类别上定义
18、了不同的会计条目，则按最低层次上定义的为准。2.3.2 操作步骤从菜单“字典数据物会对照”中打开窗口，如图 15-7。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 14 页图 15-7（a）添加一条字典记录：按“添加”按钮在左侧的记录列表中出现一条空白的记录，用户可以录入数据，完成后按“保存”按钮确认。（b）删除一条字典记录：在记录列表中选择需要删除的记录，按“删除”按钮，完成后按“保存”按钮确认。（c）修改一条字典记录：在记录列表中选择需要修改的记录，直接修改，完成后按“保存”按钮确认。（d）打印字典数据：按打印按钮，
19、把左边记录列表中的所有就记录打印出来。2.3.3 按钮功能添加（F2）添加一条字典单据删除（F3）删除一条字典单据保存（F4）保存修改的操作回复（F5）取消刚才的操作打印（F9）打印当前单据退出（F4）退出字典维护操作 第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 15 页2.4 基本数据维护2.4.1 功能字典的基本数据维护包括计量单位、部门类别、部门科室、外单位、经办员工、付款方式和费用类型。存放了一些操作中需要重复用到的基本数据。（a）计量单位：计量单位字典是定义物资代码字典中用到的计量单位的字典。（b）部门类别：
20、部门类别字典是为医院内部各科室进行分类的字典，一般为行政、医疗、药房、病区等类别。（c）部门科室：部门科室字典是登记医院内部各科室的字典，这些字典定义在具体的部门类别下。（d）外单位字典是登记物品出入中可能经常使用的其它公司、医院等外单位，包括供货商、调买医院等。（e）经办员工字典是登记物品出入中可能要使用的一些员工的信息，包括采购人、领用人等经办人，而这些人一般不属于操作员。（f）付款方式字典是登记物品购入中使用的有关付款方式的信息，比如现金、支票；直接、集中等。2.4.2 操作步骤这六个操作大同小异，选择相应的操作出现不同的界面。点选记录就可以对其进行修改、保存、删除等一系列的操作并能打印
21、单据。图 15-8 为计量单位字典的操作界面。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 16 页图 15-8（a）添加一条字典记录：按“添加”按钮在左侧的记录列表中出现一条空白的记录，用户可以录入数据，完成后按“保存”按钮确认。（b）删除一条字典记录：在记录列表中选择需要删除的记录，按“删除”按钮，完成后按“保存”按钮确认。（c）修改一条字典记录：在记录列表中选择需要修改的记录，直接修改，完成后按“保存”按钮确认。（d）打印字典数据：按打印按钮，把左边记录列表中的所有就记录打印出来。2.4.3 按钮功能添加（F2）添
22、加一条字典单据删除（F3）删除一条字典单据保存（F4）保存修改的操作回复（F5）取消刚才的操作打印（F9）打印当前单据退出（F4）退出字典维护操作2.4.4 注意事项当用户初次登录系统就必需先做好字典的维护工作，因为系统中有许第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 17 页多的数据都是需要调用到字典的。有一些医院使用的后勤物资其字典定义由于受版本和功能的限制可能有的内容没有。2.5 存储仓库和存储库位2.5.1 功能用户完成了部门科室字典的维护之后就需要添加相关的仓库来管理物资，并添加相关的库位来存储物资。（a）存
23、储仓库：存储仓库字典是登记后勤物资管理部门下各仓库的地方，这种字典按需要可以定义成对应到实际的仓库，也可以定义为虚拟的仓库。但不管怎么定义，它们所能管理的物资必须是不交叉的，即如果某几个类别由同一批人管理则就为这几个类别划分一个仓库。存储仓库字典是在部门科室下定义的，但一般只有后勤物资管理部门才有定义存储仓库的必要。（b）存储库位：存储库位字典是登记仓库中存储后勤物资的具体位置的字典，这个字典在物资入库登记时不是必需的。存储库位字典是在存储仓库下定义的。2.5.2 操作步骤这两个操作的界面十分相似，图 15-9 为存储仓库字典操作界面。图 15-10 为存户库位字典操作界面。第十四篇 后勤物资
24、管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 18 页图 15-9图 15-10（a）添加：用户首先需要选择管理仓库的部门或管理库位的仓库，然后按“添加”按钮添加一条登记仓库或库位的空白记录并输入数据。完成后按“保存”按钮确认。（b）修改：在界面中的存储仓库或存储库位列表中存放着该管理部门或存储仓库管理的相关记录。用户可以直接选择需要的记录并对其进行修改。完成后按“保存”按钮确认。（c）删除：选择需要删除的记录并按“删除”按钮，然后按“保存”按钮确认。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201
25、-36173337-203 第 19 页2.5.3 按钮功能添加（F2）添加一条记录删除（F3）删除一条记录保存（F4）保存该笔操作回复（F5）取消该笔操作打印（F9）打印当前表单退出（F4）退出当前操作2.5.4 注意事项为管理部门添加存储仓库时要注意该管理部门必须具备管理该仓库的权限。另外只有添加完了存储仓库之后，才能在存储库位中选择相应的存储仓库中为其添加库位。2.6 仓库品类2.6.1 功能仓库物资对照用于定义存储仓库可以管理的物资类别。2.6.2 操作步骤选择菜单“系统维护仓库品类”,出现如图 15-11 所示的操作界面。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL
26、:021- FAX:201-36173337-203 第 20 页图 15-11首先在主界面的左侧上方选择存储仓库，这时左下的仓库品类中就会显示出该仓库可以管理物资类别，同时右侧的品类列表就会显示该仓库没有管理的物资类别。（a）添加一条仓库品类：用户可以品类列表中选中物资类别双击或者单击“添加”按钮。则在操作界面的仓库品类就列出了刚才选中的物资类别的代码。表明所选中的仓库可以管理该类别的一切物资。完成后按“保存”按钮确认。（b）删除一条仓库品类：用户可以从仓库品类列表中选中物资类别双击或者单击“删除”按钮。则把该物资类别从仓库品类列表中删除。完成后按“保存”按钮确认。（c）存储仓库中的仓库品类
27、复制：选择一个存储仓库按“复制”按钮。该功能用于在多个仓库间复制。（d）存储仓库中的仓库品类粘贴：在复制好之后，选择一个还没有定义仓库品类的存储仓库（如果该存储仓库的仓库品类中已有内容则不能进行粘贴，除非将它的仓库品类都删除） ，按“粘贴”按钮，完成后按“保存”按钮确认。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 21 页2.6.3 按钮功能添加（F2）从品类列表中添加一条物资类别到仓库品类中删除（F3）从仓库品类中删除一条物资类别保存（F4）保存刚才的操作回复（F5）取消刚才的操作复制（F7）复制一个仓库的仓库品类设
28、置粘贴（F8）粘贴一个仓库的仓库品类设置到一个空的仓库设置中2.6.4 注意事项用户必须完善先前的一些基本的字典录入才能顺利的进行该步操作。操作员必须拥有对该仓库品类的操作权限才能在菜单中看到。2.7 用户仓库和用户科室2.7.1 功能字典数据中的用户仓库和用户科室是针对用户数据权限的一种设置，它们赋予了操作员管理仓库和科室的权利。（a）用户仓库：用户仓库对照用于定义操作员可以管理的存储仓库。（b）用户科室：用户科室对照用于定义操作员可以申请管理的部门科室。2.7.2 操作步骤用户仓库对照和用户科室对照界面基本相同，图 15-12 为用户仓库对照表的操作界面，图 15-13 为用户科室对照表的
29、操作界面。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 22 页图 15-12图 15-13首先选择仓库或科室，就可以在左侧的仓库用户或科室用户中看到可以操作的用户，同时右边用户列表中显示的是没有指定管理该仓库或科室的用户。（a）添加一个用户：操作员可以从右侧的用户列表中选择能够管理该仓库或科室的用户记录。双击该记录或选择该记录并按“添加”按钮。则把用户列表中的这条记录移到了左侧的仓库用户或科室用户中，操作完成后按“保存”按钮确认。（b）删除一个用户：操作员可以从左侧的仓库用户或科室用户中选择需要删除的用户记录。双击该记
30、录或选择该记录并按“删除”按钮。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 23 页则把仓库用户或科室用户中的这条记录移到了右侧的用户列表中，操作完成后按“保存”按钮确认。（c）复制一个仓库或科室的用户：选择好仓库或科室按“复制”按钮。（d）粘贴一个仓库或科室的用户：在复制好之后，选择一个没有定义用户的仓库或科室（如果该仓库或科室中已经定义了管理的用户则将不能进行粘贴，除非将它的用户都删除） ，按“粘贴”按钮，操作完成后按“保存”按钮确认。2.7.3 按钮功能添加（F2）把选择的用户添加到管理仓库或科室中去删除（F3）
31、从管理的仓库或科室中删除该名用户保存（F4）保存刚才的设置回复（F5）取消刚才的设置复制（F7）复制一个仓库或科室的操作员记录粘贴（F8）粘贴一个仓库或科室的操作员记录到一个空的仓库或科室中去。退出（F4）退出本次操作2.7.4 注意事项只有事先为用户定义了可以管理的仓库或科室，该用户才能在登录后对该仓库或科室进行操作。如果重新为用户指定了这些数据，则用户必须重新登录才有效。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 24 页第三章 管理操作3.1 出入操作3.1.1 功能管理操作的出入操作包括物资入库登记、物资领用登
32、记、物资暂估调整、物资直拨登记、物资调卖登记、物资库房抱损、物资入库退回、物资领用退回、物资直拨退回和物资调卖退回。这些操作中都包括填写单据和添加明细记录的功能。（a）物资入库登记：采购员采购物资，仓库保管员根据采购实物登记入库，记收货明细帐、库存帐，并打印入库单。根据入库时不同情况分多种入库方式，包括购入、赠送、暂估、自制等。（b）物资领用登记：各科室材料员根据用料需求开具领用申请，审批后仓库保管员根据该领用申请发放实物，记领用明细帐、库存帐，并打印领用单。根据领用的用途不同分多种领用方式，包括领用、加工等。（c）物资暂估调整：采购员拿到发票后到仓库保管员处对以暂估方式入库的物资做对应的调整
33、入帐操作，并打印调整单。（d）物资直拨登记：采购员采购物资后从仓库直接领用给科室材料员，仓库保管员根据直拨物资只登记直拨明细帐并打印直拨单，不修改库存帐。（e）物资调卖登记：外部单位材料员根据用料需求开具调卖申请，审批后仓库保管员根据该调卖申请发放实物，记外卖明细帐、库存帐，并打印调卖单。（f）物资库房抱损：仓库保管员将存储仓库中由于某些原因没有出库就损耗掉的物资进行报损登记后从仓库中清除。（g）物资入库退回：相对于入库而言，采购员将因某种原因需要退回的物资在仓库保管员处进行入库物资的退外登记后退还给供应商，并打印退外单。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021-
34、 FAX:201-36173337-203 第 25 页（h）物资领用退回：相对于领用而言，各科室材料员拿着因某种原因需要退库的物资到仓库保管员处进行领用物资的内退登记，并打印内退单。（i）物资直拨退回：相对于直拨而言，各科室材料员将因某种原因需要退回的物资到仓库保管员处进行直拨物资的直退登记后退还给供应商，并打印直退单。（j）物资调卖退回：相对于调卖而言，外部单位材料员拿着因某种原因需要退库的物资到仓库保管员处进行调卖物资的外退登记，并打印外退单。（k）物资库存初装系统在正式启用前要将实际物资库存数据盘点后登记到电脑库存中去，以保证其相互一致。在进行初装和盘点前必须封帐，封帐以后所有功能将不
35、能继续，直到解除封帐。3.1.2 操作步骤十个出入操作的操作界面基本相同，当选择了相应的操作就会出现相应的操作界面。图 15-14 所示的是物资入库的界面。图 15-14（a）新添一条单据：选择菜单“数据新单” ，或者单击“新单（F1） ”按钮。系统将清除输入区中内容并提供一条新单据（出入单号将根据系统设置决定是否自动生成） ，用户可在该单据上方输入仓库、供应商（或领用科室、调卖单位等） 、经办日期等单据头信息，然后按照下面的方第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 26 页法输入明细信息。（b）在单据中添加明细记
36、录：输入完毕单据头信息后，用户可以选择菜单“数据新增” ，或者单击“添加（F2） ”按钮来新增一条明细记录（如果没有选择存储仓库，该菜单和按钮将不可用） 。（c）保存已经填写完毕的单据：如果你新增了一条单据或修改了原有单据的数据你必须保存该笔单据才有效。用户可以通过选择菜单“数据保存” ，或者单击“保存（F） ”按钮来保存该条单据。注意：在该笔单据保存前必须至少有一条完整的明细记录，否则系统不会保存该笔记录。（d）查询单据：用户可以通过选择菜单“数据查询” ，或者单击“查询（F6 ） ”按钮，就出现了如图 15-15 所示的查询界面。当用户输入完要设置的条件就可以单击“查询（F6） ”按钮来执
37、行查询，查找出来的数据在显示在出入操作窗口的左侧供用户选择。 注意：当出入操作窗口中的当前单据不是新单据且没有被修改过时，查询功能才可用。图 15-15图 15-15 中有一些基本的字段供用户查询，点选前面的复选框使其打上勾则该复选框后的文本框将变成可输入状态，这也表示该条件可以设置；如果该复选框不可选且没有打上勾则表示该条件不能设置；但如果该复选框虽然不可选但却打第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 27 页上了勾就表示该条件必须设置。当用户设置完条件之后就可点击“查询（F6） ”来执行查询。有些时候用户也许觉
38、得当前设置的条件满足不了查询要求，则用户可以先设置可以设置的一些条件，然后再点击“高级（F8 ） ”按钮来添加高级查询条件，如图 15-16。注意：数据查询中的条件和高级查询中的条件是“并且”的关系。图 15-16（e） 对已经填写完毕的单据进行修改：需要先找到要修改的单据（可以通过查询，然后从最左边的列表中选取）然后再修改。不过要记得修改完成之后需要保存确认。注意：只有当要修改的单据没有进行其他操作并且是当前时期中时才可以修改。（f）作废一条单据：需要先找到要作废的单据（可以通过查询，然后从最左边的列表中选取）使其成为当前单据，然后再点击“作废”按钮。注意：作废将不可恢复，并且不需要单独的保
39、存，所以操作时请仔细。注意：只有当要作废的单据没有进行其他操作并且是当前时期中时才可以作废。3.1.3 按钮功能添加（F2）在当前单据中添加一条明细记。删除（F3）在当前单据中删除一条明细记录保存（F4）保存当前单据以及它所有的明细记录回复（F5）取消刚才的操作查询（F6）查询符合条件的单据第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 28 页打印（F9）打印该笔单据新单（F1）新增一笔单据作废（F11）使当前的单据作废退出（F4）CTRL+F4 退出操作3.1.4 注意事项(a) 出入操作时有许多系统设置项，请在操作前
40、仔细阅读并设置好这些设置。(b) 本系统采用先进先出法但可以调整，所以在领用和调卖时如果当前数据不符合要求，则用户可以双击相应明细记录的序号列来选择其它入库批次。(c) 对于货到但发票没到的明细请在入库时选择“暂估”类型，然后等发票到后再进行暂估调整操作。(d) 在进行调整和退回操作时会弹出窗口让用户选择原来入库或出库时的记录，如果用户关闭了该窗口则可以通过双击相应明细记录的序号列来打开该窗口并重新选择。3.2 领用申请3.2.1 功能领用申请允许科室用户通过电脑向物资仓库申请物资，这种操作不需要仓库用户再进行单独的领用登记。物资管理中的领用申请包括以下几个步骤：科室领用申请、领用申请确认、领
41、用申请审批、申请采购确认、领用申请采购、申请采购记帐和科室申请发放。注意：在这些操作步骤中领用申请确认和申请采购确认、领用申请采购、申请采购记帐功能分别受申请需要确认和申请需要采购这两个系统设置限制，只有选中这两个设置系统才会允许这些操作。注意：申请的物资是否需要领用申请审批还要看该物资是否备库物资，如果是的话第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 29 页则不需要审批，如果不是才需要；一般来讲，备库的物资不需要审批和采购，不备库的物资才需要审批和采购。3.2.2 操作步骤（1）科室领用申请：各科室用户通过各地的电
42、脑录入物资领用申请后向物资仓库发送，并等待审批同意后领用。申请发出后的审批权一般交由物资管理部门审批，并交仓库划单发货。如图 15-17。添加申请：选择要申请的科室，然后点击“添加（F2） ”按钮新开一条空白记录，用户在此录入申请内容。删除申请：选中要删除的记录，然后点击“删除（F3） ”按钮就可以删除该记录。保存申请：如果你新增了一条申请或对申请进行了修改、删除，则你必须保存才有效。点击“保存（F4） ”按钮，如果成功则按钮变灰。取消申请：如果你新增了一条申请或对申请进行了修改、删除（必须没有保存）后想取消这些操作，则你可以点击“取消（F5） ”按钮，这样你自上次保存以来新增的申请或进行的修
43、改、删除就都将丢失。提交申请：当用户录入完该科室所有的申请并保存确认后，用户还必须提交才有效。点击“提交（F1） ”按钮后，系统会将这些申请记录发送给相关人员进行确认、审批或发放。注意：提交是对当前显示的所有记录操作，所以必须保证所有记录录入完整；另外提交将不可恢复。作废申请：如果你在录入申请单后又不需要了，则可以点击“作废（F11） ”按钮来作废整张单据。注意：作废操作不可恢复。注意：上面这些操作仅当查看状态为“制定中”时有效，否则将只能查看而不能操作。第十四篇 后勤物资管理系统 上海复高计算机科技有限公司 TEL:021- FAX:201-36173337-203 第 30 页图 15-1
44、7如果你要查看提交过的申请，则可以通过选择查看状态来查找。一般来讲，你从什么状态下看到该申请就表示该申请正处于什么状态下。（2）领用申请确认：如果系统启用申请确认，则科室制定的申请提交后就会先发送到相关确认点进行确认。如图 15-18。图 15-18该确认操作比较简单，用户只要选择要确认的申请科室，系统就会将该科室申请后没有确认的记录显示出来，用户通过设置确认状态为“通过”或“取消” ，然后点击“保存（F4） ”按钮保存。等能够确认的申请确认以后再点击“提交（F1） ”按钮进行提交，系统将把已经设置为通过或取消的已确认记录发送出去进行审批或发放；而对于未确认的记录系统将保持。（3）领用申请审批：如果申请的物资是不备库的，则提交后就会发送到审批点进行审批。如图 15-19。
