1、海洋铁路有限公司信息管理制度第一条 为了加强公司信息管理，根据实际情况，特制定本办法。第二条 本办法适用于公司各部门。第三条 公司内部信息。适用于在公司内部供公司领导、各部门进行参阅的信息。（一）公司公文适用于以公司名义正式发布的各类公文（如规定、办法、通知、通报、 请示、报告、函以及明 传电报等）。“规定”适用于对某项工作或活 动作出安排，提出具体管理措施。“办法”适用于对某项工作或活 动制定具体作法和要求。“通报” 适用于表彰先 进，批 评错误，传达重要精神或情况。“请示” 适用于向上级单 位请求指示工作，并需要上级单位批准执行的文种。“报告” 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见
2、或建议，答复上 级单位的询问。“函” 适用于不相隶属 单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问 和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等，用“ 便函”。“明传电报”是公司一种用于 传真文件格式。主要用于外地 单位商洽工作、询问 和答复问题。（二）通知适用于公司临时性的各类通知（如会议、行政、党政类事务性通知）。（三）会议纪要适用于公司召开的各类会议所形成的会议纪要（如周会纪要、月度生产协调会议纪要、物资采购供应联络会议纪要等）。（四）公司简报适用于公司发布的各类简报（如工程简报、安全简报等）（五）工程类信息每周上报上海铁路局工作计划及工程进展第四条 公司对外宣传
3、信息适用于公司对外进行宣传的各类信息。第五条 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题 、主送 单 位、正文、附件、印章、成文 时间、主题词、抄送单位等部份组成。 （除了红头以外用红色，其它部份都用黑色）。第六条 发文单位（即文件红头，必须用红色），应写单位全称或规范化简称；与其它单位联合行文，主办单位应当排列在前。第七条 发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。发文字号用方正仿宋 3 号字体，在横线（红色）上方标注，一 级小标题用方正黑体，二级小标题用方正楷体。上报的公文（指“报告”、 “请示”文种），应在横线上方左侧标注发文字号，空两格后，
4、在右侧注明签发人（用方正仿宋 3 号字体）；发文字号和签发人居中排列。第八条 公文标题（用方正小标宋 2 号字，在红线下方用间隔 1行，居中排列），应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。 转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。如 “转发批复的通知”；转发的文种是通知时，为“ 转发的通知”。公文标题的词组不能随意拆散，虚词、副词不另提行。第九条 公文的主送单位（方正仿宋 3 号字），在公文页面的左端顶格、在公文标题之下采用 4 号宋体间隔 1 行排列。第十条 公文正文用方正仿宋 3 号字，每个自然段的开头必须空两格。正文行间距 29.5 码，一般每行
5、 26 个字。第十一条 公文如有附件（用方正仿宋 3 号字），应在正文之后空一行、空两格、在成文日期之上标注。附件应标明顺序（阿拉伯数字）、名称及全称。第十二条 公文的成文日期（用方正仿宋 3 号字），一律按领导签发日期标明，靠公文页面右端退回两格处标注，并与居下的主题词原则按方正仿宋 3 号字保持三至四行距离。联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会 议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。第十三条 公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖公章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文 头单位排列
6、顺序相同。印章应在成文日期上加盖，并将印章三分之二部分盖在日期之上。第十四条 公文应标明主题词。上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词。“主题词”及每一个词组 均用 3 号方正黑体； “主题词” 一般应在成文日期之下按 3 号仿宋字间隔三至四行，并在页面左端顶格标明；主题词各词组之间空两格标明。第十五条 在主题词之下，左右顶格划一条实线。第十六条 文件若有抄报和抄送单位（均用方正仿宋 3 号字），应在主题词横线以下左端顶格以次标明。第十七条 文件若有抄报和抄送单位，应在其之下划一条实线，左右顶格。第十八条 在文件的底端应标明发文的单位、年月日、打字人员
7、、校核人员等（均用 3 号方正仿宋字）。第十九条 能一页打完的公文只打一页，但须留三行盖章位置，抄报、抄送 单位可转页，但在转页处的第一行空两格处、在括号内标明“ 此页无正文 ”。第二十条 文字从左至右横写，横排；用纸应按国家标准为 A4 型，左侧装订。一般页面上、下距为 3.5cm，左右距为 2.8cm。第二十一条 有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“ 绝密” 、“机密 ”、“秘密”。第二十二条 明传电报，应根据紧急程度，应当分别标明“特急”、“加急”、 “平急 ”。第二十二条 行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄
8、送越过的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送直接上级单位。第二十三条 公司各部门对有关问题未经协商一致，不得行文。第二十四条 同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和公司(项目部) 不得联 合行文。第二十五条 请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。报告中不得夹带请示事项。第二十六条 草拟公文应做到：1、要符合国家的法律、法规和方针、政策，符合公司的有关规定；2、情况确定，观点明确，条理清楚，文字精 炼，书写工整， 标点准确，篇幅力求简短；3、人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加
9、括号。使用简称时，一般先用全称，并注英文缩写；4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）” ，第三层为“1”，第四层为“（ 1）”；5、必须使用国家法定计量单位；6、公文中的数字，除成文时间、部分 结构层次序数和词、词组在、惯用语、缩 略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码，字体为Times New Roman。附录 A：公文格式注：只有上行文（请示、报告）才加签发人海 洋 铁 路 有 限 公 司海铁 20号签发人：标题（方正小标宋体 2 号字）主送单位：（正文方正仿宋 3 号字）一般每行 26 个字附件：1、 （方正仿宋 3 号字）2、主题词： 基本建设 工程 概算 函抄送： 铁道部计划、建设司，上海铁路局海洋铁路有限公司 200年月 日印发共印份明 传 电 报发电单位: 海 洋 铁 路 有 限 公 司 签发人:编 号: 海铁200 号 等 级:标题（方正小标宋体 2 号字）：年 月3 日（联 系 人： 电话：）
