1、1北京 XXXXX 有限公司公文管理办法1 目的目的：为了规范和加强北京 XXXXX 有限公司（以下简称“公司” ）及子企业（以下简称“子企业” ）的公文管理，根据行政工作管理制度的规定，并结合公司实际，制订本办法。2 范围本办法规定了公文管理工作中各类公文的管理内容与要求、公文的种类、格式、收发文处理程序、公文的立卷归档，本办法适用于公司及各子企业行政公文的管理活动。3 定义3.1 GB/T19000 确立的术语和定义适用于本办法。3.2 本 办 法 所 称 公 司 公 文 ， 是 指 公 司 实 施 管 理 、 履 行 职 能 、 处 理 公 务 的 具 有 特 定 效 力 和 规 范 格
2、 式 的文 书 ， 是 传 达 贯 彻 、 发 布 指 示 ， 指 导 、 布 置 和 商 洽 工 作 、 请 示 和 答 复 问 题 ， 报 告 、 通 报 和 交 流 情 况 的重 要 工 具 。3.3 本 办 法 所 称 公 文 处 理 工 作 ， 是 指 公 文 的 拟 制 、 办 理 、 管 理 、 整 理 （ 立 卷 ） 归 档 等 一 系 列 相 互 关联 、 衔 接 有 序 的 工 作 。4 原则4.1 实事求是、准确规范、精简高效。4.2 依法依规、全面及时、安全保密。5 职责 5.1 综 合 办 公 室 是 公 司 公 文 管 理 的 归 口 管 理 部 门 ， 负 责 公
3、 司 公 文 的 收 发 、 分 办 、 传 递 、 处 理 、 立 卷归 档 等 工 作 ， 并 对 各 部 门 的 公 文 处 理 工 作 进 行 业 务 指 导 和 督 促 检 查 。5.2 子 企 业 办 公 室 是 公 文 管 理 的 归 口 管 理 部 门 ， 负 责 本 企 业 公 文 的 管 理 。5.3 公 司 各 职 能 部 门 负 责 各 专 业 管 理 工 作 公 文 的 起 草 、 校 对 。5.4 各 部 门 内 勤 或 科 技 秘 书 负 责 本 部 门 的 公 文 管 理 。6 程序6.1 公 司 公 文 种 类 主 要 包 括 ： 决 议 、 决 定 、 公
4、报 、 公 告 、 通 告 、 意 见 、 通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。26.1.1 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。6.1.2 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级企业不适当的决定。6.1.3 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。6.1.4 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.1.5 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。6.1.6 意见: 适用于对重要问题提出见解和处理办法。6.1.7 通知：适用于转发上级部门和不相隶属部门的公文，批转下级企业的公文，发布、传达要求公司各部门和下级企业办理和需
5、要周知和共同执行的事项。6.1.8 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。6.1.9 报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。6.1.10 请示：适用于向上级部门请示指示、批准。6.1.11 批复: 适用于答复下级企业的请示事项。6.1.12 函：适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，亦适用于公司各部门与下级企业相关部门之间在可行文权限范围内行文。6.1.13 会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。6.2 收文管理6.2.1 收文办理a) 上级部门、同级部门寄送公司或以电子方式发送的公文、信件，公司员工外出参加
6、会议收到的公文和重要资料，各职能部门直接收到的上级部门公文，都必须由综合办公室前台秘书进行收文办理、拆封、分类、附批办卡片，信件属于一般业务联系或事务性的及无文的表册、刊物、资料等，由前台秘书进行简单登记后，分送主管部门办理。b) 收文当日前台秘书将公文送交综合办公室管理专员进行分文，管理专员按分文要求登记、编号呈送公司主管领导签批，管理专员根据批示要求分送承办部门办理并及时传递。c) 一个公文涉及到几个部门、几个人办理时，管理专员应根据公司主管领导批示，结合公文内容，先送急办的主管领导和部门阅办。d) 分送各部门的公文，由管理专员负责登记，将公文交各部门公文负责人进行签收。各部门在接到收文后
7、，要及时进行收文登记，送部门主管领导阅批，并根据批示要求转交主办人阅办。主办人应将阅办情况，阅办人姓名签注在传阅单上，三日内将公文送交综合办公室，紧急公文当天办理当天送回，公文后面的附件任何部门不得私自拆拿，要保证公文的完整、齐全、不丢失。e) 管理专员对公文按期办理情况进行督促、催办、落实，对公文流转完成情况进行检查，全部流转完成后送交主任审阅办理情况。f) 各部门公文负责人在收到公司文件后，要及时做好收文登记，送部门领导阅批，公文负责人根据领导批示，进行传递、催办、收回、立卷归档。6.2.2 收文批示、阅办要求a) 各级领导在批阅公文时要在传阅单上对承办人提出具体要求、完成时间并签名。b)
8、 承办人员根据领导批示认真办理，并将办理情况、姓名签注在传阅单上，办理完成后及时将公文交给本部门公文负责人，由公文负责人送交综合办公室管理专员签收。c) 在传阅单上签注意见、签名时，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。6.3 发文管理6.3.1 发文办理a) 各职能部门发正式文件前,应将准备发文的文稿送交主管领导进行初审确认签字，由综合办3公室主管领导会签。b) 以公司名义发出的公文，由各职能部门拟稿人负责拟稿并填写发文稿纸，部门领导审核签字，凡发文内容涉及到公司其他相关部门的工作，由拟稿人负责送交其他部门主管领导进行会签，会签人在会签栏内签注姓名、意见、日期，会签部门会签全部完成后，拟稿人将发文稿
9、送交综合办公室管理专员。c) 管理专员将发文送交综合办公室主管领导进行发文核稿，对发文格式是否统一规范、用词用句是否合适、附件材料是否齐全、层次段落、标点符号、注解运用是否正确进行审核，审核完毕后由管理专员送交公司领导签发。d) 管理专员根据文件内容及公司领导分工,送交公司主管领导审查签发或直接由总经理审查签发,签发人需注明签署意见、姓名和完整日期，重要公文还应总经理办公会讨论通过后才可发文。审核完毕后才可发文。e) 发文正式印制前，由管理专员进行编号、登记、确定发放份数并进行打印。f) 打印出底稿后，由管理专员通知职能部门的拟稿人进行校对，校对无误后，进行正式公文的打印、装订成文、保存发文电
10、子版、纸质版。g) 发文如有附件，主办部门除备足份数外，须多备一份随文归档。h) 成文后，按照公司 印章管理办法 进行用印，由管理专员按照主送部门、抄送部门、抄报部门进行发送、发放。i) 文件发出后 ,各相关部门要认真遵照执行，拟文部门三个月内将发文执行情况报告综合办公室。j) 上行文由管理专员对文件检查核实无误后，及时、准确地发送到受文部门；k) 下行文由管理专员对文件检查无误后，通过公司 OA 系统发送电子版到各部门。6.3.2 发文格式及要求a) 发文一般由标题、正文、附件、附件说明、发文字号、发文部门、份数、签发人、密级程度、缓急程度、主送部门、抄送部门、成文部门和成文日期、印发部门和
11、印发日期、印章、页码等部分组成。b) 标题。应当准确、简要地概括公文的主要内容，标明发文部门和公文种类。c) 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。d) 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。e) 附件说明。公文附件的名称和顺序号。f) 发文字号。包括部门代号、年号、顺序号，几个部门联合发文只标明主办部门发文字号。g) 发文部门。应写发文部门全称或规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前面。h) 份数。涉密公文应当标注份数。i) 签发人。上行文应当在公文首页标注签发人姓名。j) 密级程度。应根据密级程度分别标明“绝密” 、 “机密” 、 “普通” 。k) 缓急程度。应根据紧急程度分
12、别标明“特急” 、 “急” 、 “普通” 。l) 主送部门。公文的主要受理部门，应当使用部门全称、规范化简称或同类型部门统称。m) 抄送部门。除主送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他部门，应当使用部门全称、n) 规范化简称或者同类型部门统称。o) 成文部门和成文日期。署部门全称或规范化简称和签发人签发的日期。p) 印发部门和印发日期。发文的送印部门和送印日期。q) 页码。公文页数顺序号。r) 印章。公文除 “会议纪要 ”以外，都应加盖发文部门印章，并与署名部门相符；联合行文时，发文部门都应当加盖印章。s) 发文内容要求主题鲜明、表述清晰、结构严谨、条理分明、文字精炼、文意通顺，用词恰当，正确
13、使用标点符号，准确确定公文标题及行文关系，书写要清晰，文字要工整，一律用钢笔或碳素笔书写，文内人名、地名、数字等，要求真实，不得滥用或省略。4t) 公文一律从左到右横写横排，上行文、下行文采用国际标准 A4 型纸，在左侧装订。特殊形式的公文用纸,根据实际需要确定。u) 公文的版式按照 党政机关公文格式 （GB/T9704-2012）国家标准执行。6.4 公文的催办、检查6.4.1 综合办公室管理专员分送各部门阅办的公文要及时传送、催办，急件做到随时催办检查，对已交回的公文应检查办理情况，承办手续是否齐全，发现问题及时纠正。6.4.2 各部门公文负责人对收到的公文应负责督促、检查、及时催办。6.
14、5 行文与办理规则6.5.1 行文应当确有必要,注重实效,有针对性和可操作性。6.5.2 公司各部门不得越级行文，不允许以本部门的名义向上级部门行文或者向其他部门发文。6.5.3 请示的公文，应当一文一事，原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级部门。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。6.5.4 传递带密级的或暂时需保密的公文时，必须由管理专员亲自传递，确保公文安全。6.6 公文的立卷、归档6.6.1 本年度公文办理完毕后，根据档案管理制度办理归档。7 监督、考核7.1 综合办公室负责对公司各类公文的管理情况进行检查、考评。7.2 综合办公室将不定期抽查各部门的公文管理及处理情况。8 附 则8.1 本规则由公司综合办公室负责解释。8.2 本规则自公司发布之日起执行。9 记录本办法形成下列报告和记录。名 称 表样代号 保存期限收文批办卡 永久收文登记簿 永久发文稿纸 永久
