1、展会工作进度表时期 序号 工作内容 工作细节 时间结点 协助部门展会前期1 策划 a 展会创意、卖点、形式已经完成组委会b 展会流程制定 组委会c 展会时间、地点核准 组委会2 场地a 实际了解展馆条件（交通、面积、硬件、车辆接送等问题）2.25前组委会b 展馆场地费用预算 （场地租赁费、搭建管理费、保险费、场地保证金、水电费等） 组委会c 展馆场地合同（ 与主办方确认租借时间、使用物品和费用总额，出具场地租借合同，并签约支付场地租借费用） 组委会d 备案：消防备案材料填写等 2月底 组委会3 搭建a 确定展馆搭建内容（展馆布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）展前1个周设计部、国际部b
2、确定展馆搭建费用预算 设计部、财务部c 确定展馆搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品） 国际部d 展会资料提供给搭建方（例如：设计图样稿） 国际部4 招商a 预估参展客户/采购商展前1个月组委会b 招商函期宣传单页印制，提供给采购 企划部c 采购招商（跟进招商进度，适时调整方案） 国际部、国内部d 经销商客户预约 国内部5 审批报备a 预算统计，预算中还应包括媒体推广费用、小礼品、宣传物料费用、礼仪、道具费用等。 展前2个周 财务部b 合同上报审批 （将“活动预算”、“展馆使用搭建合同”送财务部、行政部等相关部门审批） 行政部、财务部c 经费申请（填写付款申请，展会前一周需要填写费用预支单，
3、预支部分费用用于现场特殊状况的支出） 展前2周 财务部6 信息发布a 宣传页面设计、展会信息 展前1个周 企划部b 平台发布（展会详细信息、流程、人员安排分工） 展前1个周 企划部7 设计宣传a 展会推广计划表 已经完成 企划部b 邀请函设计（设计制作邀请函） 1.30前 企划部c 场地宣传物品设计（查看场地确定宣传物品名录、设计宣传品） 1.30前 企划部8 传达信息a 公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安排） 展前1周 组委会b 经销商信息传达（采购直接传达信息或召开展前准备会议） 展前1周 组委会c 媒体及国内外优质客户（邀请函、短信息通知） 展前1周 组委会9 准备环节a 物品准
4、备：展会办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、物品清单、通讯录等等） 展前1周 组委会b 人员准备：自愿报名人员统计、制作人员工作安排表 展前1周 组委会c 召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求；休息日需提前告知技术部申请加班，填写正式的加班申请 展前1-2天 组委会搭建当天1 准备物品运输 整理物品运输至场地 相关人员跟车（根据物品清单） 搭建当天 物流部2 现场协调a 负责与主办方沟通、协调（确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保硬件设施正常使用、建立友好合作关系）3.17国际部b 负责与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题） 设计部c
5、负责内部沟通、协调（抽调人员支持） 组委会3 物品管理 a 物品保管：负责展会产品与其它公司物品保管3.18-3.20专职工作人员b 物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放 设计部、国内部展会期间1 现场协调a 总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场 组委会b 主办方协调：负责与主办方各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果、估算参展人流量、订单量、成交比等 张珍2 前台服务 a 负责指引参展客户互换名片，行李储放灯 展会工作人员b 资料发放：宣传单及相关资料装入拎袋统一发放 展会工作人员3 礼仪和翻译 礼仪管理：负责礼仪的安排和费用结算 组委会翻译使用：负责翻译分工和展员
6、合作搭配 组委会4 展会引导 a 人流计数：工作人员入口处计数 引导人员b 场外引导：展馆过滤如展人员，把控展馆内人流量 引导人员5 布板和其他资料 设置布板整理和其他信息咨询 支援展员6 展馆秩序控制 会场内各点安排工作人员负责控制工作，维持秩序7 现场信息采集 负责拍摄产品和现场氛围8 后勤保障 负责安排工作人员午餐、饮水9 媒体和行业对接 a 媒体对接：负责引导媒体人士，协助采访b 业内对接：负责合理引导业内人士与领导沟通10 *订单和客户跟踪 a 紧盯采购单，防止飞单产生，及时与采购商沟通。做好每晚订单汇报小结。 国际部b 做好空白区域城市经销商沟通 国内部各区经理展会前期8 传达信息
7、展会后期1 订单和经销商统计 整理统计所有定单3.2国际部、国内部整理所有意愿合作经销商 国际部、国内部2 资料收集 展会照片、视频收集，意见汇总 企划部3 活动结束清场 a 公司物品清点：负责将公司物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单） 组委会b 负责监督展馆拆卸，并对有用物料进行回收整理 组委会4 展会结束行程安排 参展人员留守安排、车票/机票更换 行政部5 后期宣传 将活动资料、照片整理进行活动贴后期宣传与讨论 企划部3.18-3.20展会期间419准备物品物品分类 具体内容文件请帖打印版200张订单登记表预约单400张其它物品讲座ppt（放在u盘内）投影设备文具箱（双面胶、笔、
8、纸、封箱带、印章、计算机）抽奖箱3个名片盆（盒）计数器3个拎带奖品电脑(当天带）序号 类别 商家1酒店类龙之梦丽晶大酒店2 宏泉丽笙大酒店3 紫金山大酒店4 吉臣酒店5 上海大厦6 海上宴餐厅7 明轩御膳8 金色港湾浦东店9 今海明珠浦东店10 金尊大酒店11 音乐之声大酒店天山店12 博龙国际大酒店13 陕西商务酒店14 大众大厦15 鲜墙坊16 泛阳度假村19 中房美林会所20 金玉门21酒店类大宁潮府22 泰蓝星酒店23 西郊庄园17 华美达和平大酒店24 金茂罗素25 虹桥城堡别墅26 阳光名邸27 由由大酒店28 老山东大酒店1其他类JASS爵色摄影2 巴黎恋人婚纱摄影3 海豚湾恋人摄影4 花嫁喜铺5 镜界摄影6 玩美空间摄影7 兄弟映像摄影机构8 唯一视觉摄影工作室9 小鸟钻石10 艺睿阁楼油画婚纱11 品尚12 至尊百纳
