1、采购管理制度1 / 5文件编号： 生效日期 版本/版次： V1.0拟定： 审核： 核准：XX 有限公司采购管理制度第一章 总则一一一为了促进合理采购，满足生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，根据有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。一一一本制度所称采购，是指公司购买办公和 业务物资及支付款项等相关活动。一一一采购业务至少应当关注下列风险：（一）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能 导致公司生产停滞或资源浪费。（二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。（三）采购验收不规范，付
2、款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。一一一本制度主要包括物资采购、审批、购买 、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，相关部门应按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足公司生产经营需要。第二章 购买一一一采购业务应当集中，避免多头采购或分散采 购，以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。 对办理采 购业务的重要岗位人员应该定期进行岗位轮换。采购管理制度2 / 5除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程。有特定要求需指定供应商的物资，或市场物资供应商少于三家的，可
3、以直接向特定供应商协议采购。需直接指定供应商的物资清单，应由总经理办公会议确定， 变更指定供应商时应履行相同的程序。一一一公司建立采购申请制度，依据购买物资 的类型，确定归口管理部门，授予相应的采购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的采购和审批程序。办公用品、维修配件等日常消耗品，由综合事务部根据使用部门的领耗申请及库存情况统筹安排公司的采购计划, 通过公司预算内行政办公用品费用审批流程后向外部供应商提出采购申请。业务产品、样品或原材料产品管理部门根据市场及业务情况提出采购申请。对于年度预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理采购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外
4、采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理采购手续。 为便于 资金调度，相关部门应将年度预算分解到相应月度，因生产计划或市场价格变化进行的月度间的预算调整不需要履行预算调整程序，但需要及时通知财务部门等相关部门。一一一公司建立供应商评估和准入制度，确定合格供 应商清单，建立合格供应商信息系统。定期 对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、 经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。一一一采购部门应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。特 别大宗的采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实
5、施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或直接采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等，或需要指定供应商的特定物资的采购，可以采用直接购买等方式。采购管理制度3 / 5一一一采购部门应该建立与实际情况相适应的采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、 询比价采购 等多种方式合理确定采购价格，最大限度地减少市场变化对公司采购价格的影响。特别大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格，其他商品或劳务的采购，应 当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。一一一公司应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务
6、和违约责任，按照规定权限签订采购合同。公司应当根据销售进度和采购物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，办理运 输、投保等事宜。一一一一 公司应当建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物 资 采购的，还应进行专业测试或留样保存。验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向本部门负责人报告的同时向公司采购部门负责人报告，采购部门应当查明原因并及时处理。物资使用部门发现物资质量有问题时，应立即向物资保管部门和采购部门反映，由物资保管部门会同采购部门查清原因，并收集相关证据向供应
7、商索赔。一一一一 公司应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。公司应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。第三章 商品采购入库与结算流程采购管理制度4 / 5一一一一 业务人员根据销售情况和库存情况，在 NC 系统填制“ 采购订单” ，并提交部 门主管进行审 批核准，NC 系 统采购业务“采购订单”、“ 采购入库单”的制单人与审 批不得 为同一用户。一一一一 物资到达后，仓库的管理单位根据采 购订单内容，核查入库物资数量、规格等项目与
8、采购订单的一致性，并根据实际情况填写一式三联“入库单”，质量负责人 对入库物资进行感观、包装标识的检查，以及进行样本的抽查、登记， 经检验 合格物资，由 质量负责 人在“ 入库单”签字确认递交仓库管理员办理入库，检验状态标记为“合格 ”，不符合要求的物资及时通知采购部门会商解决。一一一一 经质量人签字确认合格的“入库单”一联交业务部门、一联交财务部门、一联由仓库管理员留存。一一一一 物资检验合格后，由 仓库的管理员 在 NC 系统中根据“ 采购订单” 填制“采购入库单”，经过采购仓库主管审批后入库，仓库主管应当及时对“ 采购入库单” 签字，以便财务业务能顺利进行。一一一一 业务人员必须在发票开
9、票日起 60 天内到财务办理报账。发票超出 60 天以上至 180 天内，由 业务人员写出相关延误报账说明，经部门分管领导审批，总经理批准方可办理报账手续。若发票超出有效期 180 天，业务人员应与客商沟通办理换票手续。一一一一 对于采购发票已达的，由采 购的结 算员在 NC 系统填制“ 采购发票” ，并操作生成 “采 购结算单” 系统生成应付单，转财务处理；每月末，当月采购发票未达的，由财务人员在 NC 系统执行“ 暂估处理”功能，进行“存货成本核算” 。一一一一 每月末，采购 部门、财务部门、仓库应 把“ 入库单”与 NC 系统的“ 采购入库单” 进行核 对，核查是否存在漏入、错入情况，并
10、由仓库管理员形成差异报告存档。一一一一 当实际入库因某些原因，少于采 购 入库单数量时，若未作采购结算时，可在 NC 系统 取消“采购入库单”的签字，修改入库数量；财务已进采购管理制度5 / 5行后续处理（生成凭证），采购退货流程与采购入库流程相似，只是填入数量为负数。第四章 付款一一一一一 公司应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款 审核人的责任和权力， 严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。公司在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。公司应当重视采购付款过程的控制和
11、跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。公司应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。一一一一一 公司应当加强预付账款和定金的管理。涉及大 额或长期的预付款项， 应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况， 发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。一一一一一 公司应当指定专人通过函证等方式，定期与供 应商核对应付账款、应付票据、预付 账款等往来款项，并形成书面的对账记录。一一一一一 公司应当建立退货管理流程，对退 货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。第六章 附则一一一一一 未尽事宜，按照国家有关法律、法 规和本公司章程的规定执行。一一一一一 本制度自发布之日起实施。
