1、深圳市星河物业管理有限公司,常用公文写作,课程内容,一、公文概述 二、公文写作步骤及要求 三、常用公文的写作要点 四、公文写作常见错误,一、公文概述,广义公文:是同私人文书相对而言的，包括行政公文、规章文书、事务文书等部门或机关常用应用文。狭义公文:专指行政公文，是国家机关、企事业单位、 社会团体等法定社会组织在行使职权和实施管 理的过程中，依据特定的程序、规划、格式撰制出来，表达表述自己意志以发挥行政管理效能的文书；是企业公文，具有一定约束力的企业文书。,公文的作用,规范和准绳作用 领导和指导作用 宣传和教育作用 联系和知照作用 依据和凭证作用,1.从公文来源分：对外公文、收来公文、内部公文
2、。2.从公文作用分：指挥、规范、报请、知照、记录性公文。3.从公文行文关系分：上行文、平行文、下行文。4.从公文处理要求分：需办件、参阅件；急件、平件；秘密 件、普通件。,公文的分类,5.从适用范围分：根据国家行政机关公文处理办法规定，行政公文主要分为十三类，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,公文的分类,文书的语言特点：准确、简明、庄重、朴实、规范。,公文的主体格式,1.公文标题 2.主送单位 3.公文正文 4.附件 5.发文单位署名 6.成文日期 7.生效标识（用印）（上不压正文、下骑年压月） 8.附注,二、公文写作的步骤与要求,1.明
3、确发文主旨 2.收集有关材料，进行调查研究 3.拟出提纲，安排结构 4.起草正文 5.反复检查，认真修改,拟写公文的基本要求,1.格式要求2.内容要求3.文字要求,符合国家行政机关公文处理办法的规定要求 符合公司相关规定要求,符合党和国家路线、方针政策 符合上级机关的有关要求 符合领导意图,实用、严谨、准确、简练。,编号规则,1、下发文不采用“发”，上报文不采用字”； 2、发文号由发文单位代字、年度和顺序号三部分组成， 年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角 括号“”括入； 3、序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。,编号规则,公司发文： 深星物XXXX年XXX号 总经办发文：
4、 深星物总办XXXX年XXX号 财务部发文： 深星物财务XXXX年XXX号 物业部发文： 深星物物业XXXX年XXX号 品质部发文： 深星物品质XXXX年XXX号,编号规则,分公司发文： 深星物XXXXXX年XXX号 例如：“深星物常州2011年1号”。深圳辖区管理处发文：深星物XXXXXX年XXX号 例如：“深星物明居2011年1号”。,字体和格式要求,编号： 宋体四号字 标题： 黑体二号字 章标题： 宋体四号加粗 正文： 宋体四号 主题词： 宋体四号，每个主题词之间空一个字 间距 报、抄送：宋体小四号字 页码： 宋体五号，居中 行间距： 标准 字间距： 标准,三、常用公文的写作要点,日常
5、工作 中常 用的 公文 文种,请示 报告 通知 通报 函 会议纪要,三、常用公文的写作要点,一、请示二、报告这两种公文均属上行文。所谓上行文是指下级部门向上级领导部门（包括有业务指导关系的上级部门在内）的行文。,请 示,请示是下级部门向所属上级部门请求指示、批准事项时使用的呈请性上行公文。请示的分类：请求指示的；请求批示的；请求审核的；请求解决的；请求批转的。,请 示,请示的写作结构： 标题通常由发文部门、事由、文种三要素组成。例：总经办关于内部培训师外出参观的请示 主送部门或单位 正文：请示事由或起因+请示事项+请求 落款 一般有较为固定的结语如：妥否（可否，是否可行），请批示。,请示的写作
6、技法,1、 “请示”的内容一般较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境以及工作中遇到的需要上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，也就是人们通常所说的硬件方面的问题。2、请示的行文对象必需是自己的上级部门。3、要把握请示的内在逻辑不论内容长短，要讲清楚两个问题，即“为什么要请示” “请示什么问题” 。4、“香烧一股，佛敬一尊”。前者比喻写请示要坚持一文一事，即 一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一 地进行处理。后者比喻请示的主送部门只能是一个，不能多头 请示。,请示的写作注意事项,写请示要一文一事，切忌一文数事。 请示的主送部门只能是一个，不能多头主送。
7、不要错用文种，尤其要与报告区别使用。 要选准请示事项，考虑到上级批准的可能性。 请示理由要充分，能引人注目，有说服力。,报 告,报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级询问的上行公文。报告的种类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告。报告由标题、主送部门、正文、签署构成。 报告正文由开头（报告目的）、中间（报告内容）、结 尾（结束语）组成。,报告的写作结构,标题通常由发文部门、事由、文种三要素组成。如：*部处关于管理费收缴工作情况的报告 正文1.报告引据：报告正文的开头部分，简明扼要的语句报交代出全文的主要内容或基本情况。，然后用一句过渡语“先将有关情况报告如下”。2
8、.报告事项：分三步，工作的基本情况；主要做法和成绩；存在的问题及今后的打算。 结尾另起一段，独占一行。有固定的结语，如“以上报告如有不妥，请指示”、“特此报告”等。,报告的写作技法,1.切实把握报告写作的通用规则三段式： （1）情况做法问题（2）情况（做法）问题今后意见（3）情况原因（责任）下一步做法 2.注重实效，情况真实注重实效指用报告向上级反映情况、汇报工作、提出建议，必须及时、迅速，不能拖沓。报告承担着向上级部门反映信息及决策反馈的作用，必须原原本本地反映实际情况。 3.语言要简洁、篇幅要短小,请示与报告的异同,相同之处：同属一个行文方向上行文不同之处：1.行文要求不同：报告不要求上级
9、批复，而请示则要求上级批复。2.行文时间不同：报告是事中或事后行文，而请示只能是事前行文。 3.文种性质不同：报告属陈述性的上行公文，而请示属请求性的 上行公文。4.结尾用语不同：报告的结尾一般用“特此报告”或不用，对上级没有明确的回复要求。请示一般用“可否，请批示”，对上级的要求十分肯定。,通 知,通知是上级部门对下级部门、平行部门以及部门内部发 布规章、布置工作、传达指示、任免人员等经常使用的一种公文。 通知由标题、受文单位、正文（通知原由、通知事项、执行要求）、落款组成。,通 知,三种类型的通知 1、批转性通知 2、转发性通知 3、发布性通知,通 知,拟写通知的注意事项（“三忌三要”）：
10、 一忌啰嗦，二忌条理不清，三忌无谓的客套寒喧；内容要明确具体，语言要简洁肯定，要使用一定的专用语。,通 报,通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一种公文。 通报的特点：知照性、教育性、政策性、针对性、典型性。 通报的类别：表扬性通报、批评性通报、情况通报。通报由标题、主送部门、正文、落款组成。,通 报,通报的正文：引据、主体（事实与评析、决定）、结语。通报写作的基本要求：行文要及时；事例要真实、典型；叙述要详略得当；提出要求要可行；要突出教育性，注意掌握政策。,函,函是不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准等的公文。私函与公函的区别： 口语化与书面语化
11、 寒喧用语与礼貌用语,函,函的分类： 1、从函的内容来分：商洽工作函；询问情况或 征询意见函；答复问题函；互通情况函；请批函。 2、从函的格式来分：公函；便函。 3、从函的发文方向来分：发函；复函。,函,函的格式： 一般由标题、正文、落款和成文时间构成。 正文包括原由、事项、结语三部分。,函,拟写函的注意事项： 无论主动发函或复函，均应开宗明义，不用客套话； 要有鲜明的针对性，做到一函一事； 态度诚恳，语气平和，切忌发号施令； 复函要直接回答对方来函提出的问题，不宜提出执行要求。,会 议 纪 要,会议纪要是记载和传达会议情况与议定事项的公文。会议纪要与会议记录的区别：会议记录不是公文，而纪要是
12、正式公文；会议记录是一种“过程记录”，而纪要是一种“精神 传达”。,会 议 纪 要,会议纪要的作用： 沟通情况；交流经验；统一认识；指导工作。会议纪要的特点： 概括性；纪实性；系统性；约束力。,会 议 纪 要,1、单式标题：会议名称+文种会议部门+会议名称+文种会议部门+事由+会议名称+文种 2、复式标题：由正题和副题组成。,会 议 纪 要,会议纪要的正文：1、集中概述法。2、分项叙述法。3、发言提要法。 会议情况概述+会议内容摘要,会 议 纪 要,会议纪要的撰写要求： 实事求是，真实准确 突出重点，简明精炼 层次分明，条理清楚,四、公文写作常见错误,一、文种使用不当 二、格式不规范 三、行文规则混乱 四、提法不当 五、名称表述混乱 六、时间表述含糊 七、用词不当 八、不符合语法 九、数字使用不统一,常见错误解析,一、语句不合语法规范 例1、*（部处）优先提高有突出贡献的员工生活待遇的通知。 例2、*（部处）关于认真做好09年表彰优秀员工的通知。 例1的介词“关于”应用未用。其办文意图应是面向公司的，但也可理解为只是面向本部处的，易产生歧义，其原因是在发文部门与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。 例2缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。,
