Word和Excel办公软件技巧.doc

1、Word 和 Excel 办公软件技巧 (文图结合) 2008-11-24 08:51:54| 分类： 电脑知识 | 标签： |字号大中小 订阅 减肥文件中的图片使用 Word XP 打开一个Word 文件，然后选中 Word 文件中任何一幅图片，右击，选择“设置图片格式” ，并在打开的窗口中单击“图片”标签，并单击“压缩”按钮，然后在打开的“压缩图片”对话框中，在“应用于”列表框中选中“文件中的所有图片” ，在“更改分辨率”中选择“Web/屏幕” ，同时在“选项”下确认选中“压缩图片”和“删除图片的裁剪区域”复选框，最后单击“确定”按钮即可。通过以上操作，可以让 Word 文件变得更小。小提

2、示此减肥法对 Office XP 中的其他软件都有效，如 Excel XP、PowerPoint XP 等。正文：*合并 Word文件 我们在使用 Word 制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别 人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击“插入“ 菜单下的“文件“命令，在弹出的窗口中选择“Word 文件“ ，再找到同事的文件，点击“插入“ 钮。怎么样？同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！*更改文件默认存盘格式 在 Word 默认情况下，我们都将文件存为 Word的 DOC 格式，但是有时候我们出于特殊的需要

3、，如投稿时需要TXT 格式、多媒体软件中需要 RTF 格式等。把 Word 文档存为其余的格式固然很方便，只要单击“文件“ “另存为“命令，然后在保存对 话框中选择欲保存的类型再点击“保存 “钮就行了。但是，每次这样做未 免有些麻烦。其实，只要我们单击 “工具“ “选项“ ，打开设置窗口，点击“保存“标签，在“ 将 Word 文件保存为“下拉框中的“Word文件（*.doc）“ 改为自己想要的格式，以后每次存盘时， Word 就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。 *修复文件 遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？那时候的你一定比失恋更痛苦！其实，在 Word 中设

4、计了一个修复程序，只不过它比较 隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件“ “打开“，在打开文件对话框中的文件 类型下拉框中选择“ 从任意文件中 恢复文本“项（请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目） ，再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在 Word 窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘 图标吧！巧用快捷键现在是我们办公时使用最多的软件了，但你是否找到了一些使用上的捷径呢？这里我向朋友们介绍几点心得，肯定会给您的操作带来方便。轻松显示功能键的作用大家对于功能键最熟悉的莫过于（帮助）了，那么，若要查看的其它功能键，只要按如

5、下操作即可清楚显示。方法是点击菜单栏上的“视图工具栏”，如果在其弹出菜单中显示有“功能键展示”，则勾选该项。若没有，则选择“自定义”菜单项。在弹出的“自定义” 对话框中，切换至“ 工具栏”标签页。在该视图中的下拉列表内勾选“ 功能键展示”复选 框，单击 “确定”退出。其后，在文档视图下端就会看到的功能显示。 快捷键改文字的大小写选择想要更改文字的大小写，只要按下就可以了。每按一次，文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。一次保存多个打开的文件如果你想要一次性保存或关闭所有打开的文档。操作方法是：按住键，单击文件菜单时，在文件菜单中将出现两个的选项，全部关闭和全部保存。关闭文档前将提示

6、你保存你所做的改动。全部关闭命令在同样起作用。为常用的符号定义快捷键我们通过激活“工具栏” 中的“ 符号栏”，虽然可以很方便地插入其中显示的符号。不过，对于其未列出的符号，就只能一步步地运行插入命令，来寻找自己所需要的符号了。其实，我们可以为那些你经常使用到的符号定义快捷键。点击菜单栏上的“插入符号”，弹出“符号”对话框，在“ 符号 ”标签页，用鼠标激活列表框中预设的符号后，点击下端的“ 快捷键”按钮，弹出“ 自定义键盘” 对话框，用鼠标击活“请按新快捷键” 编辑框，其后直接按键盘上准备设置的快捷键，最后，点击“关闭”按钮退出。如要定义多个符号快捷键，则重复多次如上操作即可。当切换到“特殊字符

7、”标签页中，会看到已事先定义好了“不间断字符”、 “段落标记” 等符号的快捷 键，只需按设置操作即可。Microsoft Word 的一些小技巧1、 文档的作者名称、缩写和联系地址：有的人的电脑可能是请技术人员安装的，所以Word的作者信息可能是随便写的，我们可以在“工具” “选项”“用户信息”中修改。2、 找回 Word文档自动保存 的临时文档：如果是 Windows 98 的电脑，自动恢复文件默认在：“WindowsApplic ation DataMicrosoftWord”下。如果是 Windows 2000 或 XP 的或有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件在“WindowsPr

8、ofiles用户名Application DataMicrosoftWord”下。3、 给文档设定打开权限密码和修改权限密码：可以在文档打开和修改时设定密码，其方法是“文件”“另存为”右上角的“工具”“常规选项” 。为 PowerPoint 文档插上音乐的 翅膀Powerpoint 2003 的功能已经相当丰富，但还没有一种直接为整个幻灯片添加背景音乐的功能。虽然我们可以通过依次点击“插入-影片和声音- 文件中的声音 ”的方法来插入音乐(图1)，但是当演示到下一张幻灯片 的时候音乐就会停止。因此要使整个幻灯片使用一个背景音乐似乎是不可能实现的事情。 文件中的声音但事实并非如此，下面我就将我在实

9、际操作中所总结的在 PowerPoint 中实现插入背景音乐的两种方法和大家一起分享(本文以 PowerPoint 2003 为例，其它版本请参照操作)。方法一:1.依次点击“插入-影片和声音 -文件中的声音”(图 1)，在出现的“插入声音”对话框中选中要作为背景音乐的文件，然后单击“确定”(图 2)，在弹出的对话框中点击“自动”按钮插入音乐对象(图 3)。插入-影片和声音-文件中的声音自动2.用鼠标右键单击插入的声音对象(喇叭图标) ，在弹出的快捷 菜单中选择“自定义动画”(图 4)，在出现的“自定义动画”任务窗格中，点击刚刚插入 的音乐选项右侧的下接箭头，在出现的菜单中单击“效果选项”(图

10、 5)。自定义动画3.在弹出的“播放声音”对话框中，在“效果”标签中，在“停止播放”项下面选中“在(F):XX 张幻灯片之后”(中间 XX 为数字) ，在中间的数字增减框中输入适当的数字(图 6)。播放声音数字可以根据幻灯片的总张数来设定，比如幻灯片共有 49 张，那么你可以设定为50，这样就可以实现直到幻灯片结束都没有达到设定的张数，所以声音也就不会停止了。如果插入的声音文件比较短，可以切换到“计时”标签，在“重复”后面的下拉列表框中选中“直到幻灯片末尾”项(图 7)，这样就可发避免因为声音文 件太短，导致演示到后来没有背景音乐的情况的发生。播放声音另外别忘了，切换到“声音设置”标签，勾选“

11、幻灯片放映时隐藏声音图标”项(图 8)，这样在放映的时候小喇叭图标就不会显示了。播放声音4.这时再放映幻灯片试试，是不是实现了背景音乐的功能了。方法二:1.在要使用背景音乐的幻灯片起始处依次点击“幻灯片放映-幻灯片切换”( 图 9)。幻灯片切换2.在出现的“幻灯片切换”任务窗格中，点击“声音”选项右边的下拉箭头，在出现的列表框中点击“其它声音.”(图 10)。幻灯片切换3.在出现的“添加声音”对话框中，选中要作为背景音乐的声音文件，然后单击“确定”按钮(图 11)，再回到“幻灯片切换”任务窗格中勾选 “循环播放，到下一声音开始时”选项(图 12)。添加声音修改切换效果4.放映幻灯片，背景音乐功

12、能实现。注:1.第一种方法支持较多类型的 声音格式文件，但声音文件并没有内嵌到文档当中，因此要将文档移动到别的机器上时，对应的音乐文件也要移动，且相对路径不能错，因此建议采用此方法的同时将背景音乐文件和文档放在同一目录，这样便于移动后不容易出错。2.第二种方法目前仅支持.wav 类型的声音文件，因此会造成完 成后的文档相对较大，但好处也是很明显的，设置成功后，PowerPoint 会自动将声音文件内嵌进去，这样即使将文档移动到别的机器上，也不用担心背景音乐文件问题。3.以上两种方法各有优劣，大家在实际生活中可根据需要作适当选择。Office超强技巧连载 图片和多媒体技巧( 上)给文档添加图片可

13、以使其图文并茂，从而产生更好的效果。这一期我们会和大家一块儿讨论 Word文档中图片和多媒体的相关技巧，从而让你制作 出更靓更好的文档，让别人对你刮目相看！让图片如影如随用 Word 编排包含图片的文件时，因为经常要对所生成的文件 修改，但其中的图片会一会儿上一会儿下，重新调整起来非常麻烦。不过，只要在插入或粘贴一张图片后，可以右击该图片，选择“设置图片格式” ，再在打开的设置窗口中单击“版式”标签，并单击“高级”钮，在打开的的窗口中的“选项”下选中“对象随文字移动”选项。以后，该图片上方或下面的文字复制、删除、更改后该图片就会随文字自动作调整。图形固定技巧插入 Word文档中的图形会随段落移

14、动，有时候我们并 不希望这样。解决这个问题的方法是：选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式” 。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项取消，单击“确定”按钮即可生效。快速还原图片文件有时出于特殊需要（如出版、发行等） ，要求把其中内嵌的图片还原出来。这时，可以用Word 打开这个文件，再选择“文件”“另存为 Web页” ，Word 就会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、image002.jpg 、image003.jpg、image004

15、.jpg 等文件存放在以另存后的 WEB 页为文件再加上.files 的文件夹下（与在 IE 中保 存的网页一样） ，非常方便。快速导入图片文件经常要从网上下载一些 HTML 的网页文件，而且一般这些网页上的图片等也会被下载在.files 文件夹下，使用拷贝起来不方便。可以单击“文件”“建立新文件” ，打开“新建”文件对话框，单击“其他文件”标签，并双击其中的“转换向导”项目，再把这个 HTML 文件转换为 Word 文件， 你即会发现原来的图像文件已经内置到 Word 文件中了，可以给携带、打印带来很多的方便。在 Word 中调用系统图标如果在自己的教材中添加一些图标，可以让文件更加生动、活

16、泼。在 Word 中，很容易做到这一点：选择“插入”“对象” ，再在“对象”对话框中单击“新建”标签，再在其下“对象类型”中选择“对象包” ，再单击“确定”按钮，并在打开的“对象包装程序”窗口。单击“插入图标”按钮，再打开其他的EXE 或 DLL 文件，找到图标资源，再退回到“对象包装程序”窗口后，关闭“对象包装程序” ，即可把图标插到当前文件中。避免图片变成大红叉有时在插入图片后，往往会发现插入的图片变成了一个大红叉，无法正常显示。这时，可以在复制图像后，选择“编辑”“选择性粘贴” ，并且去除“浮于文字上方”复选框即可。快速选中多个图片对象在使用 Word 的绘图工具进行绘图时，可以将鼠标移

17、到对象上，当光标出现十 字箭头时，按下鼠标左键即可选定此对象，再按下 Shift 键不松开，依次单击各个 对象即可选中多个对象。再单击“绘图”工具栏提供的“组合”进行组合，这样就不至于在排版过程中，将插入到文本中的图形搞得面目全非。轻松画直线选中 Word工具栏上的“直线”按钮，再按下 Shift 键不松开，即可画出直线。另外，如果想画出极短的直线，还可以单击绘图工具栏上的“矩形”按钮，再画出一个矩形，然后右击此矩形，选择“设置自选图形格式” ，将“高度”设为 0，宽度设为 0.1 即可。旋转图形选中要旋转的对象，单击工具栏的“自由旋转” ，用环型箭头指针套住一绿控点，牵引对象绕其重心旋转。而

18、按下 Shift 键不松开，则会以 15为一角度单位 来旋转对象。如何精确微移图形按下 Alt 键不松开，再用鼠标移动 对象，可以使对象以0.01 字符或 0.01 行为单位精确移动。使用艺术字Word 中提供了多种艺术字格式，为用户创建漂亮的文件提供 了帮助。如果将“艺术字”功能与“三维 ”及“阴影”功能相结合，会使艺术字的形式更多样。使用剪贴画Office XP 在安装后会在电脑中安装剪贴画，你可以选择“插入”“图片”“剪贴画”，单击右边窗格中“剪辑管理器” ，再从左边选择相应的剪贴画，按下 Ctrl+C 键复制一下，到 Word 中按下 Ctrl+V 键粘贴过来即可，用它来美化 Word

19、 文件。而且剪贴画中的所有图片都是矢量的，可以随意放大、缩小这些图片，而且不会失真。 快速插入图片选择“工具”“自定义” ，打开“自定义”窗口，单击“命令”标签，在“类别”中选“插入” ，然后在右侧“命令”中，用鼠标拖动上下滚动条，找到“来自文件”图标。用鼠标按住该图标不动，将其拖动到工具栏中，插入到工具栏中的任一位置，松开手，你就会发现图标已经位于工具栏中了。以后，只要用鼠标单击新加的“来自文件”按钮，就可以即时插入图片文件了，非常方便。“图形对象”的复制和粘贴首先选中“图形对象” ，但如果是多个没有组合的对象，而要整体复制时，可先选中“绘图”工具栏上的“选择对象（空心左斜向上箭头） ”，然

20、后按下 Shift 键，逐个单击选中这些多个对象。单击“编辑 ”“复制”即可把它们复制到剪贴板中，最后单击“编辑”“粘贴”即可粘贴。图片的复制及粘贴有些人在 Word 中保存了图像，但通过 Print Screen键复制 Word 文件窗口，然后再到“画图”中粘贴，会发现图片很模糊。其实，想得到 Word 中清晰的图片，可以通过下面的方法来解决：单击“文件”“另存为 Web页” ，Word 会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg 等文件存放在以另存后文件名再加上.files 的文件夹下（如“图片文件.fi

21、les” ，与在 IE 中保 存的网页一样） 。这样，只要进入相应文件夹，就可以找到这些图片文件，而且质量很好。让文件有声音先把光标定位到要插入声音文件处，选择“插入”“对象” ，在打开的“对象类型”中选择“波形声音” ，单击“确定”按钮。此时在文件中将会插入一个喇叭状图标（声音文件图标） ，并同时出现“录音机”窗口，单击录音机“编辑”“插入文件” ，选择一个需要的声音文件，单击“打开”按钮，再关闭录音机程序即完成了声音文件的插入，以后只要双击文件中的声音图标，就可以直接播放插入的声音文件了。插入 MP3 音 乐默认情况下，Word 中只能插入 WAV和 MIDI 文件，其实你也可以 在文件中

22、插入MP3 歌曲，选择“插入”“对象” ，单击“由文件创建”标签，再单击“浏览”按钮，找到准备插入MP3 文件，选中后单击“确定”按钮，等“浏览”对话框自动关闭后，点“由文件创建”标签中的“确定”按钮。稍等后在插入点就会出现 MP3 文件的图标，双击之即可播放。让文件演电影选择“插入”“对象” ，在“对象类型”中选择“视频剪辑” ，再单击“确定”按钮，然后单击“插入剪辑”菜单，单击“Video for Windows”项，再从打开文件对话框中选择一个电影文件，然后单击“确定” 。这时电影文件的画面就出现在文件中了。以后，只要用鼠标双击这个电影画面就可以欣赏了。如果想暂停，在画面上单击鼠标即可；

23、如果希望停止，只需在页面其他地方点一下鼠标。Word 文档 双面打印技巧两则我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料，Word 是我们平常用的最多的 Office 软件之一。有时我们要用Word 打印许多页的文档，出于格式要求 或为了节省纸张，会进行双面打印。我们一般常用的操作方法是:选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页” ，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页” ，单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打

24、开“打印”对话框，选中“人工双面打印” ，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后确定按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word 就会自动再打印偶数页，这样只用一次打印命令就可以了。两种方法对比，后者较前者更为方便。利用 Excel 2003 中共享工作簿 功能总公司每个月的销售统计工作是办公室人员最头痛的事，通常都是由销售部把销售情况录入到 Excel 的工作表中，然后再传回公 司由办公室，将这些工作表 拷贝到一个工作簿中，最后进行集中处理。由于公司要求在每月的一号

25、会议上拿出上月的销售统计表，而销售部却要在每月的最后一天的下午下班后才能把本月的销售情况上传，其实办公室只有一晚上的时间来进行汇总、统计。考虑到办公室人员在一晚上很难将统计表做好，公司宣布每个销售点的主管在月末那一天到总公司协助办公室进行统计。但是，统计汇总的表格只能一个人进行，人多了也是站着看。其实，我们可以利用Excel 2003 的共享工作簿功能来协同办公。在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后选择“编辑” 选项卡，选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，在“高级”选项卡中可以对“自动更新间隔” 、 “用户间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，在通常情况

26、下，“高级”选项卡中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击“确定”即可。出现提示时，保存工作簿。在“文件”菜单中单击“另存为” ，然后将共享工作簿保存在共享文件夹内。然后将各个工作表分别命名为各部门的名称，如“一分店” 、 “二分店”等。提示 这时标题栏中的文件名后会多出“共享”两字，表示共享工作簿设置成功。在进行操作时，要求每个分店的工作表只能由该分店的负责人编辑，其他人只有读的权限。单击“工具保护允许用户编辑区域” ，在打开的窗口中单击“新建”按钮，进入”新区域”对话框。在“新区域”窗体的“标题”框中输入用户名，单击“引用单元格”输入框右侧的按钮，按“Ctrl+A”组合键，就可以使全表区

27、域引用“=1:65536 ”进入输入框。在“区域密码”框中输入密码，按“确定”弹出确认窗口，重新输入密码，回到“允许用户编辑区域”对话框，最后单击“确定”按钮。不同的工作表对应不同的用户，重复上述步骤即可为其他工作表设置编辑区域和密码。如果同一工作表中的不同部分(如某些行或列) 也需要指定不 同的用户，只须在“允许用户编辑区域”对话框中单击“新建”按钮，按照上述步骤选择相应的区域即可。单击“工具保护保护工作表”菜单命令，打开“保护工作表”对话框，在 “取消工作表保护时使用的密码”框内输入密码，然后单击“确定”即可。如果不进行这步操作，则任何用户都可以打开“允许用户编辑区域”对话框，从而取消或更

28、改刚才已经设置好的编辑区域。如果工作簿中有多个工作表需要设置编辑区域，我们就要分别设置，以保护各个工作表。另外，这步操作必须在设置工作簿共享之前进行。 各分店在提交数据时，取消对该工作表的保护(依次选择“工具保护撤消工作表保护”菜单命令)，输入密码后即可在自己拥有 权限的工作表内进行编辑，对其他没有授权的区域只能查看内容。 这时，各个部门只要进入该共享文件夹，打开名为共享的 Excel文件，进入以本部门命名的工作表就可以输入数据了。各个工作表之间完全透明，一个部门同时可以查看其他部门的最新整改进度。可以检查当前谁正在编辑共享工作簿，并使用自动更新来保持更改监视。对于正在使用的共享工作簿，如果显

29、示”共享工作簿”对话框(“工具”菜单的“共享工作簿”命令)， “编辑”选项卡中将列 出当前打开该工作簿的所有用户。请使用“高级”选项卡的“更新”区域来获取定期更新(可根据需要选择更新频率) 。提示 只能看到用户 已保存的更改；Excel 不会显示用户尚未保存的更改。在工作簿共享之后，Excel 中的某些设置就 无法更改了。PowerPoint 六个方便的键盘快 捷方式通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。 （点击查看更多软件使用技巧）如单击“普通视图

30、”按钮时，如果按下 Shift 键就可 以切换到“幻灯片母版视图” ，再单击一次“普通视图”按钮（不按 Shift 键）则可以切换回 来。而如果单击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下 Shift 键就可以切换到“讲义母版视图” 。另外，你还能让 PowerPoint 在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，需要进入“普通视图” ，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住 Ctrl键并单击“幻灯片放映”按钮。可以单击幻灯 片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。如果想得到更多的选项，可以按住 Ctrl+Shift 组合键，然后再按各种不同的视图按

31、钮：Ctrl+Shift+“普通视图”按钮会关闭左 侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩 充到可用的空间。Ctrl+Shift+“幻灯片浏览视 图”按钮则可以把演示文稿显示 为大纲模式；Ctrl+Shift+“幻灯片放映”按钮会打开一 个“设置放映方式 ”对话框。避免在 Excel 中输入重复数据的巧妙 方法在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入: 选中需要输入身份证号码的单元格区域(如 D2 至 D101)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定

32、义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图 2)，并拒绝接受输入的号码。Excel注意:为了让输入的身份证号码能 正确显示出来，请将单元格设置为文本格式。谈 Excel中含?号姓名的筛选 方法Excel 中含“?”号姓名的筛选 方法有很多，但步骤都较为 繁琐，其实使用 Excel 中的FIND 函数可以较为简单地完成同样的操作。FIND 函数用于查找包含在字符串内的子串，并返回其起始位置，如果没有找到则返回错误值“#VALUE!” 。FIND 函数中的查找不支持使用通配符，因

33、此可以满足文中查找含“?”号的学生姓名 的要求。 还是以该文为例，A 列从 A2 单元格起是学生姓名，则在 B2 单元格中输入公式“=FIND(“?“,A2)”，然后把公式复制到 B 列其余单元格中。复制完毕后可 以发现，所有B 列中其值为“#VALUE! ”的所对应的 A列单元格中的学生姓名不含“?”号，其余不为“#VALUE!”值的所对应的则是含“?”号的补考学生姓名。此时既可以通 过自动筛选，也可以通过排序很容易就能把所需的学生姓名筛选出来了。 值得注意的是，Excel 中 有另一个与 FIND 函数相类似的 SEARCH 函数，其功能也是在字符串中查找子串。但 SEARCH 函数查找时

34、支持使用通配符，因此本例中不能使用此函数。让 Excel实现文本倒置功能Excel 的排版功能不及Word，有时为了排版 的美观，可要花不少功 夫啦。比如，我们想文本倒置时（在制作示意图时常常要用到） ，怎样做呢？ 其实很简单，我们只要在字体前加上一个“” （不包括引号）就可以了！A 列是正常字体，B 列是 A 列的倒置字体，即将原来的字体“宋体”改为“宋体” 。 其中第一种效果是直接在单元格输入文字，第二、三种效果是使用插入文本框的方法（如果你没有见到插入文本框 按钮，选中“视图/ 工具栏/绘图”即可） ，第二种效果是文本框的横排，第三种效果是文本框的竖排。在 Word 中批量转换文档手头上

35、有许多Word 生成的 DOC 文件，想都转化成 TXT 文件去投稿，而苦于往返于“打开/另存为“之间。其实，在 Word 中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件“ 建立新文件“命令，打开 “新建“文件对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建“ 图标或直接按“Ctrl+N“快捷键，这样 Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建“文件对话框） ，点击“其它文档 “标签，并双击其中的 “转换向导“项目（但如果你的机 器中没有安装此模板，系统会自动启动 Office2000 或XP 的安装程序，并会提示你插入 Office2000 光盘） ，再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可

36、以将 Word2000/XP 中所有支持的文件格式批量转换成 Word2000/XP 格式，也可以将 Word2000/XP 格式批量 转换至 Word2000/XP 中所有支持的文件格式，包括 RTF 文件、WEB 页文件、WPS 文件、Lotus 1-2-3、Micros oft 工作表、Outlook 工作薄等，相信这个强大 的功能会给你带来很大的方便。用 Word 突破网页无法复制限制我们在浏览网页时经常会遇到无法复制网页内容的情况。虽然我们可以通过查看源文件或是用 SnagIt 等软件提取文字或抓取为图片的方法来保存，但不是操作麻烦，就是无法直接编辑。其实遇到这种情况，我们还可以尝试

37、用 Word来解决。打开 Word后，点击“文件/打开”选项，在弹出的“打开”对话框中，在“文件名”框中输入无法复制网页内容的网址，例如 http:/202.102.238.50/html/smxrb/2005/8/12/200581291403.html（不含引号）这个网址，在浏览器中是无法直接用右键进行复制的。点击“打开”按钮后，稍候就可以在Word 窗口中看到所有的网页内容了，此时就可以直接进行复制、删除和保存等编辑操作了。 提示：如果网页内容比较多，而且有大量的图片，那么 Word打开网页的时候会提示“Word 内存不足，修改之后无法撤销操作”的提示，这一点丝毫不 影响我们复制网页内容

38、。给 Word 文件减肥现在 PC 机上是 Microsoft Windows 的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在 Word 中打一点儿字，动不动就几十k 字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便（尤其是上网发附件） 。其实，只要我们使用“文件“ 菜单下的“另存为“命令，Word 则会 重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大 减少。如果你嫌每次都要“另存为“太麻烦的话，可以打开 Word，单击“工具“菜单中的“选项“ 命令，再单击“保存“选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存“ 选项，以后 Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥

39、 “操作“一劳永逸“。另外，如果我们使用 了 Word 的嵌入字体技术，则在选中“嵌入 TrueType 字体“后，还应选中“ 只嵌入所用字符“复选框，否则 Word会把所用到的TrueType 字体一同 “打包“，使得文件增大。 用好 Office Word 模板文件 提高操作效率巧妙地利用 Office 模板可以大大方便我们的操作。Word 中更是添加了众多好用的模板文件，但是你知道它们到底怎样用吗?如何才能够让它们用得更好? Word 模板的分类及分布Word 中的模板分为两类:一是系统向导和模板，第二类为用户自定义模板。而 Word的系统向导和模板默认安装在C:Program File

40、sMicrosoft OfficeTemplates2052 文件夹中，其扩展名是 WIZ(向导)和 DOT(模板)。 而用户自定义模板存放的位置会由于 windows 版本的不同而不一样：对于 Windows 2000/NT/XP 用户，自定义模板会 放到 C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates 文件夹下；如果使用 Windows 9x/Me，模板会被放置到C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates 文件夹下。使用现有模板Office XP 本身

41、准备了很多精美模板，只要选择“文件”“新建” ，在 Word 窗口右侧会出现“新建文件”窗口任务格，单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口。在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web 页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件名及模板描述信息，并可预览。选中你需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的新文件。有的模板可能还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置与设置。安装外部模板模板以文件的形式存放的。因此，如果从网上或光盘上找到一些 Word 模板，只要把它们拷贝到

42、C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates 文件夹下(Windows 2000/XP 用户)或 C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates 文件夹下即可(Windows 9x/Me 用户) 。删除不必要的模板如果不需要太多模板，或觉得安装了太多模板，可打开“资源管理器” ，进入用户自定义模板文件夹，再把相应的模板文件删除掉即可。把别人的文档用作模板如果看到某一篇文件比较漂亮，且能用 Word 打开它，那么可选择 “文件”“另存为” ，然后再在“另存为”

43、对话框中的“保存类型”下拉框中选择“文件模板” ，再输入一个文件名，并把它保存到默认的模板文件夹下。以后只要选择“文件”“新建” ，就可以在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己定制的模板了。通过此法，就可以快速把DOC 文件转换为 Word的模板。快速转换模板如果你手头上有 DOC 文件，那只要把它们拷贝到用户自定义模板文件夹中，再选择“文件”“新建” ，就可以在“常规”模板标签中我们的文件，双击后即可使用。通过此法，无需通过“另存法”来转换。其实也可以直接把这些文件的扩展名改为DOT，再拷贝到自定义模板文件夹中。修改、改造已有模板Office XP 本身带有大量各式各样的

44、文件模板，但有些在使用时可能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更符合你的要求。选择“文件”“新建” ，再单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口，从中选择一个类别，如“信函和传真” ，然后选择“典雅型信函” ，再依次在相应位置填入“公司名称” 、 “职务” 、“姓名”等信息，最后单击“文件”“另存为” ，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板” ，并默认保存在模板文件夹下。以后使用时，只要选择“文件”“新建” ，就能在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。小提示现在网上有很多英文的 Word 模板文件，大

45、家可以把其 中的英文信息改为中文的，再保存成模板，这样就可以更好地为我们所用。方便不浪费:Office文档缩放打印三招最近，小贾碰到了一个难题，事先编辑好的一张 Excel 表格，恰好容纳在一 张 B4 纸上，现在需要将纸型改为 A4，但仍要打印在 一张纸上，这可让小贾犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到 A4 的纸面上，实在有些麻烦。于是，小贾选择了一个笨办法，将表格打印到B4 纸上，再使用复印机缩小到 A4 纸上。 其实，当遇到这样的问题时，大家不必如此兴师动众，因为我们有以下简单的处理方法。让 Excel按照纸张的宽度和高度打印1.启动 Excel，打开需要的工

46、 作簿文件，单击相应的工 作表。2.在“文件”菜单上，单击“页面设置” ，再单击“页面”选项卡。3.在“纸张大小”框中，将原来的 B4设置为 A4，然后在“缩放”栏下，选中“调整为” ，将“页宽”和“页高”两个输入框中的数字都设为“1” （图 1） 。4.单击“确定”按钮。现在，再打印这张 Excel 表格 ，一张 A4 纸即可容纳下整个表格内容了。实际上，在进行上述设置后，Excel 会按照需要缩小 打印图像和文本。具体的缩小百分比，可以通过打开“页面设置”对话框，在“页面”选项卡上的“缩放比例”框中查看。如果文件中有手动分页设置，那么在使用“调整为”选项后，它们将被忽略。让 Word 按纸

47、张大小“缩放”打印小贾遇到的问题是 Excel 表格的“缩放”打印，如果你编辑的 Word 表格遇到了同样的问题，解决的办法与Excel 有 所不同。具体方法如下：1.启动 Word，打开需要的文档。2.在“文件”菜单中，单击“打印”命令。3.在“缩放”栏的“按纸张大小缩放”框中，选择“A4”纸型（图 2） 。4.单击“确定”按钮。当为了打印而“缩放”文档时，改动只发生在打印时，Word 并未更改文档本身的设置，这一点与 Excel 不同，因为 Excel 同时改变了对工作表的设 置。对 Word 而言，上述过程仅调整本次打印的文档比例。若要以这种方式调整所有打印时段的文档比例，可在“工具”菜

48、单上单击“选项” ，然后单击“打印”选项卡，选中“允许重调 A4/Letter纸型”项。让打印机自动按纸张大小打印或许，你编辑表格所用的软件没有提供“缩放”打印的功能，比如有的财务软件生成的 B4 纸型的会计报表怎样打印 到 A4 纸上呢？此时，我们可以直接求助所用的打印机，将打印机设置为缩小打印。现在，我们以 EPSON Stylus Photo 1290 打印机（操作系统为Windows XP SP2）为例进行说明。1.单击“开始” ，选择“设置” ，单击“打印机和传真” 。2.右键单击 EPSON Stylus Photo 1290 打印机，然后选择快捷菜单中的“属性” 。3.在“常规”

49、选项卡中单击“打印首选项”按钮。4.进入“版面”选项卡，勾选“缩放”项，同时选中“充满” ，然后在“输出纸张尺寸”框中选择 A4纸型。5.依次单击“确定”按钮，关闭各个对话框。经过上述设置之后，当进行打印时，系统将自动对打印的内容进行“缩放”以便将它打印在 A4 纸上。特别要提醒大 家的是，如果以后不需要将打印内容“缩放”到 A4 纸上，需要按上述操作取消对“缩放”项的选择，否则打印机将一直进行“缩放”打印。将文档进行“缩放”打印既省去了调整的麻烦，又能够减少纸张的浪费，何乐而不为呢？输入法也惹麻烦巧妙解决简单的问题一早打开电脑上网聊天时却发现用微软拼音输入文字时全显示的是繁体字！这就奇怪了，笔者也没有进行任何设置，为什么会突然变成繁体字？回想了一下，就在前一天晚上笔者重装了一款使用繁体字的游戏，可能这就是问题所在。问题原因大概找到了，但还是感觉无从下手。找了半天终于找到了解决的办法，下面于大家分享：切换到“微软拼音输入法2003”状态，点击“ 功能菜单/输入选项”，在弹出的输入法输入