1、公司电子邮件使用规范一、 邮件文本及格式规范：1 邮件内容：一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址） 、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。2 邮件字体：（1 ）全文统一；（2 ）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；（3 ）字体为正体；（4 ）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。3 邮件附件：如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。4 邮件格式：使用公司统一的 Logo 及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。5 个人签名：（1 ）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/
2、岗位、联系方式、电话分机、传真、 e-mail 等；（2 ）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype 号等。二、 邮件语言文字规范：1 语言表述清楚、简练，不能有岐义。2 规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。 3 段落分明、清晰。 4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。 三、 邮件发送规范： 1 邮件主题： 邮件必须写明主题。 2 邮件发送： （1 ） 邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发 给无关人员； （2 ） 涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件； （3 ） 敏感信息，需要用隐晦的表达方式； （4 ）
3、 决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明； （5 ） 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的 当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；（6 ） 慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门 领导； （7 ） 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8 ） 连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误； （9 ） 接受抄送邮件人员，一般不需要回复； （10 ）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后
4、再发送3 邮件群发： （1 ） 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发 ;（2 ） 回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。4 邮件优先级 (1) 邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;(2) 不要频繁使用邮件高优先级。 四、 其他注意事项: 1 不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。 2 工作时间勿发与工作内容无关的邮件。 3 邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。 4 重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。5 邮件附件的总容量应尽可能少于 5M,如附件较大,应压缩后发送。 6 无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间。 7 需要归档的邮件及时归档留存。 8 对不熟悉来源的邮件，需确认无危害后才打开，避免病毒侵入。
