1、三山岛金矿制度体系设计培训,北大纵横管理咨询公司 二零一一年八月,内部资料、注意保密,本次制度体系设计目的,构建三山岛金矿制度、流程体系,本次制度体系构建的主要工作步骤,认识准备：组织制度沟通。沟通内容涵盖制度管理的意义和方法，及在企业管理工作中，制度体系和其它管理体系的逻辑关系,1,组织准备：配套相关制度管理办法，确定制度管理部门和规范制度管理方法，以持续推动制度建设工作,2,流程为依据：以流程为依据，修改和完善现有制度,3,形成制度汇编手册：由北大纵横项目组，结合三山岛金矿已编写完毕的制度，进行修改和调整，并补充相关核心关键制度，最终形成各单元和层次的制度、流程汇编手册,4,试运行：制度由
2、各部门进行最终调整，调整完毕后，导入试运行,5,在整个制度编写过程中，项目组采用互动培训、深入调研、研讨与修改反馈的闭环工作流程,北大纵横,三山岛金矿相关员工,各部门负责人,相关主管领导,组织制度编写 培训,1,三山岛金矿 制度培训,编写相应的 制度,相应制度,接受制度 培训,2,3,审核,不通过,汇总分析，调整修缮，形成制度汇编,4,不通过,6,审批,通过,通过,5,开始,结束,目 录,第一篇 制度概述 第二篇 三山岛金矿制度诊断回顾 第三篇 三山岛金矿制度体系框架 第四篇 三山岛金矿制度编写及优化,企业经营目标的实现需要高效的组织与有效的运营来支撑,成功的战略 成功的战略和实施规划为组织指
3、明努力的方向和途径,有效的运营 建立和完善高效的业务流程和制度体系确保企业的有效运转,高效的组织 建立明确的的组织架构和分工合理的职责体系，并确保员工的能力和素质符合岗位的要求,企业是在“规范化的重复-重复中寻求突破-突破后及时地规范”模式中不断循环，从而实现企业的持续发展,制度建设是企业管理的基础性工作，成功的企业背后一定有规范性与创新性的企业管理制度在规范性的实施,规范性的管理制度编制以及规范性管理制度实施的等因素是企业成功的保障在不断的、稳定的创新、优化过程中，循环性升级式地提高规范性管理制度的实施质量，保持和增强科学、高效的企业管理制度体系的运转效能,成功的企业在制度建设方面的共同特点
4、,管理制度和管理体系能有效避免企业因人员的升迁、调动或轮换出现“管理回潮” ，避免每个人在低水平位置做效益低下的重复工作,制度的定义,制度的定义,狭义来讲，是指一个系统或单位制定的、要求下属全体成员共同遵守的办事规程或行动准则，如工作制度、财务制度等等,制度建设是企业运行的必要保障,制定一套完整的企业内部管理制度，同时构建一套能够保障制度体系规范化运作的机制，是企业实现规范化管理的必要条件,建立完整的管理制度体系，确保企业人财物、产供销各个方面各个环节的有序和规范运作建立和完善适应经营环境变化、符合企业实际情况和企业发展目标需要的新的企业管理体制和管理制度革除那些已经过时的、与企业改革和发展不
5、相适应的管理制度构建一套能有效保证制度体系规范化运作的机制设立责任部门进行制度管理，负责制度的建设与维护；建立一套制度建立、颁布、实施、修订、梳理直至废止的规范性管理程序；采取多种措施进行制度宣贯和组织沟通，引导员工对企业新的管理制度和管理观念达成共识；建立健全监督检查机制，营造“制度面前人人平等”的制度氛围；定期对制度进行审视和维护。,目 录,第一篇 制度概述 第二篇 三山岛金矿制度诊断回顾 第三篇 三山岛金矿制度体系框架 第四篇 三山岛金矿制度编写及优化,三山岛金矿各级领导非常重视企业制度和管理规范建设，目前的各类管理制度比较齐全，使各项工作具有较好的参照依据和标准,资料来源：调查问卷、访
6、谈记录,1-26您认为三山岛金矿目前的规章制度是否系统完善？,三山岛金矿相应的制度建设在不断地规范、完整，取得了很大的成绩,但是，三山岛金矿在努力加强和提高制度化建设的同时，在制度化建设上还存在一些问题，在制度化建设的方法上还存有一定提升和改善的空间,总体归纳存在如下四方面问题,企业制度的制度树结构,第一、三山岛金矿制度缺乏体系性构架，上下级制度未形成严密的勾稽关系,企业的整体制度应该成为体系，以共同发挥作用，上下级、同级制度之间都应形成勾稽关系； 三山岛金矿现有各项制度中内容均缺少“制度编写依据”，这样主要是造成了上下级制度难以形成勾稽关系，难以保证上位制度对下位制度的指导作用，难以形成严密
7、的制度体系； 制度的表现格式较单一，如制度下面应该还有制度的实施细则、补充规定、补充说明等次级制度，对制度体系作支持和保障，以保证企业的核心制度基本不做大的调整，以保证制度的基本稳定性和连续性，也保证了制度执行的灵活性。,问题体现：,第二、制度建设未和其它体系建设做有效互动和对接，如流程体系等，影响了制度的执行效果,制度是流程的具体规定，解决是与非的问题，规定什么能做什么不能做；制度详细说明流程中的各种前提和假设，是对流程的补充和完善，是一种更加详细的操作说明 流程是一系列活动的组合，解决的是一组活动的先后顺序问题；是组织中各项基本活动的具体表现 流程和制度互相补充，互相说明。流程告诉员工应该
8、怎样做，而制度则告诉员工什么该做，什么不该做,三山岛金矿对流程管理认识不足，未建立起有效的流程管理体系，导致现有制度和实际业务流程联系不够紧密，也造成了制度的执行效果和操作性不强,问题体现：,资料来源：调查问卷、访谈记录,第三、制度的表述形式和逻辑结构不够规范，有待完善,第一章 总 则为充分发挥党委在矿山建设中的政治核心作用，使党委工作规范化、制度化，适应新形势，新任务的要求，保证党的路线、方针、政策和上级党委的决定在我矿的贯彻落实，根据中国共产党章程和上级党组织有关企业党建工作的要求，结合我矿工作实际，制订如下制度。 第一章 党委工作职责第一条 认真贯彻党的路线、方针和政策，执行上级党委的各
9、项决议、决定。第二条 研究、制定矿党建工作中、长期发展规划、年度计划和工作总结，做好组织实施和典型经验推广工作，落实好对党员的奖励和处罚。 第二章 组织工作制度第八条 加强和健全党的组织生活，是加强党员管理、发挥党员先锋模范作用的一项组织措施，是加强党的建设的一个重要内容。因此，各党支部都必须坚持组织生活制度，严格党的组织生活。第九条 矿党委规定党组织活动每月不少于一次，各党支部可根据本单位实际规定时间。每个共产党员都要自觉参加组织活动，因特殊原因不能参加活动须提前向支部书记请假。凡无正当理由，连续六个月不参加组织生活者，按自行脱党处理。摘自三山岛金矿党务工作管理制度,举例：,通用的制度表述格
10、式为章、节、条、款、项、目；或者是章、条、一、（一）、1等格式，或者是严格以数字格式进行表述；(篇、章、节、条、一、（一）、1) 三山岛金矿的所有制度的条块结构不是很清晰，表述格式均不够规范，容易引起制度执行和理解上的误会和混乱,第四、三山岛金矿现有制度的执行能力有待提高，部分制度流于形式，缺乏有效监督，未得到实际执行，企业整体的制度管理水平有待提高,1-28 如果您认为制度不能得到有效执行，原因是什么？,资料来源：调查问卷、访谈记录,管理诊断阶段发现，企业在制度建设上还存在一些问题,总体归纳存在如下五方面问题,如何 解决？,明晰组织架构,确定部门职责,确定关键流程，建设流程体系,建设三山岛金
11、矿制度体系,另外，提升企业管理水平不是一蹴而就的，一方面需要建立健全和完善企业制度体系，另一方面，需要不断增强执行力度,建立规范的制度比什么都重要 建立制度并不难，关键在执行-王 石,制度还 需要 不断 完善,目 录,第一篇 制度概述 第二篇 三山岛金矿制度诊断回顾 第三篇 三山岛金矿制度体系框架 第四篇 三山岛金矿制度编写及优化,本次制度体系的框架设计，参考国家法律体系和ISO90001质量管理体系框架模型,ISO90001质量管理体系文件架构,三山岛金矿的制度结构框架,执行和服从：各单位建立本单位相应制度体系，原则上执行矿部各级制度，以替代本单位相应制度 参照：如果矿部制度不能涵盖本单位具
12、体工作，或因工作需要编写本单位制度，应参照矿部相关制度内容和格式，并报企业制度主管部门和业务主管部门审核备案 不冲突：各单位制度内容不得与矿部制度相冲突和抵触,管理总则 管控制度,战略规划 经营计划 ,实施细则 管理办法 ,三山岛金矿制度分类,按照规章制度效力由高到低依次为：基本管理制度、专业管理制度、具体管理制度、辅助规章制度 下一等级的规章制度内容不得与上一等级的规章制度内容相冲突,三山岛金矿制度体系与其它各体系之间关系,各项制度和管理体系使用原则： 1、原则上对某项管理活动只用一个管理制度或者是流程和体系进行规范，不用重复性对某项工作进行规定 2、如果该项活动在流程或管理体系程序文件中已
13、作出详细的说明，并可以指导和规范现实业务工作，则执行相应的流程或者体系程序文件，不用制度作补充 3、如果流程或者体系程序文件对该项工作说明比较笼统和不够全面，则以制度进行补充和总括说明 4、流程、管理体系、管理制度三者关系要严格统一，不能有冲突,目 录,第一篇 制度概述 第二篇 三山岛金矿制度诊断回顾 第三篇 三山岛金矿制度体系框架 第四篇 三山岛金矿制度编写及优化,三山岛金矿制度的格式 三山岛金矿制度汇编简介 三山岛金矿制度编制的审批程序 制度的宣贯、执行和调整优化,管理制度一般是由规范性因素和规则性因素组合而成的,规范性因素:编制目的、编制依据、适用范围、制度的构成等规则性因素：构成制度实
14、施过程的环节、制度实施的具体程序、控制制度实现或达成期望目标的方法及程序、形成制度的过程、完善或修订制度的过程、制度生效的时间、与其他制度之间的关系,管理制度编制的原则和方法,编写项目要全面制度中对涉及到该制度需要规范的业务项目要全面，无漏项 框架统一A、第一部分：总则，包括目的、编写依据、适用范围B、第二部分：职责：相关部门/人员的责任C、第三部分：主体内容：指业务过程及要求、测量和控制/方法及标准D、第四部分：监督、检查和违规责任E、第五部分：附则F、第六部分：相关附件：附表及本制度涉及的相关制度编号和名称 风格和格式统一制度的总体风格要一致，格式要统一，即统一字体、字号、目录排列方式、纸
15、张大小及边距、页码格式等 “简明扼要”和“易操作”保证最简洁，最直接，无缺漏地完成此项工作，既不留漏洞，也不走弯路，要注意总体和分项的衔接 第三部分主体部分的编写要依据相关流程进行描述,制度文件编写要求（一）,一、内容顺序按照总则、职责、主体内容、监督检查和违规责任、附则、相关附件的先后逻辑排列顺序，涉及管理事项范围广、内容多的可按层次分章、节、条、数字等编写，涉及管理事项范围窄、内容少的应直接分条、一、（一）、1等 第一部分、总则主要包括内容和编写要求：第一章、总则第一条、编制目的：明确该制度文件要解决的实际问题和要达到的控制目标第二条、编制依据：明确说明所依据的相关文件，如无编制依据，本项
16、目不必编写第三条、适用范围：明确该制度文件的适用范围或应用领域，如适用的部门、人员、 项目、程序等，必要时还应明确写出不适用的范围或领域第四条、特定术语：对该制度文件中使用的概念、定义和标准在必要时应给出一个完整的、统一的和明确的解释，如无特定术语等，本项目可不编写第五条、制定原则：制度制定需要遵循的相关原则，如无特殊强调之处，本项目可不编写,制度文件编写要求（二）,第二部分、职责主要包括内容和编写要求第二章、职责第条、说明该制度文件的归口管理部门或岗位的职责和权限，以及规定与实施该文件相关的部门或人员其责任和权限要求：1、权限和责任一定要具体2、条款序号随前章编写,制度文件编写要求（三）,第
17、三部分、制度主体内容编写要求：1、表述格式：对要规范业务活动进行结构性分类，每块业务为一单元，进行细化解释和界定。表述格式直接为第章，每一单元为独立一章，“章”下设“条”，进行细化说明，“章”、“条”序号为整个制度统一连续编号，“条”以下序号重新排序编写2、表述内容要求：明确该制度文件所要阐述的具体内容、项目和要求，构成制度实施过程环节、制度实施的具体程序、控制制度实现或达成期望目标的方法、程序及标准等2、制度内容中各单元的描述顺序和内容，要结合该业务配套流程进行说明和阐述，如果本单元缺少相关配套流程，可以试需要补充相关流程3、“章”、“条”描述要科学合理、逻辑关系清晰4、文字要准确、简练，容
18、易引起歧义的名词须作出明确解释，不得使用没有定义的简称,制度文件编写要求（四）,第四部分、制度的监督、检查和违规责任包括内容和编写要求：第章：制度的监督、检查和违规责任第条：对该制度监督、检查的周期、方法和程序，及违反该规定所将受到的处罚标准,制度文件编写要求（五）,第五部分、附则的主要内容和描述要求：第章：附则第条：部门负责本制度拟定、修改、解释第条：本制度经部门（或组织）批准后，实施的起始日期第条：其它补充说明第六部分、本制度配套的相关流程和记录表单,制度管理部门应组织对制度文件进行规范性审核,制度是否符合国家相关法律法规 制度和现有一体化管理体系和流程体系相关规定是否有重叠和冲突 制度中
19、各责任单位和岗位权限是否符合现有规定 制度框架是否符合规范 制度内和制度之间的行文用语是否统一 制度内各项行为的主体是否明确，有无缺失 制度之间是否相互抵触 制度与执行是否一致：对于缺乏制度指引的，在修订时应予以完善 制度内容是否严密：如表达是否清晰、严密、无歧义、无遗漏；是否在关键环节缺乏控制（如是否明确时点控制）或控制不足；是否存在多余控制,规范性审核的主要内容（部门领导、综合计划部）,练习：WORD的熟练使用，并按照格式编写一项制度,页眉和页脚 分页符和分节符 自动生成目录与更新目录 视图导航,目 录,第一篇 制度概述 第二篇 三山岛金矿制度诊断回顾 第三篇 三山岛金矿制度体系框架 第四
20、篇 三山岛金矿制度编写及优化,三山岛金矿制度的格式 三山岛金矿制度汇编简介 三山岛金矿制度编制的审批程序 制度的宣贯、执行和调整优化,制度的组织管理,一、矿领导办公会或对应专业管理委员会是制度流程的最高权力机构， （一）审核批准制度流程工作计划 （二）负责全矿上级制度的审批工作 （三）负责有关部门对管理制度执行冲突的最终裁决工作二、管理制度主管部门是规章制度的综合管理机构（综合计划部），其主要职责是 （一） 制订、修订制度管理工作的具体管理规定（制度、流程管理制度）； （二） 汇总企业管理制度制修订计划，组织工作计划的实施，并督促起草单位按申报计划执行； （三） 组织对送审管理制度进行综合性审
21、查； （四） 组织有关部门对管理制度执行冲突进行协调处理。 （五） 组织开展内部制度流程审核规章制度主管部门有权对违犯管理制度管理规定、拒不执行管理制度或错误执行规章制度的单位或个人提出改正意见，改正无效时，可提出书面处理意见，报企业决定。三、企业各专门委员会和职能部门职责： （一）负责涉及本部门职责范围内管理制度的计划申报、起草、送审或制定； （二）审核与本部门职责有关的送审文件；负责本系统管理制度的实施工作和下级单位执行规章制度的监督。,三山岛金矿关键制度流程目录,见三山岛金矿制度流程分类,目 录,第一篇 制度概述 第二篇 三山岛金矿制度诊断回顾 第三篇 三山岛金矿制度体系框架 第四篇 三
22、山岛金矿制度编写及优化,三山岛金矿制度的格式 三山岛金矿制度汇编简介 三山岛金矿制度编制的审批程序 制度的宣贯、执行和调整优化,借鉴：质量管理体系审核流程,质量管理体系构建流程,质量管理体系审批流程,制度编写和审批程序注意事项,保证各相关部门的高度参与 最终保证制度的严肃性和可操作性,对制度的编制和审批进行严格的程序界定,对编写完毕的制度，进行严格的综合性审查,保证制度和流程的严密对接 保证制度的格式、内容、相关权限的规范和有效性,注意 事项,目 录,第一篇 制度概述 第二篇 三山岛金矿制度诊断回顾 第三篇 三山岛金矿制度体系框架 第四篇 三山岛金矿制度编写及优化,三山岛金矿制度的格式 三山岛
23、金矿制度汇编简介 三山岛金矿制度编制的审批程序 制度的宣贯、执行和调整优化,一、要坚持规章制度面前人人平等，企业的全体员工都应处于规章制度的硬性约束之中，各级领导要以身作则,遵守规章制度所规定的义务平等； 享受规章制度所赋予的权利平等，不可因人而异，宽严不一,平 等 的 含 义,有利于调动员工的积极性和创造性，做得好，贡献大，就应得到奖励，甚至重用；做得不好或违纪违规，就要无一例外地承担相应的责任，受到相应的处罚 有利于维护制度的严肃性和权威性，确保制度贯彻实施应具有的刚性,二、保证制度生成和执行过程中程序的完整，通过程序规定保证各级员工的积极参与和配合，加强对制度的认同和支持，以保证制度的执
24、行效力,影响员工对企业制度的认同以及制度的效力的主要因素有： 企业管理者的素质、领导力和执行艺术； 管理者在制度执行过程中表现出来的对制度贯彻的态度、意愿； 员工的参与程度； 制度本身的合理性、科学性、公平性、可操作性和连续性； 制度执行的力度、持续性、公平性和公开性。,三、加强制度宣贯和组织沟通，并充分利用典型案例的警示和激励效用，营造良好的制度氛围，使制度切实发挥其应有的激励和约束力,对制度执行过程中产生的各类正面或反面的典型案例进行宣传或开展讨论,主 要 举 措,目 的,增进员工对制度的理解和认同，并使管理者能够及时了解制度执行过程中遇到的各种问题并加以有效解决，有利于消除制度执行过程中
25、可能产生的各种抵触心理，从而扫除制度执行的各种障碍。,建立顺畅的沟通渠道，设立领导者与员工沟通的平台，营造鼓励性沟通的氛围,充分落实责任，每项制度的推行必须制定制度的主责部门负责宣贯和推进；,确保每项制度能真正落实到位,通过对典型案例的宣传，起到警示和激励效用，并让员工对领导者贯彻与执行某项制度的态度和意志有清晰的认识,四、设立责任部门进行制度管理，建立健全制度监督检查机制，加强制度的监督落实，形成定期制度检查机制,设立责任部门负责制度的建设与维护，其主要职责是：1、负责制定企业制度管理办法和程序，并组织实施；2、负责企业内部各项管理制度、操作流程、现场管理等文件及制度的版本控制和发布；3、负
26、责组织企业制度的会审、宣传贯彻，并组织协调各种制度的必要修订；4、负责对制度运行情况进行监督、考核、反馈，并对制度的有效性和符合性进行评价；5、负责定期组织对制度进行审视和维护，提出增减或修订建议并组织实施。 强化监督检查1、建立健全合理有序的监督检查制度，加大检查的频率和力度，对制度的有效性进行连续性监管；2、成立由综合计划部、人力资源部、财务审计部牵头，相关职能部门和分子企业参与的制度监督检查小组，落实和检查制度的执行情况，督促有关单位按制度规定开展工作，收集反馈意见，定期开展督促检查和评估。 严格考核奖惩将制度检查情况与集体和个人的评优与待遇挂钩，对不落实制度有关规定的，追究有关责任人的
27、责任。,五、建立制度的日常维护和年度维护机制，保证制度符合企业经营和管理需要，保证制度的可操作性,制度的日常维护在日常工作中，由制度的制定部门负责收集制度在执行过程中发现的问题和改进建议，需要立即改正的问题，以补充规定的形式暂时修订并执行，在正式修订时合并为一个制度。制度的年度审视及维护每年年初，由综合计划部组织开展制度的年度维护，在征询各部门意见及建议的基础上，提出制度调整和完善的建议及相应的工作计划并组织落实。,制度评估表,示例,制度的日臻完善 不是一蹴而就的 ，而是不断优化 的一个过程,没有最好 只有更好,六、定期对制度进行评估，以实现制度的持续优化，提高企业的制度管理水平,小结：今天我
28、们一起分享了以下内容和理念,制度是企业管理提升的重要支撑制度体系结构框架要有明确的制度组织管理部门,制度文件格式要求制度编写和审批程序制度的宣贯、执行和调整优化,工作计划：请各部门严格按照以下时间进度执行,8月5号-8月8号，各部门搜集本部门制度、流程，并按照格式要求进行初步整理8月9号-8月11号，北大纵横项目组下发各部门制度、流程目录，各部门按照完善的制度、流程目录，整理和补充编写本部门各项制度、流程8月12号-8月15号，北大纵横项目组汇编各部门制度、流程，形成制度、流程汇编初稿8月16号-8月19号，各部门继续修改制度、流程汇编初稿8月20号-8月底，制度、流程汇编初步形成9月以后，公布执行，并进一步完善（注：所有文件统一交电子版，OA平台发邮件至综合计划部李美欣和北大纵横项目组）,谢 谢！,
