1、净雅食品集团 职位分析及职位说明书编写培训,2008年7月 中国北京,深圳市思捷达企业管理咨询有限公司,内容提要,一、职位分析与职位说明书的意义与作用 二、职位分析流程和方法 三、职位说明书编写流程和方法 四、职位说明书的维护 五、职位说明书编写注意事项,你怎么老与我过不去，我为你招聘的人员哪一个不合适？,你提供的人好象都无法胜任呀！,这个人怎么办？找点工作给他干一干？,我来公司好几个月了，还没弄清楚该做什么,以及我是什么职位？,管理者和员工的困惑,为什么有人工作量很大，做也做不完？ 为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？ 为什么会有人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？ 为什么会有工作没人
2、去做，贻误战机？为什么招聘的员工，会常常不符合要求？ 为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？ 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？ 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？ 为什么有的员工不知道自己该做些什么？ 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏？,管理者和员工的困惑(续),为什么会产生这些问题呢？,10分钟,现场讨论,没有职位说明书职位说明书不恰当职位说明书粗放,问题的答案,我们并不了解每个人的工作量是多少？ 我们并不了解到底需要多少工作人员？ 我们并不了解如何有效地考核员工的工作？ 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？ 我们并不了解员工到底需要什么？,
3、职位说明书： 整理职位分析结果的工作描述的书面文件，包括：职位基本信息、职位设置目的、职责模块、工作职责等，以及任职要求（素质、学历、经验、知识技能）,职位分析与职位说明书的含义,什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？,愿景,战略,我们公司存在的目的和长期目标是什么？,怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？,职位分析及职位说明书能够把组织实现战略的 职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。,职位分析与职位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标,职位分析与职位说明书的意义：奠定人力资源管理体系的基础,在人力
4、资源管理系统中，职位分析和职位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。,职位分析,员工 招聘,员工 培训,薪酬 福利,绩效 管理,任职 资格,长期 激励,素质 模型,职位 评估,人力资源战略,20分钟,现场讨论：谁最漂亮?,为什么她最漂亮？,你看到了什么？,启发： 角度不同看到完全不同的结果! 不同的人对职位的认识也是一样。,任职者的角度,管理者的角度,二者认可接近一致,在任职者编写职位说明书的过程中，通过管理者的审核与沟通，将有助于建立管理者和任职者对职位的共同理解。,编写职位说明书,职位分析和编写职位说明书的过程就是管理者和任职
5、者对职位理解达成一致的过程,内容提要,一、职位分析与职位说明书的意义与作用 二、职位分析流程和方法 三、职位说明书编写流程和方法 四、职位说明书的维护 五、职位说明书编写注意事项,职位分析的流程与方法,收集 分析 职位 信息,提炼 归纳 职位 信息,形成 职位 说明 书,职位分析的流程与方法,评审 确认 职位 信息,第一步,收集、分析职位信息,收集与职位内容及职位之间相关的信息 原有书面信息 任职者本人提供的信息 任职者上司、下属及同僚提供的信息对收集到的信息进行分析 分解、重新组合和审查职位信息 按标准的格式填上目前获知的信息 进行逻辑性检查,收集分析职位信息的方法：,职位A,职位B,职位C
6、,职责清单 分发信件 打字 维修打印机 ,方法1：从组织、流程入手,方法2：从现职位入手,职责清单 分发信件 打字 维修打印机 ,收集分析职位信息的方法1,职位A,职位B,职位C,职责清单 分发信件 打字 维修打印机 ,方法1：从组织、流程入手。,我们需要收集到组织结构、业务流程及管理流程等资料，如从部门职责、流程中予以收集。,方法2：从现职位入手,职责清单 分发信件 打字 维修打印机 ,任职者 自拟法,面谈,直接观察,员工日记 /记录,调查问卷,主要 方法,工作实践,从现有职位入手，可以采用的方法,收集分析职位信息的方法2,职位A,职位B,职位C,对职位的特性要进行分析，而不是罗列职位信息所
7、有的分析都是对事不对人，而不管现在的任职者是谁以事实为依据，而不是对职位进行判断避免该职位的主管对职位的过多影响,分析、整理信息的注意事项,第二步,提炼、归纳职位信息,将收集分析的信息进行提炼和归纳，形成完整的职位信息，供有关人员进行审查与确认,第三步,评审确认职位信息,职位信息必须同任职者和任职者的上级主管进行审查、核对和确认，才会避免偏差。可以修正信息中的不准确之处，使职位信息更加准确和完善；有助于任职者和任职者的主管理解和使用职位信息结果。,第四步,形成职位说明书,选择职位说明书模板根据确认的职位信息编写职位说明书,内容提要,一、职位分析与职位说明书的意义与作用 二、职位分析流程和方法
8、三、职位说明书编写流程和方法 四、职位说明书的维护 五、职位说明书编写注意事项,任职者自我 撰写本职的 职位说明书,顾问指导修改，部门内部研讨,职位说明书确认与定稿,顾问进行 培训讲解,职位说明书编写是在职位分析的基础上，把整理好的职位分析资料按规定的文件形式表达出来，形成职位说明书的过程。从职位资料收集到分析，从职位分析到编写职位说明书的过程是由繁杂到简洁、从简洁再到精确的过程。职位说明书编写的流程如下：,职位分析的书面结果是职位说明书,确定职位 说明书模板,职位说明书模板介绍,职位基本信息,职位概要,工作协作关系,主要职责,包括可明确该职位的总体信息,用一句话全面总结该职位存在的目的与价值
9、,确定同公司内外主要对内与对外活动联系对象（部门与职位）,列举该职位的关键任务及职责,部分,定义,任职资格,描述该职位胜任所要求的任职条件，阐明知识、技能、素质、从业经验、学历、专业、生理等信息,限定词 + 名词如：人力资源部经理招聘主管成本会计点检员,第一部份、职位基本信息,职位名称：,指本职位隶属的最小级别部门。例如：人力资源部指本职位的直接领导。例如：人力资源部经理。指工作所在的行政区域。例如：上虞,所在部门,直接上级职位,工作地点,制定者、审核者,指定的责任人。如制定者：张三（任职者）,职位编号有两种常用的编号规则: 规则一： “部门代号” + “职位顺序号” 例如：HR-001（人力
10、资源部经理） 规则二： “部门代号” + “职位类代号” + “职位顺序号”,例如：HR-HR-001（人力资源部经理） 注：通常情况下，一个部门的职位顺序号取三个数字，即从001-999,职位基本信息填写方法（续）职位编号,这部份 由人力资源部 统一添加,明确职位设置的目的，为什么要设这个职位？不设这个职位真的不行吗？,职位概要的描述：,第二部份：职位概要,例1：根据公司的经营计划和目标，有计划地完成相关材料的采购任务，最大限度降低采购成本，并确保满足生产需求。 例2：根据采购订单的执行情况，跟踪采购货款的支付，确保货款支出的准确性和及时性。 例3：依据国家和公司财务政策，拟订公司的基本财务
11、政策，指导和监督下属员工处理日常的帐务工作和财务工作，进行预算管理、财务分析和成本控制，规范公司的财务管理，合理利用资金，提高资金利用的安全性和有效性。,职位概要编写举例：,结果 市场份额 利润 销售额 数量 质量 服务,政策 原则 准则 监督管理,组织 指导 推荐 计划 操作活动,为了什么目标?,有何限制?,职位存在的理由?,为了,做什么,依据,职位概要填写的格式,输入,过程,输出,不同结构层次的职责不同，职位概要也不同,不同的组织结构层次承担的职责不同，所以对应职位的职位概要中使用的动词也不同。以下供参考：,请归纳出下面职位的职位概要：负责起草质量检验与质量管理方面的文件，建立质量检验管理
12、体系。 跟踪各检验组实施检验管理体系的情况，并监督检验结果。 参与质量问题的分析，跟踪月度质量统计。 协同法律事务部处理由政府监督部门市场抽检中的质量问题。 负责引进新的质量检验仪器设备，以改进和强化检验设施。 与政府检验机构和社会检验机构联系，组织和协调第三方产品委托检验。,20分钟,现场讨论,参考答案,在写自己职位概要的时候请思考： 该职位对组织独一无二的贡献是什么？ 该职位为组织的整体目标的完成承担了什么？ 到底为什么需要这个职位，不设这个职位真的不行吗？,职位概要：依据公司质量体系与客户质量要求，建立，维护并完善公司的质量检验管理体系，监督各检验组及时保质保量完成原材料、半成品和成品的
13、质量检验，保证采购原料质量符合公司要求，确保产品质量符合客户要求。,职位职责从何而来?,第三部份：主要职责,职位职责分配,例:人力资源部门职责分配,下属职责的确定，是部门管理者的第一要务！,部门管理者要做的事情： 1、明确公司未来对此部门的要求，明确部门职责； 2、从部门职责出发，重新思考下属职位的定位； 3、审视下属的职责，和下属讨论、确认，对下属的职位职责做出相应调整； 4、职位任职者编写本职位的职位说明书，部门经理审核、确认。,是职位说明书的核心内容描述的格式：,职责模块：,按工作性质将本职位工作划分为几大块内容,工作职责描述,职责模块及工作职责填写方法：,职责模块：该职位工作绩效表现的
14、几个方面，按照重要性排列。,按工作流程,例如：信息主管职责模块：系统规划、系统开发、系统维护、技术支持,按工作性质,例如：财务部经理职责模块：组织管理、财务管理、会计核算、资金管理资产管理、税务筹划、对外事务,职责模块编写的逻辑要求,按工作内容,例如：人事行政部经理职责模块：人力资源管理、行政管理、后勤管理、文控管理,职责模块的识别方法：,职责模块常见错误,1、领域划分过粗 2、领域与领域之间没有逻辑关系 3、领域与领域内的职责不匹配，如将招聘职责划入培训与开发领域,可以用两个动词并列说明某次活动，如：“组织制定”在应负责任描述中避免使用不确定的词,如可能、大概、预计等。一定要是一个明确的、准
15、确的描述。,动词表： 在职位说明书中常用的动词有130多个，例如： 决策性质：批准、授权、监控、确定、领导、计划 管理性质：组织、衡量、达到、实施、改善、规范 支持性质：建议、提议、支持、预测、分析、评估 基本用词：检查、收集、发放、提交、处理、操作,工作职责填写方法,行为动词（举例）,政策制定/目标设定,工作的执行,较低的任务,动词分类表,工作职责之间的先后排列,工作职责之间的先后排列应遵循以下原则： 1、时间次序PDCA 2、空间次序 3、逻辑次序,工作职责重叠与空白,1、工作职责重叠：有些是因为动词使用不合理造成的。有些是因为职能确实是没区分清楚。 2、工作职责空白：如财务部门的预算、投
16、融资、资产管理，还如企业文化、流程管理 3、工作职责错位：组织结构调整了，部门职责也调整了，但是职责没有改。,内部协调关系本公司内联系紧密的部门/职位,外部协调关系本公司外联系紧密的部门/职位,第四部份：工作协作关系,学历/专业/工作经验参考资料,第五部份：任职资格,人事决策的难度来自于多方面,决策者和拥有信息或拥有时间分析信息的人之间的分离,人本身的复杂性,“知人知面不知心”缺乏必要信息,决策者之间难以达成一致 缺乏明确的价值取舍 决策者个人因素,通过建立模型对人本身的复杂性进行澄清,人本身的复杂性,素质要求：,能区分在在特定的企业环境中，在具体的工作职位上，做出优秀业绩所需要的行为特征；,
17、行为 技能 知识,价值观 自我定位 需 求 人格特质,会做、能做什么 知道为什么这样做,我应该做什么 我正在做什么 我喜欢做什么 我适合做什么,行 为,基本素质,业务能力,江山易改,本性难移,难以培养与 改变的素质,容易培养与 改变的素质,能力标准框架,素质的提取,人际理解能力适应性诚信聆听团队合作辅导,行为,提炼素质,能够很有逻辑性的用别人可理解的方式表达自己的想法能有效地与不同文化和背景的人打交道对自己的行为和错误勇于承担责任他先聆听然后总结对方的谈话要点，才发表自己的独立见解。当进行计划、解决问题时，听取不同意见和鼓励不同观点。定期向员工反馈他们在工作表现上的情况，使员工了解自己的长处、
18、短处、问题所在，并不断地激励鼓舞他们完成最好的业绩。,素质词典的结构,素质名称及含义,成就导向 要把工作作得更好的企图和行为。 思维能力 明确事物之间的关系，有新方法/新角度看待事物。 服务精神 能设身处地为顾客着想、行事。 培养人才 具有长期培养人才的特点，动机是对“人” 监控能力 设立严格的行为标准并指派人去完成之，动机是对“工作” 灵活性 在需的时候改变策略或放弃原定目标，最终是为达到公司大目标。 影响能力 为特定目的，特意采用影响策略或战术，有具体行动。 收集信息 用特殊的方式、方法搜集信息。 主动性 有前瞻性，能对未来的需求和机会作出反映。,诚实正直 行为与价值观一至，在与自己坚信的
19、人生信条及价值观相冲突时能坚持正义。 人际理解能力 在别人没有直接用语言的情况下，能知道别人在想什么，感受怎样？ 组织意识 对组织的政治和结构非常敏感，理解组织中的非成文约定。 献身组织精神 能与组织标准，需要及目标保持一致。 关系建立 工作中能主协建立人际关系。 自信 对像是自己，敢冒险接受任务或敢于提出与上级有权势的人不同的意见 领导能力 能领导人们有效在一起工作，主要目的是促进团队的运作。 合作精神 强调溶入团队，作为团体的一员。 坚韧性 在艰苦条件下表现出乐观的态度。,素质分级标准举例影响力,影响力：一种说服、影响及使人信服并让人们按照自己的议程或目标或远景规划行动的能力，主要基于对人
20、施加具体影响的愿望和理解别人想法、关注点及感觉并有效行动的能力。它不仅仅是“售物”给客户更重要的是与客户共享信息、愿景或业务方向以激励客户使之有主人翁感。,1、试图产生好印象：他/她考虑如何影响别人，试图采取行动使别人对他/她留下好印象2、单项行动去说服： 在大多数情况下采用单项方式去影响别人。3、- 4、-,等级一,等级二,等级三,1、采取多项行动去说服： 使用多种方式或行动去说明或影响别人，但没有做适当的调整去满足听众的要求，这可能包括用事实或数据支持他的观点及为会议或展示会做充分的准备。2、 对个人的行为或话语的影响有充分考虑： 充分考虑并能预测在演讲、会议或讨论中听众的反应以便调整并随
21、机应变。 3、-,1、 运用非直接影响：建立非直接影响的因果链：“由A到B，再由B告诉C等等”。 运用专家或第三方施加影响。2、运用复杂的影响策略：运用影响策略包括长期和复杂的政治策略如建立“幕后”支持和/或政治联盟，使得一群人支持一个想法或概念去形成广泛的影响。3、-,素质标准把能力具体化为可见的行为特征， 并精确分为3-6级,知识技能,知识：指胜任本职位应具有的相关的理论知识（掌握的信息），知识一般通常学习获得。技能：指胜任本职位应具有的业务技能（表现出来的行为），技能一般通过实践获得。,知识技能分析表,内容提要,一、职位分析与职位说明书的意义与作用 二、职位分析流程和方法 三、职位说明书
22、编写流程和方法 四、职位说明书的维护 五、职位说明书编写注意事项,维护职位说明书,职位说明书必须及时更新 职位会经常变化以适应概述业务需求的变化职位说明书应 每年或至少每两年更新一次需决定： 由何人负责协调各部门经理? 职位说明书于何处归档? 是否将此内容置于网上?,内容提要,一、职位分析与职位说明书的意义与作用 二、职位分析流程和方法 三、职位说明书编写流程和方法 四、职位说明书的维护 五、职位说明书编写注意事项,注意事项,严格按照模板要求的标准填写，不可更改模板格式！ 如果填写的地方没有不要空着，要写“无”。 不要过于夸大，认清角色。 提交人力资源的所有文件请以电子文档的形式提交，以部门为
23、单位，由部门经理负责提交，请直接提交人力资源部。 描写工作职责时，请尽量使用名词和动词，少使用副词和形容词。同时，请仔细复习我们的培训教材、职位说明书范例。 避免使用专有名词 (例如：“联想”及“人事软件”)；因为这类名词易发生变化；可替换使用“计算机/电脑”及“人力资源信息系统” 避免简称及缩写进行职位描述的编写，确保那些不熟悉本公司，行业或专业术语的人可以理解职位描述,深圳总部 地址：深圳市深南大道188号新豪方大厦13E 总机：(0755)86182158 传真：86182157 E-mail: ,北京办事处 地址：北京市海淀区中关村南大街28号写字楼756 电话：13725543535 (胡先生) E-mail：,敬请访问 网站，知晓思捷达近期业务发展。,上海办事处 地址：上海市闸北区曲阜西路268号恒安大厦405室 联系人：易小姐 13798429245 E-mail：,思捷达顾问愿与您真诚携手，共同进步!,谢谢大家的耐心！,
