1、鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 1 页 共 155 页会议管理制度 V1.11. 目的：为规范总部及所属各项目公司会议管理，建立良好的会议秩序与风气，提高效率；充分发挥会议在总部及所属各项目公司管理中的作用，确保总部各项会议决议能够得到充分的贯彻执行而制定。2. 范围：2.1 适用范围：总部及所属各项目公司2.2 发布范围：总部及所属各项目公司3. 名词解释：3.1 会议是公司行政办公的一种重要形式，是一种有组织有目的地把员工聚集起来商讨问题及落实解决的工作方式。 4. 职责：4.1 总 部 行 政
2、 管 理 部 门 负 责 本 制 度 的 制 定 修 改 及 解 释 ， 并 督 导 各 项 目 公 司 执 行 。4.2 各公司行政管理部门负责本制度的具体落实执行，同时项目公司具有对本制度修改的建议权。4.3 会议提拟人或主办部门（含各中心/部门）负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。5. 作业内容： 5.1 会议分类序号 会议名称 召开周期 主持人 参加人员1 董事长办公会 每月一次 董事长 指定的相关人员2 项目公司例会 每半月一次 项目总经理 项目公司中层（含）以上人员3 经营工作专题会 临时性会议 高管层人员 会议提拟人确定 参会人员鹏 润 房 地 产 开 发 有
3、限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 2 页 共 155 页5.1.1 总部各中心、各项目公司应按期召开公司要求的各类会议。5.1.2 各公司行政管理部门为本公司会议的协调部门，各项会议的举行应提前以书面形式通知行政管理部门，行政管理部门根据工作需要，有权列席会议并就会议中需落实的问题进行跟踪和反馈，同时也可根据实际需要要求相关部门一同列席，确保会议中各项重要议题能够得到贯彻实施。5.1.3 总部年度工作大会按照领导专项要求，组织召开。5.2 公司会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总部
4、例会、临时性行政会议、部门例会。因处置突发性事件而紧急召开的会议不受此限制。5.3 会议准备5.3.1 公司级会议由会议所属公司行政管理部门负责组织与通知，其他各类会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行， 会议通知书 （附件 8.1）应提前一个工作日以上，由会议组织部门负责通知相关单位及参会人员。5.3.2 总部各中心组织本系统会议的会议通知书由主管副总签发生效；项目公司会议通知书由项目总经理签发；同时会议组织部门须于会议通知书发放当日将通知原件报本公司行政管理部门备案存档。5.3.3 会议通知书 （附件 8.1）应说明会议召开的时间、地点、与会人员、会议议题及要准备的会议资料等；涉及多个部门或参
5、加人数众多的大型会议，组织部门还应编制详细的会议计划并通知相关部门。5.3.4 需视频的应提前 30 分钟准备、确保会议按期进行。5.3.5 会议的其他准备工作遵照以下规定：5.3.5.1 会议提拟部门应提前做好会前工作：准备相关会议资料（如会议议程、议题、提案、汇报资料、计划草案等，需要与会人员对相关议题进行讨论的会议，提拟部门应提前一个工作日将所需讨论议题资料发给各参会人员。 ）5.3.5.2 总部、项目公司召开会议的会务准备工作由对口的行政管理部门统一鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 3 页 共
6、 155 页协调、安排。5.4 会议组织 5.4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。5.4.2 会议主持人遵守以下规定:5.4.2.1 会议主持人一般应于会议开始前，将会议的议题、议程及议程推进中的注意事项等进行必要的说明。5.4.2.2 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程的顺利推进及会议效率。5.4.2.3 讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对需要时间决议的事项应加以归纳和复述；对未决议事项还应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5.4.3 与会人员遵守以下规定：5.4.3
7、.1 按时到会。5.4.3.2 会上发言应言简意赅，紧扣会议议题。5.4.3.3 遵循会议主持人对会议议程控制的要求。5.4.3.4 属于工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。5.4.3.5 遵守会议纪律，与会期间应将手机关机或调到振动状态，原则上不允许接听电话。5.4.3.6 做好会议记录。5.4.4 多个部门参加的临时性行政会议原则上由总部领导主持，总部领导另有授权的，由被授权人主持。5.4.5 总部、项目公司例会、临时性行政会议一般应控制在 2 小时以内，根据会议进行情况确需延时的，由主持人决定。5.4.6 会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录人员负责。5.5 会
8、议纪要的形成5.5.1 公司各类会议纪要必须严格按照总部规定的统一会议纪要格式要求进行排版（详见公文管理制度相关规定格式） 。5.5.2 会议记录员确定遵守以下规定：鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 4 页 共 155 页5.5.2.1 各中心/部门应常设一名兼职会议记录员，负责本中心/部门会议及本部门负责组织的会议记录工作。5.5.2.2 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，会议主持人可根据会议议题的需要，也可向总部行政管理部门申请速录员上会进行会议记录。 （申请程序见会议速记管理制度具
9、体规定）5.5.2.3 总部高管层主持的例会、临时会议由其专职秘书负责会议记录，并撰写会议纪要。5.5.3 下列情况，应整理会议纪要：5.5.3.1 总部、项目公司例会及各类临时会议。5.5.3.2 需会后对会议精神贯彻落实并进行跟进的会议。5.5.3.3 会议纪要在会议结束后一个工作日内呈报主管副总审核签发，项目公司召开会议的会议纪要由项目总经理进行签发。5.5.3.4 会议记录员应确保会议纪要的准确性、全面性。5.5.4 总部各中心、各项目公司的会议纪要一律在下发的同时将原件报总部行政管理部门备案存档，并由总部行政管理部门上报集团领导阅知。5.5.5 会议纪要的备档遵守以下规定：5.5.5
10、.1 各项目公司会议纪要由本公司档案管理人员统一归档备查,并按照会议类别及会议召开时间先后进行分类排序。5.5.5.2 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅按档案管理制度借阅相关规定执行。5.6 会议纪律5.6.1 迟到、早退、缺席。5.6.1.1 所有参加会议的人员在会议规定召开时间未到的，记为迟到。5.6.1.2 凡参加会议人员，如未经会议主持人同意在会议召开结束前离开的，视为早退。5.6.1.3 凡必须参加会议的人员未经请假擅自不参加会议或请假未获批准而不参加会议的，记为缺席。6. 奖惩条例：6.1 对未按制度规定执行的人员每次进行相应的处罚，其中扣罚分数与鹏 润 房
11、地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 5 页 共 155 页奖惩管理制度中相应金额对应。6.1.1 无正当理由迟到、早退第一次给予相关责任人口头警告，并按公司考勤的迟到、早退的相关处罚标准执行；第二次起，每次给予相关责任人行政扣罚 2 分。6.1.2 缺席会议人员第一次给予相关责任人口头警告，并按公司考勤的旷工相关处罚标准执行；自第二次起，每次给予相关责任人行政扣罚 2 分。6.1.3 凡因通知原因造成参加会议人员迟到或缺席，给予负责会议通知的人员行政扣罚 2 分/次。6.1.4 其他违反公司制度的行为，按奖惩管理制
12、度中相关规定或授权领导批示意见执行。7. 注意事项：无 8. 附件：8.1 会议通知书鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 6 页 共 155 页会议管理制度 V1.1附件 8.1鹏房（X 纪）字XXXX第 XXX 号 签发人：会 议 通 知 书（ 黑 体 /加 黑 /三 号 /居 ）会议名称 签发时间 年 月 日组织单位 主 持 人年 月 日 点 分 至 会议时间年 月 日 点 分 会议地点参会人员 （此文均为宋体/五号/靠左）会议议题发文单位 拟稿/会议记录 审核鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 责
13、 任 公 司鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 7 页 共 155 页会 议要 求资料准备：设备准备：参会纪律：会议速记管理制度 V1.11. 目的：为建立总部及所属各项目公司会议速记管理流程规范化、制度化，使速记工作充分发挥其作用，提高会议工作效率而制定。2. 范围：2.1 适用范围：总部及所属各项目公司2.2 发布范围：总部及所属各项目公司3. 名词解释：3.1 速记：即对会议进行现场记录，形成会议原始资料，以便所需部门及人员进行摘录。4. 职责：4.1 总 部 行 政 管 理 部 门 负 责 本
14、制 度 的 制 定 修 改 及 解 释 并 督 导 各 项 目 公 司 执 行 。4.2 各项目公司行政管理部门负责本制度的落实执行，项目公司具有对本制度修改的建议权。4.3 速记员负责指定性的日常性高管层领导会议及公司级别专题会议的速记工作。5. 作业内容：5.1 审批手续5.1.1 召开的日常性总部高管层领导会议，如需速记应由会议组织部门提前半天通知速记员，并就议题、时间、地点，进行明确，速记员即进入会议准备阶段。 5.1.2 召开的公司级别专题会议，如需速记组织部门应提前一个工作日填写速记上会申请表 （附件 8.1）由申请部门主管授权领导签字，报总鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公
15、司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 8 页 共 155 页部授权领导批准后，速记员进入会议准备阶段。5.2 速记准备工作5.2.1 速记员事先应了解会议的议题及议程；提前十分钟进入会议现场，安装连接速录设备并调试。5.3 速记资料整理要求5.3.1 在原始记录基础上增补遗漏、纠正错误、核实决议，纠正语法错误，合理划定段落。5.4 速记资料移交手续及权限5.4.1 原则上会议完毕后，一个工作日内速记员对会议记录进行校对整理后经该会议主持人审核签字后办理电子版记录移交手续。5.4.2 速记资料移交手续，即速记员与参与会议部门秘书进行移交，并填写会
16、议速记资料移交表 （附件 8.2） ，经双方确认后，即完成此次移交。5.4.3 速记资料移交权限，即速记员只对本次会议组织部门主持人或参与会议部门秘书进行移交。5.5 速记资料保管5.5.1 速记资料要根据不同职能部门进行电子版的分类保管。5.5.2 保管的速记资料要做到不丢失，不损坏，保持速记资料完整性。5.6 速记档案移交5.6.1 建议移交电子版，按照档案管理制度备案移交相关规定进行。5.7 速记资料借阅5.7.1 借阅会议速记资料时必须遵守档案管理制度借阅的相关规定。6. 奖惩条例：6.1 对未按制度规定执行的人员每次进行相应的处罚，其中扣罚分数与奖惩管理制度中相应金额对应。6.1.1
17、 会议组织部门未按规定提前告知速记员会议议题及议程的，造成不必要工作影响的，给予相关责任人口头警告，并予以行政扣罚 2 分。6.1.2 私自泄露会议内容造成不良影响，但未给公司造成经济损失的，给予相关责任人口头警告，并予以行政扣罚 2 分；给公司造成经济损失的，鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 9 页 共 155 页予以相关责任人行政扣罚 5 分，并根据其造成损失的程度，加大处罚力度。6.1.3 其他违反公司制度的行为，按奖惩管理制度中相关规定或授权领导批示意见执行。7. 注意事项：7.1 会议组织部
18、门应严格按照会议速记管理制度申报会议相关手续。7.2 速记资料仅作为支持性资料，不作为执行性文件资料；相关会议精神及工作安排以下发文件为准。8. 附件：8.1 速记上会申请表8.2 会议速记资料移交表鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 10 页 共 155 页会议速记管理制度 V1.1附件 8.1速记上会申请表会议名称 申请部门 会议文号 鹏房（X 纪）字XXXX第 XXX 号鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第
19、11 页 共 155 页申请速记原由（此文均为宋体/五号/靠左，开头空两格）申请部门签字 授权领导签字备注：1.请附公司授权领导签发的会议通知。会议速记管理制度 V1.1附件 8.2会议速记资料移交表会议名称会议文号 鹏房（X 纪）字XXXX第 XXX 号 主持人年 月 日 点 分 至 会议时间 年 月 日 点 分 会议地点鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 12 页 共 155 页参会人员会议议题：（此文均为宋体/五号/靠左，开头空两格）会议内容：共 x 页速记员签字 移交人签字移交时间 审 核会议速
20、记资料移交表会议名称会议文号 鹏房（X 纪）字XXXX第 XXX 号 主持人年 月 日 点 分 至 会议时间 年 月 日 点 分 会议地点参会人员会议议题：（此文均为宋体/五号/靠左，开头空两格）会议内容：共 x 页速记员签字 移交人签字移交时间 审 核行政类档案管理制度 V1.11. 目的：为使总部及所属各项目公司的文件资料能够得到科学及时的分类归档整理，并有效传递使用，提高档案管理的质量与效率而制定。2. 范围：鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 13 页 共 155 页2.1 适用范围：总部及所属
21、各项目公司2.2 发布范围：总部及所属各项目公司3. 名词解释：3.1 档案是指公司过去和现在，在从事经营活动、工程建设、科学技术、营销策划、行政管理、文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像、电子文档等历史记录。3.2 归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种文件材料。3.3 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，征文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。4. 职责：4.1 总 部 行 政 管 理 部 门 负 责 本 制 度 的 制 定
22、 修 改 及 解 释 ， 并 督 导 各 项 目 公 司 执行 。4.2 各项目公司行政管理部门负责本制度的具体落实执行，项目公司具有对本制度进行修改的建议权。4.3 总部行政管理部门档案管理人员： 4.3.1 对各级单位行政公文类档案形成、积累和整理归档工作实行业务指导、监督和检查。4.3.2 组织开展档案的定期移交，并进行检查、核实、验收工作。4.3.3 组织开展档案的鉴定和统计工作。4.3.4 指导开展档案的使用工作，资料共享的协调工作。4.3.5 负责总部档案的整理、归档、保管和使用工作。4.3.6 负责编制、完善档案管理制度。4.3.7 负责总部档案室的组织建设工作。4.4 各项目公
23、司档案管理人员及各中心兼职文档员：4.4.1 负责本公司形成的资料档案的收集、初步鉴定和整理归档工作。4.4.2 在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。4.4.3 负责本中心/部门人员的档案借阅使用工作及与其他各中心/部门的资料鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 14 页 共 155 页共享的协调工作。5. 作业内容： 5.1 总部及项目公司档案的归档范围是公司在筹备、成立、经营活动及项目运作过程中形成的具有保存价值的文件材料。包括：文书档案、电子档案、声像档案、实物档案，具体分类见本制度附件 8.1
24、、8.2、8.3、8.4 的相关规定。5.2 总部各中心、项目公司的档案管理人员应根据规定的归档范围及时鉴别和收集本中心、公司的相关资料，并确保文件的质量。5.2.1 质量要求：5.2.1.1 纸制类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原稿移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制。5.2.1.2 声像档案应确保声像制品声像清晰、完整无损，照片及底片无斑点、划伤、折痕及模糊不清等现象；同时要保证声像制品为原版（照片不分版） 。5.2.1.3 电子档案应制作相应的纸质拷贝件，做好电子文档的备份，确保文件无病毒。5.2.2 档案收集规则：对于总部各
25、中心/部门及项目公司下属各部门的兼职文档员及资料员在收集资料时应注意：5.2.2.1 严格登记。对来往的行文、会议文件等均逐件登记，做到有据可查。不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会的相关人员带回本单位的文件资料也要进行登记，避免出现漏洞。5.2.2.2 及时收集。对于办理完毕、属于归档范围内的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化的过程中所产生的过程文件资料。5.2.2.3 严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件针对以下方面进行鹏
26、 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 15 页 共 155 页检查：此份文件应为已处理完毕的生效文件；这些文件材料是否是原件，如是原件，应注意下列文件资料是否齐全完整：每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等。如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。5.3 档案整理规则：档案整理工作的要求包括将收集到的文件资料，按照其规定和类别进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒工作。5.3.1 装订：5.3.1.1 归档文书类文件应按件装订。装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附
27、件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。5.3.1.2 装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。5.3.1.3 对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订，采用三孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。5.3.1.4 不宜装订或经常使用的资料则装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。5.3.1.5 对于特殊类别的资料，如设计图纸等，总部各中心、项目公司可根据自身需要，进行装订。5.3.2 分类：5.3.2.1 对于总部行政管理部门的
28、归档文件，可以按三级进行分类：5.3.2.1.1 以中心/部门及项目公司名称为关键词进行一级分类。5.3.2.1.2 根据档案的不同进行二级分类，可分为：文书档案，声像档案，电子档案，实物档案。5.3.2.1.3 据档案具体内容进行三级分类。如，法律资质类、管理制度类、会议纪要类、公文类等。5.3.2.2 公文类文件在执行过程中，按公文管理制度的分类及编号方法进行详细的分类和编号。5.3.2.3 各部门不具备本制度附件 8.1、8.2、8.3、8.4 中所列的档案项目，可鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD
29、第 16 页 共 155 页根据各部门实际情况分类存档所产生的文件资料。5.3.3 排列：归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按文件编号及时间顺序依次排列。5.3.4 编号：5.3.4.1 总部各中心及项目公司所有文件的归档编号应按如下方案进行：5.3.4.1.1 文书档案、电子档案案卷目录号编写规则：法律资质类001管理制度类002会议纪要类003上报类公文004内部公文类005通知联络单006其他类公文0075.3.4.1.2 声像档案照片档案按产生时间、尺寸、制作材料等分类，并组成保管单位（卷） 。照片及底片可一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号；每组照片都必须填写
30、照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点、人物、背景等。录音带、录像带以每一盘为一个保管单位。录音带要在盒外贴上标签注明题名、讲话人姓名、职务、录音人录制时间、长度（时间） 、保管期限等标识；录像带要在盒上注明题名、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语种、长度（时间） 、保管期限等标识。5.3.4.1.3 实物档案每一个实物档案可作为一个保管单位，制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管事由，保管时间及期限。5.3.5 编目：鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 17 页 共 155 页5
31、.3.5.1 卷内文件目录：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。5.3.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型。5.3.6 装盒：5.3.6.1 将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒应采用标准的外形尺寸。5.3.6.2 备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等5.4 档案的保管和保护：5.4.1 档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管和保护责任人。5.4.2 对于重要的文件资料，应设置复印件或电脑备份，作为借阅和备用。对于声像档案应设专柜保存并定期检查
32、声像档案，对长期和永久保存的影片、录像片、录音带等声像制品，每半年或一年倒带（片）一次，如有问题，应及时翻录；对多次使用已污损的声像制品，应及时采取措施，进行修补、复制。5.4.3 对电子档案要及时做好备份，防止因电脑问题而造成的文件丢失；定期对电子文档进行检查杀毒并确保电子文件格式有效，发现问题及时采取恢复措施，保证所存电子文档的安全有效。电脑运行环境更新时应确认原载体与新设备的兼容性。如不兼容，应进行电子档案载体转换工作，原载体保留至少不低于 3 年。5.4.4 档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。5.4.5 声像档案柜还要满足防磁、防紫外线的要求，并保证室内
33、温度为1320，相对湿度为 3560。5.5 档案的移交：5.5.1 移交规则：在所有档案移交前，总部各中心/部门、项目公司的档案管理人员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 18 页 共 155 页5.5.1.1 文书档案的移交5.5.1.1.1 总部各中心/部门、项目公司的会议纪要类（含电子版）档案原件报总部行政管理部门存档备案后无需单独进行移交，由总部行政管理部门相关责任人每月定期进行移交工作。5.5.1.1.2 需进入总部进行流转的公文，
34、完成流转程序后，由总部行政管理部门公文档案主管自动留存原件，详见公文管理制度5.8 相关规定。5.5.1.1.3 总部各中心/部门以本中心/部门名义，对各项目公司及外单位发放的文件，经管理中心盖章后方可生效，并自动留存一份原件归档。5.5.1.1.4 项目公司以公司名义对内发文以及外部收文，由项目公司档案管理人员于每月最后一日前向总部行政管理部门进行移交；项目公司对外发文，盖章生效后，总部管理中心自动留存一份原件归档。 5.5.1.2 电子档案的移交：5.5.1.2.1 由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，总部各中心/部门、项目公司可以以电子版的形式进行档案的移交。5.5.1.2.2 总部各
35、中心/部门、项目公司涉及到文字量大、内容重要的文书类档案除移交纸质档案外，必须进行电子版的移交。5.5.1.2.3 总部各中心/部门、项目公司所移交的电子档案需在本中心/部门、本公司进行备份存档。5.5.1.3 声像档案的移交：由声像档案的形成单位的档案管理人员负责声像档案的形成、积累和整理工作，在其全部或阶段形成以后，按季度向总部行政管理部门进行移交，不得私自留存。未按时移交的，视具体情节予以相应的行政处罚。5.5.1.4 实物档案的移交：实物档案形成单位需在档案形成后的一周内，向总部行政管理部门进行实物档案移交。5.5.1.5 对于下列各项重要资料，各级责任单位应在取得后的十工作日内完成移
36、交工作，如不能按期移交需向总部行政管理部门书面说明情况，并鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 19 页 共 155 页确定延迟移交日期；外埠项目公司根据实际情况按季度进行移交。重要资料包括：公司法律资质类文件：营业执照、组织机构代码证、公司章程、审计报告、验资报告、税务登记证、房地产开发企业备案表、企业代码、企业暂定资质证书等。5.5.2 移交要求：5.5.2.1 移交的资料均应为原件。若总部各中心/部门、项目公司业务工作须使用原件资料，应事先与总部行政管理部门进行原件移交，再办理借出手续。5.5.2.
37、2 移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且有保存价值和意义的文件资料。5.5.2.3 资料应按类别、文号、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。5.5.2.4 移交时移交人应仔细填写档案移交收进登记表 （附件 8.5） ，应确保填写内容的完整、准确、清晰，并上报主管领导审核，主管领导确认无资料缺少、遗漏等情况出现签字确认，即可进行下一步正式移交工作。5.5.2.5 正式进行档案移交时，总部档案管理人员对移交资料进行检查核实，并认真核对档案移交收进登记表，双方确认无误后签字，最后将移交目录及资料上报总部行政管理部门主管领导确认签字后，移交工作完成。移交双方各留
38、一份档案移交收进登记表 （附件 8.5） ，以备查考。5.5.2.6 移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。5.5.3 移交时限：5.5.3.1 总部各中心/部门与总部行政管理部门需每月定期进行一次内部公文档案的移交工作，移交时间为次月 1 日至 5 日（遇节假日顺延） ；北京地鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 20 页 共 155 页区项目公司每半年与总部行政管理部门进行一次内部公文档案的移交工作，移交时间为 7 月 1 日至 5 日、次年 1 月 1 日至 5
39、 日（遇节假日顺延） ；外埠项目公司每年移交一次，移交时间为次年 1 月 1 至 10 日（遇节假日顺延） 。5.6 档案的使用：5.6.1 公司工作人员及外单位人员借阅总部档案文件的规定：5.6.1.1 公司工作人员因工作需要到总部档案室借阅本部门档案、资料，需办理借阅手续。5.6.1.1.1 借 阅 级 档 案 文 件 只 需 在 档 案 借 阅 查 询 登 记 表 （ 附 件 8.8） 登 记 即 可 ；借阅特级、级、级的档案文件需填写档案借阅审批表 （附件8.6） ，上报本单位第一负责人审核，按授权报总部主管领导审批后，方可借阅。5.6.1.1.2 声像档案保存版一般不借用。如有特殊需
40、要，需经总部主管领导审批方可借用。5.6.1.2 借阅人如需到总部行政管理部门调阅其他部门的档案时，也需填写档案借阅审批表 （附件 8.6） ，不同级别的档案审批签字程序同5.6.1.1 条款的规定。5.6.1.3 外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信（要有印章、领导签名及联系方式） ，经授权领导审批后方可借阅，不同级别的档案审批签字程序同 5.6.1.1.1 条款的规定。5.6.1.4 档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司。5.6.1.5 档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，其直属主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、
41、污损现象。 5.6.1.6 档案借阅人无权将所借档案转借他人。5.6.1.7 借阅机密档案时，借阅人须保证档案的机密性，合理利用，不得自行复制，不得向第三方泄露信息。5.6.1.8 电子档案仅限借阅光盘版，借阅人无权复制、修改。鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 21 页 共 155 页5.6.1.9 借阅人需要复制档案时，应提出申请，档案人员按规定予以复制。复制件用后应及时归还，不得转让、交换或买卖。5.6.1.10 借阅的档案必须及时归还：5.6.1.10.1 特级、级档案借阅期限不得超过一个月，其
42、他级别档案不得超过三个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。5.6.1.10.2 档案管理人员应在借阅期满前两个工作日向借阅人下达阅档催还通知书 （附件 8.7） ，借阅人应在三个工作日内给予回复意见。5.6.2 总部档案管理人员使用各项目公司及各中心的文件资料的规定：可复制一份文件资料，填写档案移交收进登记表 （附件 8.5） ，并将复制件暂时保存在总部行政管理部门，待原件移交时，再用原件代替复制件。5.6.3 同级不同部门之间文件资料的借阅规定：可填写工作联络单 ，经相应领导审批后方可借阅。5.7 档案的鉴定：5.7.1 在移交资料时，进行详细检查，对文件资料进行初步鉴定，同时剔除
43、未经领导审批的无效文件。5.7.2 根据档案文件内容的机密等级程度，确定每份归档文件的保管期限。5.7.3 保管期限分类永久（缩写 Y）长期 16-50 年（缩写 C） 分为两种：16 年（缩写为 C16） ，50 年（缩写为 C50）短期 1-15 年 (缩写 D) 分为两种：5 年 （缩写为 D5） ，15 年（缩写为 D10）5.7.4 总部各中心/部门、项目公司档案管理人员应在每年的 1 月末完成对上一年度内登记存库档案的统计和分析研究工作，并将其统计分析结果汇报至总部行政管理部门，总部行政管理部门的公文档案主管负责检查、核实、汇总，并将汇总结果呈报主管领导。5.8 总部各中心/部门、
44、项目公司档案室应每五年进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 22 页 共 155 页并将审核结果上报各级领导审批。 5.9 档案的处置5.9.1 档案管理人员对档案进行鉴定后提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。5.9.1.1 如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。5.9.1.2 如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。5.9.2 销毁5.9.2.1 经档案管理人员鉴定销毁的
45、档案须编制档案销毁清册（模板见附件8.13） ，交部门经理进行审核，确认无误后报总部主管领导审批，签字确认后方可销毁。5.9.2.2 销毁档案的方法：对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做它用。档案的销毁必须由两名以上档案管理人员共同进行，销毁人、监毁人要明确分工。5.10 档案管理人员考核办法：5.10.1 总部行政管理部门每半年对各中心/部门、项目公司的档案管理情况进行检查并对其档案管理人员在资料移交、分类归档、档案管理等方面进行评比，检查结果呈报主管领导。项目 考核对象 内容 指标 备注档案制度建立、完善总部档案管理人员1、编制档案管理制度2、档
46、案管理制度试行3、完善档案管理制度编制符合档案管理基本要求及满足公司特殊要求的档案管理制度，并不断完善档案日常管理总部档案管理人员及各中心/部门档案管理人员1、 档案的收集及管理2、 档案资料的移交工作3、 档案的保管4、 档案的借阅利用5、 档案的统计6、 档案的鉴定和处置1、 收集准确、及时、完整，管理能统一、有效、合理2、 移交工作能及时完成，且提供资料完整、清晰，无资料缺少遗漏现象3、 严格按照档案的重要及机密程度实行保管，保证档案的安全4、 档案的借阅和共享利用能及时、有效5、 统计准确及时6、 有效保管有利用价值及参考价值的档案鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制
47、 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 23 页 共 155 页档案室建设 总部档案管 理人员1、 建立档案室的利用规则2、 存放和保管档案3、 档案室的日常管理1、 符合公司的档案室特点及档案的管理要求2、 档案存放统一有序，保证档案的安全3、 管理合理有效，便于利用对口管理和指导 总部档案管理人员1、 项目公司档案管理人员2、 各中心/部门文档员及时准确传达信息，统一合理地管理档案，针对本档案管理办法的对口指导及培训5.11 档案管理工作流程图各级责任单位档案管理部门收集资料整理分类编文号、件号装盒移交资料及目录审核、验收打印目录 存入数据库分类归档编文件
48、号、案卷号编目装盒打印目录 存入数据库入库鉴定定期统计 借阅和利用处置向上级移交或 继续保管 销毁保管编目档案单元鹏 润 房 地 产 开 发 有 限 公 司 管 理 制 度 汇 编EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD第 24 页 共 155 页6. 奖惩条例：6.1 对未按制度规定执行的人员每次进行相应的处罚，其中扣罚分数与奖惩管理制度中相应金额对应。6.1.1 形成单位的档案管理人员未按时向总部移交档案资料的，给予相关责任人行政扣罚 2 分。6.1.2 借阅人员在接到阅档催还通知书 （附件 8.7）后，逾期不予回复且未归还档案者，给予相关责任人行政扣罚 2 分。6.1.3 借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政扣罚 2 分；因保管不善造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人行政扣罚 5
