1、高效时间管理,主讲：张高睿,培训纪实,内容纲要,第一单元：时间管理的概念,高效时间管理,你有过这样的困惑吗？,1、生活没有目标计划，每天得过且过的混日子。 2、我每天都很忙，但是很多事情都不能按计划完成。 3、我的时间不够用。 4、我的执行力很差。 5、我不知道自己该干什么？ 6、我没有自信。,忙,乱,烦,累,你有过这样的感觉吗？,什么是时间？,时间的定义：是事件发生到结束时刻 间隔，是人类用以描述 物质运动过程或事件发 生过程的一个参数 （百度百科）,时间是金钱，时间是生命！最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时， 但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。,时间的四大属性,什么是时
2、间管理？,“时间管理”：所探索的是如何减少时间的浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”它是指面对时间而进行的“自我管理”,为什么要时间管理？,平均80岁寿命，1-20，60-80忽略不计，余下40年,时间价值表：,寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要信息爆炸竞争的压力客户对品质的要求,时间管理重要的原因,时间管理的演变,时间管理经历了四个阶段,第二单元：时间管理的误区,高效时间管理,没有明确目标过分强调“知难行易”而认为没有必要行动前多思考不做计划也能获得实效不了解做计划的好处计划与事实之前极难趋于一致，故对计划丧失信心不知如何做计划,误区一：缺
3、乏计划,时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成 【拖延指数】测验,误区二：时间控制不够,某天清晨，张三于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于九点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中
4、发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经十点钟了。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。不过，报纸毕竟是精神食粮，也实通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上则非补看,张三的一天,不可。这样一想，他才稍觉心安。于是他正准备埋头工作。就在这个时候，电话声响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了二十分钟的时间才说服对方平息冤气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀
5、加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经十点三刻!距离十一点的部门联席会议只剩下十五分钟。他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆把草拟预算的工作留待明天算了。,（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （4）我遭遇了太多足以
6、妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意,【拖延指数】测验,（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （8)我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚 或周末处理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以 致无
7、法处理所面对的困难任务。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意,总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。 总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。 总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,职责权限不清，工作内容重复事必躬亲，亲力亲为沟通不良工作时断时续,误区三：组织工作不当,首先，学会如何接受请托 其次，学会利用资源,5S管理：整理、整顿、清洁、清扫、提高素养 【文件处置】测验,误区四：整理整顿不足,习惯拖延时间习惯处理不
8、速之客的打扰不擅处理无端电话的打扰泛滥的“会议病”困扰,误区五：时间陷阱,第三单元：时间管理的原则,高效时间管理,原则,明确目标,定规则守纪律,有计划性工作,分轻重缓急,与他人协作,合理分配时间,时间管理的六项原则,明确目标，掌握SMART 原则，即是：,原则一：明确目标,S（Specific） 具体的 M（Measurable） 可衡量的 A（Achievable） 可达到的 R（Relevant） 相关的 T（Timing） 有时限的,2003年在管理人员培训方面要加大力度 希望你们部门提高团队协作能力 质量不合格率，必须降低到1% 2003年销售成本不得超过50万元 你必须在半年内减肥2
9、0磅,SMART原则练习,目标三种类型,每个人都有24小时，我们之所以不同在于每个人利用的效果不同 【急迫性指数】测验,原则二：计划性,选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常） 1、我在压力之下表现最好。 （ ） 2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ） 3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ） 4、我休息时会觉得不安。 （ ） 5、我似乎永远在赶时间。 （ ） 6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ） 7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ） 8、我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ） 9、我
10、处理危机时表现最好。 （ ）,【急迫性指数】测验,10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ） 11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ） 12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。 （ ） 13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ） 14、我常边工作边吃饭。 （ ） 15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ） “A”总数： “B”总数： “C”总数： 总得分： （A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分属于低度急迫性心态，2
11、6到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。,时间管理的4D原则 【重要紧急】测试,原则三：轻重缓急,高,低,高,紧急不重要,重要紧急,不紧急不重要,重要不紧急,紧急度,重要度,紧急,不紧急,重要,不重要,危机 急迫的问题 有限期的任务、会议、准备事项,准备事项 预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立真正的更新创作 授权自主管理,一些干扰电话 一些信件、报告 一些会议 许多紧临的事件 许多凑热闹的活动,细琐、忙碌的工作 一些电话 浪费时间的事 “逃避性”活动 不关紧要的信件 看太多的电视,时间管理矩阵,帕累托的80/20法则同样适用时间的分配应该将时间花于重要的少数问题
12、上,原则四：合理分配,【时间掌控程度】测验,时间如何分配？,高,低,低,高,紧急不重要 授权合作,重要紧急 马上去做,不紧急不重要 不要做了,重要不紧急 计划去做,紧急度,重要度,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？,【时间掌控程度】测验,8 你在办公室用餐吗
13、？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,1216“yes”,救命！你在时间管理上需改进,812 “yes”,48“yes”,04 “yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,
14、总结你的时间掌控,作为团队组织的一员，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作 学会合作与授权,原则五：与别人协作,制定规则、遵守纪律的核心 作工作时一定要铭记这个工作截止日期 即使没有截至日期，也要树立一个完成的目标 不可抗力无法完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内,原则六：规则、纪律,第四单元：高效的时间掌控,高效时间管理,从时间表中“裁剪”大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能良费把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的间隔每次完成一小片，不知不沉做完讨厌的事情,充分利用时间碎片,把重要的任务安排在你效率高，干扰少的时间段例如：用大块的时
15、间学习新知识。,根据生物钟安排时间,一小时训练法： 把一小时切成四个一刻钟时间货币，看看你的花费产出了什么。15*4或（10+2)*5,大任务小块处理,为每件事情设定明确的起止时间，这样可以防止项目之间相互的干扰，也可以防止你把事情拖到最后一分钟才做。,设置起止时间,不要把所有的时间都填满，为突发事件预留时间,留出机动时间,工作并不是生活的全部，除非你是工作狂 不会休息的人也必然不会工作 一定要在疲劳之前休息,留出休息娱乐时间,常见时间陷阱： 欠缺计划 拖拖拉拉，缺乏自律 整理整顿不足 有求必应，不好意思拒绝 不速之客 会议病 事必躬亲,消除时间陷阱,成功源于积累！,人的差别在于业余时间 而一
16、个人的命运决定于晚上20：00点到22：00点之间,第五单元：时间的管理方法,高效时间管理,TTo do lists(待办事项列表） TTime log(时间日志） SSummary(总结） SSimplify(简化）,TTSS时间管理法,番茄时间训练法,注：番茄工作法的基本周期为一天，也可以更短，便这样的话，以上五个阶段的交替频率会更频繁,1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？ 2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？ 3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？ 4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，
17、是什么方法？ 5、我做的哪些事既重要又紧急？ 6、我做的哪些事对我的目标很重要？ 7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？,问题思考,配合大脑工作法,人类大脑每日24小时工作节奏表,1、自我评估时间_,设计时间使用记录表 记录时间使用情况 注明每件事重要性连续记录3-5天,有效时间管理步骤,练习：人生三件事,2、分析和_,列出所有的工作内容按价值原则进行筛选 选择管理的重要项目(KPI),案例：记事本记下来，脑子就可空许多,案例：*岗位工作说明书,3、为这些工作_,P 产量 Q 质量C 成本 D 交期M 士气 S 安全将目标任务分割量化,4、做好详细_,年计划 - 上年1
18、1月份做，每年工作计划月计划 - 上月25日做，每月重点计划表周计划 - 上周5或本周1做，1周日程安排表、行事历日计划 - 昨天末或今天初,5、_某件事情,每天静思30分钟将零碎的时间集中考虑挂掉电话,目标与计划衡量采取纠正措施制定新的计划PDCA循环前进,6、进行_,不要同时处理多项任务，实验表明这反会多花30%时间，失误率则增加一倍 不断接触新信息反而抑制创造力 自制：集中精力、过滤信息、适当休息 找到你的“独处时间” 不回复抄送邮件 打电话胜过邮件 放弃凡事都须事必躬亲的幻想,麦肯锡的建议,每周做回顾并做下周计划 严格自律 把时间花在有成果的销售行为上 为突发状况预留时间 每天花半小时做当天计划 做事前5分钟确认想要结果 完成重要工作时排除一切外部干扰 别忙着接电话回邮件除非是VIP客户 屏蔽聊天工具、社交网站 你不是超人，不可能完成所有事,时间管理10招,【李开复的时间管理法】 1、给时间排序 2、认识到时间管理与目标设定、目标执行相辅相成 3、运用二八原则，让20%投入产生80%的效益,明星们的时间管理,【柳传志的时间管理法】 1、像军人一样的管理时间 2、管理三步曲：“建班子、定战略、带队伍”,明星们的时间管理,内容回顾,THANK YOU,改变从今天开始！,
