1、logo职场电子邮件礼仪By: WaffleMarch 4, 2012logo为何要学习电子邮件礼仪？为何要学习电子邮件礼仪？logoE-Mail 涉及点涉及点关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置CONTENTSlogo关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置这 是最
2、失礼的！切忌用含糊不清的 标题 ，如 “ 王先生收 ”不在一封信内 谈 及多件事情，以便事后整理适当 使用大写字母或！来突出 标题不要 “ RE： RE” 一大串不要 让 outlook用 才能 显 示完你的 标题一定不要空白 标题反映文章的内容和重要性一封 邮 件只 针对 一个主 题巧用特殊字符突出 标题回复 邮 件 时 适当更改 标题标题 要 简 短，不宜冗 长CONTENTSlogo1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。对方有职务，应按职务尊称对方，如 “X经 理 ”不清楚职务，则应按通常称 “X先生 ”、 “X小姐 ”，但要把性别 搞清楚以上总结：A： 称谓 +礼貌用语 如： xxx（名字）
3、，您好！ B: 姓氏（或姓名） +职 位 +礼貌用 语如： X经理 /XXX经 理 （姓氏 /姓名 +职位），您好！ C: XXX先生（女士），您好！ 关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的；不要逮谁都用 “Dear XXX”.收件人多的情况下可称呼：大家、 ALLCONTENTSlogo2、 E-mail结 尾最 好要有客套 语例如：Best Regards !顺 祝商祺 、祝您工作 顺 利 ！关于主 题关于称呼与 问 候关于正文
4、关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置CONTENTSlogoE-mail 正文要 简 明扼要，行文通 顺注意 E-mail 的 论 述 语 气E-mail正文内容多，可用 1234之 类 列表，以清晰明确一次 邮 件交待完整信息尽可能辟免拼写 错误 和 错别 字，注意使用拼写 检查合理利用 图 片，表格等形式来 辅 助 阐 述合理提示重要信息，字体大小一般 选择 10-12号，宋体，黑色不要 动 不 动 使用 之 类 字符，在商 务 信函里面 这样显 得 轻 佻关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签
5、名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置CONTENTSlogo正文内容 编 排原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容 . 如 :张经理，您好！邀请您参加 2012年 3月 26日在公司 1号会议室举行的 “ 第二季度销售指标确定会议 ” 。会议的具体安排如下： 会议前请您准备以下资料：1.第一季度销售指标完成中碰到的难点；2.第二季度销售二部的指标设定；3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。对于会议安排有任何疑问请随时联系 XXX。谢谢！关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BC
6、C的区 别E-mail功能 设 置CONTENTSlogo如果 邮 件 带 有附件， 应 在正文里面提示收件人 查 看附件正文中 应对 附件内容做 简 要 说 明，特 别 是 带 有多个附件 时附件数目不宜超 过 4个，数目 较 多 时应 打包 压缩 成一个文件如果附件是特殊格式文件， 应 在正文中 说 明打开方式，以免影响使用如果附件 过 大（不宜超 过 2MB）， 应 分割成几个小文件分 别发 送附件文件 应 按有意 义 的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设
7、 置CONTENTSlogo只在必要的时候才使用英文邮件尊重对方习惯，不主动发起英文邮件信息量丰富或重要邮件建议使用中文 选择便于阅读的字号或字体关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置CONTENTSlogo点击 “ 选项 ”收件箱页面 点击 “ 工具 ” 点击 “ 邮件格式 ” 点击 “ 签名 ” ，新建签名信息签名 设置方法关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置 公司设计手册 对邮件中的签名设置作
8、了如下统一规定：1. 英语邮件中请使用英语签名，请注意签名中行距为 “ 单倍行距” 或者 “ 11.5磅 ” 。示例如下：*2.中文邮件中请使用中文签名，请注意签名中行距为 “ 单倍行距 ”或者 “ 11.5磅 ” 。示例如下：*请 注意不要在签 名中使用背景 图 片、笑 脸符号、公司 标识 等。CONTENTSlogo及 时 回复 Email回复不少于 10个字不要就同一 问题 多次回复 讨论 ，不要盖高楼要区分 Reply和 Reply All（区分 单 独回复和回复全体）主 动 控制 邮 件的来往进 行 针对 性回复关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签
9、名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置CONTENTSlogo正确使用发送、抄送、密送正确使用发送、抄送、密送注意事项：第一、 TO， CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 (如：按部门排列 ,按职位等级从高到低或从低到高，推荐按中国人习惯职位由高到低排列 )第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源第三、转发邮件要突出信息关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区别E-mail功能 设 置CONTENTSlogo点击 “ 其他动作 ”点击 “ 发件箱的要撤销的邮件 ” 点击 “ 撤回该邮件
10、” 可选择成功撤销后 回复收件人邮 件撤 销设 置图 片 说 明关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置CONTENTSlogo点击 “ 外出时助理程序 ”收件箱页面 点击 “ 工具 ”点击 “ 发送外出时自动答复 ”设置外出时间点及代理人信息外出助理程序 设 置图 片 说 明在此信息栏中写明外出原因，并说明在外出 /请假期间代理是谁，并说明代理人的具体联系方式关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置 公
11、司设计手册 规定 “外出自动应答 ”统一格式如下：*CONTENTSlogo添加提醒功能图 片 说 明点击 “ 后续标志 ”新建一封邮件 点击 “ 添加提醒 ”或 “ 收件人标记 ” 设置具体提醒日期 及时间关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置CONTENTSlogo建立通 讯组员图 片 说 明点击 “ 通讯组列表” 点击 “ 选择成员 ”在通讯薄中选择要添加的人员后按 “成 员 ”即可收件箱页面 点击 “新建 ” 边 的 倒三角关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾
12、 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置CONTENTSlogo总总结结发 送范 围个人或某部 门发 送全体同仁邮件地址确认1.检查发送地址的准确性2.确认是否需群发该信件发送标题书写1.确认标题是否书写2.标题需能为接收者提供邮件内容信息确认附件情况1.确认是否需带附件2.确认所带附件是否正确，以免误导接收人事事先先明明确确目目的的明明确确接接收收人人员员正确的 邮 件 书 写布局1、需有合适的称谓及问候语 2、需本着与人沟通协调的语气书写邮件3、内容需简明扼要4、内容需条理清晰邮 件内容关于主 题关于称呼与 问 候关于正文 关于附件语 言的 选择结 尾 签 名回复技巧TO、 CC、 BCC的区 别E-mail功能 设 置CONTENTSlogo总总结结只只 发发 有必要有有必要有 邮邮 件件 ！让邮件为你的工作带来价值！让邮件为你的工作带来价值！归根结底，两句话：logo总总结结谢谢观看谢谢观看
