1、行政管理制度会议管理制度1.0目的为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特拟定本规范。2.0范围例会、专题会议、临时会议。3.0职责3.1公司所有跨部门会议必须由行政部进行统一安排时间，以免发生冲突。3.2会议发起人和主持人：3.2.1确定会议目的；3.2.2确定会议议程及参加人员，审核会议通知；3.2.3控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题；3.2.4掌握会议时间；3.2.5确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语故意刁难逃避责任急于了事和专横自大等；3.2.6平衡发言，发挥群体力量，尽量使每位与会人员都有发表意见的机会；3.2.7善用群体专长，增加每位
2、与会人员对会议结论的支持；3.2.8确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，完成期限明确具体；3.2.9会议不能准时召开等其它变故的事前协调；3.2.10会议纪律的监督执行；3.2.11会议记录的签核；3.2.12会议决议或对策实施效果跟踪验证。3.3通知人：3.3.1制作会议通知(内含会议议程)；3.3.2确保通知到位，每位与会人员要在会议通知上签名；3.3.3异常状况及时通知会议主持人；3.3.4会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。3.4记录人3.4.1组织会议签到；3.4.2现场记录会议内容(文字记录和会议决议事项追踪表)；3.4.3会议记录的发放；3.4.4检查协调和跟
3、进会议执行状况；3.4.5向主持人汇报执行状况。3.5参加人员3.5.1事前准备相关会议资料；3.5.2遵守会议纪律；3.5.3会后传达会议精神并进行工作安排付诸行动；3.5.4临时突发事件导致不能准时参加或缺席，至少提前半小时通知会议主持人，并委任职务代理人参加。4.0会议纪律规定4.1纪律规定4.1.1保证会议不受干扰；4.1.2与会人员会议期间手机关机或将手机调为振动；4.1.3会议期间禁止吸烟； 4.1.4与会人员遇突发事件急须处理时，应知会主持人；4.1.5会议期间,未经主持人许可,不许交头接耳或处理与会议无关事宜；4.1.6需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发
4、言；4.1.7会议准时开始，会议时间按议程控制；4.1.8已知会应参会人员,因突发事件不能准时参加或缺席时，需委托职务代理人参加，并至少提前半小时通知会议主持人；4.1.9会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需征得主持人同意后到会场以外的地方接听。5.0处罚规定5.1会议迟到 5分钟以内，处以 10元/次罚款，迟到 10分钟以内，处以 20元/次罚款,以此类推，每超 5分钟，加罚 10元，缺席且没有和会议主持人请假，按 50元/次处理；5.2未经会议主持人同意私自早退会议的，处以 20元/罚款；5.3逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾期一天处罚 10元，若因此给公司造成损失的，按照
5、相关管理规定追究责任；5.4未在一个工作日内整理完成会议记录并分发至相关部门的，给与会议主持人 10元/次罚款，会议记录人 5元/次罚款；5.5会议期间手机铃声响，处以责任人 10元/次罚款。6.0相关表单6.1会议通知表6.2会议签到表6.3会议记录表xx 有限公司行政人事部2007 年 1 月 3 日会议通知表发文部门: 发文日期：时间 与会人数地点 审批人主题主持人 记录人与会人员议题 主要内容 备 注12345需要协助的部门需要协助的事项所需器材其他要求会议签到表编号：时 间 地 点主持人 记录人会议主题： 姓名 部门 姓名 部门 姓名 部门迟到： 姓名 到会时间会议记录表日 期 年
6、月 日地 点会议名称记 录与会人员：时 间： 至 主持人： 议 题：与会人员发言纪要发言人 内容会议决议或任务要求序号 内 容 责任人 要求时限123会议记录审核： 制表：例会管理安排表会议时间 会议主题 主持 人 发言内容 与会人员 记录 人周二 15：00-15:30 库存情况通报会周三 16：00-17：30 管理变革例会周五 11：00-11：30 稽核例会周五 15：00-16：00 生产部例会周六 11：00-12:30 产、供、销协调会每月日 会时 45 分钟 应收帐款协调会每日下午 16：30 订单评审会备注：1、为保证会议质量和会议效率，请主持人尽量保证会议时间在规定时间内完
7、成，如超时 1分钟处罚主持人元次，如影响其他会议的正常召开处罚元次。2、如有临时会议，必须由行政人事部安排时间，各部门须自行安排记录人员。3、每周四下午 16点进行中高层培训或考试，不另行通知。产供销协调会时 间：周六 11点至 12点 地 点：二楼会议室主 持 人：xxx1会议主题：销售订单、生产进度、物料供应的协调，以及下周出货计划、生产计划的安排和物料的欠数信息和返料计划。2会议目的：协调生产、供应、销售三者的平衡性，确保生产计划的有效执行，从而准确而有效达成客户订单交期。3参加部门：销售部、生产部、PMC（计划、物控、采购） 、品质部4主持者：PMC 经理5会议资料准备销售部：本周交货
8、统计及订单准交率统计数，下周出货计划。生产部：本周产量统计，本周计划达成统计，本周制程异常统计和改善措施。 品质部：本周品质异常统计及改善措施 。计划部：本周生产计划达成率统计数，下周生产计划。物控部：本周物料送货异常统计，下周生产计划中物料欠数统计及到料计划。采购部：下周生产物料送货计划。6会议时间：1 小时7会议进程安排销售部：本周订单交货总结及订单准交率汇报，下周出货安排。限时5分钟。生产部：本周产量统计及达成统计汇报，本周异常总结和改善措施提出。限时 5分钟。品质部：品质异常统计汇报及改善措施提出。限时 5分钟。计划部：本周生产计划达成率通报和下周生产安排。限时 5分钟。物控部：本周物
9、料送货异常总结，下周生产物料欠数统计和送货安排汇报。限时 5分钟。采购部：下周物料送货安排汇报。限时 5分钟。各部门就异议问题进行回复和探讨。限时 20分钟。PMC 经理：会议总结及各部工作安排的落实与跟进。限时 10分钟。订单评审会时 间：根据需要地 点：二楼会议室。主 持 人：xxx会议主题：销售订单生产工艺及排产可行性评估。会议目的：确保销售订单完成交货。参加部门：工程部、生产部、质监部、PMC 部、物控部、采购部。会议资料准备及议程：工程部：新产品资料，包括菲琳、印涂工艺可行性分析情况、模具可行性及模具交期等情况。生产部：生产能力评估、工艺合理性可行性评估、人员需要评估、生产效率、合格
10、率评估等。质监部：人员配备、质量标准提议。物控部、采购部：材料供应状况。PMC部：销售部提供的相关信息资料及交期要求准备；综合情况提出生产期及交货期。结 论：订单可否按工艺要求、质量要求、交期要求完成。稽核例会时 间：周五 11点至 11点 30分地 点：二楼会议室主 持 人：X x1 会议主题：稽核例会会议目的：协调各部门管理工作,从而达到管理规范化.2 参加人员： 稽核小组成员3会议进程安排：X x：工作资料总结，调查结果处理X x x：生产部门管理问题汇报及处理情况X x x：采购、销售、财务部门管理问题汇报及处理情况X x x：计划、物控部门管理问题汇报及处理情况X x x：品质技术部
11、门管理问题汇报及处理情况X x x：行政后勤部门管理问题汇报及处理情况X x x：负责奖罚基金管理通报X x：主持重点问题分析与处理；安排下周稽核任务。4会议时间：30 分钟各管理异议问题进行回复和探讨。限时 5分钟。稽核经理：会议总结及各部工作安排的落实与跟进。限时 10分钟。库存情况通报会时间：周二 15:00至 15:30 地点：二楼会议室主持人：xxx1会议主题：成品仓库存明细通报2会议目的：各相关业务员了解所跟踪客户的库存情况及提供安排出货时间表，解决成品仓压力。3参加部门：成品仓、营销总监、财务、销售部4会议资料准备：成品仓库存明细表5会议进程安排：成品仓主管：成品仓的存货情况通报
12、销售经理：和业务员对每一种产品的出货时间或沟通完成时间进行确定营销总监：安排下周成品仓和业务员的工作任务生产部周例会时间：周五 15：00 点至 16：00 点 地点：二楼会议室1会议主题：对上周的生产管理进行汇总，提出生产管理过程的异常及改善措施，落实下周的生产计划及任务。2会议目的：对生产管理过程出现的异常，及时采取更有效的措施解决问题，确保生产的畅顺，提高产能的效率，降低成本，增创更大的效益。3参加部门： 4主持者：生产部经理5会议进程安排：车间主任：本周生产管理过程中人、设备、材料、方法、环境的状况汇报，本周计划达成统计及影响异常统计和改良措施；下周的生产安排和计划（除按生产计划外的部
13、分） ，需协助解决的内容，限时各 5分钟。模具主任：本周制罐过程中各部门模具的维修工时统计，维修过程异常的处理和改善措施，以及近一个月的工作计划，限时 5分钟。设备科：对各车间上周的设备异常和改良措施进行通报，对下周的设备保养 、检修和安全隐患提出改进要求。 （限时各 5分钟）其它人员意见：限时为 5分钟生产部经理：会议总结及各部门工作安排的落实与跟进。 （限时 10分钟）应收帐款协调会时间：每月 16日下午 16点到 16点 45分 地点：二楼会议室1会议主题：应收款问题的跟踪、回笼以及责任的落实。2会议目的：及时与业务部门沟通反映客户应收款回笼、对帐情况，减少坏帐。3参加部门：销售部、财务
14、部4主持者：财务部经理5会议资料准备财务部：上月应收款报表。 6会议时间：45 分钟7会议进程安排财务部：各客户应收款总结，限时 15分钟。销售部：对有异议的客户应收款进行讨论、跟进、落实解决办法30分钟。公文管理作业流程序号 作业流程 责任部门责任人表单 作业内容1发文部门经理公文审批表发文部门根据发文内容填写公文审批表 ，报有关权限领导审批，需会签公文需先行会签.2审批部门经理公文审批表审批部门领导审核文件内容，批准或不批准，并及时反馈给申请部门3文控或发文部门办事员收（发）文登记表公文一般以电子文本以电邮方式发放，以电邮系统的自动回复记录作为发到的依据，需以文本方式发放的文件，需做收（发
15、）文登记表登记4收文部门收件者收（发）文登记表接收以电子形式发送的邮件要及时将公文转存到硬盘的电子文件夹中，文本文件要在收（发）文登记表上登记5NO发文部门文档管理员文件受控目录清单发文部门根据实际情况妥善存档，以备查用。公文发文申请 公文审批公文接收公文存档 公文发放公文管理办法1.0目的为规范管理公司公文的审批、接收、发放、存档工作，提高办公效率，特制定本制度。2.0范围适用于标准金属制品有限公司所有文件的审批、接收、发放、存档工作。3.0公文级别3.1一级行政文件：公司级文件，由各部门制定经总经办审核、审批后发出的文件。3.2二级行政文件：行政人事部发出的处罚性通知、事务性通知，各部门发
16、出的部门内管理制度。3.3三级行政文件：各类会议纪要，各类联络单。3.4外来文件：是指外单位向公司发送的各类形式的公文，需要公司进行批阅的各类文件。行政类一般包括政府性通知、文件、邮件快递、公函等，这类文件由行政人事部进行分类处理，及时送达到各相关责任人或部门。商业类由各相关部门处理。4.0审核及发放4.1一级行政文件由行政人事部经理审核，总经理审批；4.2二级行政文件由发文部门经理审核，行政人事部经理复核，总经理审批；4.3三级行政文件由部门经理审核；4.4审批后的公文应在 1个工作日内以文本形式发出。需张贴公布的公文应在审批后 1个工作日内予以公布。4.5文件发放具体事宜参照公文发出相关事
17、宜一览表 。5.0发文签收5.1以文本形式发出的公文及签收公文时，必须填写收（发）文登记表以备存档。6.0存档6.1各部门发出的公文文本应根据实际情况妥善存档，以备查用。6.2外来公文的接收由行政人事部负责统一并按类别予以分类。接收人员应在半个工作日内发放给相关部门人员。7.0公文的格式：7.1发文编号：7.1.1公司总经办发出的文件按“标准文年XXX 号”的编号执行，如“标准文2006001 号” ；7.1.2公司发出的行政人事等公文编号按“标准行字年XXX 号”执行；7.1.3其他职能部门按照“标准 X字年XXX 号” ，如公司财务部公文编号按“标准财字年XXX 号” ，销售部公文编号按“
18、标准销字年XXX号” 。7.2公文标题统一使用黑体标准三号字，位于发文编号正下中央，3 倍行距。7.3正文使用宋体标准四号字、1.5 倍行距，章数、节数使用宋体标准四号字并加粗。7.4落款要署发文单位全称及日期。如“标准文年XXX 号”落款发文单位为“标准金属制品有限公司” ； “标准人行字年XXX 号” 落款发文单位为“标准金属制品有限公司行政人事部” 。同时落款采用黑体标准四号字，落款日期采用汉字，年、月、日要写全。7.5公文签发在公文编号右上角注明“签发人” ，若以电子邮件方式发出的公文需注明签发人，若需张贴公布的公文除注明签发人外，必须在落款处加盖公章。7.6公文如有附件要用宋体标准四
19、号字按附件顺序和名称列出。8.0处罚规定8.1对未办理审批程序发文的责任人，1 次处罚 50元，并将已发文件收回。8.2对未按标准格式发文的责任人，1 次处罚 10元。8.3一级行政文件审核时间为 3个工作日内，审批为 3个工作日内；超过审批时间 1次处罚 20元。8.4二级行政文件审核时间为 1个工作日内，审批为 2个工作日内；超过审批时间 1次处罚 20元。8.5三级行政文件审核时间为 4小时内，审批为 4小时内；超过审批时间1次处罚 10元9.0附件9.1公文发出相关事宜一览表9.2公司公文式样9.3公司部门公文式样9.4公文审批表9.5收/发文登记表10.0公文种类10.1 决定、决议
20、10.1.1对重要事项或重大行动做出安排，用“决定” 。10.1.2经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议” 。10.2 通知发布公司内规章制度和行政措施，转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知” 。10.3公告、通告、通报10.3.1向公司内外宣布重要、重大事项，用“公告” 。10.3.2在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告” 。10.3.3表彰先进、批评错误、传达重要情况，以及需要所属各单位知道的事项，用“通报” 。10.4报告10.4.1向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告” 。10.5请示
21、10.5.1向上级请求指示、批准，用“请示” 。10.6批复10.6.1答复下级单位的请示事项用“批复” 。10.7意见10.7.1对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见” 。10.8会议纪要10.8.1记载、传达会议议定事项和主要精神和会议决议，用“会议纪要” 。10.9章程、制度、规定10.9.1是指对工作和事务制订带有约束性的指示，具有强制执行性。10.10外来文件10.10.1是指外单位向本单位发送的各类形式的公文，需要本单位进行批阅或回复的各类文件。10.11函10.11.1与平行的或不相隶属的单位相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门请求批准等，用“函” 。公
22、文 审 批 表日期： 年 月 日 编号：公文名称公文编号 拟稿时间拟稿单位 拟 稿 人部门意见部门经理： 年 月 日总经办稽核小组财务部行政人事部营销部PMC部生产部质管部工程部会签行政人事部意见年 月 日总经办年 月 日说明 1、根据本制度要求多部门会签的公文，需由会签部门签署意见；2、按照规定 5.1的要求发放。标准金属制品有限公司文件标准文 XXX 号 （5 号） 签发人： 公文标题（黑体，3 号）正文（四号）标准金属制品有限公司年 月 日（黑体，4 号）呈报： 抄送：发至：邮件（发送主机： ） 书面 X 份（ 存档）标准金属制品有限公司文件标准 X字 XXX 号 （5 号） 签发人：
23、公文标题（黑体，3 号）正文（四号或小四）标准金属制品有限公司 XX 部年 月 日（黑体，4 号）呈报：抄送：发至：邮件（发送主机： ） 书面 X 份（ 存档）收/发文登记表日期： 年 月 日 编号：文件名称发文部门 文件编号审 批 人发文号 收文部门/人 份数 收文人 签名人 发文号 收文部门/人 份数 收文人 签名人01 2302 2403 2504 2605 2706 2807 2908 3009 3110 3211 3312 3413 3514 3615 3716 3817 3918 4019 4120 4221 4322 44文件受控目录清单序号 文件名称 文件编号 版本 发行日期
24、生效日期 备注编制/日期： 审核/日期： 批准/日期：文件更改通知单NO：文件名称 更改前版本 更改日期文件编号 更改后版本 更改方式更改前内容： 更改后内容：更改前内容： 更改后内容：更改前内容： 更改后内容：更改前内容： 更改后内容：编制/日期： 审核/日期： 批准/日期文件领用申请单申请部门： 申请日期： 年 月 日 NO：文件名称 文件编号 版本 申请份数 发行日期 申请人领用原因说明：部门主管意见：总经办批示：外来文件一览表序号 文件名称 标准号 文件来源 收集时间 收集人 备注员工日常行为规范1树立公司良好形象，每个员工要求做到仪表自然大方，衣冠洁净整齐，言行文明有礼。2员工必须按时上班，打卡后按时到达工作岗位，不准迟到、早退、无故旷工。3上班时间每位员工必须佩带工作证(正面朝上挂在胸前)。生产和行政区内不准穿拖鞋、短裤、短裙，不得浓装艳抹，不得戴墨镜。 （特殊工种除外）4爱惜公司财产，节约水电，下班时关电、关水、关机器。5上班时间不允许串岗，不允许大声喧哗、争论吵闹，不允许聚众闲谈影响他人工作。6互相帮助、团结友爱，不得拉帮结派、打架斗殴。7讲究卫生，不乱抛杂物，不随地吐痰，不乱涂乱画。8上班时间不准吃零食，不准用公司电话聊天，不准看与工作无关的书刊、杂志，不准上网聊天、看小说、打游戏及查看与工作无关的资料。
