1、第二章 文件、资料管理制度 编号：Q/PH WD0102福州普惠物业管理有限公司行政管理作业指导书 A 版 0 次修改 2010 年 1 月 1 日生效 第 1 页 共 4 页1 目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。2 适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。3 职责3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
2、4 相关文件文件控制程序 Q/PHQP4.2.3质量记录控制程序 Q/PHQP4.2.45 工作程序和管理办法5.1 文件的产生5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。5.1.2 总经理助理对文件进行审核。5.1.3 总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。5.1.4 办公室对生效的文件印制，必须使用印制文件登记表 （QRWD010201） 。5.2 文件、资料的类别5.2.1 受控文件a) 内业资料；b）图纸资料；c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件；d) 在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；e) 与服务过程有关的合同协议；f) 业主档案（如：公共合约、用户
3、登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行顾客财产控制程序Q/PHQP7.5.4） 。管理与控制具体执行文件控制程序 （ Q/PHQP4.2.3） 。5.2.2 非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：a) 内行文、外行文: 1第二章 文件、资料管理制度 编号：Q/PH WD0102福州普惠物业管理有限公司行政管理作业指导书 A 版 0 次修改 2010 年 1 月 1 日生效 第 2 页 共 4 页b) 未被质量体系引用的外来文件: 2c) 与服务过程无关的合同协议: 3d)
4、 未被质量体系引用的法律法规: 4e) 行业标准性文件: 5f) 照片、录像带:6g) 电脑贮存:75.3 文件、资料目录的索引号XX.XXX 文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码5.4 文件、资料归档与管理5.4.1 各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。5.4.2 办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立存档备案资料目录 （ QRWD010202） ，注明文件类别、索引号、份数等，如
5、用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。5.5 文件、资料的发放5.5.1 文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定 文件分发登记表（QRWD010203） ，注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在文件分发登记表 上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。5.5.2 办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。5.6 文件资料的调用、借阅与归还5.6.1 借阅者应在文件、资料借阅登记表 （QRWD010204）上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归
6、还和办理归还手续5.6.2 借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。5.6.3 借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在文件、资料借阅登记表的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。4 机密性文件的调用与借阅规定第二章 文件、资料管理制度 编号：Q/PH WD0102福州普惠物业管理有限公司行政管理作业指导书 A 版 0 次修改 2010 年 1 月 1 日生效 第 3 页 共 4 页a) A 级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经
7、总经理批准。b) B 级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。c) C 级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于 B 级机密和 C 级机密文件、资料。e) 业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。f) 外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由
8、办公室主任向总经理请示后亲自办理。g) 以上文件资料的调用与借阅按 5.5.1 、5.5.2 和 5.5.3 条款执行。5.7 文件的复制、破损和丢失5.7.1 未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在 文件复印登记表 （QRWD010205）上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写文件补发申请表（QRWD010206） ，由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。5.8 文件、资料的更新文件增加条款和更新
9、时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。5.9 文件的作废与销毁5.9.1 内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。 5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。5.9.3 作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件，应在作废、销毁文件登记表（QRWD010207）上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。6 使用的记录表格序号 名称 编号 存放地点
10、存放时间1 印制文件登记表 QRWD010201 办公室 一年2 存档备案资料目录 QRWD010202 办公室 长期3 文件分发登记表 QRWD010203 办公室 一年4 文件、资料借阅登记表 QRWD010204 办公室 一年5 文件复印登记表 QRWD010205 办公室 一年 6 文件补发申请表 QRWD010206 办公室 一年7 作废、销毁文件登记表 QRWD010207 办公室 一年起草人：任晓惠 审核人：赵罗生 审批人：高超日 期：2002.8. 18 日 期：2002.8.20 日 期：2002.8.22文件、资料借阅（调用）登记表QRWD010204 NO序号 被借阅（调
11、用）的文件、资料名称编号（图号） 借阅人 借阅时间 归还时间保密级别 审核人 审批人 文件管理员 备 注 文件补发申请表QRWD010206 NO.申请日期 申请部门 申请人补发原因 文件资料名称编 号 页 数 原文分发号分发人 审核人 审批人 文件补发申请表QRWD010206 NO.申请日期 申请部门 申请人补发原因 文件资料名称编 号 页 数 原文件分发号分发人 审核人 审批人文件分发登记表QRWD010203 NO分发号 分发日期 文件、资料名称 编号（图号） 分发数量 *（张） 分发范围 领用人签名 文件复印登记表 QRWD010205 NO. 序号 复印日期 文件、资料名称编号（图
12、号） 复印原因 复印数量 （张） 申请人 审批人 受理人印制文件登记表QRWD010201 NO印制日期 印制数量 （张） 文 件 名 称 文件编号 编写部门 审核人 审批人 作废、销毁文件登记表QRWD010207 NO.文 件 名 称 编号（图号） 作废、销 毁日期 作废、销毁原因 经办人 监督人 审批人工程决算表及次月款计划 3143 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅工程决算表及次月款计划 3144 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅变配电工程零星资料 3107 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅各种耗能结算凭证计量明细表公共分摊一览表 461 2010.4.14 记录已过
13、期 魏丽梅各种耗能结算凭证计量明细表公共分摊一览表 462 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅生活水泵运行记录 5226 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅生活水泵运行记录 5227 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅生活水泵运行记录 5229（2） 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅生活水泵运行记录 5229（3） 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅生活用水量记录 5238 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦 2#低压变电所运行记录5219（2） 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦 2#低压变电所运行记录5219（3） 2010.4.14 记录已过
14、期 魏丽梅宏利大厦 2#低压变电所运行记录 5220 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦 2#低压变电所运行记录 5221 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦 2#低压变电所运行记录 5222 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦 2#低压变电所运行记录 5223 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅公寓楼用电数记录（2 盒） 5239 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅高压变电所运行记录 5217 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅桩基工程施工日记 344 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅桩基工程施工日记 345 2010.4.14 记录已过
15、期 魏丽梅宏利大厦变电所工作票 5224 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦柴油发电机组发电运行记录 5225 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅 作废、销毁文件登记表QRWD010207 NO.文 件 名 称 编号（图号） 作废、销 毁日期 作废、销毁原因 经办人 监督人 审批人宏利大厦高压变电所运行记录 5215 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦高压变电所运行记录 5216 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦高压变电所运行记录 5218 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅1#低压变电所运行记录 5217 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅消
16、控中心运行记录（2 盒） 5235 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅中央空调运行记录 5230 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅消防设备月保养记录表 5236 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅监控中心运行记录交接班记录 5235 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅电梯运行保养（故障处理）记录 5237 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦 1#低压变电所运行记录 5219 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅写字楼进出人员登记 保安部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅保安员巡逻记录 保安部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅业主货物出门登记本临时停车
17、出入记录 保安部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅公寓楼可视对讲出入登记本 保安部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦自行车交接记录宏利大厦摩托车交接记录 保安部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦地库交接记录本 保安部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅宏利大厦地库车辆出入记录本 保安部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅商务中心杂志挂号信件签收本 管理部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅工程部日评表 工程部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅工程部周检表 工程部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅工程部月检表 工程部 2010.4.14 记录已过期 魏丽梅
