1、公司文件管理规定第一章 公文管理1公文的种类1.1 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。1.2 通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。1.3 通知：适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。1.4 通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。1.5 报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。1.6 请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。1.7 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。1.8 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。2发文2.1 凡以公司名义制发的文件，一般文件由主管总监签发，重要文件需请
2、示副总裁同意后，由有关部门负责拟稿，由副总裁签发。2.2 副总裁签发的文件底稿，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。2.3 以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，盖章后发出。2.4 复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。2.5 发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。3公文格式3.1 公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签名） 、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。3.2 发文字号格式：部门简称+ （年号）+文件编号（*号） ，例如行政人事部发文：行政人事（2008）012 号，表示行政人事部 2008 年发的
3、第 12次公文。3.3 紧急文件分别标明“特急” 、 “急件” 。3.4 公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例：“关于*请示” （报告、通知、决定、通报） 。3.5 公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。3.6 公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。4行文规则4.1 “请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。4.2 “报告”中不得带请示事项。4.3 行文统一使用签报单并付上公文，给各级领导批示。5公文立卷、归档及销毁5.1 公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。5
4、.2 没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。第一章 资料管理1目的明确公司资料管理原则，建立完善准确的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。2定义资料是指公司在经营活动中形成的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。3原则3.1 部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。3.2 各部门上交资料，需填写移交表。3.3 行政人事部按规定格式填写案卷目录。 3.4 公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。3.5 公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即
5、根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制） 、网络化管理。4需要保管的档案资料及其分类4.1 文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。4.2 财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总） 、会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐等） 、会计报表等由财务部负责保管。4.3 物业类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由物业部保管，项目完工后移交给行政人事部。4.4 策划类：市场调研报告、可行性研究报告、发展策划
6、报告、营销策划报告等在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。4.5 销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。4.6 图书资料：公司各部门所购买的图书资料统一交由行政人事部，存放于阅览室，员工需要用时需办理借阅手续。5有关注意事项5.1 各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。5.2 各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。6档案目录制定所有档案的前二级目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。7处理条例有下列行为之一，据情节轻重，给予 50500 元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1) 毁损、丢失或擅自销毁公司资料；2) 擅自向外界提供、抄摘公司资料；3) 涂改、伪造资料；4) 未及时归还；未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）
