1、企业电子文件归档流程探析 刘月艳 中交第四公路工程局有限公司 摘 要： 近年来, 信息技术突飞猛进的发展加速了办公自动化的更新换代, 电子文件数量激增, 已成为档案管理的主要资源。电子档案管理工作的难点聚焦到及时、规范电子文件的收集归档之上。电子文件归档管理流程的合理性关系到档案管理部门的工作效率, 也为电子文件的提供利用奠定了基础。本文结合工作实践对电子文件的归档管理流程进行研究, 以期为电子文件的归档管理提供借鉴和参考。关键词： 电子文件; 归档管理; 研究; 收稿日期：2017-10-09Received： 2017-10-090 引言电子文件已成为现代企业对外从事社会活动对内进行业务管
2、理活动的主要管理方式, 作为业务活动的真凭实据, 电子文件必须得到积极的管理与可靠的维护, 电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是电子文件管理系统, 其功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动。本文通过电子文件归档管理工作流程的优化来提升电子文件的管理效用。1 电子文件来源企业电子文件是企业在履行其法定职责或处理事务过程中, 通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。根据国家档案局2014 年发布的数字档案室建设指南, 电子文件的来源主要包括文书类电子文件、声像类电子文件、科技与专业类电子文件。在满足归档标准和要求的前提下, 这些电子文件都将纳入电子文件归档管理系统管理
3、, 都是归档文件整理规则 (DA/T222015) 第 7 条“归档电子文件的整理要求”所适用的整理对象。因此, 电子文件管理既包括对文书类电子文件的管理, 也包括对业务专用类电子文件的管理, 具有覆盖全过程、全业务、全范围管理和化载体控制为内容控制的管理特点。2 电子文件的收集归档流程电子文件是电子档案的源头, 与传统档案管理相比, 电子文件生命周期更加强调文书工作与档案工作之间浑然天成的紧密联系, 因此, 在电子文件形成阶段的起始点就应规范完善电子文件收集工作, 经过内容鉴定、文件流转、文件分类和技术鉴定等环节, 再进行预归档, 最后归档至电子档案管理系统 (如图 1) 。3 电子文件归档
4、流程解析3.1 OA 办公系统中的预归档流程管理3.1.1 内容鉴定计算机不仅是电子文件鉴定的最终执行者, 还是保存电子文件的实际场所。因此, 电子文件的鉴定应由计算机自动进行, 这就需要指导鉴定工作开展的依据, 即明确文件材料归档范围和档案保管期限表 (以下简称“范围期限表”) , 嵌入 OA 办公系统。在该系统中, 文件由计算机生成, 并且通过网络流转处理, 为了保证电子文件的完整性和真实性, 在电子文件生成之初就应该对文件进行价值鉴定, 即内容鉴定, 实行前端控制。“范围期限表”是开展电子文件内容鉴定工作的依据和前提, 应将其预置在 OA 系统中进行内容鉴定。一是参照国家档案局 8 号令
5、、9 号令及 10 号令, 明确并制定企业电子文件归档范围和保管期限;二是明确归档电子文件涵盖的类型, 企业经营与管理活动中产生的电子文件类型多样, 凡是反映本企业主要职能和活动, 记载了本企业主要工作, 具有查考利用价值的电子文件, 如文本文件、图形图像文件、音频视频文件、数据库文件等应纳入归档范围;最后, 单位在制定“范围期限表”时, 描述归档内容应详细具体, 范围清晰, 尽量避免“本单位主管业务”“重要的”“一般的”等模糊性词语。因此, 电子文件在 OA 系统中一经形成, 系统应使用预置“范围期限表”自动判定电子文件是否应归档保存及其保管期限。为了确保电子文件内容鉴定的准确性, 可以采用
6、系统自动鉴定与人工辅助相结合的方式, 避免出现电子文件归档不齐全情况。3.1.2 元数据采集按照电子档案管理规范文书类电子文件元数据方案 (DA/T 462009) 、党政机关电子公文元数据规范 (GB/T 33480-2016) 等要求, 将经过内容鉴定并具有归档保存价值的电子文件, 进行元数据的采集工作, 包括电子文件的的内容、结构及背景信息以及电子文件自始至终流转的全过程, 为下一步预归档奠定基础。3.1.3 预归档预归档是指电子文件在正式进入电子档案管理系统之前进行的逻辑归档。应归档的电子文件在 OA 系统中流转完毕后应自动进行预归档操作, 档案部门从文件形成部门接收到归档电子文件存储
7、的逻辑地址, 通过系统可以查阅和管理电子文件, 再按照电子档案管理相关要求收集、组织并管理此类电子文件的内容和元数据, 保证应归档电子文件的真实可靠和完整可用, 并对其安全保管和合法存取进行有效监控。预归档操作一般包括分类、格式转换、技术鉴定和预归档四个步骤。图 1 电子文件归档流程图 下载原图(1) 分类。档案分类具有企业信息资源整合与档案实体管理的双重作用, 在 OA系统中应对流转完毕的应归档电子文件进行分类, 采用预置的电子档案分类方案。企业对电子档案进行分类时, 与纸质文件分类相同, 应分类明确, 包括企业档案的类系、类列及其属类, 体现出企业档案的整体性、逻辑关系的严肃性、分类方法的
8、客观性和综合性、分类体系的包容性和历史性, 也要考虑到其科学性和智能性, 同时按照归档范围、保管期限表和分类方案“三合一”形式制定, 为 OA 系统在预归档阶段对电子文件进行分类操作创造条件。因此, 将文件材料归档范围、保管期限表和电子档案分类方案统一预置于 OA 系统中便于在内容鉴定阶段和预归档阶段进行统一管理和调用。一份电子文件在形成之初具有其形成背景、目的和意义, 必然与其背景信息的文件存在密切关系, 在文件分类中应将各类归档材料之前的信息关联性充分展示出来, 形成一个具有有机联系的资源整体。这就需要 OA 系统对职能性特点进行科学的识别与组配, 通过文件之间相关联的元数据予以确定, 因
9、此, OA 系统应对这些关系予以识别、捕获、记录、维护或有计划地处置。(2) 格式转换。为保证电子档案内容的长期可读、可解析、可理解, 通过格式转换使电子文件符合长期保存的要求。按照该要求, 电子文件进入电子档案管理系统后不允许更改其内容, 以确保电子档案的真实可靠。因此, 电子文件格式转换应在系统的预归档阶段中自动进行格式转换, 也可以实行手工格式转换, 但必须在 OA 系统中进行, 因为“体外循环”是电子档案管理真实可靠的天敌, 应将格式转换前后的电子文件共同保存。(3) 技术鉴定。技术鉴定指对电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性 (以下简称“四性”) 进行鉴定, 为其长期可读提供了技
10、术保障。该鉴定包括对电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致, 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件进行四性检验。特殊格式的电子文件, 应核实其相关的软件、版本、操作手册及检测的特殊技术方法等是否完整, 检验存在问题的电子文件, OA 系统应提示相关授权用户进行完善和补充, 或由系统自动收集记录。(4) 预归档。预归档就是实现逻辑归档, 检验已经办理完毕的应归档电子文件的内容和元数据的齐全性和规范性, 检验无误后将电子文件的修改和删除操作进行“固化”, 电子文件由流转状态变为“准”归档状态。一般不需要改变电子文件内容和元数据在 OA 系统中进行的固化操作, 即
11、逻辑归档的效果由相关操作权限的更改来实现。3.2 电子档案管理系统的归档流程电子文件需要通过接口从 OA 系统中实施预归档后“转移”到电子档案管理系统, 经过收集整理归档等操作, 最终才能完成电子文件的归档, 转化为电子档案。电子档案管理系统的操作流程包含收集、分类、编号、补充著录、数字签名、封装、检测和归档保存等步骤。3.2.1 文件收集应归档的电子文件从 OA 系统转移到电子档案管理系统的过程就是电子文件的收集操作。收集操作可分为两种方式进行, 一种是以 OA 系统为主, 将预归档的电子文件从 OA 系统推送到电子档案管理系统;另一种是以电子档案管理系统为主, 将预归档的电子文件从 OA
12、系统归档至电子档案管理系统, 两系统之间通过接口方式相连接。在该项操作中, 电子文件的管理权限实现由 OA 系统到电子档案管理系统的转移。为保证电子文件的真实可靠, 在 OA 系统中对应归档的电子文件进行数字签名, 进入电子档案管理系统后, 应立即验证收集的电子文件并记录验证结果, 作为两系统的“交接手续”。3.2.2 确定分类该步骤在电子档案管理系统进行, 主要包括两项功能, 一是检查计算机对电子文件的自动分类是否准确, 由人工进行判定 OA 系统预归档时的自动分类结果;二是人工辅助与自动分类相结合, 对手工录入的电子文件与其他系统批量导入的电子文件进行分类, 包括保管期限的鉴定和档案的分类
13、两个功能, 这两个功能可以通过电子档案管理系统中预置的分类方案、归档范围与保管期限表进行自动价值鉴定和分类, 再结合人工辅助检查完成全部的分类和确认工作。3.2.3 确定编号在电子档案管理系统中经过收集、验证、分类后, 按照预定的排列顺序赋予电子文件档号的过程就是确定编号。档号确立操作的完成, 标志着电子文件成为具有真正意义上的一件电子档案。3.2.4 补充著录OA 系统是电子档案元数据的主要来源, 但是仍缺少一些具有档案属性的元数据需要人工进行完善。首先补充完整档案管理属性的元数据, 如电子档案的分类号、页数、权限管理信息等;其次检查电子文件携带的元数据并进行完善, 达到档案管理的规范要求,
14、 如检查文件题名反映电子档案的主要内容是否完整等。为了解放更多的劳动力, 由电子档案管理系统依据预置的著录规则自动完成大部分元数据的补充著录工作, 人工只需要检查完善, 进行少部分操作工作。3.2.5 数字签名在完成电子档案的补充著录后, 将进入部门档案员对整理完毕的电子档案进行数字机签名环节, 该环节的主要作用在于后续归档保存的环节对电子档案的真实可靠性进行验证。尽管数字签名的上下环节都发生在档案管理系统, 但是在整个电子档案管理流程中, 为确保电子档案始终处于安全可控的环境, 需要对电子档案管理的形成、接收、传输、保管和处置的每个重要环节进行元数据记录, 以形成电子档案管理的完整“证据链”
15、。“整理方”将整理完毕的电子档案向“管理方”转移的过程属于电子档案管理链条中的重要环节, 电子档案管理过程一定要记录“交接”验证过程的元数据, 因此, 此处的数字签名这一步骤至关重要。3.2.6 封装根据基于 XML 的电子文件封装规范 (DA/T 482009) , 对完成以上步骤的电子档案进行封装保存。对于需要集中保存的电子档案、向其他电子档案管理系统迁移的电子档案或接收单位封装要求的可以在系统中进行封装。3.2.7 检测验证检测验证是指对电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性 (简称“电子档案四性”) 进行检测验证, 验证操作未通过的, 应返回相应环节修改补充。确保在归档保存电子档案之
16、前各个管理环节的安全和规范。电子档案检测按照信息与文献文件管理第 1 部分:通则 (GB/T 26162.12010) 中“文件管理要求”设置电子档案四性的检测内容。3.2.8 归档保存作为电子档案管理系统中电子文件整理和电子档案归档的最后一个环节, 电子档案的内容和元数据均已整理完毕, 按照管理要求进行组织和存储电子档案, 档案整理人员也将电子档案的管理权完全转移到档案管理人员。该操作完成以后, 反映电子档案的元数据原则上应当处于“固化”状态, 如有需要, 可以增加记录和反映电子档案管理过程的元数据, 如检查、封装、鉴定、移交等。参考文献1江歆楠.电子文件归档管理研究J.黑龙江档案, 2005 (6) :53. 2田士兵.电子文件归档与管理系统构建J.中国档案, 2017 (2) :64-65. 3王悦.电子文件归档流程研究J.兰台内外, 2014 (5) :29.
