1、重庆驰骋轻型汽车部件股份有限公司 文件编号 CC/QP S.01版本 /修改 B/2文件和记录控制程序页 码 第 1 页 共 9 页1 目的对与管理体系有关的文件和记录以及顾客规定的记录进行控制，确保公司相关场所使用的文件和记录为有效版本,管理体系有效运行和产品符合要求的证据。2 范围适用于与管理体系有关的文件和记录控制, 证明产品符合要求和质量管理体系有效运行及顾客规定的记录的控制。3 职责3.管理部负责文件和记录控制的归口管理，并负责质量/环境/职业健康手册、程序文件的发放和控制，对本公司各部门文件和记录的管理进行监督，组织对管理体系文件的有效性进行评审；同时负责组织对顾客提供的工程标准/
2、规范及其更改文件进行评审。3.2 各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录，并对主管文件的编制、发放和控制进行管理。3.3 各部门负责人负责审核本部门编制的记录格式。3.4 管理者代表负责批准记录格式。3.5 办公室负责记录表格的印制。4 程序 4.1 文件的分类及备案保存4.1.1 第一层次文件：质量/环境/职业健康手册(含文件化的方针和目标、指标)由技术中心备案存档。4.1.2 第二层次文件：程序文件由技术管理部备案存档。4.1.3 第三层次文件：a) 有关管理性作业文件：如管理制度、工作标准、经营计划等由各相关部门自行备案存档；b) 技术文件：如产品图样、工艺文件、控制计划、企业技术
3、标准等由技术中心备案存档；检验规范由工厂备案存档；4.1.4 第四层次文件：a) 记录表单由各使用部门编制和保存并报技术管理部备案；b) 针对特定产品、项目或合同编制的计划由技术管理部备案存档；4.1.5 外来文件：顾客提供的图样/工程规范及其更改文件由技术管理部备案存档；相关的国际/国家/行业标准由相关部门备案存档；相关的法律法规由技术管理部备案存档。4.2 文件的编码质量手册CC/QS 质量/环境/职业健康手册代号 公司代码文件编号 CC/QP S.01版本 /修改 B/2文件和记录控制程序页 码 第 2 页 共 9 页程序文件CC/QP . 过程序号(与识别出的过程顺序号对应)过程代码(
4、顾客导向过程 C;支持过程 S;管理过程 M) 程序文件代号公司代码三级文件 .- 文件序号（该类文件的流水号）过程序号(与识别出的过程顺序号对应) 过程代码(顾客导向过程 C；支持过程 S；管理过程 M)部门简称（如技术部：技中；计划部：计划）文件编号 CC/QP S.01版本 /修改 B/2文件和记录控制程序页 码 第 3 页 共 9 页质量记录表单：CC/QR . 该类文件的流水号 过程序号(与识别出的过程顺序号对应) 过程代码(顾客导向过程 C；支持过程 S；管理过程 M，)记录代码质量记录编号(NO：的编号)： 年份 月份 流水号单位代号外来文件编号：1、企业外部：W+年月+序号2、
5、企业内部（各职能部门）：部门简称+年月+序号4.3 文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是充分和适宜的：a) 质量/环境/职业健康手册由技术管理部负责组织编写，由管理者代表审核，报总经理批准； b) 程序文件由各相关部门组织编写，由部门领导审核，报管理者代表批准；c) 第三层次文件由各相关部门组织编写，本部门领导审批；d) 应确保文件的各使用场所都得到相关文件的有效版本，文件发放前应确定发放范围，由文件编写部门(质量手册和程序文件由技术管理部，下同)填写文件收发记录 ，经文件批准人批准后发放，文件发放时领用人应在文件发放回收记录上签字。4.4 文件的受控状态4.4.1
6、文件分为“受控”和“非受控”两类。在公司内部使用的与管理体系有关的文件为受控文件，发放前由发放部门在该文件封面或相应位置盖“受控”红色印章，并注明分发号；经批准对外提供的文件为非受控文件，由发放部门在该文件封面或相应位置盖“非受控”红色印章，不注明分发号。文件同时采用版次号作为文件状态标记。4.5 文件的更改、换页、换版a) 文件需要更改时，由申请人向文件编写部门提出，由文件编写部门填写文件更改申请单 ；b) 文件更改申请单应按原文件审批程序进行审批，如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需文件编号 CC/QP S.01版本 /修改 B/2文件和记录控制程序页 码 第 4 页 共 9 页的
7、有关背景资料c) 更改申请单经批准后，由文件编写部门实施更改，更改采用划改的方式，更改后要在更改处注明更改标记(a、b 、c) ，并在文件更改记录处作好记录；d) 文件经 35 次更改或无法实施划改时，需进行换页；e) 文件经 35 次换页或更改量较大时，可换版；f) 文件版号采用 A、B 、C表示，更改次数采用 0、1、2表示。例如： A/0 表示 A 版未进行修改。4.6 文件丢失、损坏的处理a) 文件发生丢失后，应及时报告文件发放部门，经文件发放部门负责人审批后补发，并在文件发放回收记录上注明；b) 文件损坏影响使用时，应将损坏文件交回文件发放部门及时更换。4.7 文件的保存、作废与销毁
8、4.7.1 文件的保存a) 与管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；b) 各部门文件由本部门资料员保管；c) 对受控文件，各部门领用后由资料员及时在受控文件清单上登记；d) 任何人不得在受控文件上随意涂改，不准私自复印、外借，应确保文件的清晰、易于识别和检索。4.7.2 文件的作废与销毁a) 所有失效或作废文件应由文件发放部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，并加盖红色“作废”印章，以防止作废文件的非预期使用；b) 为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应由保留部门进行登记并同时加盖红色“作废”和“保留”印章；c) 对要销毁的作废文件，由文件主管部门填写文件销毁申请单 ，
9、部长批准后销毁。 4.8 外来文件的控制4.8.1 相关的国际/国家/行业标准，由相关部门负责收集、确定其适用性及有效版本，根据受控状态加盖“受控”或“非受控”印章后编号列入管理文件一览表中，同时根据签收意见进行发放、培训等处理。外来文件不得随意更改，更改必须有提供单位的书面通知。4.8.2 工程规范的控制顾客提供的图样/工程规范由收到部门在一个工作日内提交技术管理部，由技术管理部在五个工作日内组织进行评审填写顾客工程规范评审记录并负责发放，各相关部门按要求执行。有关工程规范更改的控制详见更改控制程序 。4.9 每年年初由技术管理部组织对现有质量/环境/职业健康手册及程序文件的有效性进行评审，
10、填写受控文件清单 ，经管理者代表批准后按本程序 4.3 条规定执行。各部门结合平时使用情况进行适时评审。必要时予以更改，执行本程序 4.5 条规定4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。电子文档的发放需加密，不能转发、修改、拷贝、打印等。文件编号 CC/QP S.01版本 /修改 B/2文件和记录控制程序页 码 第 5 页 共 9 页4.11 记录的控制4.12 记录格式及印制4.12.1 记 录 格 式 由 各 使 用 部 门 设 计 ， 部 门 负 责 人 审 准 ， 原 始 样 本 交 技 术 管 理 部 备 案 。4.12.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格
11、式更改，执行文件和记录控制程序有关文件更改的规定。4.12.3 记录空白表格由办公室统一印制，印制前必须经技术中心审核并签字。4.13 记录填写4.13.1 记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不允许使用铅笔；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单斜杠划去；各相关栏目负责人签名必须齐全和完整。4.13.2 记录填写内容原则上不允许更改，若发生笔误，允许划改。对涉及重要数据和性质变化的更改，更改人应签字或盖章，并注明更改日期。4.14 记录的贮存、保护4.14.1 各部门资料员必须及时(按月或随时)收集已填写的记录，并分类依编号顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记
12、录应保持清洁、字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。4.14.2 管理部负责编制记录清单 ，将我公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括记录名称、编码、保存部门、保存期限等内容，记录的保存期限至少应满足法规和顾客的要求，清单经管理者代表批准后发放给相关部门4.14.3 技术管理部每三个月检查一次各部门记录的使用、管理情况。4.14.4 记录的保存期：法规和顾客有要求的按相应法规和顾客要求执行。其它：1） 有关员工的教育培训、经历、资格、体检等记录永久保存，直至员工离职；2） 供方档案保存期为配套关系终止加一个日历年（长期） ；3） PPAP 资料保存期为该产品下线加一个日历年（长期） ；4）
13、 批生产检验记录保存期 3 年，样件阶段的检验试验记录保存产品下线加一个日历年（长期） ；试验记录（长期）5） 其它质量记录的保存期限在质量记录清单中体现；6） 体系运行记录 3 年（产品审核、过程审核，内审等）4.15 记录的检索、借阅和印制4.15.1 各部门保管的记录应进行编目，以便于检索；4.15.2 需借阅或复制记录要填写记录借阅、印制申请表 ，经技术检验部审核公司领导批准，由记录管理人登记备案。4.16 记录的销毁处理记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由部门保管人员填写销毁申请，交部门负责者审核，报管理者代表批准后，由技术中心派人监督部门保管人执行销毁。文件编号 CC/QP
14、 S.01版本 /修改 B/2文件和记录控制程序页 码 第 6 页 共 9 页5 流程图文件控制流程图负责部门/人员 输入 主要流程 输出/输入 部门相关部门管理部门相关部门文件分类备案保存文件编码编写、审批受控状态印章文件编号 CC/QP S.01版本 /修改 B/2文件和记录控制程序页 码 第 7 页 共 9 页发放部门 管理部门相关部门 NY编写部门 相关部门编写部门使用者 N 发放部门Y 发放部门 发放部门各部门 各部门发放部门 文件主管部门 总经理相关部门 相关部门 管理部门 管理部门记录控制流程图 负责部门/人员 输入 主要流程 输出/输入 部门管理部门管代表/ 使用部门 办公室
15、发放 文件收发记录填写文件更改申请单更改？文件更改申请单更改（换页/换版）文件领用申请单补发 文件收发记录保存作废与销毁部门受控文件清单文件销毁申请单外来文件的控制 顾客工程规范评审记录有效性评审 有效文件清单丢失？质量记录控制格式设计 样本印制文件编号 CC/QP S.01版本 /修改 B/2文件和记录控制程序页 码 第 8 页 共 9 页管理部门各部门管理部门管理部 相关部门 管代管理 相关部门管理部管理部资料管理 关部门 负责人记录管理N 超过保存 周期？Y资料管理人员 管代管理部、部门保管人员6.相关文件/资料序号 文件编号 文件名 引用处标识文件控制程序填写贮存、保护编制质量记录清单
16、发放质量记录清单检查使用管理情况借阅、复制质量记录借阅、复印申请表登记备案销毁处理填写质量记录销毁申请单 质量记录销毁申请单执行销毁编目检索文件编号 CC/QP S.01版本 /修改 B/2文件和记录控制程序页 码 第 9 页 共 9 页7. 质量记录表单序号 质量记录号 名称 使用处 存放1 CC/QR S.01-01 文件需求/复制申请单2 CC/QR S.01-02 文件更改申请/批复单3 CC/QR S.01-03 外来文件一览表4 CC/QR S.01-04 管理文件一览表5 CC/QR S.01-05 文件发放回收登记表6 CC/QR S.01-06 文件更改登记表7 CC/QR S.01-07 三级文件清单8 CC/QR S.01-08 作废文件保留目录9 CC/QR S.01-09 作废文件目录10 CC/QR S.01-10 文件/记录/销毁申请单11 CC/QR S.01-11 文件(记录)借阅登记表12 CC/QR S.01-12 图纸领用登记13 CC/QR S.01-13 外来文件签收一览表14 CC/QR S.01-14 内部文件签收一览表15 CC/QR S.01-15 环境/安全/职业健康记录清单
