1、文件控制程序XX 有限公司 编 号： MP-01 版 次： A/0 _页 码： 1 / 5 _实施时间： 2007-08-151.0 目的确保工作现场获得且仅存有效版本的文件和资料。2.0 适用范围适用于质量/职业健康安全管理体系的文件(管理手册、程序文件、作业文件)、外来文件等。3.0 职责3.1 总经理负责本公司质量/职业健康安全管理体系文件的审批。3.2 管理者代表负责本公司质量/职业健康安全管理体系文件的策划、审核。3.3 各部负责本部质量/职业健康安全管理体系文件的建立。3.4 行政部文控中心负责质量/职业健康安全管理体系文件、外来文件的管理。4.0 作业程序4.1 质量/职业健康安
2、全管理体系文件控制4.1.1 质量/职业健康安全管理体系文件的编制与审批4.1.1.1 管理手册、程序文件由管理者代表组织 ISO 小组编制经总经理批准后执行，要求程序文件具有可操作性和有效性。4.1.1.2 作业文件由使用部门编制，报主管领导批准后方可实施，作业文件内容要准确、可行，符合相关标准。4.1.2 文件和资料的定期审核4.1.2.1 管理手册、程序文件的审核由管理者代表负责，第一年内半年审核一次，从第二年开始每年审核一次。4.1.2.2 作业文件各部门负责人每年审核一次。4.1.2.3 若有特殊情况可以增加审核次数。4.1.3 文件和资料的更改4.1.3.1 在执行过程中发现文件不
3、适当时可以随时对文件进行修改，当更改某个文件涉及其它相关部门文件时，须与相关部门进行讨论，必要时，由相关各部门予以协调文件控制程序XX 有限公司 编 号： MP-01 版 次： A/0 _页 码： 2 / 5 _实施时间： 2007-08-15后更改相关文件，并填写文件更改记录 。文件更改后的审批，必须按本程序规定的文件审批要求执行。4.1.3.2 当某个文件和资料累计更改部分少于三行时，可采用手写更改，手写更改必须由各类文件规定的主管以上人员予以审批。4.1.3.3 管理手册、程序文件的更改由行政部文控中心执行登记、换页、增页或减页等具体工作，其他各类文件和资料的更改由各负责编制文件的责任部
4、门的文员负责执行登记、换页、增页或减页等工作，文件的更改须保证所有文件持有者得到及时有效的更改。4.1.4 文件和资料版本更换4.1.4.1 管理手册、程序文件等可采用活页装订以便换页或部分更换。4.1.4.2 管理手册累计更换二十页以上(每次更改几处不限)或每次更改体系要素占 50% 以上，管理手册必须换版。4.1.4.3 程序文件累计更改十次以上或一次更改超过十处，程序文件必须换版。4.1.4.4 作业文件更改累计在十次以上或一次更改超过十处必须换版。4.1.4.5 所有文件资料更改版本必须严格按各类文件审批规定执行。4.1.5 受控文件的作废处理受控文件换版换页时，行政部文控中心及责任部
5、门文控人员必须在发放新版本或新页后，执行新版同时收回旧版本或旧页，新旧版本或新旧页不得并存于现场，必须在旧文件首面或被更改那页盖上“作废”印章，除保留一份归档外，其余及时销毁。4.1.6 文件的管理4.1.6.1 行政部文控中心及各责任部门文控人员负责编制受控文件一览表 ，将所有责任区域内的受控文件进行登记。4.1.6.2 受控文件未经文件管理部门批准严禁复印,复印须到该文件的管理部门登记并按受控文件进行管理；本公司内的电子档案质量/职业健康安全管理体系文件不作文件控制程序XX 有限公司 编 号： MP-01 版 次： A/0 _页 码： 3 / 5 _实施时间： 2007-08-15为执行的
6、标准。4.1.6.3 管理手册、程序文件发放登记办法：由行政部文控中心统一发放，收领人需在文件发放、回收登记表上签名，登记表须设有文件名称编号、发放编号、持有人等项。4.1.6.4 作业文件发放登记办法由各负责部门文控人员参照上述管理手册、程序文件发放程序执行。4.1.6.5 文件丢失和补发：文件丢失人应及时向文件管理部门递交书面报告,说明文件丢失经过和申请补领。经原文件批准人批准后，由文件管理部门编制新的分发号后发放，必要时声明原分发号作废。4.1.7 文件的编号和标识规定4.1.7.1 文件分为“非受控和受控文件” ，并且“受控文件”加盖印章以作区别。4.1.7.2 管理手册、程序文件的编
7、号方式如下： - QOM 即“Manage Manual ”质量、职业健康安全管理手册QP 即“Quality Procedure”程序文件4.1.7.3 三级文件的编号规则：作业指导、工作指引、其他管理制度等用 WI-0105 标识，由行政部文控中心统一给各部门分配编号，行政部文控中心应保留一份公司所有三级文件的总清单。4.1.7.4 管理体系文件版次的标识应对管理体系文件的版本状况进行标识，文件初始状态为 A/0，经修改后的状态依次为 A/1、A/2、A/3A/n，换版文件为 B/0，C/0n/0。4.2 外来文件及资料的控制4.2.1 外来文件（包括标准、法规、客户提供文件资料）接收、登
8、记、发放：用 01、02.表示流水号、管理手册为实施年号如：2007文件控制程序XX 有限公司 编 号： MP-01 版 次： A/0 _页 码： 4 / 5 _实施时间： 2007-08-15a) 由各负责部门文控人员负责外来文件的接收，根据文件来源处及接收日期进行编号登记（如香港总公司 2007 年 1 月 1 日发文编号为：XGZ-2007-01-01,如果同一来源处同一天发文一次以上则在日期的后面加序号辨识） ，经本部门主管确认，报主管该项业务的负责人批准明确发放范围后由各负责部门文控人员统一管理，各负责部门文控人员须保持与文件来源处的联络，保证文件的有效性。b) 外来文件由各接收部门
9、文控人员负责登记外来文件及资料一览表统一管理，根据确认的发放范围发放至相关部门，收领人需在文件发放、回收登记表上签名，登记表须设有文件名称编号、发放编号、持有人等项。4.2.2 外来文件的作废处理：当外来文件因版本更换或作废时由责任部门文控人员提出申请经原审批主管审批后，统一回收处理，如文件或资料为顾客提供处理时根据协定，必要时应征得其的同意。4.2.3 外来文件的其它项目的管理方式与本公司内部文件相同。5.0 相关文件及记录5.1 文件更改记录5.2 文件发放、回收登记表5.3 受控文件一览表5.4 外来文件及资料一览表文件控制程序XX 有限公司 编 号： MP-01 版 次： A/0 _页 码： 5 / 5 _实施时间： 2007-08-15审 批打 印审 批附件：文件控制流程NOYESNO YES编 写外来文件副本分发 正本归档理 解实 施修 改评审（必要时）不适用或换版作废
