1、 X X X X 有限公司 编 号：文件控制程序 版本/修订状态： 第 1 页 共 6 页文件控制程序1、目的：对本公司质量管理体系所要求的所有文件予以控制，确保各相关部门使用文件为有效版本。2、范围：适用于与质量管理体系有关的所有文件，包括外来文件。3、职责：3.1 综合部负责质量管理体系文件的归口管理，包括外来文件的管理；3.2 各部门负责本部门有关文件的管理。4、工作程序：4.0 文件控制流程图：附后。4.1 文件的分类本公司的质量管理体系包括或涉及以下类别的文件：4.1.1 公司内部编制的文件：a) 第一层次：包含质量方针和质量目标的质量手册b) 第二层次：程序文件c) 第三层次：支持
2、性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理规定等；技术性文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等。d) 第四层次：各种记录表格。4.1.2 外来文件：相关的外来文件，包括有关法律法规，国家、地方及行业标准，一汽-大众各类文件等。此类文件虽不属本公司编制，但本公司质量体系须遵照执行。4.1.3 文件的形式主要是书面和电子版两种。4.2 文件的编制和审批4.2.1 本公司的质量方针、质量目标均由总经理主持制定并批准发布，本公司的环境方针、环境目标由综合部组织制定，并由总经理批准发布；4.2.2 质量手册由管理者代表组织综合部等相关部门共同编写，管理者代表审核，三号黑体，与正文小标题空一行一
3、级标题小四号宋体，顶格页眉两行两列，左列四号黑体，右列五号宋体一汽-大众标识及公司名称，公司标识只放封面各级小标题与正文均宋体小四号，一二级标题加黑。正文统一 1.5 倍行距二级标题加黑，前空一汉字三四级标题或英文字母编号，均前空两个汉字，不加黑页面设置，上下左右皆空 2.5 厘米X X X X 有限公司 编 号：文件控制程序 版本/修订状态： 第 2 页 共 6 页经总经理批准后发布；4.2.3 程序文件由各相关职能部门编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布；4.2.4 支持性文件由职能部门编写，部门负责人审核，总经理批准。4.2.5 记录表格随相关文件一同审批。记录表格的使用和管理，执行
4、记录控制程序 。4.2.6 负责文件审批的人员须对文件的符合性、充分性、适宜性及文件间的协调性负责，审批时填写文件审批表 ，以作为审批的依据。文件审批时，同时确定文件的发放范围。4.3 文件的编号规则(由公司在此自行规定，明确管理手册、支持性文件及记录表格的编号规则)例如：（仅供参考）Q/XXX XX XXX(由公司在此自行规定，明确手册、程序文件、支持性文件及记录表格的编号规则)4.4 文件的版本及修订状态4.4.1 版本号的管理：本公司质量手册及程序文件的版本号以英文字母 A、B 、C表示，A 为第一版，B 为第二版，依次类推；4.4.2 修订状态的管理：修订状态的序号以阿拉伯数字 0、1
5、、2表示，0 为原版未修订，l 为第一次修订，依次类推。顺序号文件类别：管理手册代号（SM） ；管理文件（GL） ；技术文件（JS） ；HSO 记录（HJ） ；自编记录（ZJ） 。企业标准代号公司代号X X X X 有限公司 编 号：文件控制程序 版本/修订状态： 第 3 页 共 6 页4.5 文件的发放与管理4.5.1 经批准后的文件，由综合部列入公司受控文件清单 ，以对文件进行动态管理。综合部按确定文件发放范围，统一印制，原审批件归档保存，存入计算机的文件均留备份。4.5.2 文件发放前，综合部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为“受控”和“非受控”两种，由综合部盖“受控”
6、章和“非受控”章，任何受控文件均须确保有效版本。4.5.3 文件发放时，综合部填写文件发放/回收记录 ，履行发放手续，领用人签字后方可领取。文件的发放，须确保使用处能获得适用文件的有效版本。4.5.4 收到文件后，各职能部门编制收文登记表 ，包括发放给部门个人的文件。4.5.5 外来文件的发放与管理4.5.5.1 有关法律法规和标准：由综合部组织相关部门进行识别和获取，综合部定期更新质量手册附录中主要法律法规和标准清单 。4.5.5.2 来自一汽-大众的文件：该类文件主要通过 R3 系统传送，各部门及时将有关文件传递给综合部，综合部建立外来文件清单 。公司领导认为必要时，可打印发放，发放时履行
7、发放手续。4.5.5.3 其它外来文件：各部门收到各类外来文件后，须到综合部备案登记到外来文件清单 ，再行发放到相关部门使用。4.5.6 各部门文件的持有者，须妥善保管所持有的文件，不得丢失或损坏。如发生丢失或损坏等情况影响使用时，须报综合部重新办理补发手续。4.5.7 电子文件的管理a) 电子文件须标识清晰，以免新旧版本混用。b) 电子文件由综合部负责修改，其它部门只能使用，不能更改。c) 综合部负责打印质量管理体系文件，其它部门不能擅自打印。4.5.8 文件的借阅和复制：4.5.8.1 文件借阅，相关人员须做好登记，并及时归还。4.5.8.2 为确保整个公司所有文件的有效管理，文件不能擅自
8、复印，任何文件复印均由综合部负责，须履行文件发放手续，并作发放登记。4.6 文件的评审、更改、回收及作废页脚标示页码X X X X 有限公司 编 号：文件控制程序 版本/修订状态： 第 4 页 共 6 页4.6.1 文件的评审4.6.1.1 公司每年对质量管理体系文件评审一次，评审的范围取决于文件涉及的部门。质量手册和程序文件由综合部组织评审，其它文件由各编制部门内部组织评审，跨部门的文件由综合部组织有关部门进行评审。4.6.1.2 特殊情况时，可随时组织相关部门对某些文件进行评审。4.6.1.3 评审应填写文件评审记录 ，明确文件的充分性与适用性评价。4.6.2 文件的修改：4.6.2.1
9、当发现文件的规定不充分或不适宜时，可组织相关人员对文件进行修改。4.6.2.2 有关人员可填制文件更改申请单 ，明确更改原因、具体更改内容，并经原文件的审批人进行审核、批准后，由综合部实施更改。4.6.2.3 更改方式可包括杠改、换页和换版。a) 文件可采取杠改方式，但须在文件中明确标识；b) 当修改量大，影响清晰时应更换新页。在发放新页时，须收回作废页，以确保文件受控有效。c) 当通过上述方式不能保持文件清晰时，须对文件进行换版。在发放新版时，须收回作旧版。4.6.2.4 质量手册和程序文件更改后，综合部须在相关存档文件的修改栏作好记录。可不再在其它部门持有的相关文件修改栏中记录。4.6.3
10、 文件的作废管理4.6.3.1 文件经多次更改或大幅度修改时，应该换版，原版文件作废。4.6.3.2 作废文件需要销毁，综合部填写文件/记录销毁申请单 ，由管理者代表签字同意后，由综合部统一销毁。4.6.3.3 因任何原因需将作废文件保留时，须经管理者代表同意，并盖“作废保留”章以示区别。5、相关支持性文件6、记录受控文件清单 （编号） 列出与此程序相关或文中引用的文件，并编号X X X X 有限公司 编 号：文件控制程序 版本/修订状态： 第 5 页 共 6 页文件审批表 文件发放/回收记录收文登记表文件评审记录文件更改申请单 文件/记录销毁申请单 列出与引程序相关或文中涉及的记录，并编号X X X X 有限公司 编 号：文件控制程序 版本/修订状态： 第 6 页 共 6 页文件控制流程图责任部门/人 流 程 说 明相关部门管理者代表、总经理综合部综合部各部门相关部门相关部门/综合部综合部综合部质量手册由综合部组织编写，其他文件相关部门编写；签批；明确编号、版次、受控状态、发放号等；做好登记，确保发放至相关使用场所；注意电子文件的管理，防止文件失控；必要时对适用性进行评审；履行文件更改手续，做好文件更新；履行文件作废手续。文件编制 审 批发放与登记更改审批更改申请作废销毁是否适用评 审实施与管理NY标 识标 识是否批准NYY N外来文件识别实施更改是否保留获取换版/页时旧版/页
