1、压力容器制造质量保证手册 版 本 第 4 章 修改号 0标 题文件和资料的控制共 3页 第 1页第 4 章 文件和资料的控制1 目的对压力容器文件和资料的管理作出规定，为产品质量提供证实的可追溯性。2 适用范围适用于文件和资料分类、编制、会签、审核、批准、发放、修改、回收和保管。3 职责办公室负责行政管理性文件和资料的控制，技术科负责标准、图纸、工艺文件等资料的控制，质检科负责质保手册、程序文件、管理制度、质量记录文件等资料的控制。4 控制程序4.1 受控文件和资料的类型根据企业文件和资料的情况，可分为以下几类：（1）行政管理性文件。（2）质量体系文件：包括质保手册、程序文件、管理制度、工艺文
2、件（作业指导书） 、质量记录文件（各系统运行管理记录和产品质量档案） 。（3）标准：包括法规、产品标准及相关标准。（4）图纸（设计文件）：包括企业设计图纸资料及顾客提供的图纸资料。4.2 文件资料的编号规定4.2.1 质保手册编号为 Q1/XY年号（编号中 1 表示手册，表示第版） ，版本号以罗马数字表示。4.2.2 质量管理制度编号以 Q2/XY年号表示（编号中 2 表示制度，表示第版） ，其中 XX 为制度顺序号，以阿拉伯数字表示。4.2.3 质量记录表卡，报告编号以表 XXX 表示，其中 X 为系统汉语拼音第一个字母表示，XX 为顺序号，以阿拉伯数字表示，其中：Z 表示综合表卡，S 表示
3、设计表卡，C 表示材料表卡，G 表示工艺表卡，H 表示焊接表卡， L 表示理化表卡，J 表示检验表卡，S 表示设备表卡。4.2.4 标准法规编号以 XY-XXX 表示，XY 为企业代号或商标号， XXX 为顺序号。4.3 文件和资料的编制和审批压力容器制造质量保证手册 版 本 第 4 章 修改号 0标 题文件和资料的控制共 3页 第 2页4.3.1 质量体系文件（1）质量保证手册（含程序文件）由质保工程师组织各系统责任人编制，质保工程师审核，总经理批准。（2）质量管理制度、通用工艺文件由有关系统责任人组织编制，有关责任人审核，质保工程师批准。（3）专用工艺文件由有关系统责任人组织编制，有关责任
4、人审批。（4）各系统运行管理记录、产品质量记录由各系统责任人组织编制、系统责任人审核，产品质量记录经审核后，交质检科整理成产品质量档案，产品质量证明书由质保工程师审核，总经理审批。4.3.2 标准、图纸由技术科审查后编号。4.3.3 企业行政管理性文件由办公室编写，由企业有关领导审批。4.4 文件和资料的发放4.4.1 质保手册（含程序文件） 、质量管理制度由质检科负责发放，发放范围为总经理、质保工程师、各系统责任人、各部门。4.4.2 工艺文件、标准、图纸由技术科负责发放，发放范围为：（1）工艺文件：有关系统责任人、操作人员、质量检验员。（2）标准：有关系统责任人、技术人员、检验人员、车间。
5、（3）图纸：生产科、技术科、质检科（存档） 、用户各 1 份，车间 2 份。4.4.3 产品质量档案经质检科资料员登记后，交供销科移交用户 1 份，质检科存档 1 份。4.4.4 文件和资料由相关部门按规定或批准的范围和数量发放，当有特殊需要时，由需要使用文件和资料的部门提出申请，报质保工程师批准后发放。4.4.5 文件和资料发放部门在发放时，应由文件管理员作好登记，领用人在文件发放回收登记表上签字后方可发放。4.5 文件和资料的修改4.5.1 当质量体系文件需要修改时，按 4.3 条规定的程序进行审核、审批（原审批程序） 。4.5.2 图纸修改由技术科提出“审图记录” ，经工艺责任人审核后与
6、原设计单位联系并取得原设计单位的修改证明。4.5.3 技术科应随时与法规、标准发行部门和各级质量技术监督行政部门取得联系，掌握压力容器制造质量保证手册 版 本 第 4 章 修改号 0标 题文件和资料的控制共 3页 第 3页法规、标准换版和修改信息并尽快获得和使用最新版本的法规标准文件。4.5.4 质量记录文件应真实正确填写，字迹清晰且不应涂改，如需修改填写内容时，可在其上划二横杠，确保能辨清原文，再在旁边填写更改内容，更改后应有更改人的签字或印章和更改日期标识。4.5.5 修改后的文件和资料（最新版本）应由相关部门按文件和资料的发放范围尽快发放到持有人手中。4.6 文件和资料的回收4.6.1
7、相关管理部门的文件管理员，在发放最新版本的文件和资料时，应同时回收作废的旧版本文件和资料并在“文件发放、回收登记表”上做好回收记录。4.6.2 作废的法规、标准文件可不回收，但文件管理员应在其封面加盖“作废、仅供参考”字样章。4.6.3 其它设计文件、工艺文件在产品制造完毕后，由技术科定期回收。4.6.4 文件和资料持有人员在调离企业前，必须交回所持有的受控文件并做好回收记录。4.7 文件和资料的保管4.7.1 法规、标准、设计文件、工艺文件、原件由技术科存档，质量体系文件原件、产品质量档案由质检科存档。4.7.2 保管文件和资料的部门必须将文件和资料保存在合适的文件柜中，要分类保存，建立受控
8、文件台帐，便于查找。4.7.3 文件和资料的保存期限不少于 7 年。4.7.4 所有受控文件，使用部门和个人必须妥善保管，不得私自复制和外借，如有破损不能使用时，应办理更换手续；确因工作需要必须经质保工程师批准。4.7.5 当文件发生意外损失或遗失时，必须由责任人提出申请，说明事由，由相关部门负责人审核后，报质保工程师批准，方可补发。4.7.6 由各部门的资料员定期对本部门的文件和资料进行清理，一般为每年年初进行一次。4.7.7 对作废的法规标准、设计文件、工艺文件可不销毁，以便必要时查询、参考。4.7.8 对过期的产品档案，必须经质保工程师审核、总经理批准后进行销毁。需要时应征得用户的同意后，送交用户保管或进行销毁。
