1、广州市碧菲亚木制品有限公司 程 序 文 件文件编号 PV/ QP423-01文件控制程序版 本 A0 受控状态 拟制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期：文件控制程序 PV/QP423-01 版本： A0 第 1 页 共 3 页1、 目的对公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2、 范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。3、 职责3.1 总经理负责批准发布质量手册、程序文件；3.2 管理者代表负责审核质量手册、程序文件；3.3 文控中心负责与质量体系有关的文件的登记发放和版本控制；3.4 各部门负责程序文件和相关文件的编制、使用和保管；4、 程序4.1 文
2、件分类4.1.1 体系文件A、质量手册；B、程序文件；C、作业指导书；D、表格等4.1.2 管理性文件管理制度4.1.3 技术性文件产品图纸、工艺流程等。4.1.4 外来文件标准、图纸、工艺流程等。4.2 文件编号4.2.1 质量管理体系文件编号a）质量手册PV/QM-01/A0版号质量手册b）程序文件PV/QP-01/A0版号顺序号 01、02三位数表示的标准要素号c）作业指导书通用作业指导书PV/WI -01/A0版号顺序号 01、02三位数表示的标准要素号部门作业指导书PV/WI- -01/A0版号顺序号 01、02二位部门代码文件控制程序 PV/QP423-01 版本： A0 第 2
3、页 共 3 页d）表格的编号PV/QR-01/A0表格的版本 A0、A0、A2序号 01、02三位数表示的标准要素号QM：表示质量手册；QP：表示程序文件；WI：表示作业指导书；QR：表示质量记录4.2.2 文件的版本第一次制定为 A0，第一次修改为 A1第二次换版为 B0，第一次修改为 B1以次类推 C0、D0、E0；小的修改超过 5 次或一次较大规模的修改可以换版；4.3 文件编制、审核和批准：4.3.1 在建立质量体系之时，文件制定需求由有关部门统一策划。在文件化的质量体系建立之后，各部门若有新的质量体系文件制定需求，可向文控中心提出制定需求，经批准后交相关部门或人员进行文件的起草工作。
4、4.3.2 质量手册、程序文件制订以后，制定部门必须召集相关部门进行会审，各会审部门若无意见，在会签栏签名。制定部门将经会签后文件交文控中心。四阶文件附于一、二、三阶文件后一并审核批准。4.3.3 若会审时相关部门有异议或其它建议时，应停止会签，并提供意见，制定单位则重新拟文，进行第二次会签。4.3.4 审批权限：文件级别 制定/修订/废止 审核 批准 收发管制一阶文件- 质量手册 文控中心 管理代表 总经理 文控中心二阶文件- 程序文件 各部门 相关部门 总经理 文控中心三阶文件- 作业指导书 各部门 部门负责人 管理代表 文控中心四阶文件- 表单 各部门随二阶、三阶文件一并审核、批准，附于
5、各阶文件之后 文控中心4.3.5 若审核、批准通过，则于文件首页签名，交文控中心。4.4 文件的分发和回收：4.4.1 文件制定/修订后，由文控人员统一编号，并核对文件编号、版本、版次无误后登录于受控文件一览表 ，表单则登录于质量记录一览表 。4.4.2 文控中心于每份文件右上角加盖红色受控文件章正式发行，分发至各部门，收文部门在文件分发/回收记录表上签收。4.5 文件使用：4.5.1 使用单位只可影印空白表单，不可自行复印受控文件。各部门不得使用失效、过时的文件。4.5.2 文控中心通过巡查，并与受控文件一览表对照，确保各使用部门使用文件的最新有效版本。4.5.3 现场使用之文件必须置于作业
6、场所，非现场使用之文件，则由各使用单位主管或指派专人自行集中管理。任何人均不得在正式文件上加注标记或书写任何文字、符号等。4.6 文件修订和废止文件控制程序 PV/QP423-01 版本： A0 第 3 页 共 3 页4.6.1 文件修订、废止,可由相关人员向文控中心提出口头要求,按原文件制订、审核、批准程序执行，必要时可召集相关部门协商修改事宜。4.6.2 文控中心须对因修订或废止而作废的原稿加盖作废章，依据实际需要予以保留或销毁。使用部门的这类文件必须收回，并在文件分发/回收记录表上注明。4.6.3 文件废止时原文件编号应保留，一年内不可再次使用。4.7 文件销毁：4.7.1 从各单位回收
7、之所有旧版及废止文件，由文控中心销毁。4.8 外来文件4.8.1 国家标准、行业标准及客户提供之图纸、技术资料、标准书等均属外来文件。4.8.2 外来文件由文控中心、技术部等进行收集，已有外部编号的外来文件不必进行内部编号，由文控中心加盖外来文件章，登录于受控文件一览表 。4.8.3 若直接引用外来文件作为公司的内控文件，如外来的图纸、检验标准，则须经由与内部文件同样的发放、更改手续；4.8.4 作为参考的外来文件，登记后只须在相关部门保存即可，其它部门可至原部门处参阅。4.9 电子文件4.9.1 五金部以电子文件形式发布使用的图纸，按【电子文件管理办法】执行。5、 相关文件5.1 质量记录控
8、制程序 PV/QP424-02/A05.2 电子文件管理办法 PV/WI423-01/A06、 附件/表单6.1 受控文件一览表 PV/QR423-01/A06.2 文件分发/回收记录表 PV/QR423-02/A06.3 文件制订/修订/废止申请表 PV/QR423-03/A0广州市碧菲亚木制品有限公司 PV/QR423-01/A0受控文件一览表类别： 编号：分发部门 备注序号 编号 文件名称 版本1234567891011121314编制： 日期：广州市碧菲亚木制品有限公司 PV/QR423-02/A0文件分发、回收记录部门： 编号：分发记录 回收记录 备注序号 编号 文件名称 版本签收
9、日期 份数 签回 日期 份数编制： 日期：广州市碧菲亚木制品有限公司 PV/QR423-03/A0文件制订/修订/废止申请表日期： 编号：* 下面由制定或修改的申请人填写：申请部门：_ 申请人：_ 年 月 日文件名称：_ 编 号：_申请性质： 新订 修改 废止申请原因： _此项仅适用于修改文件：现行文件版本号：_ 原编制人：_原审核人：_ 原批准人：_建议文件编制人或编制部门_* 下面由文控中心填写：责任编制部门或编制人：_责任审核人：_责任批准人：_核定编号：_是否受控： 受控文件 非受控文件 发放范围：核准人：_*下面由文控中心填写：文件完成日期： 编制人：审核人 审批人：文件编号： 名称： 版本：发放（更改）方式： 换版 划改 更改通知单 附注：本文件自_起生效。
