1、01,1目的为使文书管理制度化，加强公司文件体系管理，增进文书之品质，确保公司有效、高速运转，特制定本办法。2适用范围本办法所称文书管理，指公司各分店、各部门与外界来往的文书及关系企业各部门之间的来往文书，自收（发）文至归档全部过程与控制。3定义31文件体系框架按发文方式分为两类，即红头文件和企业制度。红头文件:决议、决定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函。企业制度: 基本管理制度系统 人事行政管理制度系统 （BJM-RS-XX） 财务管理制度系统 （BJM-CW-XX） 信息资源管理文件 （BJM-XX-XX） 质量体系文件 （BJM-QM/QC/WI-XX）,文 书 管 理 规
2、定,02,32本办法中所称的企业制度是指用文字、图表形式规定管理活动的内容、程序和方法，包括质量标准和作业指导书等。企业制度：是对公司各个管理层、管理部门及各项专业管理的职能范围、责任权限、业务流程和协调方所作的规定，包括基本管理制度和专业管理制度等。基本管理制度：是公司根本性、全面性、综合性的管理制度，是公司基本管理方针的集中反映，包括公司章程、组织机构管理制度及领导制度等。如员工手册。专业管理制度：是在基本管理制度的指导下，对公司各项专业管理工作的范围、内容、程序、方法作的规定，是保证公司组织机构正常运行的必要条件，包括经营计划管理制度、财务管理制度系统等。4职责41红头文件的审批、发布、
3、归档、维护、监督，由人事行政处统一管理。42企业制度的审批、发布、归档、维护、监督，由人事行政处统,文 书 管 理 规 定,03,。,一管理。5内容51发文规范511企业制度与红头文件均由人事行政处进行分类编号，企业制度编号办法(见附件)，红头文件发文字号以公司各职能部门为单位，分配文件用字。人事行政处：人字 总 经 办：总字 财 务 处：财字 营 运 处：营字采 购 处：采字 信息管理处：信字512企业制度和红头文件的格式为：版头、编号、类别、标题、正文、制订部门、发文日期、生效日期等。纸介质统一用A4复印纸,文 书 管 理 规 定,04,印刷，同时保留同样格式电子文档；封面采用模版形式（见
4、本制度封面），标题为小三号黑体，正文为小四号宋体；边距为上2.54CM，下2.54CM，左3.17CM，右3.17CM；字间距单为单倍行距。52发文处理红头文件和企业制度的起草：红头文件的起草由需求部门按格式要求,提供红头文件初稿。人事行政处进行格式审核；企业基本管理制度由人事行政处牵头组织有关部门成立专门小组起草；专业管理制度由主要关联职能部门起草。53红头文件和企业制度的审批531初审 凡需正式发布的企业制度，在送公司领导审批或签发之前，须经所在部门负责人进行初审。初审的重点是：把握制度内容是否符合国家的方针、政策、法律、法规；条款是否同已出台的有关制度重复或冲突；规定是否符合实际，是否具
5、有合理性和可操作性；涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。此外还要审查概念是否准确、措辞是否恰当、条理是否清楚、语法、字体是否规范、,文 书 管 理 规 定,05,格式是否正确。532会签 起草部门负责组织相关制度的会签，会签单位由制度内容所涉及到的相关部门组成。533复核 制度和文件会签后由起草部门送人事行政处（纸介质和电子文档各一份）进行复核，复核的重点是：内容是否正确、会签手续是否齐全规范、格式是否符合标准、发布范围、标注、条文是否合理。凡经复核不合格的，人事行政处有权要求起草部门按规定进行修改、补充、完善。534审批和签发 所有文件和制度由人事行政处统一呈送有关公司领导审批和签发。53
6、5企业制度和红头文件的校对由起草单位负责。536企业制度和红头文件的印制、分发由人事行政处负责，人事行政处填写发文登记表进行发放。,文 书 管 理 规 定,06,54收文处理541收文登记、分发：来文由文员签收分类后，并登记收文编号、收文日期、来文者、来文日期、附件及摘要后，依其性质判定类别、经办部门，再由文员分发。542文员分发文件，应留存“收文登记单”，依收编号之流水号码装订。543经办人办理文件时,应将拟办或复文拟稿呈相关责任人批示。544来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证卷等，经办部门经办人于接到来文时，应立即缴财务部门签收，不应随文转递。55合约处理551订立修改合约时，经办部
7、门拟稿后批示前，应将文稿送总经理核稿。批示后依业务需要份数校对、用印。552固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿使用，经办部门使用时填写所需份数呈批后，直接送请影印。,文 书 管 理 规 定,07,553人事行政处收到合约书正本后，交由财务处并归档。其他业务部门均以副本留存。554电传按“文电合一”的原则，依本办法办理。56文书处理要点561经办文书文员遇到有关系重大足以影响公司权益的重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影印本处理。562经办、会稿、核稿等人员的签名，应清晰可辩，不得潦草难认。563经办人应视文书内容轻重而定缓急。如情况涉及其他部门应通知办理。57文书事务处理期限
8、571文员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时内送有关人员。572速件、电传、机密文件等应随到随办，于文到半日内处理,文 书 管 理 规 定,08,完毕为原则。573一般文书由部门主管提出处理期限，一般以文到二日内处理完毕为原则：来文有答复期限者，应在于来文所定期限内处理完毕。574文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。58文书发送方式581文书发送方式分为专送、邮寄、电传、电子邮件。582电传文书，经办人应于文书底稿上注明。559文书存档要求591按类别存档：以不同文件类型进行分类归档。592按日期存档：以文件出台的先后顺序整理归档。593按文件性质存档：以文件的重要性进行整理归档。594文书存档时要标示检索号，并放置在文件柜，注意防潮、防虫蛀等。,文 书 管 理 规 定,09,595查阅或借阅存档文件要得到相关权限的审批，否则不予传阅。510文书保存期限与销毁5101按文件的使用范围、性质、使用期限、修订等规定文件的存档期限，见附件。5102文件超过使用期限或作出修订等，由各关联部门提报、文员统一收集，经人事行政处长审核后进行销毁。6质量记录发文登记表收文登记表7附件文件出台流程图企业制度和红头文件编号说明文件存档期限一览表,文 书 管 理 规 定,THANKS!,10,文 书 管 理 规 定,
