1、平顶山工业职业技术学院毕业设计说明书（论文）第 1 页毕 业 论 文题 目：文秘人员写作能力的构成以及培养途径姓 名： xxx 导 师： xxx 班 级： 08 级四班 专 业： 文 秘 学 号： xxx平顶山工业职业技术学院2011 年 5 月 20 日平顶山工业职业技术学院毕业设计说明书（论文）第 2 页文秘人员写作能力的构成以及培养途径摘要：文秘人员写作的写作能力是最基本的能力之一，其重要性自然不言而谕。那么秘书写作能力有哪些因素构成，我们该如何去学习呢？本文以朴实的语言对文秘人员写作能力的构成进行了细致的分析和诠释。通过自己这几年的学习过程对文秘人员写作能力的培养途径和学习方法进行了阐
2、述。首先，文秘人员应该努力培养自己的道德和文化素养，认真学习文书写作的基础知识，了解各种文书的应用范畴以及写作的外部要求；其次，要树立目标，培养写作兴趣，多练多实践才能更好的驾驭自己的文笔，从而写出高水平的文章。关键词：秘书 写作 培养目 录平顶山工业职业技术学院毕业设计说明书（论文）第 3 页1 文秘人员写作能力的基本构成 .41.1 懂得各种文书写作的基础知识 .41.1.1 公文写作的概念.41.1.2 公文写作的主要特点.41.1.3 公文写作的基本要求.51.1.4 公文写作的一般步骤和方法.51.2 文秘写作人员必须有很高的素养修养 .51.2.1 文秘写作人员的素质修养：.51.
3、2.2 公文写作人员加强素质修养应从三个方面着手：.51.3 掌握秘书人员撰写文章的应用范畴 .61.3.1 行政公文.61.3.2 常用事务文书.61.3.3 专用文书.72 文秘人员写作能力的外部条件构成 .72.1 必须遵从党的路线、方针、政策 .72.2 坚持实事求是，真实地反映客观情况 .82.2.1 何为实事求是.82.2.2 实事求是的原因.82.3 针对文章的事实需要，收集资料和调查研究 .82.4 善于根据领导意图撰写文章 .92.4.1 注意力思考问题.92.4.2 “兴奋点”思考问题.102.4.3 善于领悟领导的意图.102.5 撰写前要仔细斟酌，拟写提纲 .103 文
4、秘人员怎样培养写作能力 .113.1 端正态度、培养兴趣、树立目标、努力学好文秘写作 .113.2 认真学习文秘写作基础知识 .113.2.1 秘书写作的四要素.113.2.2 秘书写作的基本表达方式.123.3 要勇于实践，要坚持多练 .133.4 文不厌改，要不怕麻烦反复揣测修改 .133.4.1 文书修改的范围.133.4.2 文书修改的原则.144 结束语 .145 感谢词 .156 参考文献 .16平顶山工业职业技术学院毕业设计说明书（论文）第 4 页1 文秘人员写作能力的基本构成1.1 懂得各种文书写作的基础知识1.1.1 公文写作的概念公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机
5、关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。1.1.2 公文写作的主要特点(1)被动写作，遵命性强。(2)对象明确，针对性强。(3)集思广益，群体性强。(4)决策之作，政策性强。(5)急迫之作，时限性强。(6)讲究格式，规范性强。1.1.3 公文写作的基本要求(1)要保证公文内容在政治上的正确性。(2)要实事求是，在业务上符合客观规律。(3)在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。(4)公文起草要符合统一规定的体式与程序。
6、(5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。平顶山工业职业技术学院毕业设计说明书（论文）第 5 页1.1.4 公文写作的一般步骤和方法(1)明确发文主旨。(2)收集有关材料。(3)拟出写作提纲。(4)认真起草正文。(5)反复检查修改。1.2 文秘写作人员必须有很高的素养修养1.2.1 文秘写作人员的素质修养：(1)政治素质好。 (2)有一定的政策理论水平。(3)熟悉业务和机关工作情况。(4)有较宽的知识面。(5)有较好的文字功底。1.2.2 公文写作人员加强素质修养应从三个方面着手：(1)完善自我，勇于创新。(2)博览群书，增长知识。(3)深入实践，勤学苦练。1.3 掌握秘书人员撰写文章的应用范
7、畴1.3.1 行政公文指挥性公文是指上级机关向下级机关发送的强制性或指导性公文。包括命令、平顶山工业职业技术学院毕业设计说明书（论文）第 6 页决定、批复。知照性公文是一种通过广播、电视、报刊等传媒公布。包括公告、通告、通知、通报。建议、意见性公文是指对工作提出主张、见解的公文。包括议案、意见。报请性公文是指向上级机关报告、请示相关事项的公文。在行政公文里，报告与请示均属于报请性公文。这两种公文，已成为维系上下级机关日常工作与公务活动的常用公文形式。包括报告、请示。商洽、记录性公文是指商洽工作或记载、传达会议情况的公文。包括函与会议记录。1.3.2 常用事务文书筹划、总结文书具有很强的实用性、
8、事务性、规范性。它是机关、企事业单位沟通信息、反馈情况、科学决策的基础。包括计划、总结、述职报告。调查信息文书主要以沟通信息、处理信息、传递信息为主要特征的应用文书。主要包括调查报告、简报、会议记录、启事四种文书。书信文书包括书、信两大类文书。其中书包括志愿书、申请书、保证书、聘书等；信包括一般书信和专用书信，一般书信是日常生活中交际联络的信件，专用书信种类较多，如慰问信、感谢信、表扬信、证明信、介绍信、邀请信、请柬、求职信、推荐信等。条据文书是人们在日常工作、生活中或用作凭据、或起说明作用的篇幅短小、格式固定的应用文书。一般分为两大类，即说明类条据与凭证类条据。演讲文书分为会议性文书和礼仪性
9、文书。会议性文书主要用于宣传教育、沟通信息，如讲话稿、开幕词、闭幕词等。礼仪性文书主要侧重于沟通信息、交流感情、礼仪应酬等，如欢迎词、欢送词等。平顶山工业职业技术学院毕业设计说明书（论文）第 7 页1.3.3 专用文书规约文书，又叫规范性文书，是条例、规定、办法、细则、章程、制度、规则、守则、公约等文体的总称。它们是国家权力机关、党政机关、企事业单位和社会团体依法制定的各种法规和规章，是人们共同遵守的行为准则，是社会各项工作和活动管理的工具。对其适用的有关单位和人员的行为具有规范性和约束力。经济文书，是处理经济事务、研究经济问题，反映经济活动，并具有一定格式的实用文体。他是进行经济工作的主要工
10、具。经济文书广泛地使用于经济领域。它具有传达贯彻党和国家经济工作方针政策、传达经济信息、联系经济工作、保证企业经营有序进行，备查凭证等主要作用。其主要特点是具有专业性、实用性、时效性、真实性和格式的规范性等。主要包括广告、意向书、合同书与可行性研究报告等文体。2 文秘人员写作能力的外部条件构成2.1 必须遵从党的路线、方针、政策 作为文秘人员，必须遵守党的一切方针、政策、路线，这也是文秘写作的重要一条，只有这样才能适应现在的社会。有的同志说的好， “笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。 ”这也说明了文秘写作的政策性和严肃性。2.2 坚持实事求是，真实地反映客观情况2
11、.2.1 何为实事求是所谓“实事求是” ，首先是指“确有其事” ，它确曾活生生地在这个世界上存在过；其实，这“实事求是” ，不是偶然的表象，它应该能够反映事物的本质。再次不平顶山工业职业技术学院毕业设计说明书（论文）第 8 页仅事件要实事求是，数据也要事实求是。求实是一切工作的准则。秘书工作是为领导决策提供依据的，尤其应该实事求是。文秘写作的内容必须从实际出发，真实反映事情的本来面貌。2.2.2 实事求是的原因秘书写作后留存的所有文稿，都成为历史，他们见证了一定时期的工作，成为公务活动的凭证与依据。从上级机关的角度说，公文是该机关施行管理的意图、措施、要求的凭证；从下级机关的角度说，公文是该机
12、关实现上级管理的过程中需要的依据；从平级机关或不相隶属机关的角度说，是两方或多方从事合作的凭证和依据。2.3 针对文章的事实需要，收集资料和调查研究发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟写一个简短的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划
13、、进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过程，推理的过程，就是调查和研究的过程，就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。收集和阅读有关的文字材料；到实际当中收集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神，上级机关布置平顶山工业职业技术学院毕业设计说明书（论文）第 9 页的任务，本部门去年的工作计划和工作总结，以及参考兄弟单位的有
14、关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级要求；本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。再如，拟写一个全面的工作总结，需要查阅原订的工作计划，上级机关颁发的主要的领导性文件，这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的重要会议文件，本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等。总之，收集材料和
15、调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。2.4 善于根据领导意图撰写文章2.4.1 注意力思考问题面对众多的工作，领导不可能平均用力。在一段时间内，领导的注意力会聚焦在某一项或几项工作中，而这一项或几项工作往往是当时的中心工作。作为部属，应该关注领导的注意力，并随着领导的注意力的转移而转移，这样在公文写作中就能想领导之所想，急领导之所急，从而额增强公文的现实针对性。2.4.2 “兴奋点”思考问题所谓兴奋点，是指领导尚未形成的思路、观点和领导为之兴奋、苦恼的重要问题，如果文秘人员能够与领导同
16、步思考，关注领导的兴奋点，就可以把握领导的思想脉络，这样写出来的公文就合乎领导的需要，让领导满意。平顶山工业职业技术学院毕业设计说明书（论文）第 10 页2.4.3 善于领悟领导的意图领导在交代写作任务和意图的时候，有时会因为各种原因出现某些遗憾和不足。比如有些领导只谈到了当前而忽略了过去；有些领导只谈原则而不谈细节，有些领导只谈事实不做理论分析因此，文秘人员应该根据不同的情况，对领导的意图及加以补充、完善。2.5 撰写前要仔细斟酌，拟写提纲在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写
17、作进展顺利，尽量避免半途返工。提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。3 文秘人员怎样培养写作能力3.1 端正态度、培养兴趣、树立目标、努力学好文秘写作不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细
