1、北京优科利尔能源设备有限公司合同管理办法 Q/YG01-010-2010共 9 页 第 1 页1 主题内容和适用范围加强和规范合同管理，是提高经济效益、维护公司合法权益、健全公司法律体制建设的必要手段。本办法规定了公司合同管理的内容及相关要求。根据中华人民共和国合同法等法律、法规规定，结合公司实际 ,特制定本办法。2 管理职责2.1 总经理是公司的负责人，经北京优科利尔能源设备有限公司董事会授权，有权在授权范围内代表公司对外签订一切合同。公司其他人员必须经总经理授权后才能对外签订合同。2.2 行政规划部为合同的归口管理部门。对公司合同实行统一管理，其主要职责是：2.2.1 健全合同管理规章制度
2、，形成合同管理网络，从制度上加强合同管理，使合同管理规范化。2.2.2 参与公司重要合同的论证、起草、谈判、审查和签订工作，统一管理合同专用章。2.2.3 负责办理总经理委托授权人的委托授权手续。2.2.4 参与经济纠纷案件仲裁和诉讼活动。3 管理内容与要求3.1 合同的签订与履行3.1.1 合同的主要形式是书面合同，合同管理的主要对象即对书面合同的管理。下列内容的合同必须签订书面合同：3.1.1.1 公司产品销售合同；3.1.1.2 原材料采购及加工合同；3.1.1.3 实验设备采购合同；3.1.1.4 列入公司各项计划的项目合同；3.1.1.5 转让、销售公司废、旧设备与物资合同；3.1.
3、1.6 建筑安装工程合同；3.1.1.7 劳务、运输、租赁、仓储、借款、财产保险、资产评估、验资、科技协作及合资、合作、联营合同；3.1.2 非书面合同主要用于临时、小金额的项目，价金 1000 元以下允许使用非书面合同。3.1.3 合同的签订应本着统一管理，分级把关的原则，按业务归口管理及委托授权范围确定，下列业务归口部门有权草签本系统管理的合同，并承担相应的合同管理责任。3.1.4.1 营销部：公司产品及配件销售；公司技术服务；公司承接的项目；产品售后质量问题的赔偿等公司业务范围内的与客户相关的合同。3.1.4.2 制造部：外委合同、在产品工序委外加工合同；原材料采购、生产需用的配套产品的
4、订货和材料委外加工、生产设备的购置；工具采购；仪器仪表及配件；劳保护具的采购；工艺试验、工装项目等。3.1.4.3 产品开发部：产品开发、技术研究合同（协议）以及涉外的技术合作合同；研发用计算机硬件及软件；专利、情报信息、科技期刊等。3.1.4.4 行政规划部：公司环境治理、劳保用品采购；办公家具和办公设备采购；财产保险；对外劳务项目；员工劳动合同；资产评估、验资项目、审计等。3.1.4.5 质量管理部：公司质量体系建设相关的合同。3.1.4.6 财务部：资产评估、审计等公司财务日常工作相关的合同。3.1.5 经总经理授权签订合同的员工要思想作风正派、遵纪守法，熟悉所管辖范围的业务。3.1.6
5、 签订合同需具备下列条件：3.1.6.1 审查对方主体资格和经营范围、资信情况、履约能力及代理人的代理权限。对不具备法人资格、超越经营范围、无履约能力、资信情况不明又不能提供可信担保的单位和个人，不得与之签订合同。3.1.6.2 凡对外签订采购订货合同，在款源未落实，即无资金或无费用计划时，各业务归口部门均不得草签合同。3.1.6.3 合同主要条款完备，内容具体，文字表达清楚，双方权利义务明确，严禁签订“ 开口” 合同。3.1.6.4 合同律采用书面形式签订，正本双方至少各份，副本可若干份。3.1.7 合同应具备下列主要条款：3 .1.7.1 双方单位名称全称，法人代表或委托代理人签字，法人单
6、位公章(合同专用章)，经办人姓名和联系电话；3.1.7.2 合同标的(货物、劳务、工程项目等)；3.1.7.3 数量及计量单位；3.1.7.4 质量及技术要求、包装质量、验收方法等；3.1.7.5 价款或酬金，包括单价、总额、结算方式、开户银行，银行账户及账号等；3.1.7.6 履行期限、地点、方式；3.1.7.7 合同的有效期及必要的附件明细，并注明附件的效力；3.1.7.8 违约责任、违约金及赔偿损失等；3.1.7.9 在法律、法规、政策规定的范围内可预收或预付款；3.1.7.10 解决争议的方式。3.1.8 合同审查及签订程序3.1.8.1 合同起草部门起草合同文本。合同文本尽量使用公司
7、标准格式。3.1.8.2 对于总金额 10 万元以上或非公司标准格式的合同原则上要采用会议评审，会议主持人为合同起草部门主管领导，参加人员为合同经办人、合同起草部门负责人、项目负责人、项目负责人所在部门负责人、财务部及有关技术专家，会议形成一致意见后按规定流程签认。会议要形成会议纪要。3.1.8.3 对于不需要会议评审的合同要按照公司规定的合同签审流程履行签审手续。 3.1.8.4 总经理或授权人签字，加盖合同专用章后生效。3.1.8.5 各部门在草签合同时，要在质量第一、价格合理的前提下，实行货比三家，公平竞争，任何部门不得阻挠、拒绝或利用职权刁难参加竞争的生产厂家。3.1.9 合同的履行3
8、.1.9.1 检查合同是否认真履行，有无以次充好、以假乱真等欺骗行为。3.1.9.2 检查合同变更或解除的理由是否正当，手续是否完备。 3.1.9.3 检查、分析违约责任和原因，对造成经济损失的直接责任者是否追究了经济、行政责任，违约金、赔偿金的收支是否符合规定。3.1.9.4 凡需验收的项目，由主管部门组织对工程进行验收。财务见其验收单后，方可进行结算。3.2 合同的变更与纠纷处理3.2.1 合同签订后，由于我方原因，须变更或解除的，应及时与对方协商，达成变更、解除原合同的书面协议。对方要求变更或终止的，在收到对方正式文件(信函、电报等)后，应及时做出妥善处理，并答复通知对方。3.2.2 任
9、何一方要求变更或解除合同，须经双方协商一致并达成书面协议，书面协议未达成前原合同仍然有效。3.2.3 合同履行中发生异议或纠纷，业务归口部门负责人、合同经办人应依法予以协商解决。对复杂的经济纠纷案件，由总经理授权法律顾问代理。3.3 合同的管理3.3.1 总经理负责公司合同管理的领导工作。行政规划部负责合同的日常归口管理工作。3.3.2 各业务归口部门负责本部门合同的具体实施工作。3.3.3 生效后的合同文本（原件）须交行政规划部一份用于合同管理存档，交财务一份用于结算。合同视需要可复印分送有关部门。3.3.4 合同执行过程中，有关交涉事项，由各业务归口部门负责办理。3.3.5 对外签订合同，
10、应尽量使用国家工商行政管理部门印制的统一合同文本。3.4 合同印章的管理3.4.1 根据市工商行政管理部门和公安部门的有关规定，应对合同专用章实行集中统一管理， 由公司统一刻制。3.4.2 使用和保管合同专用章的部门是行政规划部。3.4.3 如需在异地使用合同专用章时，须向行政规划部提前申请，行政规划部视公司项目的总体情况决定是否允许带出。携带合同专用章外出时，要妥善保管，防止丢失，回公司后当日须交还，确保合同专用章的使用安全。3.5 本办法适用于公司一切对外签订的合同。4 本制度于 2010 年 9 月 1 日正式实施5 附件附件 1：合同签审实施细则附件 2：合同签审单附件 3：销售合同编
11、号和目录细则附加说明本标准由行政规划部负责起草本标准主要起草人： 肖文本标准审核人： 李景新本标准批准人： 吴健本标准最终解释权归行政规划部所有。附件 1： 合同签审实施细则为进一步规范公司合同管理，加强合同审核，维护公司合法权益，根据公司合同管理办法 （Q/YG01-010-2010）的相关规定，特制定本实施细则。一、合同签审流程（合同签审单）合同经办人负责与签约方起草合同 合同经办人将合同文档及合同签审单依次传送以下签字人审查签字 合同起草部门负责人签字 财务部签字 主管副总经理/总工程师签字（5 万元以下合同签字） 总经理签字 （5 万元及以上合同签字） 。 二、合同原件签字及加盖合同专
12、用章流程在完成合同签审单签字流程后，合同原件的签字和加盖合同章按以下流程办理。（一）对合同金额在 0-5 万元（含 5 万元）的合同，合同经办人在合同原件经办人处签字，法定代表人（或委托代表人）处打印总经理姓名，合同起草部门公司主管领导在合同首页右上角签字，行政规划部确认合同签审单和合同原件签审准确后加盖合同章。（二）对合同金额在 5-10 万元的合同，合同经办人在合同原件经办人处签字，法定代表人（或委托代表人）处打印总经理姓名，合同起草部门公司主管领导在合同首页右上角签字，同时由副总经理审核后在合同原件的首页右上角再签字，行政规划部确认合同签审单和合同原件签审准确后加盖合同章。（三）对合同金
13、额在 10 万元（含 10 万元）以上的合同，合同经办人可在合同原件经办人处签字，合同起草部门中心主管领导在合同原件首页右上角签字，最后必须由总经理审核后在合同原件法定代表人（或委托代表人）处签字，行政规划部确认合同签审单和合同原件签审准确后加盖合同章。三、签字人职责（一）合同经办人合同经办人负责与签约方起草合同，负责将合同文档按签审流程依次传送到各签字人；负责填写合同签审单基本信息，内容包括：合同名称、合同经办部门、合同经办人、签约对方名称、合同总金额、项目工作号等。对合同基本信息负责。 （二）合同起草部门负责人 负责审核本部门起草合同的全部内容，对合同的基本内容负责。（三）财务部 负责审核
14、工作号使用的正确性；负责审核合同价格是否合理；负责审核销售的产品是否保证一定比例的利润空间；负责审核项目经费来源是否得到保证，负责审核付款和收款条件的合理性。（四）副总经理 / 总工程师对主管部门的合同负有领导责任。 （五）总经理对重大合同负有领导责任。 附件 2：合同签审单合同名称 合同经办部门 合同经办人 签约对方名称 合同总金额 工作号 审核流程审核人 审核意见 审核人签字合同起草部门负责人 财务部 副总经理/总工程师 总经理 销售合同编号和目录的细则为了便于公司销售合同的规范和管理，现制定统一的合同编号规则和目录，具体式样如下：合同编号格式 NCSXX-XX-XX合同顺序标号，如 01、02合同签订月份，如 08、09合同签订年份，如 10 代表 2010 年S 代表销售合同 NC 是公司简称，代表优科利尔例：NCS10-08-03，表示优科利尔 2010 年 8 月份的第 3 份销售合同。所有销售合同编号顺序排列，所以为了便于销售人员签订合同前查询当前的合同编号，需要制定统一的合同编号目录，该目录由销售人员签订合同后，自行填写，放至固定位置，便于其他销售人员查询。合同目录样式优科利尔销售合同目录合同编号 签订日期 签订人
