1、机关公文规范与病例分析,资阳市委党校 资阳行政学院 资阳社会主义学院 谭 兴 强 （2011.11.） 电话：13982968986,原因一：市委要求,2007年市委出了一本小册子，叫按规则办事。机关公文规范也列入了这本小册子之中。围绕市委工作大局开展工作，是党校、行政学院的责任和义务。,原因二：宣传不力,1996年和2000年，中办和国务院先后出台了中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法。两个法规性文件出台后，由于宣传不力、不广（只在办公室人员中作一般宣传），至使多数机关干部成了“盲区”，使公文格式、行文方式等常出现不规范的情况。因此，来党校学习的机关干部，尤其是科级以上领导干
2、部，有责任和义务做好机关公文规范工作。,在51年、57年、81年、87年、93年等不同时期，国务院政务院办公厅先后出台了公文处理办法.,今天的规范是在过去的规范中完善的。过去的规范，到了今天，有的就不规范了。因此,用新的办法、规定来规范和处理公文，才是今天机关公文的规范。,原因三：不良习惯,多数机关干部的公文知识主要来自两方面：一是受老同志的不规范“传、帮、带”。二是受上下级机关公文的不良“影响”。长此下来，这种不良的、不规范的传、帮、带和影响，便形成了不良的习惯。习惯也就成了自然。,内容提示：,公文基本知识法定公文规范格式机关公文常见病例分析几种常用公文的写作,第一部分 机关公文基本知识,一
3、、什么是公文？ 所谓公文，是指一个国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。 在我国，公文是指党政机关、团体、企事业单位在管理过程中形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。,二、机关公文的种类 （一）通用公文（重点绍介）。 是指各类机关、企事业单位、群众团体普遍使用的应用文。 （二）专用公文。 是指特殊机关，如外交、军亊等机关在公务活动中使用的公文。,三、通用公文的种类 （一）法定公文（重点绍介）。 是国家以法规形式明文规定的具有规范体式的公文文种。如通知、决定、通报、函等。 （二）政务公文。如计划、方案、总结、调研报告、信息、简报、典型
4、材料、述职报告、会议材料及讲话稿等。 （三）事务公文。如规章制度、简介、按语、贺电、启事、聘书、心得、介绍信、礼仪接待中使用的欢迎辞等。 （四）专业公文。如司法机关、军事机关、外交及文教、卫生、体育等 。,四、法定公文（一）法规依据 1.国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法（国发200023号）； 2.中央办公厅1996年5月3日印发的中国共产党机关公文处理条例（中办发199614号）; 3.国家技术监督局于1999年12月27日发布的国家行政机关公文格式。,（二）公文文种 1.办法有13种：命令令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
5、 2.条例有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 办法、条例合计文种27种，其中重复有9种（即18种），不同文种9种（办法4种、条例5种）。,（三）法定公文的特征 具有法定效力 具有规范体式 法定公文具有特定的体式和标准的格式，每一种公文都具有统一规定的适用范围、写作要求和格式标准。如一份文件只能有一个文头和文尾的要求；一份文件的文头、字号、落款相一致的格式等。这些格式和标准要求，是区别于其它文体的鲜明特征。,（四）法定公文的作用,领导和指导作用 法规和规范作用 沟通和知照作用 依据和记载作用,（五）法定公文的分类 按功能作用分：规范性
6、、指挥性、知照性、报请性、记录性等。 按作者性质分：党的机关、政府机关、军事机关等。 按秘密等级分：绝密、机密、秘密三种。 按行文关系分：上行文、下行文、平行文。,（六）行文关系的划分及行文 上行文：自下而上的行文。主要有：报告、请示等。 下行文：自上而下的行文。如命令、决议、决定、通知、批复等。,平行文：指同级机关或不相隶属的机关之间的往来公文。 平行文的内容一般是联系商洽工作，询问答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准、知照事项等。一般采用的文种是函，有时也可使用意见或会议记要。,小 结,把握4个要点：1.什么叫公文。2.机关公文两大类通用公文。专用公文。3.通用公文四类法定。政务。
7、事务。专业。4.行文关系分为上、下、平三种。,第二部分 法定公文规范格式,一、什么是法定公文格式 法定公文格式是公文的各个组成部分的具体表现形式及公文的外观形式，是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文质量和提高办事效力的重要手段。,二、公文规范格式组成要素（素） 公文分数序号 秘密等级和保密期限 紧急成度 发文机关标识（版头） 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文,附件说明 发文机关署名（公文生效标识） 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送单位 印发机关和印发时间,三、公文版块划分及要素分析 公文1个格式要素中，又分为三部分: 眉首6要素（1-
8、6）。 主体9要素（7-15）。 版记3要素（16-18）。 也叫做文头、主文和文尾。,（一）眉首（文头）部分格式要素 份号：是同一件公文印制份数的序号编号，一般用6位阿拉伯数字，顶格标识在版心左上角第一行，例如“000012”。,秘密等级和保密期限 涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。 秘密公文分为三种：绝密、机密、秘密。 党的机关公文的秘密等级标注在份数下方位置。 政府机关公文的秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，与份数平行。 保密期限。一般在秘密等级与保密期限之间用“”隔开。如机密一年。 用3号黑体字。,紧急程度 是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文分为：特急、加急。政府机关公
9、文分为：特急、急件。党政机关电报分为：特提、特急、加急、平急。标识位置：党的机关公文顶格标在“份数”下方；政府机关公文顶格标注在版心右上角第一行，如果同时标识秘密等级，则“秘密等级”在上，“紧急程度”在下。,发文机关标识，即版头 由发文机关的全称或规范化简称加“文件”组成。用套红大字居中排印在公文眉首上端。“大文头”一般占文头纸的一半左右；“中文头”占文 头纸三分之一左右；“小文头”一般至文头纸上边沿约四厘米。,发文字号：又称发文号、发文编号，即向外发文的登记编号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 位置在发文机关（红头字）下空两行居中标注。 机关代字应规范、准确、无歧义、固定使用。 若
10、标签发人则“发文字号”标注在红色反线之上左侧空一字格，“签发人”居右空一字格。,发文字号,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。如川府办发20119号，“川府办”，代表四川省人民政府办公厅；“2011”代表年号；“9号”代表序号。 “发”，既代表发文的意思，又起着联结词的作用。 较多机关用“呈”、“发”、“函”三字来联结，分别代表上行文（大文头）、下行文（中文头）、平行文（小文头）。可视为属性代字，它和公文的版式相一致。,发文年份，用四位阿拉伯数码标识，并用六角括号“”括起来。如2011。 发文顺序号不加“第”字，也不编虚位。如“1号”不能写成“001号”或“第001号”等。 “函”头文件版
11、头，其发文字号标注于版头武文线（红色）右下方右空1字格的位置。 联合发文时一般标注主办机关的发文字号。,签发人 指发文机关签发公文文稿的领导人姓名。 请示、报告等上行文须标注签发人。 位置标注在红色反线上4毫米，居右空1字格，发文字号居左空1字格。 联合行文时，“签发人”应标会签单位的领导人姓名，按发文机关顺序上下平行排例。 “签发人”用3号仿宋体字并加全角冒号。 “签发人”姓名用3号楷体字标识。 发文字号应与最后一个签发人处在同一行。 签发人后只能标签发人姓名，而不能标职务。,介绍几种常用公文版头格式,000012 机 密 特 急 XX发2011X号 关于XXXXXXXXXXXX的通知XXX
12、、XXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件：1.XXXXXXXXXXX名单 2.XXXXXXXXXXX典型材料 中共XX省委 2011年X月X日 主题词：XXX（类别） XXX XXX（类属） 通知 你 抄送：
13、XXX、 XXX、 XXX、XXX、 XXX。 - XX省委办公厅 2011年X月X日印 （共印XX份）,中共XX省委文件,中国共产党XX市委员会（ 通知 ） XX委发2011x号 关于XXXXXXXXXXXX的通知 XXX、XXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
14、XXXXXXXXXXX 中共XX市委 2011年X月X日 主题词：XXX（类别） XXX XXX（类属） 通知 我抄送： XXXXX、XXXX、 XXXX、 XXXX、XXX 。X XX市委办公室 2011年X月X日印 （共印XX份）,（政府机关上行文） 机 密 特 急 XX2011X号 签发人：XXX 关于XXXXXXXXXXXX的请示XXX、XXX：,XX市XX局文件,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
15、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 妥否，请批复。 二00九年X月X日 主题词：XXX（类别） XXX XXX（类属） 通知 、 抄送： XXX、 XXX、XXX 。 。 XX局办公室 2009年X月X日印 （,（政府机关下行文） 000012 机 密 一年 特 急 XX发2011X号 关于XXXXXXXXXXXX的通知 XXX、XXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXxxxxxxxxxxxx
16、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 。 附件：1.XXXXXXXXXXX名单 2.XXXXXXXXXXX典型材料 二0一一年X月X日 主题词：XXX（类别） XXX XXX（类属） 通知 我 抄送：XXX、 XXX、 XXX、XXX . XX局办公室 2011年X月X日印 （共印XX份）,XX市XX局文件,XX办函2011X号 关 于 X X X X 的 函XXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
17、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 特此函告。 二O一一年X月X日 主题词：XXX（类别） XXX（类属） 函 0 XXXXXX办公室 2011年X月X日,X X 局 办 公 室,（二）公文主体（主文）部分格式9要素 公文首页红色反线以下至主题词以上的各要素统称主体部分。分为9个方面的要素，即公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。,1.标题：标题是公文内容的高度概括，准确鲜明地点出公文的中心思想。 标题组成： 发文机关+事由+文种（标准式）； 事由+文种（双项式）； 文种（单项式）。,拟写标题应达到三个准确
18、一是对文件事由概括要准确。 二是对文种名称的确定要准确。 三是对标题中书名号使用要准确。,标题中的标点符号,办法第十条第六项规定：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号（报刊、书名应加书名号）,2.主送机关 主要受理或办理公文的受文机关（其中,有9种文种不标注“主送机关”：决议、决定、公报、公告、条例、规定、通告、意见、会议记要）。 不标“主送机关”的公文，可在文尾的“主题词”之下，“抄送机关”之上标注“主送：”或“分送：”及所送的机关单位。,3.正文位于主送机关名称下一行。每个自然段的首行要左空二字，回行时顶格排写。首页要有二行以上文字。正文的结构层次序号。 第一层为“一”。
19、 如：一、 第二层为“（一）”。 如：（一） 第三层为“1”。 如：1. 第四层为“（1）”。 如：（1）,4.附件说明 如有附件，应在正文之后，落款之前，注明附件。 位置距正文下空1行，居左空2字格，“附件”后加全角“冒号”，用3号仿宋体字标识。 附件序号用阿拉伯数字，如。 政府机关公文附件名称后不用标点符号。 如在正文中涉及附件内容，可加圆括号（）注明。如：（见附件1）等。,5.发文机关署名 署名即落款。用发文机关全称或规范化简称，标注于正文右下方位置，右空4字（党的机关公文右空2字），与上行文字间隔3-5行。 政府单一机关行文一般只落成文日期，而不注明发文机关。,6.成文日期 成文日期即
20、公文的生效日期。 以领导人签发的日期或会议的通过日期为准。 联合行文时，以最后签发机关负责人的签发日期为准。 电报以发出日期为准。 政府机关公文用汉字书写，应把“零”写为“O”。如“二O一一年九月九日”。 标注在右下方，与正文相隔4至6行。党的机关公文右空2字，政府机关公文右空4字。,7.印章：印章是公文合法生效的标志。 印章和正文应同处一个页面，不再标识“（此页无正文）”。 8.附注：附注指需要说明的其他事项。如印发范围：“（此件发至县团级）”。政府机关公文的联系人和电话等。 9.附件：附件于公文之后的文字材料。如文件、图表等。,（三）版记（文尾）部分格式3要素 版记有三要素：主题词、抄送机
21、关、印发机关和印发日期。1.主题词 除类别词外，一般不超过5个主题词，最后一个主题词表示文种。 行政机关公文先标类别词，再标类属词；先标内容词，后标形式词即文种。 “主题词”居左顶格用3号黑体字标识。,版记（文尾）部分格式3要素,主题词：XXX XXX XXX 通知 抄送：XXX、XXX,XXX、XXXXX。 XX局办公室 2011年X月X日印,2.抄送机关 除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的上级、平级、下级及不相隶属的机关。 位置在主题词下一行，印刷版记上方，左空一字格，标识“抄送”加全角冒号，用3号仿宋体字。 抄送机关之间用顿号隔开（不同类间用逗号，或按上、平、下分行标识来区别） ，回
22、行时与冒号后的抄送机关上下对齐，最后一个抄送机关用句号。3.印发机关和印发日期 也叫印发说明，它包括：公文印发机关名称和印发日期；党的机关公文还包括印发份数。,第三部分 机关公文常见病例,一、文种选用方面不规范的常见病例 文种选用不规范，主要表现在“法定公文”和“非法定公文”分辨不清，运用不规范。如： 资阳市局关于2010年工作的总结； 资阳市局关于2011年工作要点； 资阳市局关于的工作制度；,二、公文格式方面不规范常见的病例,（一）文头部分 1.标注“签发人”随意。 2.乱用“发”字。 3.乱用发文字号的括号。如：有的部门在发文字号的括号使用上随意。如：用方括号“”、白头括号“”、黑头括号
23、“【】”、圆括号“（）”，而没有使用六角括号“”。,（二）公文主体部分1.公文标题方面 （1）对“批转”、“转发”、“印发”三个概念不清楚，使用随意。批转：一般是上级机关对下级机关的文件进行审批转发，用“批转”，而不能用转发或印发。转发：一般是下级机关对上级机关、不相隶属机关的文件需要下级机关执行或参考的，用“转发”，而不能用批转或印发。印发：一般是对本级机关形成的规章制度等政务公文，印发给本机关或下级单位执行的，用印发，而不能用批转或转发。,（2）转发性文件，介词“关于”过多，形成“多通”标题 如 资阳市局关于转发 省厅关于转发部 的通知的通知的通知 修改一： 资阳市局关于转发部 通知的通知
24、 二： 资阳市局关于转发省厅 转发的的通知 再如： 县局关于转发市委关于转发 国家委办公厅关于批转（“日报发行 工作会议纪要”的通知）的通知的通知的通知修改： 县局关于转发国家委办公厅 批转的日报发行工作会议纪要的通知,（3）转发文件时，其标题只写被转文件的发文字号。简而不明，似是而非 如“资阳市局关于转发川发2010号文件的通知”；“关于转发两个文件的通知”；“关于当前几个问题的通知”，等等。违反了标题“三要素规则”。 修改： 资阳市局转发省厅关于进一步 做好的意见的通知,（4）在标题中乱用标点符号 （5）复印式转发文件 在批转性公文中，有相当多的部门为了省事，直接把上级的文件复印后，装订在
25、本级机关转发通知的后面。犯了同一文件“多头多尾”的毛病。 （6）转发式公文的版记标在了发文机关落款页面。应标在被转发公文的尾页。,2.主送机关方面 （1）该标而未标 （2）不标而标 （3）主送领导个人 （4）多头主送 （5）主送随意 如：资阳市某局在通知的主送机关 , 这祥标注到：各县（市、区）某某局,开发区管委会,市级各部门：修改：各县（市、区）某某局,开发区管委会、市级各部门 人事（干部）科： （逗号） （ 顿号）,问 题 分 析,3.附件方面批转或呈报性公文也随意用“附件”。 如关于转发局的通知，也出现了“附件：局的通知”。这是不规范的。转发性文件是主件。 4.落款、时间方面,问 题 分
26、 析,（三）文尾（版记）部分1.“主题词”三字没顶格、没用黑体字。2.把类属词当类别词使用。3.“抄送”二字未空一字格。4.公文承办没标办公室，而标成业务科室。5.黑色反线标成浪纹。6.政府机关公文标注了（供印份数）。,三、行文关系方面不规范的常见病例,在机关行文关系中，大致可分为4种： 1.处于同一组织系统的上级机关与下级机关之间的领导与被领导关系。 2.处于同一业务系统的上级业务主管部门与下级业务主管部门之间指导与被指导关系。 以上两种关系统称为上下级关系，其行文关系为上行文和下行文。 3.同一级组织系统中，同级机关或同级部门之间的平行关系。 4.非同一级组织系统中的任何机关或部门之间的不
27、相隶属关系。 以上两种关系统称为平行关系和不相隶属关系 。,行文关系方面不规范的常见病例,（一）呈发不分 “呈”即上报；“发”即下发。 1该上误为下。如：某县级部门主送上级业务部门的文件标题是：县局关于事件的处理决定。这里的文种“决定”错用，一是决定不标主送机关。二是决定是下行文。应修改为：县局关于事件处理情况的报告。 2该下误为上。如：某县级部门主送下级单位的一份公文标题是：局关于2010年财务决算审计情况的报告。此文把下行文用成了上行文文种。应将上行文“报告”改为下行文“通报”。,（二）函呈不分 函的适用范围。办法第九条第十二项规定了3点：不相隶属机关之间商洽工作；不相隶属机关之间询问和答
28、复问题；不相隶属机关之间，请求批准和答复审批事项。 什么叫不相隶属关系？ 处于同一组织系统的同级机关之间，或者处于非同一组织系统的一切机关之间，均为不相隶属关系。前者如安岳县人民政府与雁江区人民政府，后者如资阳市人事局与成都市人事局或与云南省电视台等。 用“函”的两点原则：一是不论级别高低的不相隶属机关，均用函；二是不论级别高低且不相隶属的业务主管部门或企事业单位，均用函。 不规范主要表现在：该用函而误用请示或报告： 如某局向云南省某厅的公文标题：局关于请求做好工作的报告。这里的“报告”应改为“函”。 又如某局向同级财部门请求批准经费事项；向人事、组织、国土等部门请求批准事项，多用“报告”或“请示”，并标有“签发人”。这一问题在市、县、乡都普遍存在。,
