1、档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。一、 总则第 一 条 根 据 企 业 管 理 和 改 善 档 案 工 作 的 要 求 ， 为 进 一 步 加 强公 司 档 案 工 作 ， 更 好 地 为 公 司 提 高 经 济 效 益 服 务 ， 特制 定 本 规 定 。第二条 公 司 的 档 案 是 公 司 在 各 项 活 动 中 形 成 的 全 部 档 案 的 总和 。 其 构 成 是 以 科 学 技 术 型 档 案
2、为 主 体 ， 包 括 公 司 章程 、 股 东 名 簿 、 组 织 规 程 及 办 事 细 则 、 董 事 会 及 股 东会 记 录 、 行 政 类 文 件 、 政 府 机 关 核 准 文 件 、 工 程 设 计图 、 工 程 预 算 决 算 书 、 计 划 统 计 、 经 营 销 售 、 物 资 供应 、 财 务 管 理 、 劳 动 工 资 、 各 类 合 同 和 其 他 工 作 等 方面 档 案 。第三条 公 司 档 案 工 作 是 企 业 管 理 基 础 工 作 的 组 成 部 分 ， 是 维护 公 司 经 济 利 益 、 合 法 权 益 和 历 史 真 实 面 貌 的 一 项 工作
3、。第四条 公 司 档 案 管 理 工 作 要 坚 持 集 中 统 一 的 管 理 原 则 。二、 文件材料的形成与归档第 五 条 公 司 要 根 据 国 家 相 应 法 规 和 有 关 部 门 的 规 定 ， 制 定 文件 材 料 形 成 、 积 累 、 整 理 和 归 档 的 制 度 。 文 件 材 料 的运 转 要 遵 循 计 划 、 公 司 的 发 展 、 项 目 的 进 行 （ 施 工 ） 、技 术 、 经 营 等 项 工 作 和 文 书 处 理 的 程 序 。第 六 条 公 司 生 产 （ 施 工 ） 活 动 中 形 成 的 办 公 用 品 及 文 件 等 材料 由 工 程 项 目
4、负 责 人 指 定 有 关 人 员 负 责 积 累 、 整 理 后归 档 。各 项 管 理 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 ， 由 各 职 能 部 门 按 其 业 务范 围 ， 指 定 有 关 人 员 负 责 积 累 、 整 理 后 归 档 ， 然 后 交 给 公 司 档案 管 理 人 员 。1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。2、 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。第
5、 七 条 公 司 文 件 材 料 归 档 的 基 本 要 求1、 归 档 的 文 件 材 料 必 须 完 整 。 2、 归 档 的 文 件 材 料 必 须 准 确 地 反 映 公 司 生 产 、 基 建 和 经营 管 理 等 各 项 活 动 的 真 实 内 容 和 历 史 过 程 。3、 归 档 的 文 件 材 料 必 须 层 次 分 明 ， 符 合 其 形 成 规 律 。第 八 条 公 司 必 须 编 制 文 件 材 料 的 归 档 范 围 。 企 业 文 件 材 料的 归 档 范 围 主 要 有 以 下 几 个 方 面 ：1、 经 营 销 售 方 面 ： 有 公 司 经 营 决 策 和 经
6、 销 管 理 的 各 种 记 录 、文 件 、 合 同 、 协 议 等 文 件 材 料 ， 市 场 经 济 信 息 ， 广 告 宣传 和 用 户 服 务 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 等 。2、 财 务 管 理 方 面 ： 有 财 务 管 理 中 的 各 种 帐 册 、 报 表 、 凭 证和 文 件 等 。3、 工 程 建 设 方 面 ， 涉 及 到 的 有 关 工 程 资 料 、 项 目 合 同 、 工程 图 纸 等 。4、 计 划 统 计 方 面 。 有 各 种 计 划 、 统 计 报 表 和 计 划 管 理 、 统计 分 析 活 动 中 形 成 的 各 种 文 件 材 料 。5
7、、 劳 动 工 资 方 面 。 有 定 额 、 定 员 和 劳 动 调 配 以 及 劳 动 工 资 、劳 动 保 护 等 工 作 中 形 成 的 各 种 文 件 材 料 。6、 物 资 供 应 方 面 。 有 物 资 、 原 材 料 采 购 、 库 存 保 管 、 供 应和 工 具 管 理 中 形 成 的 各 种 文 件 材 料 。7、 宣 传 方 面 ： 有 组 织 、 宣 传 、 通 知 、 人 事 、 保 卫 工 作 中 的各 种 文 件 材 料 ， 公 司 行 政 工 作 、 共 青 团 工 作 和 董 事 会 工作 中 的 各 种 文 件 材 料 等 。8、 其 他 方 面 。第 九
8、 条 档 案 级 别 的 划 分 ：档 案 等 级 的 划 分 标 准 根 据 档 案 文 件 的 性 质 、 重 要 性 、 档案 类 型 、 及 常 用 程 度 划 分 为 四 个 等 级 。等 级 的 划 分 ： 一 级 为 绝 密 文 件二 级 为 秘 密 文 件三 级 为 机 密 文 件四 级 为 普 通 文 件1、 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，划分等级为二级。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部
9、重要文件，为机密文件，划分等级为三级。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。附表格如下：文件等级 文件类型 归档管理及期限调阅管理一级 绝密文件 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。原则上不可调阅，但因特殊情况要经过总经
10、办领导的批准，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认二级 秘密文件公司对外的正式的发文与有关单位来往的文书在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。原则上不可调阅，但因特殊情况要经过总经办领导的批准，并由行政部主管及部门经理、公司第 十 条 归 档 时 间1、 基 建 工 程 或 其 他 技 术 项 目 ， 在 任 务 完 成 后 或 告 一 段 落 时 ，要 将 应 归 档 的 文 件 材 料 组 成 保 管 单 位 ， 由 项 目 负 责 人 审定 后 ， 向 档 案 管 理 部 归 档 。2、 各 项 管 理 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 ，
11、在 一 个 月 内 ， 要 将 应归 档 的 文 件 材 料 组 成 保 管 单 位 ， 由 各 职 能 部 门 负 责 人 审定 后 ， 向 档 案 部 门 归 档 。第 十 一 条 公 司 各 类 文 件 材 料 一 般 归 档 一 式 一 份 原 件 及 扫 描 件 ，比 较 重 要 的 和 利 用 频 繁 的 文 件 材 料 要 适 当 增 加 归 档 份 数 。第 十 二 条 公 司 文 件 材 料 的 形 成 、 积 累 、 整 理 和 归 档 工 作 要 列入 基 建 、 经 营 等 各 项 管 理 程 序 ； 列 入 基 建 和 经 营 等 各 项 活 动 的工 作 计 划 ；
12、 列 入 公 司 有 关 部 门 的 职 责 范 围 和 有 关 人 员 岗 位 责 任制 。第 十 三 条 公 司 档 案 管 理 要 对 公 司 文 件 材 料 的 形 成 、 积 累 、 整领导三级签字确认三级 机密文件 各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报 公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等形成文件的半个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件或电子文档要办理调阅手续，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认四级 普通文件会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录形成文件的一个星期内进行归档，归档为一式一份，
13、原件及扫描件或电子文档要办理调阅手续，并由行政部主管、档案负责人两级签字确认。 理 和 归 档 工 作 进 行 指 导 、 监 督 、 检 查 。a） 档 案 管 理归 档 要 求 ：1、 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、 档案文件材料应
14、区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第 十 四 条 公 司 要 建 立 健 全 各 项 档 案 管 理 制 度 ， 列 入 公 司 的 经 济责 任 制 体 系 ， 并 制 定 严 格 的 奖 惩 办 法 。第 十 五 条 各部门保管文件的档案范围及相关规定1、 各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。2
15、、 各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。需各部门的档案管理自行安排。a）部门存档文件的范围：1 、部门例会纪要、业务函件、往来文件。 2 、客户业务信息、资料、销售报表。 3 、公司及各部门的规章管理细则。 4 、原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。b）文件档案分类整理保存第 十 六 条 档 案 分 类行政部负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索（清单） 、保存、调阅使用。1、 根 据 国 家 和 有 关 部 门 档 案 分 类 编 号 的 规 定 ， 编 制 公 司
16、 文件 档 案 分 类 编 号 方 法2、 分 类 编 号 要 遵 循 文 件 材 料 的 形 成 规 律 ， 并 且 要 便 于 保 管和 提 供 利 用 。3、 常 用 的 分 类 方 法 有 ： （ 1） 按 工 程 项 目 分 类 ； （ 2） 按 专业 性 质 分 类 ； （ 3） 按 组 织 机 构 分 类 ； （ 4） 按 时 间 分 类 。可 按 文 书 的 性 质 分 类 ， 可 分 为 橱 窗 大 类 别 ， 再 从 大 类 别下 分 到 小 类 别 ， 再 从 小 类 别 细 分 种 类 、 年 份 等 。4、 文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大级别。
17、“加密”还分为绝密、秘密和机密三类。不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件，其重要性归档文件时自行确认。第 十 七 条 档 案 编 目 ： 要 编 制 档 案 总 目 录 、 档 案 分 类 目 录 。第 十 八 条 档案管理人员职责1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。第 十 九 条 档 案 保 管1、 接 收 档 案 必 须 认 真 验 收 ， 并 办 理 接 交 手 续 。2、 存 放 档 案 必 须 有 专 用 柜 、 架 ， 排
18、 架 方 法 要 科 学 和 便 于 查找 。3、 要 定 期 进 行 档 案 室 的 清 理 核 对 工 作 ， 做 到 目 录 、 文 档 相符 ， 对 破 损 或 载 体 变 质 的 档 案 ， 要 及 时 进 行 修 补 和 复 制 ，档 案 室 的 档 案 因 移 交 ， 作 废 、 遗 失 等 注 销 时 ， 要 查 明 原因 ， 保 存 依 据 。a) 文件档案保存期限：. 永久保存：(1)公司章程；(2)股东名册；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权及其它债权凭证；(8)工程设计图、建筑档案、设计档案、技
19、术图纸；(9)其它经核定须永久保存的文书。. 10 年保存：(1)预算、决算书类； (2) 人事档案、会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其它经核定须保存 10 年的文书。.在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁，相关规定另行规定第二十条 人事档案的归档一、 内部人事基础档案的建立在员工入职一周内建立统一的基础档案，基础档案包括：1、 应聘申请表，要求各项已填写完整（含一寸免冠彩色照片）2、 面试评价表；3、 体检结果或身体健康等证明；4、 身份证查询记录5、 身份证复印件6、 学历查询录7、 学位、学历证书复印件；8、 职称查询记录；9、 职称证书复印件10、 专业技术等该岗位
20、所需要的相关证书复印件11、 个人简历12、 薪酬福利确认书13、 离职证明达到上述要求的人员资料方可归档，建立内部人事基础档案，形成内部人事档案袋。二、内部人事后续档案的归档在员工的内部基础档案建立之后，根据个人的异动（调动、转正、调薪、离职等） 、绩效管理、培训、职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由各专业模块负责人建立内部人事后续档案，并在规定的时间集中移交给人事档案指定管理人人事专员。 （一）异动当调动、转正、调薪、离职等异动发生时，人事专员于各项手续办理完毕的当日把相关手续归档，装入员工内部人事档案袋，并做好目录的填写。异动档案包括：1、调动：员工异动审批表、异动手续汇签表、任命通知
21、、管理人员任命试用期转正审批表、管理人员任命试用期考核评定表；2、转正：转正申请书、管理人员试用期考核评定表、管理人员转正审批表、员工试用期考核评定表、员工转正审批表、面谈记录；3、调薪：员工薪酬调整审批表；4、离职：离职申请表、面谈记录、工作交接记录、离职手续汇签表。（二）绩效管理依据公司的绩效管理制度，目前的绩效考核周期为周度、月度、季度和年度。因此，人力资源部绩效管理负责人应按照月度、季度和年度及时收集各部门员工的绩效考核评价表，并结合人力资源的相关分析和总结一起归档，形成绩效管理档案。并于年末集中移交给人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的绩效管理档案。绩效管理档案包括：1、 周度、月度、季度、年度绩效考核评定表2、 其他（三）培训外训及内部的公司级培训、行业线培训和跨部门培训由人力资源部培
