1、用友 GRP/A+ 总账系统操作手册账务处理系统使用手册目录第一章 系统介绍 .3第二章 系统初始化 .32.5单位级基础资料设置 .32.5.1总账选项 .32.5.2会计期间 .52.5.3定义会计科目 .62.5.4单位功能分类 .82.5.5定义辅助核算内容 .92.5.6常用摘要 .92.6期初余额装入 .10第三章凭证处理 .103.1凭证项目说明 .113.2凭证相关操作 .143.2.1新增凭证 .143.2.2查询、修改凭证 .143.2.3凭证审核与销审 .143.2.4凭证记账与反记账 .153.2.5凭证预记账 .163.2.6凭证成批打印 .163.2.6凭证整理 .
2、163.2.7对账 .17第四章 定期处理 .174.1结转汇兑损益 .174.2收支结转 .184.2.1收支结转 .184.2.2期间损益 .184.2.3期末转制凭证 .194.3结账 .19第五章往来管理 .195.1设置按往来管理的辅助核算项. 205.2装入期初未核销的往来业务 .205.3编制凭证时录入往来信息 .215.4往来业务核销 .215.4.1往来业务自动核销 .215.4.2往来业务手工核销 .225.5账龄分析 .22第六章自动转账分录 .23第 1页,共38页用友 GRP/A+ 总账系统操作手册6.1什么是自动转账分录 .236.2自动转账分录中的几个概念 .23
3、6.3定义自动转账分录 .246.4使用自动转账分录生成凭证 .24第七章主辅计量单位管理 .24第八章科目账 .258.1明细账 .258.2余额汇总表 .268.3总分类账 .278.4日记账 .278.5日报单 .278.6多栏账 .278.7序时账 .288.8凭证汇总表 .288.9年底批打印 .29第九章辅助账 .309.1辅助明细账 .309.2辅助余额汇总表 .319.3辅助总分类账 .329.4辅助多栏账 .329.5辅助分析表 .32第十章 科目组 .3310.1科目组定义 .3310.2科目组明细账 .3410.3科目组总账余额表 .34第十一章主管单位财务分析 .351
4、1.1主管明细账 .3511.2主管总分类账 .3511.3主管总账余额表 .36第十二章预算管理 .3612.1预算周期类型定义 .3612.2预算方案定义 .3612.3预算和实际对比分析 .38第 2页,共38页用友 GRP/A+ 总账系统操作手册第一章系统介绍略第二章系统初始化2.1-1.4 系统级初始化，略2.5 单位级基础资料设置2.5.1 总账选项在使用账务处理系统处理相关业务之前， 各单位可以根据实际应用的需要在 【总账选项】中对各种选项进行设置。总账选项分为：“凭证控制选项”、“辅助核算项”、“账证输出选项”、“集成”和“其他”五个部分，通过切换页签可以对相关的内容进行设置。
5、1 凭证控制选项 制单人和审核人可为同操作员如果选择“是”，可以审核自己录入的凭证。如果选择“否”，只能由他人审核自己录入的凭证。 禁止修改他人编制的凭证如果选择“是”，只能修改自己录入的凭证。如果选择“否”，可以修改他人录入的凭证。 自动保存凭证摘要如果选择“是”，系统在凭证保存时，判断如果凭证主摘要为空，则自动将第一条分录的摘要存成凭证主摘要。如果选择“否”，系统对摘要不做处理。 凭证中增加复审控制流程如果选择“是”， 则在凭证审核完成后必须再进行复审才可以进行记账， 适合于会计核算中心模式。如果选择“否”，凭证审核后即可记账。 显示辅助核算项上级名称如果选择“是”，则在凭证录入和打印的时
6、候辅助核算项的名称是按照一级级展示的。如果选择“否”，则在凭证录入和打印的时候辅助核算项的名称只是显示他自身的名称。 凭证制单人为第 3页,共38页用友 GRP/A+ 总账系统操作手册如果选择“第一次制单人”，则凭证上的制单人记录的是第一次制单时的用户。如果选择“最后一次修改人”，则凭证上的制单人为每次保存时的用户。2 辅助核算项设置用户自定义的各个辅助核算项是否必须录入。说明： 只有在【启用辅助核算项】中已经定义和启用的辅助核算项才会出现在列表中，才能设置是否必须录入。 凭证保存和审核时，系统将根据“必须录入的辅助核算项”对凭证内容的合法性进行检查。3 账证输出选项 余额方向与科目余额方向一
7、致如果选择“是”，那么账表查询的内容中科目的余额方向始终与【会计科目】中定义的科目余额方向一致。如果选择“否”，那么根据查询结果确定余额显示在借方还是贷方。例如：在【会计科目】中科目 1131 中定义的余额方向为“借”，如果查询出的内容中 1131 的余额为“贷方 200”，则账表中显示“借方 -200 ”。 打印时时表头科目是否打印科目全称如果选择“是”，则在打印账薄时，账薄表头上的科目名称为全称显示如果选择“否”，则在打印账薄时，账薄表头上的科目名称为科目名称4 集成账务可以和单位预算系统、出纳管理系统集成使用，此处设置集成使用的相关控制选项。 总账中处理出纳业务如果选择“否”，则采用集成
8、模式一；如果选择“是”，则采用集成模式二。说明：集成模式一： 在出纳系统中管理现金和银行业务， 生成记账凭证后传递到账务系统进行后续处理。集成模式二： 现金银行业务也在账务系统中作凭证。 对于银行业务， 要求系统能够根据凭证内容生成银行日记账，用于银行对账。说明：以上两种模式均要求同时安装了账务系统和出纳系统。 是否进行预算控制系统默认值为“否”。如果选择“是”，那么可以在总账中进行预算控制管理。选择进行预算控制后，系统要求用户选择“预算控制方式”。 “预算控制方式”“预算控制方式”包括：提醒/ 禁止，其中：“提醒”方式是指当超预算后系统将给予提示，但还是会完成当前的操作，“禁止”方式是指当超
9、预算后系统将给予提示信息，并取消用户当前的操作。第 4页,共38页用友 GRP/A+ 总账系统操作手册 “凭证保存是否进行预算控制”在总账中预算控制有两处：凭证输入“保存”和凭证的“审核”处。只要用户选择需要进行预算控制， 则凭证“审核” 处的控制就会起作用。 如果用户想在凭证保存时也进行预算控制，则需要将选项“凭证保存是否进行预算控制”选择为“是”。需要注意的是：由于需要在保存时进行预算控制，因此势必会影响凭证保存的效率，请用户择情选择。5 其他 已有发生的科目属性不允许修改如果选择“是”，则用户在编辑单位级【会计科目】时，系统会将已经有发生的科目的所有核算属性置灰，不允许用户修改其属性。如
10、果选择“否”，则用户可以随意修改单位级【会计科目】属性。注意事项：如果一个科目以前是进行部门核算的， 这样和此科目相关的凭证中一定有科目相关的部门信息，如果后来将其属性取消， 即此科目不再进行部门核算， 则会造成此科目账与此科目部门账对不上，因此我们建议用户此选选择为“是” 是否打印账套名称如果选择“是”，则在打印账薄时，表尾中的“单位”为：单位名称【账套名称】，主要适用于一个单位多套账的单位如果选择“否”，则在打印账薄时，表尾中的“单位”为：单位名称，主要适用于一个单位一套账的单位【操作说明】1 单击功能树结点【总账选项】进入；2 总账选项分为：“凭证控制选项”、“辅助核算项”、“账证输出选
11、项”和“集成”，通过切换页签可以对相关的内容进行设置；3 总账选项设置完毕后，单击“保存”。2.5.2 会计期间会计期间信息属于账套基础资料， 即：每个账套对应一套会计期间信息。 在【会计期间】中各单位可以查询当前登录账套对应的会计期间信息，也可以修改会计期间的状态。会计期间对应三种状态：1 Open 开启：可以处理本会计期间的经济业务。2 Pause冻结：本会计期间暂时不允许使用。3 Closed结账：本会计期间已结账，不允许再对其进行操作。【操作说明】1 单击功能树结点【会计期间】进入；2 录入对应的会计年度；保存。说 明：如果当前账套对应会计年度的会计期间不存在， 系统自动根据会计期间模
12、板生成会计期间信息。如果当前账套对应会计年度的会计期间已存在，系统将对应的会计期间信息调入。3 生成的或调入的会计期间信息显示在列表中，可以对会计期间的状态进行调整。第 5页,共38页用友 GRP/A+ 总账系统操作手册说 明：“Closed 结账”状态由系统控制，用户只能在“ Open 开启”和“ Pause冻结”两者之间切换。2.5.3 定义会计科目会计科目属于账套级基础资料，每个账套维护一套会计科目信息。各单位可以在 【会计科目】 中建立和维护当前账套的会计科目信息。 通常在进行日常业务处理前建立好相关的会计科目信息。日常工作中，可以根据需要对科目信息进行维护。【项目说明】会计科目基本信
13、息1 科目编码规则在单位账套信息中， 需要将账套信息与科目表信息挂接。 科目表代码确定后， 对应的科目编码规则也就确定了。2 科目代码科目代码是科目的标识，最长 30 个字符，非空且唯一；必须按照【科目表】中定义科目编码规则进行编码： 编码应按级次先后次序建立，即先建立上级科目，然后在对下级科目进行编码。 各个级次的编码长度应与编码规则相符。3 科目名称科目名称是科目的说明信息，最长 60 个字符， 不能为空， 且同一级次的科目名称必须唯一；定义本级科目名称，无需包括上级科目名称。会计科目的其他信息会计科目的其他信息分为四个方面，对应页签：“主信息”、“相关功能分类”、“非法对应科目”和“有效
14、币种”。通过切换页签可以对相关的内容进行定义。以下分别对这些内容进行说明：1 主信息 助记码： 为了方便记忆， 对科目编制的代码。录入凭证时可以通过助记码录入科目信息。 使用否：该科目是否使用，即是否冻结该科目。已冻结的科目在凭证录入时不能使用。 是否末级：如果不是末级，表明还存在下级科目，那么本级主信息只需定义“助记码”、“是用否”和“科目性质”。 科目性质：科目性质分为五大类：资产类，负债类，净资产类，收入类，支出类，默认为“资产类”。如果科目性质为 “收入类”和 “支出类”， 还需要定义“损益结转方式” 和“损益转入科目”两项内容。损益结转方式分为：不结转、自动结转、借方结转、贷方结转。
15、如果结转损益，还需要定义转入科目。说明： 结转期间损益时，系统根据此处的定义对收支类科目余额进行结转。如果此处没有定第 6页,共38页用友 GRP/A+ 总账系统操作手册义，那么取【期间损益】中定义的“缺省期间转入科目”信息。即：科目信息中的设置优先级高于【期间损益】中的设置。 现金科目否：通常对于银行收付所涉及的科目定义为“是”。此选项与单位级基础资料中的【总账选项】中的“集成”页签中的“总账中处理出纳业务”选项关系密切 核算功能分类：是否按功能分类核算。如果“是”，在“相关功能分类”页签定义核算的功能分类信息。 外币核算否 数量核算否：如该科目为数量核算科目，还需定义“计量单位”和“小数位
16、数”。 辅助核算：系统将启用的辅助核算项列出，如果该科目需要采用辅助核算，相关辅助核算项选择“是”。可以按多个辅助核算项进行核算。 余额方向：表明此会计科目通常余额的方向。一般来说， 资产类、支出类的科目余额在借方， 其他的科目余额在贷方。此选项和【总账选项】中“账薄输出选项”页签中的“余额方向与科目余额方向一致”密切相关。如果科目余额方向为“贷方”，同时系统选项“余额方向与科目余额方向一致”设置为“ Y”，则在所有的账证输出中，系统均会将此科目余额放在贷方，如果其余额在借方，则系统按照贷方负数显示。2 相关功能分类只有按功能分类核算的会计科目才需要设置相关功能分类信息，如果设置了相关的功能分
17、类，则系统在凭证录入时只调出设置的功能分类供用户选择， 在审核时根据科目和功能分类的对应关系校验凭证合法性； 如果没有设置相关的功能分类， 则系统认为此科目和所有的单位级功能分类相关。单击“修改”按钮对应的科目信息处于编辑状态。在编辑状态下，通过列表下方的“新增”增加一条功能分类信息，选择对应的功能分类代码；在编辑状态下，通过列表下方的“删除”可以删除功能分类信息。3 非法对应科目如果两个科目之间不存在有借贷对应关系， 则称之为非法对应科目。 非法对应科目设置是对凭证借贷方的约束。 凭证审核时， 系统通过用户设置的非法对应科目对输入的凭证借贷方合法性进行检测。 用户可以根据一定的会计规则或制约
18、需要增加、 修改非法对应科目。 单击“修改”按钮对应的科目信息处于编辑状态。在编辑状态下，通过列表下方的“新增”增加一条非法对应科目信息， 选择对应的借贷方向和非法科目代码； 在编辑状态下， 通过列表下方的“删除”可以删除非法对应科目信息。【操作说明】1 单击功能树结点【会计科目】进入；系统将本账套已设置的会计科目信息通过列表显示出来。单击“搜索”可以设置条件筛选列表中显示的信息。单击列表中的记录可以进入“会计科目”页面查询当前会计科目的详细信息。2 通过复制、新增、编辑和删除建立和维护本账套的会计科目信息。 复制会计科目单击“复制”将系统级基础资料中设置的科目表会计科目信息复制过来。说明：如
19、果复制的会计科目对应的代码在本账套会计科目信息中已存在，按照科目表会计科第 7页,共38页用友 GRP/A+ 总账系统操作手册目名称修改本账套会计科目名称；如果复制的会计科目上级不存在，系统会自动将上级会计科目信息复制过来。 新增会计科目 单击“新增”增加一条会计科目信息； 依据项目说明在“会计科目”页面中录入相关内容； 单击“保存”对新增的会计科目信息进行保存； 如果需要增加多条会计科目信息，可以在“会计科目”页面单击“新增”继续操作。说明：如果上级科目为明细科目， 系统会将其上级科目的发生额及余额自动转到第一个新增的其下级科目上；上级科目不存在， 不能设置下级科目； 存在下级科目的科目，不
20、可变为明细科目；如果科目在本年凭证中使用过或余额不为零不能将其变为非明细科目。 修改会计科目 在会计科目信息列表中的选中需要修改的记录，单击进入“会计科目”页面，对应的会计科目信息显示在页面中； 单击“修改”进入编辑状态，对会计科目信息进行修改； 修改完毕后单击“保存”对所作的修改进行保存。注意：科目代码不允许修改。 删除会计科目 在会计科目信息列表中选中需要删除的记录，单击进入“会计科目”页面，对应的会计科目信息显示在页面中； 单击“删除”将会计科目信息删除。说明： 在本年度凭证中使用过或余额不为零的会计科目， 不允许删除； 对于非明细科目如果存在下级科目，不允许删除。 保存会计科目系统根据
21、编码规则检测编码的合法性；判断其是否有上级科目；根据系统级 【科目表会计科目】中“允许下级单位增加下级科目”选项判断此科目是否可以增加；根据此科目的上级科目核算属性判断其一致性，如上下级不一致则给予提示；根据系统级【科目表会计科目】中“允许下级修改科目属性”选项判断此科目的核算属性是否符合上级单位的要求。 会计科目升级对于已经使用（已经有发生额）的科目，如果希望增加下级科目，系统将进行科目升级。例如： 科目 101已经有发生额， 如果希望增加下级科目10101 ，用户所需进行的操作如下：1 新增科目 10101 ；2 保存科目 10101信息；3 系统在保存10101科目时会提示“10101
22、的上级科目 101 科目已经有发生额，是否需要对其升级？”，如果用户选择“确认”，则系统自动将本年度的101 科目的凭证及总帐金额全部转到 10101 中，同时升级银行账和往来账。2.5.4 单位功能分类单位功能分类属于单位级基础资料，由各单位根据自己的业务需要，从系统级功能分类第 8页,共38页用友 GRP/A+ 总账系统操作手册中选择相关的功能分类复制过来，然后在此基础上维护本单位的功能分类信息。【操作说明】1 单击功能树结点【单位功能分类】进入；系统将已设置的本单位功能分类信息通过列表显示出来。单击列表中的记录可以进入“单位功能分类”页面查询当前功能分类的详细信息。2 各单位在定义本单位
23、功能分类时，可以通过“复制”功能从功能分类模板中本单位所需要的内容，然后在此基础上通过新增、修改、删除对本单位功能分类进行维护。【操作说明】复制、新增、修改、删除操作同“定义会计科目”，略2.5.5 定义辅助核算内容在【辅助核算项】中各单位可以根据本单位核算的需要，对【启用辅助核算】中已启用的辅助核算项的具体内容进行设置。例如：在【启用辅助核算】中启用了辅助核算项“部门”，那么可以在【辅助核算项】中定义本单位都需要按哪些部门进行核算。【操作说明】1 单击功能树结点【辅助核算项】，系统将启用的各个辅助核算项在列表中显示出来。可以针对每个辅助核算项定义具体的内容；2 单击辅助核算项列表中的记录进入
24、“辅助核算项”页面，当前所选的辅助核算项信息显示在页面中；3 新增辅助核算项 单击“新增”增加一条辅助核算项信息； 在“辅助核算项”页面中录入相关内容； 单击“保存”对新增的辅助核算项信息进行保存； 如果需要增加多条辅助核算项信息，可以在“辅助核算项”页面单击“新增”继续操作。4 修改辅助核算项对于已经有发生额的辅助核算项如果用户需要在其下增加明细， 则系统会将此辅助核算项的所有发生额及余额都转到新增的其下第一个明细辅助核算上。5 辅助核算项设置完后单击“保存”。系统会根据辅助核算项的分级规则进行有效性校验， 检测其上级代码是否存在， 对于进行统一管理的辅助核算项， 系统还会根据系统级辅助核算
25、项中的相关设置对单位级进行控制以达到主管单位统一编码的目的，对于上级代码已经有发生额的系统对其进行自动升级。2.5.6 常用摘要在填制记账凭证的过程中， 由于业务重复性发生， 经常会有许多凭证摘要信息完全相同或大部分相同。定义常用摘要信息，在填制凭证时随时调用，将大大提高业务处理效率。【操作说明】新增、修改、删除操作，略第 9页,共38页用友 GRP/A+ 总账系统操作手册2.6 期初余额装入本节主要介绍如何装入各会计科目的初始数据。如果系统启用时间是年初，需要将年初所有科目余额装入。如果启用时间不是年初， 除了录入年初余额， 还需要将所有科目在启用时间前各个会计期间的发生额装入。说明：应该在日常业务处理之前完成初始余额装入的工作 （最迟在启用后第一个会计期间结账之前必须完成）。期初余额装入是通过凭证录入及相关处理来完成。 因此，在装入期初余额之前应确定相关的系统设置和基础资料已经设置完毕。期初余额装入具体方法：1 将期初余额编制成凭证，录入凭证 如果 启用时间是年初
