1、第二部分 账务处理系统,7.1 账务处理系统概述 7.2 账务处理系统初始化 7.3 凭证处理 7.4 往来辅助核算与管理 7.5 现金管理与银行管理 7.6 期末业务处理 7.7 账簿输出 7.2实训 7.3实训 7.4实训 7.5实训 7.6实训,【本讲教学目的及要求】通过学习，了解账务处理系统的概念及特点，通过掌握账务处理系统与其他子系统间的关系和数据传递关系，理解账务处理系统在整个会计信息系统间的核心地位；掌握会计电算化账务处理流程和手工账务处理流程的区别；理解系统初始化的意义，掌握初始化前的准备工作。理解系统管理在整个系统中的作用及基础设置的重要性。掌握用友网络财务软件中有关系统管理
2、和基础设置的相关内容,【本讲重点】 1、账务处理系统与其他子系统间的关系和数据传递关系 2、会计电算化账务处理流程和手工账务处理流程的区别 3、系统初始化前的准备工作4、账套的建立、修改、引入和输出的功能及其操作5、财务分工（操作员权限设置）6、账套主管与系统管理员 7、建立账套应注意的要点,【本讲难点】1、账务处理系统与其他子系统间的关系和数据传递关系2、会计资料和系统运行环境的准备及人员分工。3、财务分工（操作员权限设置）4、账套的引入和输出,7.1 账务处理系统概述,账务处理系统是会计信息系统的一个子系统，在整个会计信息系统中，账务处理系统又是最基本的核心子系统，许多企事业单位的会计电算
3、化工作往往都是从账务处理子系统的开始的。,7.1 账务处理系统概述,7.1.1 账务处理系统的特点 （1）规范性强，易于通用化 （2）在整个会计信息系统中起核心作用 （3）控制要求严格，正确性高,7.1.2 账务处理系统在会计电算化信息系统中的地位,账务处理是会计信息系统的一个子系统，它既是会计信息系统的控制中心，又是传输中心，各子系统的工作必须在账务业务上进行汇总、传递，账务系统的结构控制方式和接口好坏，将影响到各子系统。 （1）各子系统的处理结果输入账务系统1）工资核算子系统与账务处理系统的关系账务处理子系统工资核算产生的记账凭证工资核算子系统图7.1 工资与账务处理子系统的关系图,7.1
4、.2 账务处理系统在会计电算化信息系统中的地位,2）分析账务处理系统与固定资产系统的关系 账务处理系统固定资产核算产生的记账凭证固定资产核算系统图7.2 固定资产与账务处理系统的关系图3）分析账务处理系统与材料核算系统的关系材料采购核算凭证 账务处理系统材料领用汇总凭证材料核算系统材料成本差异分配凭证图7.3 材料与账务处理系统的关系图,7.1.2 账务处理系统在会计电算化信息系统中的地位,4）分析账务处理系统与销售系统的关系 账务处理系统销售核算产生的记账凭证销售核算系统图7.4 销售与账务处理系统的关系图 （2）各子系统核算需要账务处理系统的数据 各子系统需要账务系统的关于凭证类别设置及科
5、目设置的信息和其他形式的信息。 （3）报表系统需要账务系统及其他子系统核算的数据,7.1.3 会计电算化账务处理流程和手工账务处理流程的区别,1、手工状态下会 计工作流程,7.1.3 会计电算化账务处理流程和手工账务处理流程的区别,2、会计电算化账务处理流程,7.1.3 会计电算化账务处理流程和手工账务处理流程的区别,3、电算化的处理过程与手工过程相比其不同点在 （1）数据处理的起点不同 （2）对账发生了变化 （3）记账含义不尽相同 （4）明细账的输出无法参照原始凭证或其汇总表于,7.2 账务处理初始化,由于会计软件这种通用性的特点，使得各企业在开始使用软件时，首先要针对本企业的业务性质及会计
6、核算及财务管理的具体要求进行具体设置，这种具体设置工作称为系统初始化。,7.2.1 账务处理初始化模块功能结构,7.2.1 账务处理初始化模块功能结构 初始设置的模块，其功能结构如图7.5所示。,7.2.2 初始化前的准备工作,初始化前的准备工作主要包括：会计资料的准备、人员分工的准备和系统运行环境的准备。,7.2.3 初始化设置工作,一、系统管理 1、系统管理的内容：a.账套管理b.年度帐管理c.操作员及其权限管理,账套管理,a.账套管理 （1）每一个独立核算的单位建立一个账套。 （2）系统最多可以建立999个账套。 （3）账套管理包括帐套的建立、修改、引入和输出。,修改账套,修改账套 账套
7、经过运行一段时间，如果发现账套的某些信息修要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。此功能还可以帮助用户查看账套信息。 系统要求，只有账套主管才有权利注册使用账套修改功能。如果要修改某一账套的信息，首先应在启动系统管理后，以账套主管的身份登陆注册系统管理，并选择要修改的账套。,引入账套,账套引入，即恢复数据数据，是指将硬盘或软盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下，即利用现有数据恢复。 恢复备份数据会将硬盘中的现有的数据覆盖，因此，如果没有发现数据损坏，不要轻易进行数据恢复。,输出账套,由于计算机在运行时经常会受到来自各方面因素的干扰，如人的因素、硬件的因素、软件或计算机病毒的因素，有时会造成会
8、计数据的破坏。 账套输出，即会计数据备份，就是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘中保存起来。 账套输出还可以完成删除账套的操作。在删除账套时，必须关闭所有系统模块。只有系统管理员才有权限输出账套。,年度帐管理,b.年度帐管理 （1）用户不仅可以建立多个帐套，而且每个帐套中还可以存放不同年度的会计数据。 （2）年度帐管理包括年度帐的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。,操作员及其权限管理,c.操作员及其权限管理 （1）一方面可以避免与业务无关的人进入系统 （2）另一方面可以对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。,设定系统各模块的操作员 为操作员分配一定的权限,设置
9、操作员,1、人员管理 人员管理或称为财务分工，设置允许操作使用本系统的操作人员姓名及操作权限。 （1）设置操作员 为了保证系统及数据的安全及保密，系统提供了操作员设置功能。只有系统管理员才有权利设置操作员。操作员编号在系统中必须唯一。所设置的操作员一旦被使用，则不能删除和修改。在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。为了保证系统安全、分清责任应设置操作员口令。,设置操作员权限,（2）设置操作员权限 为保证数据的安全与保密，需要对系统中的所有操作人员进行分工，设置各自相应的操作权限。财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明细权限设置。 操作员权限设置功
10、能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置，但两者的权限又有所区别。 系统管理员 可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。 账套主管 只可以对所辖账套的操作员进行权限设置。 明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核、科目制单及明细帐查询打印权限进行设定。,系统管理启动与注册,2、系统管理启动与注册 （1）要建立本单位的核算帐套，首先应运行系统服务下的系统管理。 （2）系统允许以两种身份进入系统管理。一是以系统管理员身份，二是以账套主管的身份。,系统管理启动与注册,（1）系统管理员 负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理
11、系统中的所有帐套，以系统管理员的身份注册进入，可以进行帐套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码和权限。 （2）帐套主管：负责所选帐套的维护工作。主要包括对所选帐套的修改、对年度帐的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选帐套的数据备份），以及该帐套操作员权限的设置。 （3）系统第一次运行该软件时，由于还没有建立核算单位的帐套，因此在建立账套前应有系统默认的管理员admin进行登陆，密码为空。为了保证系统的安全性，可以更改系统管理员的密码。,建立账套的几点说明,账套号 每个账套用一个代码表示，称为“账套号”。启用会计期是指由原会计信息系统到新会计信
12、息系统的交接日期，即新设置的账套被启用的时间。规定启用日期就是为了便于确定电算化方式下帐务处理的起点，保证证、账、表的连续性。新建账套号不能与已存账套号重复 账套名称 可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务软件的界面上。 账套路径 账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。 启用会计期 启用会计期为启用财务软件处理会计业务的日期。启用会计期不能在机内系统日期之后。 编码方案 编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案，这是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最低层的段数成为级次，每级的编码位数成为级长。,【本讲小结】本讲主要讲述
13、账务处理系统的概念及特点，账务处理系统与其他子系统间的关系和数据传递关系，账务处理系统在整个会计信息系统间的核心地位；会计电算化账务处理流程和手工账务处理流程的区别；系统初始化的意义，初始化前的准备工作等内容；讲述了系统初始化中系统管理的内容，及其相应设置和应注意的要点；人员设置，建立账套的具体内容和在操作中应注意的关键点。,【作业】 1、计算机账务处理与手工账务处理的区别。2、账务系统初始化前应做好哪些准备工作。 3、如何建立会计账套及设置账套参数 4、如何设置操作员和进行财务分工 5、如何进行会计数据的备份与恢复,账务处理系统系统管理,【本讲学习目的与要求】理解系统管理在整个系统中的作用及
14、重要性。 掌握用友网络财务软件中有关系统管理的相关内容,账务处理系统系统管理,【本讲重点、难点】 1、系统管理的管理员和账套主管的注册 2、建立新账套 3、操作员及其操作权限设置 4、账套的引入和输出,账务处理系统系统管理,【主要教学内容】 4-1 实验一：系统管理 4-1-1 实验内容一: 启动系统管理 4-1-2 实验内容二：设置或修改系统管理员密码 4-1-3 实验内容三：新建账套 4-1-4 实验内容四：操作员设置及财务分工 4-1-5 实验内容五：修改账套 4-1-6 实验内容六：账套的引入和输出 4-1-7 实验内容七：关闭系统 【本讲的教学手段与方法】 验证式教学法 单人单机,4
15、-1-1 实验内容一: 启动系统管理 学生计算机上安装好用友软件教育专版后，只能进入演示账套，要建立实验资料中的云南大地自控股份有限公司核算账套，应先进行系统服务下的系统管理模块。 操作步骤： (1)单击“开始”按钮，依次指向程序，用友软件教育专版，系统服务，然后单击系统管理； (2)系统管理出现在任务栏上，再单击任务栏中的“用友软件教育专版系统管理”，屏幕出现“用友软件教育专版系统管理”窗口，如图4-1所示。,启动系统管理,启动系统管理,设置或修改系统管理员密码,4-1-2 实验内容二：设置或修改系统管理员密码 进入系统管理模块后，第一项工作就是设置和修改系统管理员密码。 操作步骤： (1)
16、在图4-1中系统管理窗口的系统菜单上，单击注册（R）命令，系统提示“及时设置系统管理员口令”，单击确定按钮，出现系统管理员登陆对话框，如图4-2所示。第一次以系统管理员（admin）身份登录时，其口令为“空”，如不修改口令，单击确定按钮即可注册成功，如图4-3，我们发现账套和权限菜单有灰色变为黑色，这表示系统管理员可使用“账套”和“权限”菜单的进行相关操作；,设置或修改系统管理员密码,(2)若第一次注册时要修改系统管理员密码，可在系统管理员登陆对话框中，单击选中改密码复选框，再单击确定按钮，平面弹出设置操作员口令对话框； (3)为防止修改口令后，下次进入时因遗忘口令而无法登录成功，这里只需单击
17、确定按钮，默认口令为“空”，完成操作员口令的设置并注册成功，如图4-3所示。,新建账套,4-1-3 实验内容三：新建账套 要对云南大地自控股份有限公司的业务进行核算和管理，必须先建立该公司账套。 操作步骤如下： (1)录入账套信息。 在图4-3中，选择账套中的建立，出现“建立账套”对话框； 输入新建账套的账套号“001”； 输入账套名称“云南大地自控股份有限公司”； 输入启用会计期“2007”年和“1”月。本实验资料中的各信息如图4-4所示,新建账套,输入完成后，单击下一步按钮，进入“建立账套”下的“单位信息” 窗口输入单位信息。若单击放弃按钮，则取消此次建账操作。 (2)录入单位信息。 账套
18、信息录入完毕后，进入“单位信息”窗口，如图4-5所示。 输入单位名称“云南大地自控股份有限公司”，单位简称“阳光信息”，单位地址，法人代表，邮政编码，电话，传真，电子邮件，税号等单位信息对应输入。,新建账套,输入完成后，单击下一步按钮，进入“核算类型定义”窗口。 (3)定义核算类型 “单位信息定义”设置完毕后，进入“核算类型”窗口，如图4-6所示。,新建账套,在本位币代码输入框输入选系统默认的“RMB”； 输入本位币名称“人民币”； 企业类型从下拉框中选择“工业”； 行业性质选择“股份制”； 账套主管，这里选择“system” （注：在后续的操作中，在图4-3中设置完操作员权限后，账套主管可为
19、设置的操作员，比如陈明）； 单击按行业性质预置科目前面的复选框，使其加上“”标记； 单击下一步按钮，完成核算类型定义，并进入“基础信息”窗口。 (4)基础信息定义,新建账套,核算类型定义完毕后，在“基础信息”框中，确定有关基础信息是否进行分类，如图4-7所示。 单击“存货”，“客户”，“供应商是否分类”以及“外币核算”选项前的复选框，加上“”标记，以便对它们进行核算和管理；,新建账套,单击完成按钮,完成设置； 屏幕弹出“创建账套”对话框，并提示“可以创建账套了吗？”。单击是按钮，屏幕弹出“分类编码方案”定义窗口。 (5)定义“分类标码方案” 基础信息定义完毕后，进入“分类编码方案”窗口，如图4
20、-8所示,新建账套,单击黄色框中的数字对各类编码方案进行修改，其中“科目编码级次”框中的第一级编码长度为“4”不得更改； 设置完毕后，单击确认按钮后，进入“数据精度定义”窗口。 (6)数据精度定义 分类编码方案设置完毕后，自动进入“数据精度定义”窗口。 单击确认按钮后，进入“数据精度定义”窗口； 进行存货数量小数位、存货单价小数位、开票单位小数位、件数小数位、换算率小数位的定义，本实验中均采用默认设置，将其定义为2位； 点击确定按钮，屏幕提示“创建账套云南大地自控股份有限公司：001成功”，至此，完成云南大地自控股份有限公司新建账套的工作。,操作员设置及财务分工,4-1-4 实验内容四：操作员
21、设置及财务分工 为了保证系统及数据的安全与保密，加强内部控制，要设置系统操作员并为其赋予权限，一方面可以避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面可以对系统所有子产品的操作进行协调，以系统管理员(admin)注册进入，设置资料中的操作员陈明、王晶、马方并对其分工。 操作步骤如下： (1)操作员设置 在图4-3 “系统管理注册成功界面”中， 选择权限菜单下操作员命令，单击鼠标左键，弹出操作员管理对话框如图4-9所示；,操作员设置及财务分工,在操作员管理窗口，单击工具栏增加按钮，弹出增加操作员对话框，根据案例要求填写操作员“陈明”、“王晶”、“马方”的信息。密码分别为1、2、3。 若对已设置好的操作
22、员信息进行修改或删除，则应选中该操作员，然后单击工具栏中的修改或删除按钮，弹出修改操作员或删除操作员提示窗口，修改或删除完毕后单击修改确定。 设置操作员完毕后，单击操作员管理窗口工具栏中的退出按钮，返回如图4-3的系统管理窗口,操作员设置及财务分工,(2)操作员权限设置 操作步骤如下： 在如图4-3系统管理窗口中，选择权限菜单下的权限功能，打开操作员权限窗口。在账套选择区下拉框中选中“001云南大地自控股份有限公司”，在年度选择区选择：2007。选中操作员“陈明”，在账套主管前加上“”，则陈明被指定为账套001的账套主管，如图4-10所示,操作员设置及财务分工,单击选中操作员“王晶”，单击工具
23、栏中增加按钮，弹出增加权限对话框，按照工作岗位要求双击相应的权限对其赋权，然后单击确定按钮返回“操作员权限”窗口； 继续上述操作，完成对操作员“马方”的赋权； 单击退出按钮，返回“系统管理”窗口,修改账套,4-1-5 实验内容五：修改账套 账套设置完毕后，如果需要更改或补充账套信息，那么可以通过修改账套功能来完成。 操作步骤如下： 注册 在如图4-1的系统菜单中单击注册 ；或者在如图4-3的系统菜单中单击注销后，再在系统菜单中单击注册，屏幕均显示如图4-2所示的系统管理员登录对话框； 在“管理员”框中，选择01 ； 输入正确密码后, 系统管理员登录对话框变为图4-11所示的账套主管登录对话框；
24、,修改账套,单击确定按钮，系统管理窗口变为如图4-12所示；,(2)修改账套 在图4-12 账套菜单中，单击修改命令，即可按步骤进行账套修改。,账套的引入和输出,4-1-6 实验内容六：账套的引入和输出 说明： 引入或输出账套实际上分别是对账套数据的恢复或备份功能。通过这一功能可恢复或保存该账套的数据； 引入或输出的账套是系统的一个压缩文件，主文件名为uferpact ； 输出账套的同时，若要删除账套，必须关闭所有已打开的模块。 操作步骤如下：,账套的引入和输出,(1)输出账套 在图4-3的系统管理状态下，单击账套下的输出； 在“账套号”框中选择要保存的账套，如想将账套从管理系统中删除，还要将
25、“删除当前输出账套”前加上“”，如图4-13所示（如想放弃，点击放弃按钮）； 单击确定按钮后，弹出“选择备份目标”窗口； 设置好备份目标后，单击确定按钮，系统提示“xx盘备份完毕！”； 单击确定按钮,账套输出完毕。 备份目标为软盘时，一般情况下，一张软盘就可备份下所有数据；若一张软盘不够用，可根据提示，依次插入下一张软盘。 (2)引入账套 引入功能实质是输出功能的逆操作，引入账套的数据是系统备份输出的文件，主文件名为uferpact。在图4-3的系统管理状态下，单击账套下的引入命令，其操作可参照输出账套的操作，此不赘述。,关闭系统,4-1-7 实验内容七：关闭系统 当系统管理模块处于图4-3的
26、系统管理状态时，在系统菜单中单击退出命令，即可全部关闭系统。,【本讲小结】本讲主要讲述系统初始化中系统管理的内容，及其相应设置和应注意的要点；会计电算化的系统管理，是总账系统初始化的基础，其地位非常重要。【课内练习】 1、系统控制台的使用 2、系统时间调整调整为当前账套启用日期 【归纳与思考】 、系统管理员与账套主管的不同职能 、账套输出后，系统所自动生成的两个文件,.2.3 初始化设置工作,【本讲教学目的及要求】通过学习，理解基础设置在整个系统中的作用及重要性，掌握基础设置的内容和方法；掌握系统初始化工作中启用总账系统、选项设置、总账基础信息设置的内容和方法 【本讲重点、难点】 1、总账系统
27、的选项设置 2、账套基础信息设置 【本讲的教学手段与方法】 多媒体形式 讲授法与实际演示相结合,.2.3 初始化设置工作,、系统初始化 总帐系统适用于各类企业、行政事业单位，主要用于建账、凭证管理、标准帐表、数量核算、外币核算、月末处理和辅助管理。系统初始化 是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作，是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。,总帐系统初始化,总帐系统初始化一般包括：设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码方案、录入期初余额及设置操作员明细权限,7.2.3.1总账系统的选
28、项设置,在启动总帐系统前应先在系统管理中创建相应的账套。 使用总帐系统之前，需要先启动并注册系统。 只有在第一次启用总帐系统时才会出现“总帐系统启用”对话框。 如果在“总帐系统启用”对话框中未能正确设置相应的选项，则可以在“总帐”系统的“选项”中再进行设置。,7.2.3.1总账系统的选项设置,系统启用后，如果默认“总帐系统启用”参数与实际需要不符，用户应根据实际情况，在建账之前通过设置“总帐系统选项”正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的。 总帐系统“选项”对话框包括凭证、帐簿、会计日历和其他四个选项卡。 一、凭证选项卡：1. “制单控制”选项区域（制单序时控制、支票控制
29、、资金及往来赤字、制单控制到科目、可以使用其他系统受控科目、允许修改、作废他人填制的凭证）,7.2.3.1总账系统的选项设置,2. “凭证控制”区域 打印凭证页脚姓名 凭证审核控制到操作员（选择该选项后，还应通过设置“明细权限”功能设置相应的明细审核权限） 出纳凭证必须经由出纳签字（如果选择，则一定要注意编辑功能中“指定会计科目”）。 3.”凭证编号方式”区域系统提供了两种编号方式，即“系统编号”和“手工编号”，系统默认的是“系统编号”。 4.”外币核算”区域企业有外币核算业务，则选取相应的汇率方式。,7.2.3.1总账系统的选项设置,二、帐簿选项卡 “打印位数宽度（包括小数点即小数位）”区域
30、 “明细帐（日记帐、多栏帐）打印输出方式”区域 “凭证、帐簿套打”区域 “明细帐查询权限控制到科目”区域（选择该项后，还必须通过设置“明细权限”功能设置相应的明细科目查询权限） “正式帐每页打印行数”区域,7.2.3.1总账系统的选项设置,三、会计日历选项卡 系统自动将会计期间、开始日期和结束日期列表。可以在此选择“启用日期”以确定用户开始使用软件的时间。“结束日期”是指用户每月的结帐日期，系统默认的每月结帐日期是月末，如果用户的每月结帐日期不是月末，则应在此进行修改。 总帐系统的启用日期不能超过机内系统日期。 以下三种情况不能修改总帐的启用日期：a.录入汇率后b.已录入期初余额c.新年度进入
31、系统,7.2.3.1总账系统的选项设置,四. 其他选项卡 “数量、单价小数位及本位币精度”区域：在制单与查询帐目时，按此处定义的小数位及精度输出小数，不足位数将用“0”补齐。 “部门、个人、项目排序方式”区域：在查询部门、个人、项目帐或参照其目录时，可以按编码排序，也可以按名称排序。,7.2.3. 基础设置,、启动基础设置模块 、设置分类定义包括客户分类、供应商分类和地区分类： 客户分类当往来客户较多时，对客户进行分类，可以对客户进行分类统计和汇总等分类管理。客户分类编码必须唯一，并且符合起初的编码原则。 供应商分类当供应商较多时，对供应商进行分类，可以对供应商进行分类统计和汇总等分类管理。供
32、应商分类编码必须唯一，并且符合起初的编码原则,7.2.3. 基础设置,设置编码档案主要包括：部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案四部分。 (1)部门档案 部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。部门编码必须符合起初的编码原则。 （2）职员档案职员档案主要用于本单位职员个人的的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。职员档案资料一旦被使用将不能被修改和删除。,7.2.3. 基础设置,（3）客户档案 企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等
33、分类处理。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。客户分类编码必须唯一，且符合编码原则。 （4）供应商档案 企业如果需要进行往来管理，那么必须将其中的供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中需要处理的供应商的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。,【本讲小结】本讲讲述了总账系统初始化的意义，及总账系统初始化的内容；总账系统的选项设置及基础设置的内容和方法。 【作业】 、总账系统初始化的目的是什么？ 、系统基础设置包括的内容,账务处理系统系统初始化设
34、置,【本讲学习目的与要求】1理解总账系统初始化设置的意义。 2掌握用友网络财务软件中总账系统初始化设置的相关内容,【本讲重点、难点】 总账系统的选项设置 总账系统基础设置,【主要教学内容】 4-2 实验二：总账系统初始化 4-2-1 实验内容一：启用总账系统 4-2-2 实验内容二：选项设置 4-2-实验内容三：基础信息设置 【本讲的教学手段与方法】 验证式教学法 单人单机,4-2 实验二：总账系统初始化,4-2-1 实验内容一：启用总账系统 要对云南大地自控股份有限公司账套的进行初始化，必须先启动“总账系统”模块。 操作步骤如下： (1)在图4-15 的主界面中单击财务系统选项，出现图中右边
35、的十个项目,启用总账系统,(2)单击第一个项目总账，因为是第一次进入总账系统，首先出现“总账系统启用”窗口，如图4-27所示。依据教材第11章的实验资料，在图4-27中进行相应的总账控制参数设置：凭证审核控制到操作员，出纳凭证必须经出纳签字，系统编号，固定汇率，进行预算控制，客户往来款项和供应商往来款项均在总账系统核算； (3)参数设置完毕后，单击确定按钮，进入总账系统主界面,选项设置,4-2-2 实验内容二：选项设置 在设置菜单下的选项中也包含了系统进行业务处理的一些控制和设定，在进入总账系统后应先在这里进行相应的设置，以对业务处理进行控制和设定。 操作步骤如下： (1)在设置菜单中，单击选
36、项，进入如图4-29的选项设置窗口。,选项设置,(2)现在处于凭证标签页，设置如图所示； (3)单击账簿标签页，设置明细账查询控制到科目，明细账打印按年排页； (4)单击会计日历标签页，确定会计日历：1月1日12月31日； (5)单击其他标签页，设置数量和单价小数位均为2位； (5)单击确定按钮，退出选项设置，回到总账系统主界面。,4- 实验内容三：基础信息设置 在系统管理中，我们已经建立了一个（001）账套。在启用该账套之前，应根据企业的实际情况及业务要求，经过整理的基础信息资料，除了编码方案和数据精度在创建账套时设置外，其他基础信息的设置应在系统控制台的基础设置中进行设置，当然也可以在其他
37、系统模块中进行相关的设置。例如，其他基础信息也可以在总账系统中进行初始设置 已录入基础数据的分类编码方案不能删除或修改，要删除或修改，就必须先将录入的基础数据清除掉后，才可删除或修改分类编码方案。 在建立账套时设置存货（客户，供应商）不需分类，则在此不能进行存货分类（客户分类，供应商分类）的编码方案设置。,设置基础信息,设置基础信息的操作步骤如下： (1)启动基础设置模块 要设置建立云南大地自控股份有限公司账套的基础信息，必须先启动“基础设置”模块。 单击“开始”按钮，依次指向程序,用友软件教育专版，单击系统控制台，进入“注册控制台”界面，,设置基础信息,选择账套“001云南大地自控股份有限公
38、司”； 单击“日立”选择会计年度“2007”； 可输入或参照“日历”选择操作日期为“2007-01-01”； 用户名为“001陈明”，口令为“1”； 单击确定按钮，进入用友网络财务软件主界面，如图4-15所示；,设置基础信息,在图4-15 的主界面中单击基础设置选项，出现“基础设置”窗口，如图4-16所示，则“基础设置”模块启动成功。,部门档案设置,通过“基础设置”模块，可对云南大地自控股份有限公司的“基本信息”、“机构设置”、“往来单位”、“存货”、“财务”、“收付结算”等项目经行设置。其中第1项“编码方案”、第2项“数据精度”前已设置，选中后单击设置按钮或直接双击进入设置界面可对已有信息修
39、改。 (2)部门档案设置 双击公用目录第3项“部门档案”，如图4-17所示；,设置基础信息,在“部门档案”设置窗口下，按照已定义好的部门编码级次、原则输入部门编号、名称； 在屏幕右边输入部门编号“1”、部门名称“综合部”、部门属性“管理部门”等信息 (注：由于此时还未设置职员档案，因此，部门档案中的负责人栏应空着，待下面的(3)职员档案设置完毕后再补充填录)； 单击保存按钮，在窗口左侧的空白框中显示了已设置好的部门名称。采取同样的步骤将企业所有的部门都设置完毕。 单击工具栏中退出按钮，返回“基础信息”窗口。,职员档案设置,(3)职员档案设置。 双击第4项“职员档案”，进入“职员档案”设置窗口，
40、如图4-18所示； 单击增加按钮，屏幕出现空白行； 根据试验资料增加职员“肖剑”，操作如下：在相应栏目中输入职员编号“101”、职员名称“肖剑”、职员属性“总经理”，其中“所属部门”一栏，可双击出现一参照录入按钮，单击该按钮后弹出部门列表，单击“总经理办公室”，自动填入； 依次输入所有职员信息后，单击退出按钮，返回“基础信息”窗口。,客户设置,(4)客户（按行业）分类设置 双击第5项“客户分类”，进入“客户分类”窗口，如图4-19所示； 根据案例所设置的客户情况，再右边框的相应栏目中输入适当内容； 单击保存按钮，保存此次增加的客户分类； 单击增加按钮，可继续输入下一个客户分类； 设置完毕后，单
41、击退出按钮，返回“基础信息”窗口。 (5)客户档案设置 双击第6项“客户档案”，进入“客户档案”窗口，如图4-20所示；,在左边的树型列表中选择一个末级的客户分类，比如“0101学校”,单击增加按钮，弹出如图4-21所示的客户档案卡片对话框，根据试验资料，在相应标签页输入适当内容。如在“基本”标签页上录入客户编号“001”、客户名称“北京世纪学校”、客户简称“世纪学校”、所属分类码默认为刚才选择的末级客户分类。其他信息如税号、开户银行、银行账号等可酌情输入；,输入完一个客户后，单击客户档案卡片上的保存按钮，则保存当前输入信息。并可以在页编辑状态下，修改已建立的客户信息； 单击退出按钮，返回“客
42、户档案”窗口，右边列表框为所保存的客户信息； 若要修改，选中所要修改的客户，单击修改按钮进行修改； 单击退出按钮，返回“基础信息”窗口； (6)供应商（按行业）分类设置。,供应商设置,双击第4项“供应商分类”，进入“供应商分类”窗口，如图4-22所示； 根据案例要求在右边框的栏目中输入适当内容； 按保存按钮，保存此次增加的供应商分类； 继续增加时，单击增加按钮即可； 输入完毕后，单击退出按钮返回“基础信息”窗口。 (7)供应商档案设置 双击第8项“供应商档案”，进入“供应商档案”窗口，如图4-23所示,在供应商档案窗口左边列表中选择一个末级的供应商分类，比如“02软件供应商”，单击增加按钮，弹
43、出供应商档案卡片对话框，如图4-24所示。,根据案例中企业的情况，在相应标签页中输入适当内容，如供应商编号“001”、供应商名称“北京万科有限公司”、供应商简称“万科”、所属分类码默认为选择的末级供应商分类、其他信息如税号、开户银行、银行账号等可酌情输入； 一个供应商信息输入完成后，单击供应商档案卡片上的保存按钮，则保存当前输入信息，并可以在编辑状态下，修改已建立的供应商信息； 单击退出按钮，返回“供应商档案”窗口，右边框为所保存的供应商信息； 若要修改，单击修改按钮； 单击退出按钮，返回“基础信息”窗口。,【本讲小结】本讲讲述总账系统选项设置和总账基础设置的基本内容和具体操作方法，及操作中应
44、注意的问题【课内练习】 1、系统控制台的使用 2、系统时间调整调整为当前账套启用日期,.2.3 初始化设置工作,【本讲教学目的及要求】通过本讲学习，掌握核算系统建立中，科目设置、凭证类别设置、项目管理、录入期初余额、常用摘要定义、常用凭证定义、结算方式设置等内容，并能熟练运用软件进行相关操作。掌握在系统初始化完成后如何进行建账的正确性检查。 【本讲重点】1、会计科目的设置及应注意的问题2、凭证类型分类及设置3、项目管理的作用及设置内容 4、总帐期初余额的录入及辅助账期初余额录入的方法 【本讲难点】会计科目的设置及期初余额的录入【教学方法与手段】多媒体教学 讲授法与实际演示结合,7.2.3. 科
45、目设置,（1）科目设置，就是将企业会计核算中所使用的会计科目逐一地按系统要求描述给系统，大部分通用软件中已预设了一级会计科目，用户需要进一步设定其他低级科目。 （2）对会计科目主要描述主要内容： 科目编码 即按科目编码方案对每一科目的编码进行定义，各级科目的编码必须唯一； 科目名称 即输入本级科目的名称； 科目类型 即科目的性质，包括：资产、负债、权益、成本、损益；,7.2.3.4 科目设置,助记码 即帮助记忆科目的符号，可以采用科目名称的汉语拼音字头编码，如银行存款科目，其助记码为：YHCK 账类 即辅助核算的账类，通用财务系统中提供的辅助核算账有个人往来核算、部门往来核算、项目核算、银行账
46、、日记账等； 计量单位 即进行数量金额核算科目的数量计量单位，如吨、台、个等； 外币名称 即进行外币核算的科目使用的外币名称； 账页格式 即该科目开设账簿的明细账的格式，包括：金额式、数量金额式、数量外币式等。,会计科目的增加、修改和删除,（3）会计科目的设置 增加会计科目 各使用单位选择了预置后，在会计科目初始设置时，只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。 修改会计科目 对已经设置完成的会计科目，在会计科目未使用前可以在会计科目修改功能中完成会计名称、账页格式、辅助项目等内容的修改；,会计科目的增加、修改和删除,删除会计科目如果某些会计科目不需用或者不适合本企业科目
47、体系的特点，可以在使用之前将其删除； 指定会计科目 指指定出纳专管的科目。指定后，出纳才能执行出纳签字功能、查看现金、银行存款日记账，从而实现现金、银行存款管理的保密性。,设置会计科目需注意问题,（4）设置会计科目需注意问题： 会计科目的建立，应先建立高级科目，再建立下级； 增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致； 已使用过的末级会计科目不能再增加下级科目； 非末级会计科目不能修改科目编码；已经使用过的末级会计科目也不能再修改科目编码。,设置会计科目需注意问题：,科目一旦被使用，则不能删除和修改； 银行存款类科目应按本企业开设的银行存款帐户设置； 为方便管理资金往来业务，应建立个人往
48、来科目和单位往来科目； 为会计核算实现交叉立体核算，应建立部门辅助核算科目和项目核算科目； 已有数据的会计科目，应先将该科目及其所属的所有下级科目余额清零后才能删除。,设置会计科目需注意问题：,被指定为现金银行科目的会计科目不能删除，如想删除，必须先取消指定 一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会同时登记在总帐和辅助明细帐上。 辅助帐类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可将其上级和末级科目上同时设置辅助帐类。 只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质,7.2.3.5 外币及汇率,外币汇率管理功能是专为外币辅助核算服务的。由于外币比价变动较快，为使系统在处理有关外币业务时，能及时得到准确的汇率，减少重新录入汇率的频次，账务系统一般提供此功能,7.2.3.6设置凭证类型,1、设置凭证类型 (1)凭证分类方式 记账凭证 收款、付款、转帐凭证 现金、银行、转帐凭证 现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转帐凭证 自定义凭证类别,
