1、第2讲 账务处理系统,一、账务处理系统的概述 二、账务处理系统的工作原理及功能 三、账务处理系统的初始设置 四、账务处理系统日常业务处理 五、账务处理系统期末业务处理 六、账务处理系统的银行对账 七、 账务处理系统的输出,五、账务系统期末业务处理,（一）期末业务处理概述 （二）期末的摊、提、结转业务的处理 （三）自动转账凭证的设置 （四）试算平衡 （五）对账 （六）结账,（一）期末业务处理概述,在账务处理系统下，每一个会计期末会计人员都需要借助系统定义并生成自动转账凭证、完成会计账户的试算平衡，进行银行对账，以及完成对账和结账工作，对这些业务的处理称为账务处理系统的期末业务处理。,由于期末业务
2、处理的主要数据来源于系统内部，各会计期间的多数期末业务处理具有很强的规律性，系统对期末业务的处理主要是由计算机根据用户的设置自动进行的。 期末业务的处理主要是：期末的摊、提、结转业务的处理、结账和编制会计报告。其中会计报告的编制将在报表系统中进行讲授。,（二）期末的摊、提、结转业务的处理,概述 使用转账凭证模板生成转账凭证需注意问题,1概述对于期末的摊、提、结转业务的处理，系统都要求用户事先设置好正确的转账凭证模板，需要时调用设置好的凭证模板，由计算机自动生成转账凭证。,2使用转账凭证模板生成转账凭证需注意问题 1）转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取经处理后生成的，为了保证数据的完整、正确
3、，在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账。,2）期末的摊、提、结转业务具有严格的处理顺序，其基本的处理顺序是：,工资、折旧费用的计提,其他待摊、预提费用的摊提,制造费用结转,辅助生产成本结转,生产成本结转,库存商品结转,销售成本 费 用 收 入 结 转,图2-42 月结转账凭证,3）结转生成的记账凭证将存于未记账凭证库，这些凭证还需要进行审核和记账操作才能记入账簿。对这些凭证的审核主要是审核结转是否正确。对于错误的结转凭证，系统一般不提供修改功能，修改这些凭证的错误只能通过修改设置来进行。,（三）自动转账凭证的设置,登记一个转账凭证模板设置转账凭证模板,转账摘要：
4、是指由转账凭证模板生成的转账凭证中的摘要。凭证类型：是指由转账凭证模板所生成的记账凭证类型。发生频度：用来控制该项结转是按日常、按月、按季还是按年进行。,1登记一个转账凭证模板,主要设置：转账序号、转账摘要、凭证类型、发生频度,转账序号：主要用于标示每一个转账凭证模板的标志。由于期末的结转业务是有特定结转顺序的，在账务处理系统中结转顺序由指定结转顺序号的方式来控制。因此转账序号与转账凭证模板必须一一对应。,2设置转账凭证模板,取数公式中指明从哪个科目取数以及从借方或贷方取数,定义模板时考虑是否使用部门、项目、往来单位等辅助核算信息,每登记一个转账凭证模板都需要对模板中的各个会计分录进行设置，这
5、种设置主要包括：科目编码、借贷方向、借贷金额的取数公式。,（四）试算平衡,试算平衡功能就是将系统中所有科目的数据按会计平衡公式进行平衡检验。一般地，试算平衡包括“资产负债平衡”和“借贷平衡”两部分，只有当两者都通过，试算平衡才算通过。,一般地，试算平衡给出试算结果。如有未通过部分，系统给出差额提示，在用户未能调平差额之前，无法使用“期末结账”功能。 账务处理系统下的试算平衡过程是由计算机自动完成的。,（五）对账,账务处理系统的对账是系统对账薄数据进行核对，以检查记账是否正确，账薄的金额是否平衡。为了确保会计核算的真实性和完整性，符合账账相符、账证相符、账实相符的要求，在期末结账前，应首先进行对
6、账工作。,注 意： 对账应经常进行，至少每月一次。 对账应在结账前进行。,（六）结账,概述 账务处理系统结账工作的一般处理步骤 期末结账时应注意问题,1.结账概述结账是在把一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上，计算、记录并结转各账薄的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。,根据会计制度的规定，结账主要是计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作。计算机的结账工作也按此要求处理，但稍有不同的是：计算机每次记账均已经结出各科目的发生额和余额，因此结账工作主要是计算机控制系统改变某些状态，确定本月的数据已处理完毕，不再增加新的凭证。注 意：结账工作应由
7、具有结账权限的人员进行。,2账务处理系统结账工作的一般处理步骤 停止本月的记账工作。 进行数据保护：数据保护的过程与记账基本相同 进行试算平衡 将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。,3期末结账时应注意问题 结账应由具有结账权限的操作员进行。 各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。 当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。结账后就不能再输入该月凭证。 上月未结账，本月无法结账。 每月只能结账一次，因此一般结账前应作数据备份，如果结账不正确可以恢复。,有些账务处理系统初始设置中需要设定每月的结账日期，使用这些软件必须在规定的日期进行结账，否则系统
8、将不予结账。 多数账务处理系统年未结账后系统会自动生成下一年度的机内账簿，并将本年各账户期末余额结转下年。但也有一些账务处理软件， 年未结账后需要运行年初转账功能，才能完成余额的结转工作。,小 结：通过本节知识的学习，同学们要清楚账务处理系统的期末处理的流程，掌握期末结转的方法。在本节知识中，月末自动转账凭证模板的定义是一个难点，同学们要通过课后上机练习题加深对这一难点的理解，并能熟练定义月结模板。,第2讲 账务处理系统,一、账务处理系统的概述 二、账务处理系统的工作原理及功能 三、账务处理系统的初始设置 四、账务处理系统日常业务处理 五、账务处理系统期末业务处理 六、账务处理系统的银行对账
9、七、 账务处理系统的输出,六、账务系统的银行对账,（一）银行对账的概述 （二）银行对账工作 （三）银行对账工作过程,（一）银行对账的概述,由于每个单位的银行存款收付业务都比较频繁，而且企业与银行的账务处理和入账时间不一致，往往会发生双方账面记录不一致的情况，产生未达账项。为了防止记账发生差错，准确掌握银行存款的实际金额，了解实际可以运用的货币资金数额，企业必须定期将企业的银行存款日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表，这就是银行对账。,银行对账是各单位出纳员最重要的日常工作。为了避免银行存款账目发生错误，正确掌握银行存款的实际余额，同时减轻出纳人员的烦琐劳动，辅助出纳人员完成银行
10、对账工作，账务处理系统提供了银行对账功能，即将系统登记的银行存款日记账与银行对账单核对，产生银行存款余额调解表。凡是在设置会计科目时， 已设置“银行类”账户类别的科目都可以使用银行对账功能。,（二）银行对账工作,银行对账工作包括： 银行账期初余额的录入 未达账项的初始录入 录入银行对账单 对账 编制银行存款余额调节表 核销已达账 查询打印未达账、银行存款余额调节表等。,（三）银行对账基本工作过程,一般地，银行对账的基本工作过程如下：录入初始末达账录入银行对账单银行对账输出对账结果,1录入初始末达账,按银行类科目分别录入,录入初始末达账是系统初始设置的一个重要内容。它的作用是将系统启用前手工业务
11、处理时的未达账项和银行所记账的余额输入计算机账务系统中，以保证数据的连续和完整。输入时，如果该账套有多个银行对账科目，则首先选择对账科目，录入初始余额，然后按屏幕显示的格式逐项录入。录入结算单据号时应与填制记账凭证时输入的位长相同，因为这是计算机自动对账的重要依据。 初始余额录入完毕，系统将自动检测调节后余额是否平衡，如果不平衡，系统将给出提示要求改正，直至正确为止。,2录入银行对账单,在每月月末对账前，必须将银行开具的银行对账单的内容输入计算机并保存。输入的主要内容包括对账单上每一笔业务银行的入账时间、结算方式、结算的凭证号、借贷金额、银行账户的余额等。 输入完成后，系统按照“企业银行日记账
12、期末余额+企业未达账借方金额-企业未达账贷方金额=开户银行对账单期末余额+对账单未达账借方金额-对账单未达账贷方金额”的公式，进行平衡校验，如果不平衡，需检查修正直至平衡。注意：在录入银行对账单时，不允许将几笔业务的发生额相加，作为一笔业务输入系统。,3银行对账所谓银行对账，指系统对某一对账科目的银行存款日记账和银行对账单每笔业务进行核对，对于核对上的项目系统自动加注核对标记，未核对上的项目作为未达账，据以编制银行存款余额调节表。,1）对账方式在计算机账务系统中，对账方式通常分为自动对账和手工对账两种对账方式。,自动对账是指在起用系统的银行对账功能后，系统自动根据输入的银行对账单上的未达账项和
13、通过记账产生的日记账未达账项相互勾对。未达账与已达账是否匹配的确认方式主要有两种：一种是计算凭证号和业务发生额均相同时，可以认为是同一笔业务的已达账加以核销，另一种是只按金额比较，若金额相同，可以认为是同一笔业务进行核销。 银行对账后，可能还有一些特殊的已达账没有核对出来，仍列入未达账项中，这时可以采用手工对账加以补充。 手工对账是核对自动对账未能找到的已达账项。由于同一笔经济业务在单位银行日记账和银行对账单上的记录内容可能不会完全相同，因此，自动对账有时并不能核销这些本来相同的业务，从而无法实现全面彻底对账，此时需采用手工核销未达账项的方法加以补充。 手工对账时可以采用手工方式逐笔核销日记账
14、和对账单未达账项。,2）对账步骤对账时可按以下步骤进行： 计算机自动对账 手工辅助对账 核销已达账,4输出对账结果,对账完毕，系统将自动生成“单位未达账项”、“银行未达账项”、“已达账项”，检查余额是否相等并编制“银行存款余额调节表”。用户可以通过显示器或打印机输出这些结果。为了彻底消除虚假未达账，还应对余额调节表作进一步的检查，这种检查只能靠人工目测来完成。检查完毕通常应该将银行存款余额调节表打印出来，作为会计档案保存。,小 结 ：银行对账工作是企业出纳的一项重要工作。通过本节内容学习，同学们要把握银行对账的基本流程，掌握银行对账的基本内容。,第2讲 账务处理系统,一、账务处理系统的概述 二
15、、账务处理系统的工作原理及功能 三、账务处理系统的初始设置 四、账务处理系统日常业务处理 五、账务处理系统期末业务处理 六、账务处理系统的银行对账 七、 账务处理系统的输出,七、账务处理系统的输出,（一）账务系统输出方式 （二）科目汇总表输出（三）账薄输出,（一）账务系统输出方式,在账务处理系统中信息输出的方式有三种：查询、打印、备份。,查询：通过屏幕显示输出，通常称为查询。查询的内容包括凭证查询、账簿查询、汇总表查询，以及各种辅助项目的查询。 记账后的会计资料可以通过账薄查询功能进行不同需求的检索和查询。查询内容包括已记账的总账查询、明细账查询、日记账查询、部门账查询、往来账查询、项账查询等
16、。 查询账薄通常有指定条件查询和组合条件查询。指定查询是只要选取或输入需要查询的条件，计算机可按条件自动显示相应内容以供查询。总账查询通常采用指定条件查询，查询条件主要有日期和科目编号。 组合条件查询是同时指定两个或两个以上条件进行筛选查询。通常查询明细账时采用此方法，其查询条件有日期范围、科目编码、凭证类型、凭证号范围、摘要、发生额范围、结算号、制单人、审核人等，查询的结果可以打印输出。,打印：通过打印机输出，通常称为打印。 通过账薄查询打印输出的结果仅供平时查询使用，不作为正式会计账薄保存，只有应用账薄打印功能专门打印输出的正式账薄，才能作为正式存档保存的资料。 账薄打印是指用打印机打印输
17、出会计账薄，包括打印总账、明细账、日记账、辅助账、科目汇总表等。 账薄打印输出的会计账薄要符合国家会计制度统一规定的格式，其基本条件有日期和科目名称，且两者不能同时为空。账薄打印输出一般在月末进行。如果已结账，打印会计账薄时有特殊标记，以示区别。 套打指采用按一定格式印好的专用打印纸送行打印工作。打印时只打印有关数据不打印表格线。这种打印方式打印速度快，账页标准美观，还可以节约打印头的寿命，但需要使用专用打印纸且打印的技术要求较高。 完全打印指需要输出的全部内容都由打印机打印，这种方式应用简单但打印速度慢。,备份：通过软盘驱动器输出，通常称为备份。由于备份功能对系统数据的安全有重要意义，又与系
18、统数据恢复功能有密切联系，因此备份不光是信息输出的一种方式而且是系统维护的重要功能。,（二）科目汇总表的输出,为了提供某一科目某一时间范围的发生额和余额，系统提供了凭证汇总功能。凭证汇总同样需要输入汇总条件和汇总凭证的范围。运行凭证汇总功能，系统自动进行凭证汇总并将产生的科目汇总表显示在屏幕上。需要打印时，操作对应的功能键系统即可将结果打印输出。科目汇总同样分已记账凭证和包括未记账凭证的所有凭证两种情况进行查询和打印。,在计算机账务系统中凭证汇总的目的主要是提供用户需要的综合信息。另外多数企业装订记账凭证时在每本记账凭证前装订一张该本凭证的汇总表以方便对凭证档案作严格的管理。这与手工处理会计业
19、务，汇总记账凭证是为了登记总账完全不同。在计算机账务系统中记账和凭证汇总完全无关，这也是计算机账务系统与手工方式记账的重要区别之一。,（三）账薄输出,账簿输出分日报单输出、日记账输出、明细账输出、总账输出和辅助账输出，每种输出均有查询和打印两种输出方式。查询输出方法与凭证查询使用方法类似，使用时用户需要输入查询条件。系统根据用户输入的条件在屏幕上显示需要的账簿内容。需要打印时，用户可以操作对应功能键系统即将用户需要的账簿内容打印出来。,由于制度规定，采用计算机替代手工记账的单位也需要保存文字的会计凭证和账簿，结账前和结账后打印的账簿应该有所区别。因此多数账务系统软件，除了在账簿查询功能中设有打
20、印功能供用户打印查询需要的账簿内容外，还设置了单独的账簿打印功能供用户打印全部结账后的账簿。这种打印功能用户不能选择打印,范围，运行后系统自动打印制度规定的全部账簿。不是根据结账数据打印的账簿，系统一律作有特殊标记。 为了减少明细账的打印工作量，一些账务处理系统设置了“满页打印”功能，该功能可控制系统对某些明细科目不足一页的部分留待以后打印，用户可根据会计制度的规定选择使用该功能。,账簿输出的格式由科目设置中的账类所决定，可以输出三栏式、数量金额式、复币式、多栏式等用户需要各种账簿。也可以输出各种日报单。和手工不同的是计算机账务系统可以输出任何一级会计科目的对应账簿。,本章小结：账务处理系统是
21、会计信息系统的核心子系统。它不仅改变了会计数据的处理方式，而且由于计算机数据处理特点，部分地改变了传统会计的业务流程。通过本章教学内容的学习，同学们要熟练掌握账务系统的初始设置、账务处理系统的日常业务处理、账务处理系统的期末业务处理、银行,对账、账、证、表的查询等基础知识，这些知识是我们进一步学习后续知识的基础，也是实际会计工作中不可缺少的工作内容。,一、名词解释 账薄查询 试算平衡 错误凭证的“无痕迹”修改？ 错误凭证的“有痕迹”修改？ 机制凭证 派生凭证 自动对帐 手工对帐,二、简答题 记账凭证有哪些主要内容？应如何填制？ 在凭证录入中为什么要有正确性检查措施？有那些正确性检查措施 帐务处理系统中记帐凭证的的处理流程？ 当发现输入的记账凭证有错误时，谁有权修改？应该如何进行修改？试对未审核和已审核的凭证修改进行说明。 记帐原理？ 记账的过程及应注意的事项有哪些？ 期末的摊、提、结转业务的处理顺序？ 如何完成银行对账？ 简述银行对账的基础数据如何获取？ 在计算机条件下自动对账和手工对账的区别？,
