1、第 1 页 共 38 页内蒙古锡林郭勒白音华煤电有限责任公司矿业分公司内蒙古白音华蒙东露天煤业有限公司规章制度发布通知规章制度2012 第 58 号内蒙古锡林郭勒白音华煤电有限责任公司矿业分公司、内蒙古白音华蒙东露天煤业有限公司联合制定的财务报销管理办法已经于 2012 年 5 月 8 日通过，现予发布，自通过之日起施行。签发人：王志田二一二年五月二十六日第 2 页 共 38 页规章制度控制表制度名称 财务报销管理办法制度编号 BYHMY-04-12-2012-05版本 签发日期 下次评估时间 起草人 部门审核 分管领导审核 签发人 是否修订2012 2012.5.26 2013.5 邱成 赵
2、庆松 孟繁祥 王志田 是本办法主要内容1.明确了财务报销管理职责和权限，明确了资本性支出、生产成本及日常费用报销流程。2.加强资本性支出、生产成本及日常费用报销、审核、结算管理。解释部门财务部实施及完善执行人财务部副经理第 3 页 共 38 页财务报销管理办法第一章 总则第1条 加强财务报销过程管理,规范报销流程,明确审批权限，严格履行审批和报销程序。第2条 适用于内蒙古锡林郭勒白音华煤电有限责任公司矿业分公司（以下简称“ 二号矿” ）、内蒙古白音 华蒙东露天煤业有限公司（以下简称“三号 矿” ）。第3条（术语和定义）报销是把领用款项或收支账目开列清单，报请上级核销，本办法所指报销是指二号、三
3、号矿生产经营、投资所产生的成本、费用、税费及资本性支出等财务结算。第二章 管理职责第4条 财务部职责。一一一 负责审核是否按合同、订单及报销标准约定报销。（二）负责审核报销单据、签批手续是否齐全。（三）负责审核财务报销发票的合法、合规、合理性。（四）负责对资本性支出、生产成本及日常费用进行归集、核算。第5条 承办部门职责。承办部门是指资本性支出、生产成本及日常费用归口管理及履行报销手续的部门。包括机关各部室、基层各部门及外部单位。承办部门应履行以下职责：（一）对报销项目、金额是否符合合同、订单规定及报销标准第 4 页 共 38 页负责。（二）严格履行审批和报销流程。（三）负责及时索取票据、填制
4、相关表单、组织签批。（四）对报销项目的发票合法、合规、合理性负责。第三章 审批项目分工第 6 条 总经理审批项目。（一）建安工程及设备购置等资本性支出的预付款、报销与结算款的审批。（二）物资采购预付款、报销与结算款的审批。（三）外委运输费、外委爆破费、租赁费、劳务费及数额较大的预算外费用和偶发性费用的审批。（四）职工福利费、临时用工劳务费、公司公务车辆费用、会议费、业务招待费、办公费、律师费、运输费等借款和报销审批。第7条 分管副总经理审批项目。（一）各部门的差旅费、生产指挥用车费用、劳动保护费、低值易耗品、取暖费、通讯费、水电费、交通费、印刷费、审计费、技术资料费等费用的借款和报销审批，另外
5、差旅费等报销超标准部分的审批。（二）公司规定的其他应由分管副总经理审批的报销项目。 第8条 党委书记审批项目。党群活动经费报销与付款的审批。第四章 财务报销一般流程及管理第 5 页 共 38 页第 9 条 建安工程。（一）工程预付款。施工合同签订后，施工单位填报开工报告，生产部组织相关部门对施工单位开工条件进行审核，审核通过后计划部上报月度资金计划，组织签署工程款支付审批单，经总经理签批后，交财务部进行稽核及账务处理。（二）建安工程进度款。施工单位申报月度工程进度，生产部组织验收。计划部上报月度资金计划，组织签署月度工程进度报表及工程款支付审批单。施工单位经办人开具进度款全额建筑安装工程发票，
6、附工程价款结算单、 工程款支付审批单等填制报销单，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（三）工程竣工。施工单位出具工程竣工报告申报工程竣工，生产部组织相关部门对竣工工程进行联合验收，通过验收后联签工程竣工验收单，施工单位将通过验收的工程资料报工程审计进行审核，工程审计审核后出具工程审计报告，施工单位将竣工报告、 工程审计报告等竣工资料交财务部各一份，按审定金额进行竣工决算。（四）建安工程质保金。施工单位做工程质保到期申请，生产部组织使用部门对工程质量进行评价，并出具工程质保到期结算单。计划部上报月度资金计划，签署工程款支付审批单，经总经理签批后，将两单交财务部进行审核及账务处理。第 1
7、0 条 设备购置、物资采购。（一）设备购置。首先由使用部门做采购申请，机电部汇总组第 6 页 共 38 页织签订采购合同进行采购，并做用款计划（如有预付或借款，采购部门履行预付或借款程序付款），设备到货后，机电部组织使用、计划等部门进行验收出具设备到货验收单。机电部向供应商索取增值税发票，附设备到货验收单填制报销单，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（二）物资采购。首先由使用部门做采购申请，物资部组织签订采购合同或订单进行采购，并做用款计划（如有预付或借款，采购部门履行预付或借款程序付款），物资到货后，物资部验收入库，出具入库单。物资部及时向供应商索取增值税专用发票，附入库单等手续填
8、制报销单，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理；物资出库，物资部负责填制出库单及物资出库费用分配汇总表，并按财务规定，及时送交财务部并提供核算的必要数据。（三）购置设备、物资采购质保金。机电部、物资部（设备由机电部，物资由物资部，下同）组织使用部门对质保到期设备、物资质量进行评价出具设备（物资）质保结算单，并上报月度资金计划。机电（物资）部组织签署支付审批单，经总经理签批后，将两单交财务部进行审核及账务处理。第 11 条 外委运输费。每月运输单位申报运量，生产部、技术部对该运量进行考核、验收确认，出具运费结算汇签单，分管领导签批。运输单位根据运费结算汇签单开具运输业发票，填制报销单，经总
9、经理签批后，将报销单、发票及运费结算汇第 7 页 共 38 页签单交财务部进行结算。第 12 条 外委爆破费。爆破公司申报爆破量，生产部、技术部对该量进行考核、验收确认，出具爆破费结算汇签单，分管领导签批。爆破公司根据爆破费结算汇签单开具其他工程作业（煤岩爆破工程）发票，填制报销单，经总经理签批后，将报销单、发票及爆破费结算汇签单交财务部进行结算。第13条 职工福利费。（一）公司统一发放现金。由人力资源部制定发放标准，编制福利费发放审批表报总经理审批，经审批后交财务部发放。（二）公司统一发放物品。由人力资源部制定发放标准，编制福利费发放审批表报总经理审批，经审批后，人力资源部按标准采购、发放，
10、并向供应商索取发票及物品明细表填制报销单，经总经理签批后，将报销单、发票、福利费发放审批表及发放明细等手续交财务部进行审核及账务处理。第14条 劳务、保安费。（一）劳务费。劳务公司编制劳务费明细表、 劳务费总表及开具劳务费发票，人力资源部、劳务用工部门审核，经总经理审批后，交财务部进行审核及账务处理（要求人力资源部同时编报劳务费成本分配表）。（二）保安费。保安公司编制保安费明细表及开具发票，综合部审核，经总经理审批后，交财务部进行审核及账务处理。（三）偶发性劳务费用。各单位应严格限制偶发性劳务费用第 8 页 共 38 页支出，类似费用发生前必须向总经理提出申请、填写劳务费支出审批表，经本部门、
11、综合部负责人审批后，报公司总经理审批。劳务费发生后，综合部负责索取发票填制报销单及劳务费发放表，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。第15条 综合部公务用车费用。 （一）修理费。报销人凭机动车修理费清单及发票填制报销单，机电部审核确认，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（二）油料费。报销人首先填写车辆行驶记录表，依据油料发票填制报销单，综合部审核确认，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（三）其他杂费。路桥费、存车费等其他杂费，要同油料费一同报销，不得单独报销，审批流程相同。第16条 会议费。会议分由公司主持召开会议及参加外部会议。（一）会议费开支项目及标准。1.会议
12、费的开支项目。会议费的开支项目主要包括会议期间的房租（含住宿费及会议室租金）、伙食补助费及其他费用（材料费、印刷费等）。2.会议费的报销。公司招开的会议要做会议预算，按预算报销；参加外部会议要有会议通知单，按通知中规定标准报销。（二）会议费报销手续。第 9 页 共 38 页1.由公司主持召开会议，根据公司会议费预算审批表，按照审批顺序由承办人、承办部门负责人（证明）、综合部经理签字，经总经理签批后,交财务部审核及账务处理。2.外部会议，参加会议通知单，经综合部初审、财务部复核，在履行总经理审批后，按报销程序报销。第17条 业务招待费。（一） 公司领导安排综合部承办招待，发生业务招待费时，综合部
13、填制业务招待费审批单报总经理审批。招待结束后索取合规发票填制报销单，综合部经理审核确认，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（二）机关、基层各部门发生业务招待费支出时，填制业务招待费审批单报综合部审核招待标准，总经理审批。招待结束后索取合规发票填制报销单，综合部经理审核确认，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（三）公司副总经理、党委书记公出发生业务招待费时，要求综合部补办业务招待费审批单，公出领导确认，综合部凭发票、业务招待费审批单填制报销单，经总经理签批后交财务部进行审核及账务处理。总经理公出业务招待费由党委书记签批。第18条 办公用品。（一）集中采购。首先由使用部门申报办
14、公用品计划，综合部对各部门申报计划进行审核汇总，经总经理签批后定点采购，综合部向供应商索取合规发票及办公用品清单，填制报销单同时第 10 页 共 38 页编制办公用品分配表，经总经理签批后，将报销单、发票、办公用品清单及办公用品分配表交财务部进行审核及账务处理。（二）零星采购。使用部门直接采购，向供应商索取合规发票及办公用品清单填制报销单，综合部审核，经总经理签批后，将报销单、发票、办公用品清单交财务部进行审核及账务处理。（三）办公用品按照部门预算定额管理。第 19 条 复印、印刷、邮费等办公费。各部门根据发票填制报销单，综合部审核确认，经总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。第 20 条
15、 房屋租赁费支出。综合部根据合同等对发生租赁费用进行确认，同时索取房屋租赁发票填制报销单，经总经理签批后，交财务部进行结算。第21条 出国（境）团组经费。（一）出国（境）团组凭中电投集团公司国际合作部出具的出国（境）任务批件原件、费用预算表（见国际合作部规定），由团组所在部门负责人和公司总经理审批的借款单到财务办理借款，并按国家外汇管理局的规定办理换汇手续。如参加其他单位组团，须提供组团单位的书面付款通知、各项费用明细表及国际合作部下达的出国（境）任务确认件原件。（二）公司领导出差可乘飞机头等舱，公司部门经理、副经理及相同级别待遇人员，出差可乘坐公务舱；其他人员出差可乘坐第 11 页 共 38
16、 页经济舱。国际机票原则上通过竞价在国内购买并用人民币支付。（三）出国（境）团组在外的食宿、公杂、交通及零用费参照国家财政部、外交部颁发的临时出国人员费用开支标准和管理办法（财行 200173 号文件）执行。（四）出国（境）团组回国后2周内履行票据报销手续，由出国（境）团组经办人填写出国（境）费用结算表（见国际合作部规定）和出国（境）费用报销单，依次上报团组负责人、所在部门负责人、公司总经理审批，财务审核后报销。有效票据必须有各项开支的明细，凡外文部分必须用中文注明，结算汇率按兑换时汇率执行。财务不垫付非相关人员的出国费用。第22条 差旅费（详见差旅费报销管理办法）。分管副总经理、党委书记差旅
17、费报销由总经理签批，总经理差旅费报销由党委书记签批；费用依照谁受益谁出资的原则。注：为二号矿办事开具二号矿发票在二号矿报销，为三号矿办事开具三号矿发票在三号矿报销。第23条 生产指挥用车费用。（一）修理费。承办人凭司机签字确认的机动车修理费清单及发票填制报销单，经机电部审核及分管领导签批后交财务部进行审核及账务处理。（二）油料费。报销人凭油料发票及车辆行驶记录表填制报销单，经部门经理审核确认，分管副总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理；在物资部油库加油的，物资部依据油料出第 12 页 共 38 页库单编制油料消耗汇总表，经各部门签字确认，机电副总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（三
18、）路桥费、存车费等其他杂费，要同油料费一同报销，不得单独报销，审批流程相同。第24条 劳动保护用品。报销参见物资采购；劳动保护用品由物资管理部门集中批量采购，严格限制零星采购，用品管理责任人负责计算费用的分配，并按财务规定及时提供财务核算的必要数据；劳动保护用品各部门原则上按照预算额度领取或发放。第25条 取暖费补贴。由人力资源部制定员工取暖费补贴标准，员工凭房产证或购房合同复印件、供热发票按报销标准填制报销单，经人力资源审核，分管领导签批后，交财务部进行审核及账务处理。第26条 电话费。移动电话费支出，由综合部制定报销标准，各部门将移动电话费发票汇总送交综合部，再由综合部审核、汇总、填制报销
19、单，经分管领导签批后，交财务部进行审核及账务处理；办公室固定电话费支出，承办人凭固定电话费发票填制报销单，经综合部经理确认，分管领导签批后，交财务部进行审核及账务处理。第27条水、电费。（一）电费支出。由供电部负责抄表，并根据索取的增值税专用发票及电费清单编制电费分配表、填制报销单，经分管领导第 13 页 共 38 页签批后，交财务部进行审核及账务处理。（二）水费支出。由综合部负责抄表，并根据索取发票及清单编制水费分配表、填制报销单，经分管领导签批后交，财务部进行审核及账务处理。第28条 检测、技术服务、审计、咨询费。（一）检测、技术服务支出。承办人根据发票及清单填制报销单，经部门经理确认，机
20、电副总经理签批后，交财务部进行审核及账务处理。（二）审计、咨询费支出。承办人根据发票及清单填制报销单，经部门经理确认，分管领导签批后，交财务部进行审核及账务处理。第 29 条 修理费、设备租赁费支出。机电部根据合同等对发生修理、设备租赁费进行验收确认出具验收单，费用承办部门索取发票，填制报销单，经机电副总签批后，将报销单据交财务部进行审核结算。第30条 工会经费支出。承办部门报工会经费支出计划，经党群工作部进行审核，工会主席批准后开销。承办部门根据计划开销后，索取发票填制报销单，经党群工作部复核，工会主席签批后，交财务部进行审核及账务处理。第31条 职工困难补助、疗养费、职工慰问费、独生之女费
21、等支出。员工提供相关证明材料，经人力资源部、党群工作部确认，第 14 页 共 38 页党委书记审批后，交财务部进行审核及账务处理。第32条 书刊费、宣传费。（一）书刊费支出。各部门上报书刊费支出计划，由党群工作部负责审核汇总及采购，并根据索取发票及清单填制报销单，经党委书记签批后交财务部进行审核及账务处理。（二）宣传费支出。各部门上报宣传费支出计划，由党群工作部负责审核汇总及组织实施，根据索取发票及清单填制报销单，经党委书记签批后，交财务部进行审核及账务处理。第五章 报销要求第33条 承办部门发生的对外结算业务，支出金额超过1000元（含）的应以银行转账方式结算；不得用现金结算方式办理建安工程
22、、设备购置、物资采购及工程前期费用等款项支付；支付金额超过500万（含500万）需要总经理和财务总监联签。第34条 办公用品、技术资料费等分批供货，定期结算的采购，除提供正规发票外，还必须有供货单位提供的购货明细清单。第35条 公司公务车及生产指挥车辆发生的修理费要有明细清单及司机本人签字确认；油料费、路桥费、存车费等车辆费用，要写明车号，油料（指汽油、柴油）发票背面要注明车辆里程表数据并提供行车记录。费用按照车辆资产归属报销。第 36 条 承办人将要报销的单据整齐地粘贴在“报销粘贴单”上，按规定填写报销事项，除经办人、部门负责人、主管领导签第 15 页 共 38 页字外，严格执行证明（出差等
23、事项）或验收（购买物品等相关事项）手续（验收人、报销人不能同为一人），严格履行审批流程，以确保报销费用的真实有效。第37条 在公司办公所在地以外发生的预算外偶发费用，应在报请相关领导批准和征询财务部门的意见后开销，以保证费用支出的合法、合规、合理性。第38条 报销人对其提供的发票或凭据的真实性负全责。如实反应各项经济业务的真实内容，报销单据中无弄虚作假行为,如有违反法律、法规规定的由其承担法律责任；发票必须填写公司全称，二号矿开具发票名称为：内蒙古锡林郭勒白音华煤电有限责任公司，三号矿开具发票名称为：内蒙古白音华蒙东露天煤业有限公司。第39条 各项审批手续完备后，在财务部票据登记簿逐笔登记并交
24、财务人员审核，已经借款的要先冲销借款，需要支付现金或用支票结算的，经出纳人员复核凭证，交报销人确认无误并签字，出纳人员再以合法的会计凭证为依据办理资金收支业务。第40条 有关部门出具的费用分配表、验收单等表单，要及时送交财务部，以便财务部门及时进行账务处理。第41条 费用报销时间要求。（一）承办人办理个人借款原则上要在当月索取发票，办理报销或还款。不能在当月及时办理的，要向财务部门说明情况，并提供完成索取发票及报销程序的时间表。第 16 页 共 38 页（二）设备购置、物资采购等各项业务，承办人必须在业务发生时及时索取发票，按月报销，报销时间跨度不超过1个月。（三） 周一至周五为公司财务报销时
25、间（特殊情况除外），每月的26日至下月的前三个工作日为财务结账及出具财务报告的时间，无特殊紧急情况不办理报销事项。第六章 附 则第42条 本办法由公司财务部负责解释。第43条 本办法自2012年5月8日起实施。第七章 支持性文件第 44 条 本办法的支持性文件包括：（一）中华人民共和国会计法（二）企业会计准则（2006年2月15日中华人民共和国财政部令第33号）（三）会计基础工作规范（财政部财会字199619 号）（四）总会计师条例(1990年12月31日国务院第72号令)（五）中国电力投资集团公司会计核算办法（六）中国电力投资集团公司会计基础工作制度第八章 附件和相关记录第 45 条 本办法
26、的附件包括：（一）车辆行驶记录表（二）宴请审批单（三）外委运费、爆破费报销支流程第 17 页 共 38 页（四）建安工程进度款报销支付流程（五）设备采购及报销流程（六）福利费报销流程（七）工资发放报销流程（八）劳务费、保安费报销支付流程（九）机动车修理费报销支付（十）机动车燃料费报销支付流程（十一）设备质保金支付流程（十二）工程质保金支付流程（十三）材料预付款支付流程（十四）会议费报销支付流程（十五）业务招待费报销支付流程（十六）办公费报销支付流程（十七）书刊费报销支付流程（十八）工会经费报销支付流程（十九）检测费、审计费、咨询费报销支付流程（二十）水电费报销支付流程（二十一）复印、印刷、邮费
27、及电话费报销流程第 18 页 共 38 页附件1： 综合部车辆油料、过桥费报销计算单 车号： 司机姓名： 审核： 综合部经理： 时间 行驶内容 加油量 加油费 路桥费基项目 月 日 时 出发 地 目的 地上次报销最后一笔加油里程表数本次报销最后一笔加油里程表数行驶里程 （升）百公里油耗 （元） 高速公路 其他路 桥 用途用车人签字序列 1 2 3 4 5 6 7 8=7-6 9 10=9/8/100 11 12 13 14 151 2 3 4 5 6 7 8 第 19 页 共 38 页附件2：宴请审批单部门：时间月 日宴请单位客人数量作陪人数综合部审批宴请地点宴请标准（元/人）宴请金额（元）分
28、管领导审批第 20 页 共 38 页附件3：外委运费、爆破费报销结算流程外委运费 、 爆破费报销结算流程财务部总经理副总经理生产部 / 计划部施工单位CA BDE5 0 0 万元以上5 0 0 万元以下总经理审批财务总监审批分管领导签批确认签字填制工作量确认单技术部负责人审核出纳转账填制报销单工作量支付申请财务审核财务经理审核生产部负责人审核开始流程级别 公司级 密级 4 级 编制单位 财务部 签发人 签发日期第 21 页 共 38 页附件4：建安工程进度报销支付流程建安工程进度报销支付流程财务部施工单位总经理副总经理各职能部门CABDE出纳转账财务经理审核审计审核财务审核财务经理审核分管领导
29、签批财务总监审批总经理审批计划部审核填制报销单计划部上报资金计划工程进度申请计划部组织工程进度验收 、 汇签生产部负责人审核生产部负责人审核总经理审批财务总监审批5 0 0 万元以下5 0 0 万元以上签发人5 级编制单位密级签发日期公司级财务部开始部门节点第 22 页 共 38 页附件5：设备采购报销支付流程第 23 页 共 38 页附件6：福利费报销流程第 24 页 共 38 页附件7：工资支付流程第 25 页 共 38 页附件8：劳务费、保安费报销支付流程第 26 页 共 38 页附件9：机动车修理费报销支付流程机动车修理费报销支付流程财务部总经理副总经理综合部 / 机电部报销人 / 部
30、门 / 基层单位 / 外包单位CABDE签发人5 级编制单位密级签发日期公司级财务部部门结点 基层单位车辆财务审核填制报销单财务经理审核上报修理明细填制报销单 机电副总审批出纳付款或转账车辆使用部门确认机电部审核机电部审核机电部审核综合部审核填制报销单总经理审批开始机电部审核外委修理费综合部车辆第 27 页 共 38 页附件10：机动车燃料费报销支付流程第 28 页 共 38 页附件11：设备质保金支付流程设备质保金支付流程财务部总经理公司副总经理职能部门机电部 / 设备供应商分管领导审批财务审核财务审核计划部审核使用部审核出纳付款结束设备供应商 提报申请单财务总监审批开始机电部组织联合验收机电部审核总经理审批Abcd e部门结点密级公司级 签发日期编制单位 签发人财务部4 级第 29 页 共 38 页附件12：工程质保金支付流程工程质保金支付流程财务部总经理公司副总经理职能部门生产部 / 施工单位分管领导审批财务审核财务审核计划部审核使用部审核出纳付款结束设备供应商提报申请单财务总监审批开始生产部组织联合验收生产部审核总经理审批财务部 签发人4 级公司级密级 编制单位签发日期第 30 页 共 38 页附件13： 材料预付款审批流程
