1、易表 XP 应用系列之人事管理篇 即使是一个有经验的程序员，建立一个人事管理系统也要颇费周折，对于普通用户来说，更是可望不可及的事。虽有专门的人事管理软件，但是价格昂贵，可扩充性也不强，难以适用各个行业的需要。而易表 XP 给我们提供了另外一种选择，无需任何专业知识，普通用户也能在 30 分钟内建立适合于本企业的人事管理系统。设置栏目人事管理有很多栏目，不同行业、不同企业对栏目的要求也不同。栏目在易表 XP 中对应的概念是列，栏目名称就是列名称，栏目类型就是列类型。执行菜单命令“表 设计表”，根据需要建立人事管理所需要的各列。要正确设置各列的数据类型，例如姓名为字符型、出生日期为日期型，而工龄
2、为数值型。如果已经利用其它软件建立了人事管理数据库，如 Excel、Access 或 Foxpro 等，则可以执行易表 XP 的导入功能直接将这些数据库转换为易表 XP 格式，转换之后还得执行设计表命令，设置好各列的数据类型。设置列表项目通过设置列表项目，可以提高录入速度和准确性。选择文化程度列，执行菜单命令“列 列表项目”，将其列表项目设为“博士|硕士|本科|大专|中专|技校|高中”，这样在输入文化程度时，将出现一个下拉列表框，可以从中选择学历。按同样的方法，设置好部门、性别、职称、职务、民族等列的列表项目。除列表项目外，利用代码项目也可以达到快速录入的目的，例如将职称列的代码项目设为“1:
3、高级工程师|2:工程师|3:技术员|4:工人”这样在输入职称的时候，只需输入 1、2、3、4 等数字，即可自动替换为对应的学历。设置计算公式选择工龄列，执行菜单命令“列 刷新公式”，将工龄列的刷新公式设为“Year(Today() - Year(参加工作时间)”，这样一旦输入参加工作时间，即可自动计算出工龄。每年初执行一次菜单命令“列 刷新列”，刷新工龄列，即可得到最新的工龄数据。按同样的方法，将年龄列的刷新公式设置为“Year(Today() - Year(出生日期)”，将本单位工龄列的刷新公式设为“Year(Today() - Year(入本单位时间)”设置不滚动区域执行菜单命令“列 冻结
4、列”命令，冻结前两列，这样左右滚动表时，编号和姓名列将不随其它列滚动，而是一直显示在表的左边，如此一来，就可以随时知道查看的数据是属于那一位员工的，避免顾此失彼的烦恼。简历和照片再次执行菜单命令“表 设计表”命令，将简历列设为备注型，将照片列设为图片型，退出表设计窗口后，将在主窗口右边出现简历编辑和照片查看窗口（如图一所示）。如果关闭了这两个窗口，右击简历列或照片列，弹出的快捷菜单中有重新打开窗口的命令。在照片查看窗口中右击鼠标，可以插入照片，还可以选择全屏查看。你可以象拖动工具栏一样，将简历或照片窗口拖放到任何位置。记录窗口人事管理的栏目实在是太多了，必须左右滚动才能查看全部数据，不能做到一
5、目了然。易表的记录窗口可以解决这个问题。执行菜单命令“表 - 显示记录窗口”，在主窗口右边将出现记录窗口，可以直接在记录窗口中查看或编辑数据。现在的问题是窗口右边同时出现了记录、简历、照片三个窗口，而记录窗口的位置太小，只能显示少部分内容，当然可以关闭简历和照片窗口，或将其移到其它位置，但是这样做显然太麻烦了。其实完全不必如此啰嗦，在记录窗口的标题栏位置有一个扩展按钮，单击该按钮可将记录窗口最大化，再次单击该按钮，记录窗口又会恢复原始大小。例如图二中的记录窗口就出处于最大化状态，而简历和照片窗口已被最小化。只有易表 XP 的最新版本 2002F 才有窗口扩展功能。 设计员工资料卡易表 XP 提
6、供了一个报表设计工具，利用该工具可以设计出各种图文并茂的报表、卡片、单据和标签。图三就是易表 XP 设计的员工资料卡。和上述的操作相比，报表设计虽然同样简单，但是相对繁琐一些，非三言两语所能讲清楚的，因为篇幅限制，这里就不再讲述，但是相信普通用户在帮助文件的指导下，应该很快能够掌握。 至此我们的人事管理系统基本设计完工，再结合易表 XP 强大的查找、筛选和统计功能，本系统的功能将丝毫不弱于专业的人事管理系统，并且扩充能力强很多，又为你省掉一笔钞票是不是。易表 XP 最新的版本为 2002F，主页地址为：http:/ 用易表进行成绩统计 一、栏目设计进入易表，在“表”菜单中，单击“设计表”，出现
7、图一所示的窗口。选择第一列，在列名框中输入“姓名”，列类型选择字符型，按同样的方法，建立语文、数学、英语、物理、化学、总分、平均、名次等五列，并将这些列的类型选择为数值型，最后建立一个评语列，将其列类型设为备注型。 二、设置公式选择总分列，在“列”菜单中，单击“刷新公式”，将总分列的刷新公式设为：语文 + 数学 + 英语+ 物理 + 化学，如图二所示。同样，将平均列的刷新公式设为：Round(总分/5，1)，Round 函数用于四舍五入，第二参数为要保留的小数位数。 三、输入数据至此，表的设计工作已经完成，得到图三所示的表，在其中输入每位同学的分数，评语列由于是备注型，主窗口右边会出现一个专门
8、的窗口用于输入评语。自输入的过程中，总分和平均分会自动计算。 四.自动输入名次。选中“总分”列，在“行”菜单上单击“降序排序”。然后选择名次列，在头两个单元格分别输入 1、2，然后在“编辑”菜单中，指向“智能填充”，单击“等差填充”，即可自动输入所有同学的名次。 五、单科成绩统计可以利用垂直计算功能，得到每一科的最高分、最低分、平均分等数据。以计算每科的平均为例，选定所有科目，在工具栏中单击 ，执行命令“平均值”即可得到所有科目的平均分。 六、设计通知书利用易表的报表设计功能，可以设计出非常漂亮的通知书，如图 6 所示。设计过程虽然较为繁琐，但是操作很简单，普通用户在帮助文件的指导下，应该能够
9、很快掌握。因篇幅问题，这里就不再讲述通知书设计的具体操作。 用易表 XP 搭建工资管理系统最近笔者所在的公司被收购，工资制度来了个翻天覆地的变化，原以为本“软件专家”又可以卖弄一番了，可没想到行政部的那些菜鸟们竟然依靠自己的力量搭建了一个全新的工资管理系统。经本专家调查，原来是易表 XP 惹的祸，下面我们就看看这些菜鸟是如何用易表 XP 轻松搭建一个工资管理系统的。 设置工资栏目 执行菜单命令“表 设计表”，根据需要建立各工资栏目（在易表中栏目对应的概念是列）。要注意正确设置各列的类型，工号、部门和姓名是字符型，而其它各列都是数值型。笔者任职公司现在实行的是月薪制，通过银行转账发放。岗位工资就
10、是月薪，每月应发工资由岗位工资除以满勤天数，再乘以出勤天数计算得出，实发工资由应发工资减去所得税，再扣除养老保险、失业保险、医疗保险而计算得出。图一就是已经设计好的工资表。 图一 （可点击放大） 设置计算公式 选择应发工资列，执行菜单命令“列 刷新公式”，将应发工资的刷新公式设为“Round(岗位工资 / 满勤天数 * 出勤天数,2)”，函数 Round 是四舍五入函数，第二个参数用于指定要保留的小数位数。选择所得税列，将其刷新公式设为 Itax(应发工资,800)，Itax 是所得税计算函数，第二个参数用于指定起始缴税月收入。最后将实发工资的刷新公式设为“应发工资 所得税 扣养老保险 扣失业
11、保险 扣医疗保险 其它扣款”，如果医疗保险、失业保险，养老保险有固定的计算规则，也按同样的方法设置好它们的刷新公式。设置好刷新公式，确定每位员工的岗位工资后，每月只需输入满勤天数以及每位员工的出勤天数，应发工资、所得税、各种保险以及实发工资都会自动计算得出。特别提示：只需在第一行输入当月满勤天数，然后选定满勤天数整列，执行菜单命令“编辑 智能填充 重复填充”，即可在所有行输入满勤天数，而无需逐行输入。 设计工资条 原来以为设计工资条会是非常繁琐的，可没想到利用易表的自动报表功能，只是单击几次鼠标，不到一分钟就完成了。1、执行菜单命令“报表 设计报表 新建报表”，启动报表设计窗口，单击报表设置按
12、钮，将页面设为A4 纸，方向为横向，单击确定按钮退出。2、单击自动报表按钮，选择需要包括在工资条中的栏目，单击确定按钮退出。3、将鼠标移到细节区的下边缘，指针会变成双箭头，按住鼠标左键进行拖动，将细节区调整到合适的大小，单击工具栏中的全选按钮，然后用鼠标将所有对象拖到细节区。4、再次启动报表设置窗口，选择区域设置，只保留细节区。至此我们的工资条已经设计完成，如图二所示。单击工具栏中的保存按钮，输入报表名称“工资条”，最后退出报表设计窗口。 要打印工资条，执行菜单命令“报表 打印报表 工资条”即可，可以选择全部打印，或仅打印选定的员工。如果要打印某一部门的工资条，可以先筛选出该部门的数据，然后再
13、打印。需要说明的是，报表的筛选打印只有易表 XP 的最新版本 2002g 支持。生成银行转账数据利用易表 XP 的导出数据功能，可将工资数据转换为当地银行认可的格式。比较遗憾的是，易表的导出功会包括所有列，如果希望转账数据只包括需要的列，可以建立一个新文件，执行菜单命令“表 追加表”命令，选择工资数据文件，将当月的工资表追加到新文件中，接着删除不需要的列，调整好各列位置，最后再导出数据。特别提示：同时按住 Ctrl+Alt 键，拖动列标题即可调整列位置。现在我们已经完成了一个基本的工资管理系统，每月初选择选择已经设计好的工资表，执行“表 复制表”命令，生成新的工资表，输入满勤天数以及每位员工的
14、出勤天数，即可得到最新的工资数据。数据统计作为一个工资管理系统，还得具备一定的统计功能。在易表中进行统计是非常方便的，例如要得到不同部门的累计数据，只需执行菜单命令“模式 汇总模式 设置汇总模式”，根据部门列分组，对各工资项目进行累计统计即可。如果要得到全年的统计数据，可以建立一个空白的工资总表（在复制表的时候选择空白表），然后利用易表的合并表功能将各月的工资数据复制到总表中，按照同样的方法进行统计分析。为了在总表中区分不同月份的工资数据，建议在工资表中增加一个月份列。 图三（可点击放大） 利用易表 XP 的表间关联和计算，还可以进行更复杂的统计，例如图三就是利用表间关联得到的年度工资统计总表
15、，至于操作方法，因篇幅限制，这里就不再讲述了，如果有兴趣，可去下载一个易表 XP（），一块来探索一下她的奥秘。 用易表 XP 管理文档 随着电脑的普及，笔者任职单位的文档越来越多地以电子介质的方式出现，为更好地管理和查询这些电子文档，笔者利用易表 XP（以下简称易表）设计了一个电子文档管理系统，使用非常方便。1、设计表格启动易表之后，会自动建立一个新文件。选择表 1，执行菜单命令“表设计表”，选择第一列，在列名称框中输入“文档类别”在列类型框中选择字符型，同样依次将其他各列的名称改为收文日期、文档编号，文档名称、存放位置、发文单位、文档说明，其中收文日期的列类型选择为日期型，文档说明的列类型选
16、择为备注型，其余各列的列类型选择为字符型。最后依次选择多余的列，单击“删除列”按钮删除之。如果你要增加列，单击“增加列”按钮即可。设计完成之后，单击“确定”退出。最后执行菜单命令“表重命名”，输入新的表名“公司文档管理系统”。2、设置目录在文档类别列中输入所有的类别，如行政文件、工作文件、客户信函、技术标准等等，然后执行菜单命令“模式 框架模式设置框架模式”，选择根据文档类别分组，单击“确定”退出。表的左边会出现一个目录树，每一个文档类别对应一个目录。如果要增加目录，用鼠标右击第一行（根目录），从弹出的快捷菜单中执行“增加下级目录”；如果要在某目录的位置插入新目录，用鼠标右击该目录，从弹出的快
17、捷菜单中单击“插入同级目录”；如果要删除该目录，执行“删除当前目录即可”，删除目录并不会删除该目录下的数据，该目录下的数据会自动并入上一个目录中。3、文档管理 输入文档选择要增加新文档的目录，按住“Ctrl +A”,在该目录下增加一行，输入新文档的资料。由于文档说明是备注型，主窗口的右边会出现一个窗口用于输入文档说明，可以通过窗口菜单来打开或关闭这个窗口。用鼠标右键单击“存放位置”单元格，从弹出的快捷菜单中执行“插入文件”，选择新文档的文件类型，打开其所在目录，双击对应的文件名，既可在“存放位置”单元格输入新文档的文件名（包括路径），如图一所示。 查询文档单击文档目录左边的加号，可以展开文档目录，查看该目录下的所有文档。如果目录已被展开，单击目录左边的减号，可以关闭目录。目录树上边有两个数字，分别为 0 和 1，单击数字 1 可以同时展开或关闭所有目录。此外结合易表强大的查找和筛选功能，可以凭借几个关键字，在在瞬间找到任何匹配的文档。 打开文档选择任何一行数据，用鼠标右键单击“存放位置”单元格，从弹出的快捷菜单中执行“打开文件”命令，既可根据该文档的文件类型，调用默认的程序打开文档文件。
