1、第二章制作会议通知,2,学习目标： 通过制作一份会议通知，认识文档工作的基本过程（包括：取纸、输入、编辑与校对、修饰、排版、保存与打印），掌握每个过程中具体的应用技巧,学习重点： 掌握文档操作的六个基本行为规范及相关操作技巧，保证文章的质量，形成职业化的行文习惯,会议通知素材,会议通知样文,3,文档操作的主要步骤,纸型的确定过程内容的输入过程文章的编辑过程格式的修饰过程文件的保存过程内容的输出过程,保证内容准确,保证用纸规范,合理组织内容,直观表现内容,安全保存内容,有效输出内容,目的,4,第一节 启动并准备合适的文档用纸 （选择用纸）,5,重点：掌握页面与纸型的控制方法，避免后期排 版问题,
2、内容： Word的启动与屏幕用纸Word的任务窗格特点Word的几种常用视图与切换方法,6,1、启动Word,通过Windows桌面开始写作,使用任务窗格建立新文档,启动Word 的几种方法,7,1、启动Word,“新建文档”任务窗格中的选项,注意：若要在启动时显示任务窗格，应选中窗格底部的“启动时显示”复选框，否则在启动时不显示此窗格.,8,2、选择行文用纸,目的：在写作之初就选择规范、合适的纸型，避免后期编辑出现乱版现象.,纸张方向：页边距方向区,纸型：纸型列表框中选择,尺寸大小：在“宽度”，“高度”中输入,纸张的选 择包括：,9,3、控制屏幕用纸的显示状态,目的根据不同性质的文字编辑工作
3、的需要，提供便于查看与操作的屏幕视图形式，以便于提高工作效率.,屏幕视图的几种显示方式,不同视图效果的切换,控制显示的工具,包括的内容,10,3、控制屏幕用纸的显示状态,屏幕视图的几种显示方式,11,3、控制屏幕用纸的显示状态,不同视图效果的切换,切换的目的：,使用的工具：1、窗口左下角的视图切换按钮2、菜单栏中的“视图”命令,12,3、控制屏幕用纸的显示状态,其他控制页面显示的工具,13,第二节 输入文章内容与简单修改 （输入与校对）,14,重点：掌握一种汉字输入方法准确、高效的输入不同类型的内容,内容：汉字输入方法（以微软为例）处理输入过程中的其他问题保证输入内容的正确性校对技巧,15,1
4、、介绍几种常用的输入方法,如何开始写汉字：,目的：从默认的英文输入状态，进入汉字输入状态.,切换输入法的几种方法,切换输入法快捷键的使用,16,1、介绍几种常用的输入方法,1、键盘输入法,2、手写板输入,3、语音输入法,整句智能搭配输入,中英文自动识别输入,模糊音的使用,几种常用的输入法,17,键盘输入方法,整句智能搭配输入,中英文自动识别输入,模糊音的使用,18,手写板输入,目的：利用鼠标在屏幕上直接进行手写输入.,使用工具：通过“微软拼音输入法”，可以调出内置的“手写板”.,手写输入的特点,19,语音输入,目的：通过话筒直接向屏幕中输入汉字或下达操作命令.,体验语音输入,语音输入的特点,使
5、用前的准备工作,设置用户配置文件,20,汉字输入练习：,选择一种输入方法输入下列内容：,由于本单位业务范围不断扩大，信息交流日趋频繁，在以电子化文档交流方式日益普及的情况下，就形成了文体风格的杂乱现象。这一现象严重影响到单位的整体形象。所以，统一的文书风格已经成为一项急待解决的工作。为保证不同类型的对内与对外文件具有相对统一的风格，经单位领导讨论后决定召开有关专题会议，特此通知.,21,2、如何在输入文字时添加符号,添加符号的必要性,控制方法1、与“shift”键的配合.2、“Ctrl”+“空格”键.3、使用输入法提示框.,中、外文符号的区别（全角与半角）,键盘上符号分布的特点,22,2、如何
6、在输入文字时添加符号,添加特殊符号“符号”对话框,目的在文档中添加特殊的编辑符号或字符.,使用工具插入菜单中的“符号”命令.,“符号”对话框的使用,为常用的符号设置快捷键,23,3、如何增加第二个自然段落,使用工具通过“回车”键处理.,段落及其具有的特点,“回车”键与“Shift”+“回车”键的区别,24,4、如何更改输入的错误内容,校对和自动更正功能,常见的错误类型,拼写错误红色波浪线显示,语法错误绿色波浪线显示,Word提供的处理方法可自动检测输入文字的类型，根据内置词典进行拼写和语法检查，并标记出错误位置.,25,4、如何更改输入的错误内容,26,4、如何更改输入的错误内容,处理更正建议
7、的方法,接受更正建议,将特殊名词添加到词库中,27,4、如何更改输入的错误内容,自动更正,1）自动更正习惯性的输入错误2）如何处理输入性错误的更正3）自动更正的扩展应用4）使用“自动更正选项”智能标记,28,4、如何更改输入的错误内容,简繁体转换与翻译,1）简繁体转换通过工具栏上的“简繁转换”按钮或“工具”菜单中的“语言”命令处理.,2）用“翻译”任务窗格翻译语种,提供的内容：,双语词典和翻译功能,网上翻译的功能,29,5、应注意的其他问题,几种不同的“I”型光标插入点光标屏幕输入的具体位置定位“I”型光标选择屏幕的输入位置定位“I”型光标的变形选择屏幕的输入位置,随时改变字符的输入位置利用鼠
8、标利用键盘利用滚动条查找输入位置,变形光标的作用（即点即输）,改变字符的输入状态插入与改写控制,30,第三节 文字的快速编辑技巧 (编辑过程),31,内容：认识文档操作的六个基本操作对象 文字的基本编辑（移动、复制与删除） 用不同的工具处理编辑操作 用智能标记进行编辑操作 巧用Office剪贴板,重点：掌握编辑的控制方法，避免操作失误,32,1、文章中的编辑对象与选择技巧,明确操作对象,修改与编辑过程,编辑的操作对象,插入,移动,删除,查找,替换,段落,句,字词,插入点,行,全文,使用工具： 鼠标和键盘,待操作对象 必须先选中,33,利用鼠标选择操作对象,34,利用键盘选择操作对象,35,2、
9、实现快速编辑的几种方法,用“拖拉”方法处理移动操作 鼠标移动过程中与“Ctrl”键的组合应用.,用剪切、复制和粘贴方法处理复制或移动操作 三个命令的使用特点及相应的快捷键.,巧用“粘贴选项”智能标记“粘贴选项”智能标记的特点及其选项的作用.,用键盘处理删除操作删除的几种操作方法及相互的区别.,撤消错误与恢复操作,36,3、“Office剪贴板”任务窗格,剪贴板的用途： 是剪切与粘贴的中转工具，用于处理移动与复制操作.,剪贴板的特点： 1、可以保存24个不同的对象. 2、方便观察多个剪贴对象的内容.,显示“剪贴板”任务窗格 1、默认状态下，多次剪切与复制将显示该任务窗格. 2、其他显示该任务窗格
10、的方法.,使用“剪贴板”任务窗格 该任务窗格中各个选项的作用.,37,第四节 文章格式与修饰 （修饰过程）,38,内容：文字的修饰（字体、字号、颜色等） 段落的对齐方式 正文段落的缩进应用 用“格式刷”快速复制格式 显示格式参数,重点：掌握修饰对象的特点及修饰的具体方法,39,1、文字修饰,目的：修饰文章中的文字内容，使格式符合要求.,三项基 本参数,字体,字号,文字颜色,使用工具（格式工具栏）,样式,倾斜,字体,下划线,段落对齐方式,编号,缩进,项目符号,加粗,字号,字体颜色,40,1、文字修饰,更改字体1、掌握几种标准字体的运用。2、使用“常用”工具栏上的“字体”选择按钮设置字体。,更改字
11、号1、掌握标题字号与正文段落字号运用的规则。2、使用“常用”工具栏上的“字号”选择按钮设置字体。,字符的其他修饰“字体”对话框1、设置上标文字。2、调整字间距。3、设置动画文字效果。,文字修饰样文,41,2、修饰段落保证文章格式规范,段落的四种修饰状态,段落在版心中的排列位置,设置正文段落的三种不同缩进,为段落添加边框与背景,为段落添加项目符号与编号,规范正文及标题段落,显示正文的性质,将内容分割阅读,使文章更加条件化、秩序化,目的,修饰状态,42,2、修饰段落保证文章格式规范,设置段落对齐方式用途：调整段落针对版心的对齐方式.,水平对齐方式,居左对齐,居右对齐,居中对齐,两端对齐,分散对齐,
12、工具：通常使用“格式”工具栏上的五个对齐按钮.,两端对齐,居中对齐,居右对齐,分散对齐,两者的区别,43,2、修饰段落保证文章格式规范,正文段落的缩进类型与用途,“正文”类段落的三种缩进类型与用途 1、首行缩进. 2、悬挂缩进. 3、注释缩进.,“正文”类段落的缩进方法 1、使用“段落”对话框. 2、使用“水平标尺”设置段落缩进.,标尺工具栏,首行缩进,悬挂缩进,默认制表位,页边距,右边距,左缩进,制表位对齐方式,44,3、用“格式刷”复制格式,用途：用复制格式的方法快速执行修饰操作。,使用工具：“常用”工具栏上的“格式刷”按钮.,单击格式刷与双击格式刷的区别,格式刷复制格式的特点,什么是格式
13、刷？,45,4、“显示格式”任务窗格,显示“显示格式”任务窗格 1、使用“格式”菜单中的“显示格式”命令. 2、其他显示该任务窗格的方法.,“显示格式”任务窗格的作用,使用“显示格式”任务窗格 该任务窗格中的选项的作用.,清除格式 使用该任务窗格中的“清除格式”命令.,46,5、检查格式,目的 ：Word2002版可以试着检测由于意外而出现格式不一致的现象.,使用工具： 在“工具”菜单中的“选项”对话框中进行相应的设置。 选择“保持格式跟踪”与“标记格式不一致错误”复选框.,47,第五节 调整文章的版面效果 （排版过程）,48,内容：预览文稿版式 控制页边距的方法 关于“页面设置”对话框,重点
14、：掌握日常公文输出的版式要求与控制方法,49,作用为保证将屏幕上的内容正确地打印输出到物理纸张上完成文章的输入、编辑、修饰过程后，通常还需要一个排版及预览的过程。,排版的工作 主要包括：,控制纸张,调整边距,查看页面效果,50,1、预览文章页面效果,排版及预览工作的重要性,打印,放大镜,单页,多页,显示比例,查看标尺,缩小字体填充,全屏显示,关闭预览,快捷帮助,排版工作包括的内容,预览的作用,预览窗口工具栏及其作用,51,2、设置页边距,用途保持文字区域和页边空白区域的合适比例，使文档美观、精致.,使用工具1、通过页面“标尺”.2、“文件”菜单中的“页面设置”对话框。,左右页边距与上下页边距的
15、设置,快速打开“页面设置”对话框双击标尺非制表符区域.,52,第六节 保存与输出文稿 （保存与输出）,53,内容：新文档的保存方法命令保存 如何设置文档的备份保存状态 利用“资源管理器”进行文档归纳 快速打印输出“会议通知”,重点：掌握文档保存与打印输出的基本方法,54,1、正确保存文档,有效处理文件归档 归档的原则. 使用“资源管理器”处理归档工作.,正确保存文档的重要性 为保证文档的安全，应先保存，后打印。将制作的文档加以保存，以免丢失信息，且有利于后续参考.,使用工具 通过“文件”菜单及“常用”工具栏上的“保存”按钮均可处理.,保存的两种基本状态及特点 1、保存新文档（命名保存）. 2、
16、覆盖保存.,设置旧文档保存的备份 使用“工具”菜单中的“选项”命令设置备份保存.,55,2、打印输出,常规打印输出特点：打印全部文档.使用工具及其相应方法.,选择打印输出特点：打印部分文档.使用工具及其相应方法.,打印对话框中的选项参数及作用,56,本章小结,选择文档用纸过程重点在于掌握选择纸型与用纸方向。 输入与校对过程重点在于内容的准确性及相应的校对功能。 编辑过程重点在于操作对象的选择上。 修饰过程重点在于段落的四种修饰状态。 排版过程重点在于控制版面效果。包括：纸型，方向等。 保存与输出过程掌握简单的保存和打印输出方法。,57,制作一份个人信函。 要求：选择B5纸型，上、下、左、右页边距均为2.5厘米正文字体为隶书，小四号字称呼与署名字体为宋体，五号字文档保存为“个人信函.doc”,本章练习,58,利用键盘确定输入位置,上箭头或下箭头,左箭头或右箭头,Home 或End,Page Up或Page Down,Shift+F5组合键,Ctrl+左箭头或Ctrl+右箭头,Ctrl+Home 或Ctrl+End,Ctrl+Page Up或Ctrl+Page Down,向上或下移动一行,向左或右移动一个字符,向左或右移动一个单词,当前行的开始或结尾,文档的开始或结尾,上下滚动一屏幕,上下滚动一页,回到上次编辑的地方,59,“打印”对话框中的选项参数及作用,
