1、归档章的填写内容与要求：归档章用红色印泥加盖，档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写，力求统一。 全宗号：填写档案行政管理部门给立档单位编制的代号。一般企事业单位未列入进馆序列的就没有全宗号，可不填写。年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年，如“2006” 。如在2006 年整理的是 2005 年应归档文件，应填写“2005” 。档案室编件号：填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。如分类方案为“保管期限年度”的，一个保管期限内，一个年度的归档文件编制一个流水号。此格空白，不填写任何数字和文字，做备用。机构（问题）：综合类。保管期限：填写归档文件保管期限。档案
2、馆编件号：不用填写。总页数：填写该归档文件中有图文内容页面的总数。特别提醒：一个类一个流水号，如采用“保管期限年度”分类方法，永久、30 年、10 年分别自 1 开始编流水号（件号） ，第二年仍然分别从 1 开始编号。文书档案 件的确定：文件正本与定稿为一件定稿不易装订的也可单独作为一件。正文与附件为一件如附件数量较多也可各位一件。原件与复印件为一件对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。转发文与被转发文为一件。会议记录、介绍信存根等一本为一件不便拆开的整本会议记录可为一件。会议记录和介绍信存根作一件归档后，运用计算机文档
3、一体化管理软件的单位应建立二级目录，即进入二级目录界面，输入每次会议的相关记录，或个人的姓名。如果会议记录不是一本，分开记录，可以每次会议记录分别作为一件。成套的会议材料各为一件一次会议的材料不能简单做一件处理，而要分别以件归档。最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。重要文件的正文与历次修改稿可各位一件重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次稿各位一件。正文与文件处理单为一件文件处理单能体现文件处理的轨迹，不要处理掉，应与文件一起归档。来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件这样可减少整理此类文件的工作量，但在以后的编目（请示、报告、函）中文件题名应写批复的题名，在题名后
4、面要注明（附请示、报告、函） 。经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件这样能将办文复杂的来文、复文更好地处理，便于检索。报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件充分尊重和利用原来的基础。未装订的式样相同的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为以件表格数量多的要编制二级目录。任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的，在题名后将本单位人员列出，原题名简单的要重拟，这些补充的内容都要加“（） ”。装订时注意件内文件的排列顺序：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境下形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。
