第5章_UFO报表.ppt

1、用友财务软件应用教程,第6章 UFO报表,第6章 UFO报表,教学目的与要求： 系统学习UFO表的格式设计、数据处理和报表 模板使用的工作原理和操作方法。 要求掌握报表格式设计的内容和方法；掌握报表数据处理的内容和的方法。熟练使用报表模板生成会计报表。了解自制报表模板的方法。,UFO报表管理功能概述 文件管理功能 格式设计功能 公式设计功能 数据处理功能 图表功能 打印功能 二次开发功能,第6章 UFO报表,文件管理功能 UFO提供了各类文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的数据文件还能够转换为不同的文件格式：如文本文件、*.MDB文件、XLS文件等。此外，通过UFO提供的“导入”和

2、“导出”功能，可以实现和其他流行财务软件之间的数据交换。,第6章 UFO报表,格式设计功能 UFO提供的格式设计功能，可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线、调整行高和列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等。同时，UFO还内置了11种套用格式和19个行业的标准财务报表模板，包括最新的现金流量表，方便了用户标准报表的制作，对于用户单位内部常用的管理报表，UFO还提供了自定义模板功能。,第6章 UFO报表,公式设计功能 UFO提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡公式；UFO还提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从用友账务及其他子系统中提取数据，生

3、成财务报表。,第6章 UFO报表,数据处理功能 UFO的数据处理功能可以以固定的格式管理大量不同数据的表页，并在每张表页之间建立有机的联系。此外，还提供了表页的排序、查询、审核、舍位平衡和汇总功能。 图表功能 UFO可以很方便地对数据进行图形组织和分析，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种分析图表，并能编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色、打印输出。,第6章 UFO报表,打印功能 UFO提供“所见即所得”和“打印预览”，可以随时观看报表或图形的打印效果。报表打印时，可以打印格式或数据，可以设置表头和表倍之间缩放打印，可尾，可以在0.3-3之间缩放打印，可以横向或纵向打印等。 二次开发

4、功能 UFO提供了批命令和自定义菜单，利用该功能可以开发出适合本企业的专用系统。,第6章 UFO报表,第6章 UFO报表,UFO报表管理系统的业务处理流程,第6章 UFO报表,6.0 UFO报表管理系统的基本概念 6.0.1 UFO将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计工作与报表数据处理工作。这两部分的工作是在不同状态下进行的。 格式状态 在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，例如，表尺寸、行高和列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字；定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报

5、表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的输入、计算等操作。数据状态在报表的数据状态下管理报表的数据，例如，输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，所看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。报表工作区的左下角有一个“格式数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。,第6章 UFO报表,6.0 UFO报表管理系统的基本概念6.0.2 单元是组成报表的最小 单位。单元名称由所在行、列标志。例如，C8表示第C列第8行的那个单元。 单元类 型有数值单元、字符单元、表样单元3种。 数值单元 用于存放报表的数据，在

6、数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。 字符单元 字符单元也是报表的数据，也在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。 表样单元 表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。,第6章 UFO报表,6.0 UFO报表管理系统的基本概念 6.0.3 组合单元 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型(数值、字符或表样)UFO 在处理报表时将组合

7、单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。 6.0.4 区域 区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如，B6D8的长方形区域表示为B6：D8，起点单元与终点单元用“：”连接。,第6章 UFO报表,6.0 UFO报表管理系统的基本概念 6.0.5 表页 一个UFO报表最多可容纳99999张表页，一个报表中的所有表页都具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”至“第 99999页

8、”表示，当前表的第2页，可以表示为2。6.0.6 二维表和三维表确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行（横轴）和列（纵轴）来描述，那么这个表就是二维表。如果将多个相同的二维表叠在一起找到某一个数据，则需增加一个要素，即表页号Z轴）。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表的表间操作即为“四维运算”。因此，在中要确定一个数据的所有要素为：表名 、列、行、表页 ，如利润表第2页的C5单元，表示为“利润表”-C52,第6章 UFO报表,6.0 UFO报表管理系统的基本概念 6

9、.0.7 固定区和可变区 固定区指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。可变区是组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。 在一个报表中只能设置一个可变区：行可变区或列可变区。有可变区的报表称为可变表；没有可变区的报表称为固定表。 关键字 关键字是区分不同报表的标志。在一个报表文件中，可能包含着多个单位、不同时期的报表，这时如果需要快速准确地搜索到所需要的报表，就需要有一个对表页能够进行定位、辨识的特殊标志，这个特殊标志就是关键字。常见的关键字有单位名称、单位编号、年、月等。也可以自行定义关键字。,第6章 UFO报表,UFO共提供了6种关键字： “

10、单位名称”字符型（最大28个字符） “单位编号”字符型（最大10个字符） “年”数字型（19802099） “季”数字型（14） “月”数字型（112） “日”数字型（131） 除此之外， 还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可以用于业务函数中代表取数日期。,第6章 UFO报表,6.1 报表格式设计 6.1.1 启动UFO表 任务1:2010年1月30日，以kj001（李东，口令：123456）的身份，登录注册106账套的“企业门户”，打开“财务报表”系统并新增一张报表,第6章 UFO报表,注意 建立新表后，将得到一张系统默认格式的空表，报表名默认为Report1

11、.rep。 空白报表建立起来以后，里面没有任何内容，所有单元的类型均默认为数值单元。 新报表建立后，默认的状态栏为格式状态。,第6章 UFO报表,6.1.2 设计表样 1. 设置报表尺寸 任务2:设置报表尺寸为12行6列 UFO报表行数1-9999（默认值为50行） UFO报表列数1-255（默认值为7列） 注意： 报表的尺寸设置完之后，还可以单击“格式”菜单中“插入”或“删除”选项增加或减少行或列来调整报表大小,第6章 UFO报表,2. 定义报表的行高和列宽 任务3:定义报表第1行行高为12mm，第212行的行高为8mm UFO报表行高0-160mm（默认值为5mm） 任务4:定义第1列（A

12、列）和第4列（D列）列宽为44mm；第2列（B列）、第3列（C列）、第5列（E列）和第6列（F列）列宽为26mm UFO报表列宽1-220mm（默认值为26mm） 注意： 行高和列宽的定义，可以通过菜单操作，也可以直接利用鼠标拖动某行或某列来调整行高和列宽,第6章 UFO报表,3.划表格线 任务5:将A4：F12划上网线 注意： 划好的表格线在格式状态下变化并不明显。操作完以后可以在数据状态下查看效果,第6章 UFO报表,4.定义组合单元 任务6:将单元A1：F1组合成一个单元 注意： 组合单元可以用该区域名或者区域中的任一单元名来加以表示。 组合单元实际上就是一个大的单元，所有针对单元的操作

13、对组合单元均有效。 若要取消所定义的组合单元，可以在“组合单元”对话框中，单击“取消组合”按钮实现。,第6章 UFO报表,5.输入表间项目 任务7:根据以下表样录入表样文字,第6章 UFO报表,注意： 在输入报表项目时，编制单位、日期一般不需要输入，财务报表系统将其单独设置为关键字。 项目输入完之后，默认的格式均为普通宋体12号，居左。 一个表样单元最多能输入63个字符或31个汉字，允许换行显示。,第6章 UFO报表,6.定义单元属性 任务8:分别将区域B5：C12和E5：F12，设置为数值型的单元类型、逗号的数字格式 注意： 报表新建时，所有单元的单元属性均默认为数值型 格式状态下，输入的内

14、容均默认为“表样”单元。,第6章 UFO报表,7.设置单元风格 任务9:将“资产负债表”设置字体为宋体、字型为粗体、字号22、水平方向和垂直方向居中 任务10:将“资产”、 “期末余额”、“年初余额”、“负债及所有者权益”、“期末余额”、“年初余额”设置字体为宋体、字型为粗体、字号14、水平方向和垂直方向居中。 注意： 设置完之后可以在预览窗口里查看效果。,第6章 UFO报表,6.1.3 设置关键字 任务11:在A3单元中定义“单位名称”，在D3单元中定义“年”，在E3单元中定义“月” 注意： 关键字在格式状态下定义，关键字的值则在数据状态下录入。 每张报表可以同时定义多个关键字。 关键字如年

15、、月等会随同报表数据一起显示，在定义关键字时即要考虑编制报表的需要，又要考虑打印的需要。 如果关键字的位置设置错误，可以执行“数据”|“关键字”|“取消”选项取消后再重新设置。 关键字在一张报表中只能定义一次，即同一张报表中不能有重复的关键字。,第6章 UFO报表,6.1.4 编辑公式 公式的定义在格式状态下进行。 计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统中取数。 审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。 舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成为以“万元”为单位的报表数据，且表中的平衡关系仍然成立。 企

16、业常用的财务报表数据一般是来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。,第6章 UFO报表,6.1.4 编辑公式自总账取数的函数 自总账取数的公式又可以称为账务函数。账务函数的基本格式为：函数名（“科目编码”，会计期间， “方向”，账套号，会计年度，编码1 编码2）科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来。会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是具体表示年、季、月的数字。方向即“借”或“贷”，可以省略。账套号为数字，默认时为999账套。 会计年度即数据取数的年度，可以省略。 编码1 与编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅

17、助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。,第6章 UFO报表,账务取数函数,第6章 UFO报表,自本表表页取数的函数 自本表表页取数的函数主要有,第6章 UFO报表,自本表其他表页取数的函数 对于取自于本表其他表页的数据可以利用某个关键字作为表页定位的依据，或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。 可以使用SELECT()函数从本表其他表页取数。 如C1单元取自于上个月的C2单元的数据：C1=SELECT(C2,月月+1) C1单元取自于第2张表页的C2单元数据可表示为：C1=C22 自其他报表取数的函数 对于取自于其他报表的数据可以用“”报表”.REP-”单元格式指定要

18、取数的某张报表的单元。,第6章 UFO报表,6.1.4 编辑公式 1. 定义单元公式 在定义公式时，可以直接输入单元公式，也可以利用函数向导定义单元公式 任务12:直接输入B6单元“货币资金”“期末余额”的计算公式 注意： 单元公式在输入时，凡是涉及到数学符号和标点符号的均须输入英文半角字符。否则系统将认为公式输入错误而不能被保存。,第6章 UFO报表,任务13:使用“函数向导”录入C8单元（即“应收票据”年初余额单元）公式 注意： 账套号和会计年度如果选择默认，以后在选择取数的账套时，需要进行账套初始工作。如果直接输入，则不需再进行账套初始。 如果输入的会计科目有辅助核算，还可以输入相关辅助

19、核算内容。如果没辅助核算，则“辅助核算”选择框呈灰色，不可输入。,第6章 UFO报表,2.定义审核公式 如果在一般的报表中，有关项目之间或同其他报表之间存在一定的勾稽关系，可以根据这些关系定义审核公式。 任务14:资产总计的年初余额=负债及所有者权益总计的年初余额。即“C12=F12MESS资产总计的年初余额负债及所有者权益总计的年初余额” 注意： 审核公式在格式状态下编辑，在数据状态下执行。,第6章 UFO报表,6.1.5 保存报表 任务15:将报表文件保存到“我的文档”中。名称为“资产负债表” 注意： “.REP”为用友报表文件专用扩展名。 如果没有保存就退出，系统将弹出“是否保存报表？”

20、对话框。,第6章 UFO报表,6.2 报表数据处理 6.2.1 进入报表数 任务16:进入“资产负债表”数据状态,第6章 UFO报表,6.2.2 录入关键字 关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表间的取数提供依据 任务17:录入关键字的内容：单位名称“北京恒地股份有限公司”，年“2008”，月“1” 注意： 每一张表页均对应不同的关键字，输出时随同单元一起显示。 日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围，即确定数据生成的具体日期。,第6章 UFO报表,6.2.3 整表重算 任务18:计算恒地股份有限公司2

21、008年1月的资产负债表数据,第6章 UFO报表,6.3 报表模板 6.3.1 调用报表模板并生成报表数据 系统中提供了多个行业的标准财务报表模板。报表模板即建立了一张标准格式的会计报表。如果用户需使用系统内的报表模板，则可以直接调用 任务19:调用执行“一般企业”（2007年新会计准则）会计制度的“资产负债表”模板,第6章 UFO报表,注意： 如果所需要的报表格式或公式与调用的模板有所不同，可以在格式状态下直接修改，然后再进行系统初始、录入关键字、计算报表数据 利用模块文件生成财务数据之前，要保证所有的凭证都已经记账。 生成资产负债表之前，要保证对由工资和固定资产模块传递到总账模块的凭证上相关科目的数据进行对应结转和期间损益结转，否则，资产负债表不平衡。,第6章 UFO报表,6.3.2 自定义报表模板 任务20:自定义报表模板 注意： 如果某张报表不需要了，还可以在此状态下删除,第6章 UFO报表,复习思考题 1.应如何进行报表格式设计？ 2.应如何同时保存多个月份的会计报表？ 3.UFO报表可以分别保存为哪些格式？ 4.不能生成报表数据的主要原因有哪些？,第6章 UFO报表,