1、第5章 开发用户报表,章节概述： 报表是Access提供的专门用来统计、汇总并且整理打印数据的对象。虽然前面介绍的表、查询、窗体等都可以打印出来使用和保存，但是如果要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高，则应该使用报表的形式。,第5章 开发用户报表,章节内容： 报表的类型 创建报表的方法 修改完善报表,5.1报表概述,在Access系统中，报表的功能非常强大，可以查看数据库中的各种数据，并且能够对数据进行统计汇总，然后打印输出。 报表是以打印格式展示数据的一种有效方式。能够控制报表上所有内容的大小和外观，可以按照所需的方式显示和打印要查看的信息。,5.1.2报表的类型,Access提供的报
2、表类型有以下几种： 表格式报表：以行和列的格式显示数据 纵栏式报表：（也称窗体报表），数据字段的标题信息与字段记录数据一起被安排在每页的主体节区内显示。 图表报表：以图表的形式显示数据，形象直观 标签报表：特殊类型的报表，主要应用于对物品进行标示,5.1.3报表的视图,报表提供了三种视图： 设计视图用于创建和编辑报表， 版面预览用于查看报表的版面设置， 打印预览用于查看报表的页面数据的输出形态。 使用“视图”菜单中的相应命令，可以在三个视图之间进行切换。,5.1.4报表的组成,报表几个部分组成的，每一部分称为“节”，一般报表由五节组成，各部分说明如下： 报表页眉：在报表的最上端，每个报表只有一
3、个报表页眉，用来显示报表的标题，或者说明性的信息。 页面页眉：报表每页都有一个页面页眉，用来显示报表中字段的名称或记录分组的名称。 主体：报表主要的显示区域，用来显示数据。 页面页脚：在每页都有一个，一般用来显示本页的汇总。 报表页脚：每个报表只有一个，在报表的最后面，用于对整个报表汇总。,如果报表存在分组数据，还可能有： 分组页眉 分组页脚即，报表最多可以有7个节。,5.2创建报表,系统提供了三种创建报表的方法分别是：“设计视图”、“报表向导”和“自动创建报表”。 “报表向导”和“自动创建报表”快速方便，“设计视图”功能强大，使用灵活。 和窗体的创建方法一样，实际应用中，一般使用自动创建报表
4、或者报表向导快速生成，然后使用设计视图修改和完善，并加以美化。,5.2.1使用“自动创建报表”,自动创建报表是一种通过指定数据源，由系统自动生成包含数据源所有字段的创建方法。 它的优点是简单，快速，但是不灵活，界面不够美观，功能单一。例5.1 根据“图书销售表”创建纵栏式“图书销售报表”。,5.2.2使用“报表向导”,自动创建报表数据源只能来在一个表或者查询，使用“报表向导”可以创建来自多个数据源的报表，并且可以有选择的显示字段，确定报表的格式。例5.2 使用“报表向导”创建“图书进货信息报表”。数据源为“图书进货表”，“图书编号”为分组字段，汇总进书数量和图书进价的平均值，结果按进书日期升序
5、、进书数量降序排序。,5.2.3创建图表报表,使用图表报表可以形象直观的反映数据，Access提供了图表向导来创建图表报表。 和窗体的图表向导很相似，使用过程中注意比较。例5.3 创建图表报表，使用“销售业绩月报查询”作为数据源，“售货员”和“金额”作为分类轴和数值轴。,5.2.4创建标签报表,生活中很多物品经常要使用标签，在Access数据库中提供了“标签向导”来制作标签报表。例5.4 以“图书信息表”为数据源，创建“图书信息标签报表”。,5.2.5使用设计视图创建报表,使用设计视图可以创建一个空白报表，然后使用各种控件构建报表。这是最灵活的方式，可以创建方式多样的报表，但是工作量比较大。
6、对比窗体的创建。例5.5 使用设计视图创建纵栏式“人员信息报表”。 使用设计视图创建表格式“图书信息报表”。,5.2.6设计主/子报表,主/子报表可以将主报表数据源中的数据和子报表数据源中对应的数据同时呈现在一个报表中，从而更全面地表现两个数据源中的数据和两个数据源中数据的联系。 创建主/子报表可以在设计视图中使用“子窗体/子报表”控件。子报表和主报表可以同时创建，也可以先创建子报表，然后添加到主报表。创建主/子报表前确定主报表数据源和子报表数据源之间存在正确的联系。 例5.6 以“图书销售表”和“图书信息表”为数据源，创建主/子报表。,5.3报表的设计,添加计算控件 数据的排序分组和汇总,5
7、.3.1添加计算控件,计算控件的数据源是表达式，表达式可以引用数据库中表或者查询中的字段，也可以引用报表或窗体中的控件的值，因此可以使用计算控件对报表中的数据进行计算。例5.7 创建基于“库存报表查询”的报表，要求计算出“金额”和“总金额”。,5.3.2数据的排序分组和汇总,在报表中对数据进行分组是通过排序实现的，首先对数据按照某些字段进行排序，排序的结果是将排序字段相同的数据集中到一起，然后按照某种规则划分不同的组。对分组后的数据可以进行汇总。,1报表中数据排序,根据“销售业绩月报查询”创建表格式报表，要求按“售货员”和“售书数量”升序排序。,2报表中数据分组,继续上例，按“售货员”分组,3
8、报表数据的汇总,继续上例，汇总“售书数量”和“金额”的总和,5.4报表的打印,进行“页面设置” 预览报表 打印报表,5.5应用系统案例的报表设计,在实际的应用中，如果仅仅是为了输出数据，对报表的样式外观要求不高的情况下，可以用“自动创建报表”或者“报表向导”直接生成，如果想要制作整齐，美观，形式符合要求的报表，则要继续在设计视图中进行修改完善，补充必要的元素。,5.5应用系统案例的报表设计,使用“图书销售月报查询”作为数据源，创建一个“图书月销售数量排行”的报表。 所需查询在教材314-315页,本章小结,报表是系统打印输出的主要形式。Access系统提供的报表形式灵活，制作方法多样。 在实际应用过程中，一般首先考虑使用哪种报表形式，然后确定报表的制作方法。可以先用向导生成报表，然后使用设计视图对报表进行修改完善，并设置各种修饰效果，最后打印输出。 通过对本章实例的学习，读者可自己创建精美的报表。,
