1、公 文 处 理 规 范一、现行公文处理规范性文件与国家标准简介国务院国家行政机关公文处理办法 （2000 年 8 月 24 日发布，2001年 1 月 1 日起施行）中国共产党机关公文处理条例 （中共中央批准 中办 1996 年 5 月 3 日印发施行）国家标准 GB/T9704-1999国家行政机关公文格式 （其他机关公文可以参照执行）二、什么是公务文书、公文、文件三、公文特点1.法定的作者 依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代理人，如机关、机关某组织单位、机关单位领导。2.法定的权威和效用 公文现行效用具有时间性和范围限制性；（1）失效条件：内容已经执行；（2）内容过
2、时，以新陈代旧；（3）制发机关不复存在，又无新机关接替其职能。法定效力的溯及力规范性文件的生效时间（即时生效和定时生效）3.法定格式和处理程序四、公文分类从不同的分类角度了解公文常识（一）按形成、使用领域，分为通用公文（正式内部）和专用公文。1.正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。（1） 办法规定的正式行政公文文种 13 种，如通知、请示、报告等；（2） 条例党的各级机关正式通用文种 14 种。2.内部通用公文 是机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。如计划、总结等。3.专用公文 专业部门在专门业务工作范围内 .或机关在履行自身专门职能或
3、业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。如外交文件、计划文件、保险文件、司法文件等。（二）从行文方向的角度分类了解行文规则常识1.上行文：请示、报告、意见、议案等2.平行文：函、告知性通知、意见、会议纪元要等3.下行文：命令、决定、通知、意见、会议纪要、通报、批复等它们反映了不同的工作关系，通常需选择不同的文种、使用相应的用语，其价值的作用亦不相同。社会组织之间的工作关系行文关系行文方向行文方式行文规则工作关系：（1）领导与被领导关系（同一系统，上下级机关单位之间）（2）业务指导关系（同一系统，上下级业务对口单位之间）（3）平行关系（同一系统，同级或级别相近的机关单位之间）（4）不相隶属关系
4、（为同系统的机关单位之间）（5）其他不、还有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等等（三）从涉密程度的角度分类了角公文保密常识1.绝密级文书绝密（保密年限 30 年）2.机密级文书机密（保密年限 20 年）3.秘密级文书秘密（保密年限 10 年）4.内部文书内部5.限国内公开的文书国内6.对外公开的文书公开秘密包括国家秘密、组织（单位）秘密、商业秘密、个人隐私。涉密文书称为密件，密件和平件应分开管理，以防泄密失密。（四）从办理时限的角度分类了解公文处理时限常识1.特急件2.急件3.平件提倡限时办文制。按时限及时处理，以免延误公务。（五）从来源角度分类了解公文收发常识1.发
5、文（公为对外正式行文和系统内、机关单位内的内部行文）2.收文（六）从处理文件方式分类分为阅知件（阅件）和阅办件（办件）（七）从内容性质的角度分类了解公文不同处理常识1.规范类文书2.领导指导类文书3.报请类文书4.知照类文书5.契约类文书6.会议文书对内容性质不同的文书，注意把握其不同的写作特点和不同的处理方式。（八）从物质载体特征的文件，其制作方式、处理方法和保管要求各不相同，需根据各自的特点的要求区别对待。五、公文稿本草稿（草案）定稿本（试行本、暂行本、不同文字的稿本）副本（复本、存本和复制件、翻印件） 。明确其区别与联系，确保在文件生命周期中正确发挥各种稿本的功能。六、公文文种的正确使用
6、（一）公文文种的涵义和意义（二）起草公文中正确确定文种的依据1.行文目的；2.发文机关的职权；3.与主送机关的行文关系；4.现有的法规规章制度及有关部门的统一规定。（三）主要公文文种分析（适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。决定与决议的区别2.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。3.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公告与通告的区别4.通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。5.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况
7、。6.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。7.请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示与报告的区别请示的行文规则：不与报告混用；不相隶属不行请示；不越级；不多头主送；不得以机关名义向上级机关负责人报送请示（报告和意见） ；一文一事；不抄送下级机关。8.批复适用于答复下级机关的请示事项。9.意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。10.函适用于不相隶属机关之间商洽工作.询问和答复问题，请求批准和答复审批。请示与请批函的区别11.会议纪要适用于记载、传达会议精神和议定事项。七、法规规章和其他规范性文件（一）规范性文件的效力等级宪法基本法律（全国人大）一般法律（全国人大常委会
8、）行政法规（国务院制定发布，使用条例、规定和办法）地方性法规（省级人大及其常委会制定发布，使用条例、规定和办法、细则）/国务院部门规章（国务院部委制定发布，使用规定和办法、细则）地方政府规章（省级政府制定发布，使用规定和办法、细则）行政措施（行政规范性文件、其他公文文种）其他规章制度（章程、规程、制度、规则、守则、准则、简章等）（二）注意法规规章与其他规范性文件的区别法规与规章的区别。 “条例”只能用于法规和党的中央组织的文件法规规章与一般规范性文件的区别规范性文件与一般公务文书的区别八、公文的文面格式（眉首、主体、版记） （略）九、公文写作基本知识（一）写作步骤与要求交拟确立主旨（行文目的、
9、意图）选择材料谋篇布局（横式、纵式、总分式、综合式）选择表达方式、公文语言审核签发定稿缮印盖章（签署）发出（二）常用主要公文写作模式.一般公文结构：缘由事项结语/要求。（适合于决定、公告、通告、通知、请示、报告、函等文种的写作）.通报类公文结构：事项、人物、事件、案件分析结论/决定希望/号召。3.决定、会议纪要类公文结构：会议概况会议决议事项。4.答复性公文结构：答复对象答复事项答复结语。（适合于批复、复函、答复性报告的写作）5.规范性文件结构：总则分则附则。（结构层次为：章节条款项目）十、公文处理知识（一）公文处理的基本原则法制原则、质量原则、时效原则、保密原则、精简原则、集中统一原则（各级
10、各类机关的办公室是公文处理的管理机构，主管本机关文书工作并指导下级机关的文书工作。 ）（二）行文规则1.行文应当确有必要。建章立制严格限制发文范围和数量。2.行文主体应具有合法的资格条件。行文主体应合法；机关.部门的内设机构不得对外正式行文；坚持党执政文件分开的原则。3.机关与部门应明确发文权限。各机关、部门办公室的职权行文和授权行文。4.根据机关单位之间的行文关系准确行文。行文关系根据机关单位之间的隶属关系手和职权范围确立。5.选择适宜的行文方式，一般不准越级行文。逐级行文；多级行文；越级行文；直达行文；直接行文等方式。6.正确选择主送机关与抄送机关。抄送机关的条件。抄送机关的条件（1）重要
11、下行文应该抄送直接上级机关；（2）越级行文一般应抄送越过的机关；（3）双重领导机关应该一个主送，一个抄送；（4）涉及相关部门的职权范围应该抄送；（5）其他应该抄送的机关。不抄送的规定：不抄送个人、不越级抄送、请示不能抄送个人、转达发性文件不抄送给被转发文件的发文机关、其他不能抄送的机关。7.同级机关才能联合行文。联合行文的条件和规范。8.行文前须就有关问题协商一致。协商一致要求和程序。9.规范、简化行文程序和手续，增强文件透明度。（三）发文办理程序草拟审核签发复核缮印用印登记分发等草拟公文的要求1.符合国家法律法规及其他有关规定。如提出新的政策规定要切实可行并加以说明。2.情况确实，观点明确，
12、表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲。字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3.正确使用文种。4.拟制紧急公文应当体现紧急原因。5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。6.结构层次序号：第一层“一、 ”，第二层“（一） ”，第三层“1.”第四层“（1 ） ”。7.使用国家法定计量单位。8.文内非规范化简称应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。9.数字除成文日期、部分结构层次序数和在词.词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿拉伯数
13、字。发文审核 由办公室审核。审核重点：是否需要行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否规范。签发的种类：正签、代签、草签、会签、加签（核签）复核重点：审批签发手续是否完备、附件材料是否齐全、格式是否统一规范等。（四）收文办理程序签收登记收文办件审核分办（阅件组织传阅）拟办批办承办催办（督查）注办等。收文审核：针对下级上报的办件由文秘部门审核，重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否合法及符合有关规定；涉及相关部门或地区职权的事项是否已协调、会签；文种使用、格式等。退文制度。圈阅规定。审批请示性公文，主批人应明确签署意见、姓名和日期；其他审秕人画圈
14、视为同意；无请示事项的，画圈表示已知。（五）办毕文书的处置归档文件的整理（立卷） 、销毁、清退、暂存。（六）公文处理1.由秘书部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。2.公文翻印上级公文除绝密件和注明不准翻印的外，下一级机关经负责人或办公室主任批准可翻印。注明翻印机关、日期、份数和印发范围。3.经批准公开发布的公文，同正式印发公文具有同等效力。4.公文复印件作为正式公文使用时应加盖复印机关证明章。5.销毁公文经办公室主任批准，销毁秘密公文应监销，销毁绝密件应登记。6.机关合并全部公文应随之全并管理；机关撤销，需归档公文在立卷归档后按规定移交档案部门。十一、归档文件的整理1.归档文件：立档单位在其职能活动中形成的.办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.归档文件的整理：将归档文件以件为单位进行装订分类（年度、保管期限、机构/ 问题）排列编号编目 装盒，使之有序化。3.整理原则：（1）遵循文件形成规律，保持文件之间的历史关系（2）区分不同价值（3 ）便于保管的利用
