1、 公文写作管理规范一、 目的为使公司的公文处理工作制度化、规范化、科学化，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和公文质量，特制定本规范。二、 适用范围全体员工。三、 职责权限1. 总经办负责公司公文处理和指导各部门公文处理工作。2. 公文起草部门需按照此办法进行相关行文和呈报。3. 行政部负责公司公文的最终归档、管理及销毁工作。四、 内容1. 公文种类及适用范围公司公文（包括传真、电子邮件）是公司在公务来往中形成的具有约束力、体式规范的文书，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作、维持本公司正常运转不可缺少的重要工具。公司公文一经发出，对公司而言即具有相应的法
2、律效力。这种效力表现为要受到公文内容的约束。种类主要包括：通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。1.1 通知1.1.1 定义是发布规章制度，批转所属部门的公文；转发上级和不相隶属部门的公文；传达要求所属部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免和聘用人员使用的公文。各部门提交的通知按公司统一制定的模版详见通知模版。1.1.2 种类可细分为发布性通知、知照性通知、告知性通知、颁发性通知、转发性通知、指示性通知、批示性通知、批转性通知、事项性通知、任免性通知、紧急性通知等。1.1.3 适用范围通知一般属于下行文。只有需要同级单位元或不相隶属单位知道或参与的事项时使用的通知才属平行
3、文。1.2 通报1.2.1 定义是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况所使用的公文。1.2.2 种类包括事故通报、情况通报、表彰性通报、批评通报等。1.2.3 适用范围通报一般属于下行文。但是有时也用来向同级部门和不相隶属的部门，甚至上级部门传达某一重要事项或信息，也可属于平行文或上行文。1.3 报告1.3.1 定义是用于向上级部门或其它行业管理部门汇报工作，反映情况，答复上级部门询问的公文。1.3.2 种类包括综合报告、会议报告、工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、呈送报告、述职报告等。1.3.3 适用范围报告属于上行文，应用十分广泛，主要是起联系的作用。制发报告能使上级随时了解下
4、级情况，掌握下情，又能接受上级及时的指导和督促，为上级提供决策依据。1.4 请示1.4.1 定义是用于向上级部门请求指示、批准的公文。各部门提交的请示按公司统一制定的模版详见请示模版。1.4.2 种类其种类有请求批准的请示、请求指示的请示、请求解决问题的请示、请求解答的请示和请求批转的请示。1.4.3 适用范围属于请求性的上行文。行文目的主要是对有关事项、问题等，请求上级部门给予明确的及时的指示和批准，以便于办理、解决、开展工作。一般须向上级请示的问题主要有以下情况：a. 属于上级明确规定必须请示批准才能办理的事项；b. 对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上级明确答复才能办理的事
5、项；c. 工作中发生了新情况、新问题，而又无章可循，有待上级明确指示才能办理的情况；d. 因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项；e. 因意见分歧，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项；f. 有章可循，可以开展工作，但因事关重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项；g. 超出本级权限，需要上级部门明确指示的事项；h. 业务主管部门就带有普遍意义的问题提出看法，希望领导部门批转有关单位时，也可使用请示。另，凡属本部门职权范围之内并已有明确的规章制度作参照的一般问题，都应当自行处理，而不必向上级部门请示。1.5 批复1.5.1 定义是用于批准所属部门请示重要事项的
6、公文。如不同意则使用“复函”。1.5.2 种类批复包括指示性批复、决定性批复、解答性批复、表态性批复、规定性批复、资助性批复、法律性批复、转发性批复等。1.5.3 适用范围属于下行文，是专门用来答复下级部门的请示。批复的主送、行文对象就是发出请示的下级部门。有时也抄送给少数有关部门。以批复的形式答复的请示事项，一般是比较重要但涉及面不是很广的事项。如事项意义重大，涉及面广，可采用通知等其它文种形式进行。1.6 意见1.6.1 定义适用于对重要问题提出见解和处理方法。1.6.2 种类意见可分为直发性意见、请批性意见、指导性意见、建设性意见、计划性意见等。1.6.3 适用范围可用于上行文、下行文和
7、平行文，既有报请性又有指挥性。其作为上行文，类似于请示，可向上级汇报提出对某个重要问题的见解和处理意见，但其适用范围没请示广泛，只限于对重要问题提出见解和处理办法。意见作为下行文，类似于指示，可对下级部门布置工作，明确处理问题的办法。指示只提出原则和要求，具有方向性，而意见提出具体的处理办法，具有可操作性。意见的适用主要有三种情况：a. 对重要事项提出指导性的见解；b. 对一个阶段的工作提出原则性要求；c. 对带有全局性的问题提出处理办法和政策性措施。1.7 函1.7.1 定义是不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项时使用的文种。答复所属部门一般审批事
8、项的请示可以用“复函”。1.7.2 种类a. 按性质分，分为公函和便函；b. 按发文的目的分，分为发函和复函；c. 按内容分，分为申请函、审批函、答复函、询问函、告知函、商洽函、催办函等。1.7.3 适用范围函既可以在平行部门及不相隶属的部门之间使用，也可以在上下级部门之间使用。1.8 会议纪要1.8.1 定义会议纪要是对记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。具有指导性、纪实性和概括性。各部门提交的会议纪要按公司统一制定的模版详见会议纪要模版。1.8.2 种类会议纪要分为办公会议纪要和专项会议纪要。a. 办公会议纪要，也称日常行政工作纪要，用于开会研究问题、部署工作的情
9、况，为工作开展提供实在的指导和具体的依据；b. 专项会议纪要包括各种交流会、座谈会、探讨会的会议纪要，是通过对涉及有关工作的重要理论原则、工作疑难问题的交流、讨论情况的纪实，以达到启发思路，给工作以指导。1.8.3 适用范围适用于记载和传达会议情况和议定事项。其是一种实录性公文，是在对会议讨论的事项加以归纳、整理将其反映出来的公文文种。除能起到通报会议精神的作用，上报上级部门的会议纪要起反映情况、汇报工作的作用；抄送平级部门或不相隶属部门的会议纪要，则起交流信息、沟通情况、知照事项的作用。2. 行文字体行文字体严格按照规定使用，统一使用公司指定的模板，确保本公司行文字体规范、统一。公司使用的公
10、文字体分为：黑体、宋体两种。2.1 主标题使用黑体三号字加粗，副标题使用黑体小三号字。2.2 正文使用宋体五号字。2.3 落款使用宋体五号字加粗。2.4 间距段前、段后0.5，行距为单倍行距。2.5 文字从左到右横写、横排。2.6 公文用纸采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。3. 行文规则公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保本公司商业秘密的安全。公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种，其它为一般檔。绝密、机密檔打印一定要注意保密，尽量使用专用磁盘。绝密檔只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密檔按审阅人数打印，审阅完毕后由起草人收回归档
11、。秘密檔由阅文人妥善保管。档机密级数，由发文部门的主管领导根据档内容确定。3.1 行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的档坚决不发。3.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3.3 公司在职权范围内，可以对所属部门行文；可向政府部门行文；可向业务合作伙伴行文。3.4 部门组织召开的专业会议通知、经验介绍、一般业务工作通知等，可以以部门行文。3.5 报送上级的檔、送同级部门的函件、下发所属部门的重要性文件、转发文件、专题会议纪要等应以公司的发文代字行文。3.6 总经办办公会应发相应文头名称的会议纪要。3.7 公司领导主持的专题会议以公司名义发专题会议纪要；公司领导讲话
12、以工作情况通报形式印发，或以公司新闻形式在“XXX”发布。3.8 一般会议通知不编正式文号。3.9 因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的部门。向下级部门的重要行文，可同时抄送直接上级部门。3.10 同级部门、合作伙伴可以联合行文。公司和下属部门不得联合行文。联合行文用主办部门的发文字号，发文部门主办部门在前，联合行文部门均要加盖公章。3.11 凡对政府及其它上级部门行文，原则由公司报送，所属部门不得越级直接报送，且不能将下属部门的请示以转报形式报总经办。3.12 凡主送总经办的请示、报告，一律用正式檔送交总经办秘书组按公文运转规定处理。除领导直接交办或特殊交办的事项外，不能将报送的檔直接送公
13、司领导个人或其它职能部门。3.13 请示、报告要分开，请示问题应一文一事，不要一文数事，更不要把请示的问题夹在报告、纪要、简报等其它文种中。请示的公文应一文一事；一般只写一个主送部门，对如需同时送其它部门，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级部门；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或主管部门审批的同时，可抄送有关部门。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码。3.14 向上级部门行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可以用“意见”。4. 公文格式公司公文一般由秘密
14、等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。4.1 涉及公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；涉及商业秘密的檔可标明“秘密”。4.2 紧急档应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。4.3 发文部门标识应由发文部门全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。4.4 发文字号应包括企业代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办部门发文字号。4.5 上报的请示，必须有部门领导人确认。4.6 公文标题应准确简要地概括公
15、文的主要内容，标明公文种类，标题中除法规性檔使用书名号外，一般不用0标点符号。4.7 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。4.8 除会议纪要、通知外，其它公文须加盖印章。联合上报公文，可由主办部门加盖印章；联合下发公文，联合发文部门都加盖印章。4.9 成文时间，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发部门领导人的签发日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。4.10 主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其它部门，应当使用全称或规范化简称、统称。4
16、.11 公文应当标注主题词。上行文按照上级部门、部门的要求标注主题词。5. 发文办理5.1 公司发文流程公司发文程序为拟稿、审核（部门领导）打印、签发（公司领导）、发文。需在XXX或公司指定的发文管道公示的公文，则由相关人员进行发文操作。5.1.1 拟稿，即为起草公文。需要领会上级部门的相关精神和本部门领导的意图，并熟悉相关文字数据，根据发文的文种撰写公文。5.1.2 审核打印，审核指檔的草稿在送审签发签，对档的内容、格式及文字、标点符号等的审查。通过审核的公文可打印进入下一程序。5.1.3 签发，是决定檔最后定稿与批准的关键环节。各部门负责人要遵守不得越级签发的原则。签发是应在文件相应位置处
17、写上签发人全名及签发日期。5.1.4 发文，则是根据已签发的公文，向相关部门及人员公示此檔。我公司发文方式有“XXX”公示方式。5.2 草拟公文注意事项5.2.1 符合国家的法律、法规和公司的有关规定。5.2.2 公文中的文种应根据行文目的，发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。5.2.3 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5.2.4 人名、地名、数字引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。5.2.5 必须使用国家法定计量单位。对国家法定
18、计量单位在同一文件中中文和字母不得交叉使用。5.2.6 公文中的数字元，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。5.2.7 发文须由拟稿人、部门负责人校核签名，企管中心专人核稿、统一发文格式，经董办相关负责人审核后方能送呈公司领导签发。发文涉及其它部门业务的，应事先经部门领导会签。发文涉及制度的，必须经制度监管部门负责人会签。对不符合发文要求的公文，总经办秘书组不予核稿及呈送。5.2.8 请示、报告、董办办公会会议纪要、重大函件及重大事项的下行文（发展规划、年度工作计划、高管人员等重大人事事项、重大资金事项等）
19、由总经理签发；经总经理授权的，由该部门最高负责人负责签发；公司领导讲话内容的工作情况通报由讲话领导本人签发，如涉及几个领导讲话的工作情况通报，分别送有关领导核签后，送讲话的最高领导签发。发文内容如涉及两个以上领导分管，应送各分管领导核签。公司召开的专题会议的会议纪要由主持领导负责签发。5.2.9 部门发文由部门第一负责人签发。5.3 翻印上级部门标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经董办批准，可以翻印，翻印件同正式檔一样管理。翻印时，要注明翻印部门、时间、份数和印发范围。6. 公文归档6.1 公文办毕后，应及时将公文定稿、正本和有关材料进行整理归档。个人不得保存应当归档的公文。6.2
20、联合办理的公文，原件由主办部门整理归档，其它部门保存复制件或其它形式的公文副本。6.3 在XXX上发布的公文，由发布部门先行归档保管，再在规定的时间转交行政部进行统一管理。6.4 具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质档。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质档一并归档。6.5 公文复制作为正式檔使用时，应加盖公司公章鲜章并由复制部门第一负责人签字确认，视同正式文件妥善保管。7. 公文管理7.1 没有存查价值和不归档的公文，经过签定和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记。7.2 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
21、7.3 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别登记造册，并经总经理批准，可以销毁。7.4 销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。7.5 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交行政部。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。五、 附则1. 如有员工未经许可擅自将公司相关公文泄露给第三方，按违反公司保密协议相关规定处理；2. 行文不按此办法执行的，总经办秘书组可不做檔呈送处理，由此导致的工作延误由公文起草部门自行负责；3. 本办法由行政部负责解释，本办法自颁布之日起生效。六、 附件1. 会议纪要模版 2. 通知模版3. 请示模版- 7 -
